Cele mai bune instrumente de comunicare în echipă în 2023

În calitate de manager al unui startup tehnologic din America de Nord, m-am bucurat de beneficiul de a găsi cei mai buni talente din toată lumea. Să o descompun; Conduc o echipă de 18 persoane și mai mult de jumătate sunt în fusuri orare diferite. Din cei 6 dezvoltatori, 2 se află în state diferite din SUA, 1 în Africa, 1 în Asia, iar restul 1 este în continuă mișcare, bucurându-se de viața nomadului digital.

Am un asistent administrativ și o echipă vibrantă de 6 marketeri care lucrează din același oraș. Practic, lucram din clădirea noastră de birouri până când s-a produs pandemia și toată lumea s-a mutat la muncă de acasă.

Acum, având în vedere dinamica geografică implicată, nu pot reuși decât să sincronizez echipa printr-o comunicare clară păstrând în același timp un minim de cultură organizațională. A fost o luptă să trimiți e-mailuri înainte și înapoi, să organizezi teleconferințe doar pentru a întâlni probleme cu diferite produse și chiar să faci apeluri directe care s-au dovedit a fi costisitoare.

Lucrul de la distanță este unul dintre cele mai bune lucruri care se întâmplă pe piața muncii. Pe de o parte, lucrătorii se bucură de comoditatea de a lucra de oriunde în lume, în timp ce angajatorii beneficiază de un bazin larg și bogat de forță de muncă calificată și cu experiență de pe tot globul.

Așa că, pentru a încerca să mă scutesc de bătaia de cap de a-mi conduce echipa, am mers pe cel mai bun instrument de comunicare. Mi-am făcut timp să testez diferite produse și chiar mi-am implicat echipa în teste. Mai jos este o detaliere a constatărilor mele. Sperăm că vă ajută să identificați un produs care se potrivește nevoilor dvs. de comunicare a echipei. Instrumentele pe care le-am revizuit sunt:

• GoBrunch
• Slack
• Asana
• Click Up
• Doamna Echipe
• luni

O revizuire completă a celor mai bune instrumente de comunicare în echipă în 2023

GoBrunch

Gobrunch.com

În fruntea listei mele cu cele mai bune instrumente de comunicare în echipă pentru afaceri se află GoBrunch. Primul lucru pe care l-am observat la platformă este interfața sa simplă și ușor de utilizat. Este bazat pe web, așa că nu a trebuit să descarc nimic. Înscrierea este simplă și durează doar câteva minute.

Configurația este cu atât mai bună, deoarece imită sălile virtuale pentru diferite întâlniri, ceea ce este foarte captivant. Îmi place personalizarea și brandingul camerelor pentru a le oferi o notă personală. Acest lucru îmi oferă controlul asupra aspectului și simțului de la început, ceea ce inițial mi-a luat ceva timp să decorez așa cum mi-am dorit.

După ce am creat camera, am primit linkul și l-am trimis echipei mele. Toți s-au alăturat de la distanță folosind diferite dispozitive. Nu au fost nevoiți să creeze conturi GoBrunch suplimentare. Suntem o echipă de 18 persoane, așa că am optat pentru capacitatea camerei de 32 de persoane. Există multe opțiuni pentru un număr diferit de persoane, ajungând până la peste 400 de persoane.

Acum pot reutiliza camerele și am acces 24/7, ceea ce funcționează în avantajul meu, având în vedere că membrii echipei se află în fusuri orare diferite. În prezent, am ținut 3 întâlniri de echipă pentru a discuta diferite probleme și toată lumea este mulțumită de experiență.

Aceasta a fost singura platformă pe care echipa mea a spus „wow”, pentru că este foarte vizuală (ca un birou virtual), iar fiecăruia dintre ei i-a plăcut să sară în diferite medii, cum ar fi zona de cafea și terasa de pe plajă.

Cele mai bune caracteristici includ partajarea simultană a ecranului (foarte utilă pentru anumite întâlniri), controlul camerei și microfonului fiecărui participant, difuzarea în camere diferite și personalizarea. În plus, nu există limite de timp, iar echipa mea poate rămâne în camere atât timp cât dorește.

Îmi place faptul că primesc feedback instantaneu, membrii pot colabora la orice document partajat, iar sesiunea continuă chiar și atunci când sunt offline.

Calitatea video și sunetul sunt excepționale, făcând astfel posibilă comunicarea clară. Ca să nu mai vorbim că ocupă o lățime de bandă foarte mică. Intenționez să creez mai multe săli pentru predarea și formarea stagiarilor și găzduirea de întâlniri cu clienții și consiliul de administrație.

Trebuie să felicit echipa de asistență GoBrunch pentru că a fost rapid și receptiv la toate întrebările mele atunci când încercam să-mi găsesc drumul. Singurele dezavantaje ale platformei este lipsa unui sistem de notificare mai bun, dar au spus că lucrează deja la el.

Pro

• Ușor de navigat.
• Fără limite de timp pentru întâlniri.
• Acces 24/7 la camere.
• Super captivant, simți că te afli într-un birou fizic.
• Calitate video și sunet excelentă.
• Partajarea mai multor ecrane de către membri în același timp.
• Nivel ridicat de personalizare.
• O echipa de suport remarcabila.

Contra

• Există spațiu pentru îmbunătățirea sistemului de mesagerie.
• Nu există integrări disponibile.

Prețuri

• Gratuit: costă 0,00 USD
• Gourmet: Costă 9,99 USD pe lună, facturat anual.
• Prim-bucătar: costă 29,99 lunar, facturat anual.
• Enterprise: prețuri personalizate, așa că trebuie să contactați echipa.

Slack

Slack.com

Slack oferă o gamă largă de funcții pentru comunicarea și colaborarea în echipă. Îmi place cum reunește perfect echipele și clienții de la distanță. Este foarte folosit atât de întreprinderile mici, cât și de organizațiile mari. Cum și de ce este special? Permiteți-mi să vă fac o detaliere a descoperirilor mele.

În primul rând, înregistrarea este ușoară, deoarece aveți nevoie doar de o adresă de e-mail validă. Am început prin a folosi versiunea de browser web înainte de a descărca aplicația desktop pentru computerul meu și aplicația mobilă de pe telefon. Am găsit browserul prea lent pentru a fi folosit zilnic. Apoi, am trimis invitații prin intermediul platformei către e-mailurile membrilor echipei. Apoi, pe măsură ce toată lumea s-a alăturat, am reușit să-mi creez spațiul de lucru, urmat de diferite canale pentru diverse echipe și subiecte. Am făcut publice unele canale, iar altele private.

Mesageria directă a făcut convenabil să contactezi direct membrii echipei și îmi place posibilitatea de a trage fișiere, dar aș vrea să existe un fel de depozit pentru a vedea biblioteca completă. Acum, pe lângă trimiterea textului informațiilor din canale, pot face apeluri audio și video și pot partaja fișiere de proiect și foldere, link-uri și fișiere audio și video. Prin urmare, este util să monitorizați progresul, să obțineți feedback și să oferiți indicații echipelor.

Un alt lucru care îmi place la slack este interfața sa intuitivă și receptivă. nu este nevoie de mult pentru a înțelege lucrurile și a utiliza toate caracteristicile. Ca să nu mai vorbim, puteți integra până la 1.500 de aplicații.

Pro

• Ușor, simplu și direct.
• Integrare perfectă cu diferite aplicații.
• Puteți avea diferite grupuri de lucru pentru diferite echipe.
• Îl poți folosi convenabil pe diferite dispozitive.

Contra

• Versiunea de browser este lentă și consumă multe resurse.
• Apelurile video și audio pot fi instabile uneori.

Prețuri

Pachetele de preț includ:

• Freemium: oferă un istoric de maximum 10.000 de mesaje, 2 membri într-un apel video, 5 GB spațiu de stocare și 10 integrări.
• Plan pro: costă 6,67 USD pe utilizator pe lună când este facturat anual și 8 USD pe utilizator pe lună când este facturat lunar. Acest pachet oferă maximum 10 GB de stocare per utilizator și 15 membri într-un apel video conferință.
• Business Plus: costă 12,5 USD pe utilizator lunar atunci când este facturat anual și 15 USD pe utilizator lunar când este facturat în fiecare lună. Pachetul oferă maximum 20 GB de stocare per utilizator și 15 membri într-un apel video conferință.

Asana

Asana.com

Asana este un serviciu bazat pe cloud care este disponibil ca aplicație web și mobilă. Pentru a începe, mi-am creat un cont și am adăugat membrii echipei. Ulterior, am pus la punct proiectele și am repartizat membrii echipei în consecință.

Instrumentul îmi permite să stabilesc termene limită și să las instrucțiuni specifice și comentarii pentru membri. Pe de altă parte, membrii pot pune întrebări și pot oferi actualizări despre progresul lor. În general, este un sistem foarte fluid.

Dacă aveți proiecte pe alte platforme, le puteți transfera cu ușurință în Asana. De asemenea, instrumentul oferă peste 100 de integrări gratuite cu alte aplicații de productivitate, instrumente de urmărire a timpului și instrumente de comunicare.

Cu versiunea de bază, pot colabora cu maximum 15 membri ai echipei, pot crea proiecte și sarcini infinite și pot trimite mesaje nelimitate fără a-mi face griji cu privire la stocarea fișierelor sau jurnalele de activitate.

Centrul de ajutor oferă ghiduri detaliate și are chiar un forum comunitar și o academie pentru a oferi informații și a instrui utilizatorii. Acest lucru este foarte important, pentru că pentru a-l stăpâni, este nevoie de o curbă de învățare. De asemenea, există un chatbot pentru a răspunde la întrebările de bază. Problemele complexe sunt de obicei direcționate prompt către asistența pentru clienți.

Pro

• Ușor de configurat.
• Vizualizări personalizabile ale tabloului de bord.
• Integrare de aplicații și software terță parte.
• O echipă de încredere de asistență pentru clienți.
• Plan de bază bogat în caracteristici.
• Oferă o colaborare perfectă între diferite echipe.

Contra

• Caracteristicile pot fi copleșitoare și pot necesita timp pentru a te obișnui.
• Este scump în comparație cu alte instrumente.

Prețuri

• Premium oferă totul în planul de bază și multe altele. Dar vă va costa 10,99 USD pe utilizator lunar atunci când este facturat anual și 13,49 USD atunci când este facturat în fiecare lună.
• Planul de afaceri vine cu tot ce este premium și multe altele. Costă 24,99 USD per utilizator lunar când este taxat anual și 30,49 USD dacă plătiți lunar.

Click Up

Clickup.com

Mi-a luat ceva timp să folosesc ClickUp. Dar, odată ce am făcut-o, a fost nimic mai puțin decât o experiență grozavă. La început, estetica web și mobilă a platformei și interfața cu utilizatorul m-au interesat. Am profitat de tutorialele lor pentru a configura lucrurile și pentru a afla despre caracteristicile interesante ale platformei. De asemenea, serviciul pentru clienți a fost la îndemână ori de câte ori am avut probleme.

Datorită versatilității sale, am putut personaliza aspectul web și mobil pentru a se potrivi preferințelor mele. Din fericire, echipei mele i-a plăcut. Instrumentul a oferit un canal de comunicare și colaborare perfect. Notificările sunt trimise instantaneu pe ClickUp și prin e-mail, așa că este greu să pierdeți orice informație.

Utilizatorii pot lăsa comentarii/note despre proiecte pentru a ști unde s-au oprit, pot @menționa un alt utilizator pentru a vorbi și pot stabili niveluri de prioritate, termene limită și etichete pentru proiecte. De asemenea, pot modifica modul în care își văd tabloul de bord.

Am fost încântat să adaug lucrători externi pentru colaborări cu proiecte speciale și să nu îmi fac griji cu privire la intruziune, deoarece le-aș putea limita accesul. În plus, integrarea cu alte instrumente este simplă. Prin urmare, a fost o ușurare să includ toate instrumentele mele preferate. Excel, Gmail, GitHub, One drive, zoom, cum vrei.

ClickUp este un tezaur de multe funcții excelente și continuă să adauge altele des. Oferă un spațiu interesant pentru o echipă de la distanță pentru a colabora și a comunica eficient.

Pro

• Oferă multe funcții utile de management al echipei.
• Permite urmărirea sarcinilor și oferă actualizări de stare.
• Tablouri de bord personalizabile.
• Notificări în timp util și actualizări prin e-mail pentru toate sarcinile.
• Integrare ușoară cu alte aplicații utile.

Contra

• Poate fi copleșitor pentru utilizatorii noi.
• Tablele albe se încarcă lent uneori.

Prețuri

• Gratuit: costă 0,00 USD pentru totdeauna.
• Nelimitat: costă 5,00 USD
• Afaceri: Costă 12,00 USD
• Business Plus: costă 19,00 USD
• Enterprise: prețuri personalizate, deci trebuie să contactați vânzările.

Doamna Echipe

https://www.microsoft.com/en/microsoft-teams/group-chat-software/

Microsoft a atins ținta făcând echipele populare la începutul pandemiei. Trebuie să spun că au fost la momentul potrivit și la locul potrivit. Vechiul Skype nu a putut concura cu instrumentele de videoconferință emergente, dar robuste Teams au devenit standardul pentru organizațiile de dimensiuni medii și mari.

Este ușor să configurați apeluri de conferință audio, video sau web către 10 – 10.000 de membri ai echipei. De asemenea, mă pot alătura sau iniția discuții de grup cu toți membrii sau cu unii dintre membri. Performanța caracteristicilor audio, video și chiar de mesagerie este lăudabilă.

Pentru colaborări, utilizatorii partajează fișiere prin Sharepoint, ceea ce este destul de decent. Platforma acceptă diverse formate de fișiere, făcând astfel ușor de editat online. Am încercat funcția sa de partajare a ecranului pentru proiecte de colaborare și trebuie să spun că este una dintre cele mai bune. De asemenea, am reușit să înregistrez câteva sesiuni și să le trimit membrilor care au ratat întâlnirea.

Tortul de cireșe al MS Team este integrarea cu Outlook, care chiar face diferența, dar în același timp te face mai dependent de utilizarea framework-ului Microsoft. Vorbind despre întâlniri lipsă, membrii pot integra calendare în echipele lor MS și pot programa întâlnirile pentru a se asigura că se alătură la timp cu un singur clic.

Din păcate, versiunea desktop consumă multe resurse și încetinește sistemul. De asemenea, nu puteți șterge mesajele. Prin urmare, trebuie să verificați întotdeauna mesajul înainte de a apăsa pe trimitere.

Deși Teams are o piață superbă de aplicații, nu am văzut niciodată pe nimeni folosind-o și nu pot sublinia acest lucru ca un beneficiu valoros.

Pro

• Integrare cu Outlook
• Interfață simplă, ușor de navigat.
• Mod sigur de partajare a fișierelor și documentelor.
• Suporta multe formate de fișiere.
• Programați și participați la întâlniri la timp.

Contra

• Ocupă o mulțime de resurse, ceea ce face ca sistemul să încetinească.
• Nu puteți șterge mesajele.

Prețuri

• Pachet gratuit: costă 0 USD pentru totdeauna.
• Microsoft Teams Essentials: Costă 4,00 USD per utilizator lunar pentru abonamentul anual.
• Microsoft 365 Business Basic: Costă 6,00 USD per utilizator lunar pentru abonamentul anual.
• Microsoft 365 Business Standard: Costă 12,50 USD per utilizator lunar pentru abonamentul anual.

Monday.com

Monday.com

Pentru a încheia lista mea cu cele mai bune instrumente de comunicare în echipă în 2023 este monday.com. O platformă de gestionare a sarcinilor și comunicare în echipă care este disponibilă ca serviciu web și aplicație mobilă. La fel ca și celelalte produse, este ușor de configurat.

Prima mea acțiune a fost să creez panouri și să le etichet în funcție de proiectul (proiectele) de atribuit și de statut. Instrumentul are o interfață de utilizator simplă, proiectată într-un mod care îmi permite să personalizez tabloul de bord după bunul meu plac. Există mai multe șabloane din care să alegi și trebuie să spun că a fost o experiență plăcută să le încerci.

Am trimis invitații unei echipe cu care lucram la un proiect, dar am continuat să comunicăm înainte și înapoi prin e-mail. Am decis să le adun pe toate într-un spațiu în care să urmărim cu toții progresul proiectului, să furnizăm rapoarte de stare și să interacționăm liber. A fost modul meu de a elimina e-mailurile dus-întors. De asemenea, integrarea a peste 40 de platforme a ajutat la crearea unui instrument de colaborare și management all-in-one.

În perioada scurtă de utilizare a versiunii de încercare gratuită, am observat o îmbunătățire semnificativă a productivității. Ar fi fost grozav dacă perioada de probă ar fi fost puțin mai lungă. Sau, mai bine, dacă unele dintre cele mai bune caracteristici ar fi disponibile în planul de bază.

Pro

• Oferă diferite vederi ale proiectului.
• Șabloane personalizabile.
• Acceptă integrarea multor aplicații și software.
• Oferă automatizare în aplicație.
• Dispune de o interfață de utilizator modernă intuitivă.

Contra

• Funcții limitate ale aplicației mobile
• Multe caracteristici pot fi copleșitoare pentru unii utilizatori.
• Multe dintre cele mai bune funcții sunt limitate la utilizatorii profesioniști.

Prețuri

• Pachetul gratuit pentru totdeauna: costă 0 USD pentru totdeauna și include 3 panouri, jurnalele de activitate pentru o săptămână și o vizualizare kanban.
• Pachetul de bază: costă 8,00 USD pe loc lunar, însumând 24,00 USD pe lună (facturat anual). Include plăci nelimitate, vizualizatori gratuiti nelimitați, spațiu de stocare de 5 GB și asistență 24/7.
• Pachetul standard: costă 10,00 USD pe loc lunar, în valoare totală de 30,00 USD pe lună (facturat anual). Include totul în Basic. Plus vizualizări ale hărților, jurnalele de activitate pentru până la 6 luni, automatizare și integrare, calendar și cronologie. Spațiul de stocare crește la 50 GB.
• Pachetul Pro: costă 16,00 USD pe loc lunar, însumând 48,00 USD pe lună (facturat anual). Include stocare nelimitată, urmărire timp, vizualizare diagramă, coloană cu formule și tot ce se găsește în celelalte pachete.
• Pachetul Enterprise: Oferă prețuri personalizate. Deci, trebuie să contactați vânzătorul.

Ce să cauți în cel mai bun instrument de comunicare în echipă în 2023

Selectarea celor mai bune instrumente de comunicare în echipă poate fi o provocare și consumatoare de timp (a fost pentru mine). Există mulți factori diferiți de luat în considerare. De exemplu, dinamica echipei sunt diferite, nevoile de comunicare sunt diverse, iar proiectele variază. Cu toate acestea, următoarele sfaturi m-au ajutat cu adevărat să aleg produsele potrivite pentru echipa mea.

1. Ușurință în utilizare

Cu cât tu și echipa ta înțelegeți mai repede cum să utilizați instrumentul de comunicare, cu atât mai bine. Trebuie să porniți imediat și să continuați cu proiectele aflate la îndemână imediat. Prin urmare, este imperativ să căutați un instrument de comunicare cu o interfață intuitivă și ușor de utilizat.

2. Confidențialitatea și securitatea comunicării echipei tale

În funcție de sensibilitatea informațiilor și a datelor partajate între dvs. și echipă, trebuie să vă dați seama de nivelul de confidențialitate și securitate necesar într-un instrument de comunicare. Asigurați-vă că citiți politica de confidențialitate a instrumentului și verificați caracteristicile de securitate disponibile. Și mai bine, discutați cu echipa lor de asistență pentru clienți și cereți lămuriri.

Dacă totul se aliniază cu cerințele de confidențialitate ale companiei sau ale proiectului, puteți continua și utiliza instrumentul.

3. Viteza este importantă

Comunicarea rapidă duce la luarea rapidă a deciziilor și accelerează productivitatea grupului. Nu doriți să așteptați timp pentru feedback de la unul dintre membrii echipei sau invers, deoarece asta va încetini lucrurile. Cu toate acestea, înainte de a da vina pe instrumentul de comunicare, asigurați-vă că conexiunea la internet este în regulă.

4. Alegeți exclusivitate

Un instrument de comunicare în echipă ar trebui să fie exclusiv pentru echipă pentru a evita distragerile de la conversațiile personale. Un exemplu este atunci când utilizați o aplicație de mesagerie precum WhatsApp pentru comunicarea în echipă. Sunt șanse să fii declanșat de fiecare notificare, crezând că este legat de muncă atunci când prietenii tăi trimit meme aleatorii.

5. Ar trebui să aibă un chat în echipă puternic

Indiferent dacă vă place sau nu mesajele text, un chat puternic este de neprețuit într-un instrument de comunicare în echipă. Vă permite să atașați și să partajați fișiere, să fixați conversații importante, să redirecționați mesaje și să căutați informații specifice.

6. Audio și video de înaltă calitate

Dacă cea mai mare parte a comunicării cu echipa dvs. va fi apeluri în conferință, testați calitatea audio și video a instrumentului de comunicare în timpul perioadei de încercare gratuită. Din nou, asigurați-vă că există o conexiune la internet stabilă la ambele capete ale apelului.

7. Bazat pe cloud este cel mai bun

Stocarea în cloud vă permite să vă sincronizați instrumentul de comunicare pe diverse dispozitive și să vă accesați toate mesajele și fișierele de la distanță. Acest lucru oferă o mulțime de confort pentru o echipă de la distanță. Cu greu vei pierde nicio informație. Mai ales când te gândești la unele instrumente care au chiar și versiuni de smartwatch. Așadar, veți primi întotdeauna mesajul chiar și în timpul unei alergări de dimineață sau o plimbare de seară.

8. Integrarea cu alte instrumente

Cu cât un instrument poate găzdui mai multe integrări, cu atât mai bine. Cu atât mai mult dacă sunt instrumente pe care le folosiți zilnic pentru a comunica și a gestiona echipe. Ele oferă o platformă all-in-one, scutindu-vă astfel de bătaia de cap de a vă deplasa înainte și înapoi între file, pentru a verifica un mesaj, fișier și alte câteva lucruri.

9. Asistență pentru clienți

Trebuie să testați capacitatea de asistență pentru clienți. Va fi liniştitor să ştii că întotdeauna va fi ajutor atunci când ceva nu merge bine cu instrumentul. Luați legătura cu echipa lor de asistență și implicați-i în diferite aspecte ale produsului lor. Dacă sunteți mulțumit de interacțiune, nu ezitați să folosiți instrumentul lor de comunicare.

10. Imersivitate

Nu am putut găsi un cuvânt mai bun pentru a-l descrie, dar dacă lucrezi 100% de la distanță ca mine, este important să găsești un instrument care să-ți facă echipa să simtă că lucrează într-un birou fizic. În loc să vă petreceți ziua schimbând mesaje text și efectuând scurte apeluri video, gândiți-vă cum vă puteți extinde cultura într-un mediu pe care ei îl consideră suficient de confortabil pentru a lucra în fiecare zi, fără a obosi sau stresa.

Concluzie

Comunicarea va fi întotdeauna în centrul vieții noastre de zi cu zi – personală și profesională. Pentru cei din urmă, comunicarea eficientă determină stilul de management al organizației. De ce? Pentru că managerii fac planuri și decizii pe baza diferitelor informații care le sunt comunicate.

Prin urmare, echipele de la distanță nu au de ales decât să investească într-un instrument bun de comunicare încă de la început. Este singurul lucru care vă ajută să lucrați în sincronizare, să construiți un raport pentru o colaborare mai bună, să vă țină la curent și, în cele din urmă, să conducă la succesul proiectului.

Dennis Peter este un pasionat de tehnologie și un blogger.