Gândește-te dincolo de foaia de calcul: 3 instrumente care îți pot îmbunătăți eficiența operațională

Operațiunile de zi cu zi sunt în centrul oricărei afaceri. Angajații, comenzile de vânzări, procesele, echipamentele și instrumentele mențin o companie în funcțiune. Fiecare dintre acele piese trebuie adesea să se miște ca un ceasornic pentru ca o afacere să aibă succes. Atunci când apar întreruperi sau blocaje, acestea pot scădea productivitatea, pot perturba funcțiile de afaceri și pot compromite securitatea și siguranța.

Conducerea companiilor lor eficient și fără probleme este o prioritate de top pentru proprietarii de afaceri. Și această sarcină nu ar putea fi mai critică într-un moment de creștere a amenințărilor online și a standardelor complexe de conformitate. Mai jos vom discuta trei instrumente care pot spori eficiența operațională a unei companii, păstrând-o în siguranță.

1. Software pentru guvernare, risc și conformitate

Legile privind confidențialitatea consumatorilor, amenințările ransomware și riscul de încălcare a datelor fac operarea în era digitală din ce în ce mai complexă. Cu toate acestea, tehnologiile de rețea, cum ar fi internetul, nu sunt exclusiv de vină. Oamenii și procesele sunt ceilalți factori care pot expune afacerile la riscuri și probleme de conformitate.

Să presupunem că compania ta construiește turnuri de telefonie mobilă și închiriază echipamentele altor companii și operatori wireless. Scopul dumneavoastră este să finalizați construcția turnurilor cu cât mai puține costuri posibil, astfel încât să puteți maximiza profitul. Dar operarea în această industrie înseamnă că trebuie să respectați reglementările municipale, de stat și federale.

Concentrarea dvs. pe procesele și costurile de construcție lean nu este neapărat o abordare greșită. Cu toate acestea, aceasta a determinat compania să aleagă echipamente necorespunzătoare în trecut. Echipamentul nu era doar sub standardele industriei, dar guvernul federal l-a scos în afara legii din cauza problemelor de securitate națională. Compania a trebuit să treacă prin procesul dureros și costisitor de înlocuire a echipamentului radio al fiecărui turn.

Soluțiile de guvernanță, risc și conformitate ajută la evaluarea tehnologiilor, a supravegherilor umane și a proceselor care creează vulnerabilități în afaceri. Cunoscută și sub numele de GRC, această abordare privește operațiunile unei companii ca pe un sistem holistic. În loc să ridice semnalul roșu asupra unei singure proceduri, un instrument GRC arată modul în care operațiunile întregi creează riscuri potențiale. Proprietarii și managerii pot identifica în mod clar metodele și deciziile care ar putea să nu fie în interesul companiei.

2. Sisteme de management al stocurilor

Companiile care vând produse trebuie să găsească modalități de a adăposti, muta și urmări inventarul. Operațiunile dvs. depind, de asemenea, de provizii și echipamente interne, chiar dacă afacerea dvs. nu vinde produse tangibile. Trebuie să urmăriți activele companiei dvs., cum ar fi computere, licențe software și materiale de birou. În caz contrar, scăderea sau pierderea stocurilor ar putea scăpa de sub control, iar sursele pot fi dificil de determinat.

Reducerea stocurilor poate deveni rapid costisitoare, iar sursele pot indica preocupări mai mari de securitate. Unele cercetări arată că furtul angajaților și furtul din magazine cauzează 78,3% din pierderile de stoc. Erorile de matematică și de documente reprezintă 15,4% din cazuri, în timp ce frauda furnizorilor duce la 3,7% dintre acestea. Alte 3,9% provin din cauze necunoscute pe care companiile nu le pot urmări, uneori din cauza proceselor slabe sau insuficiente.

Sistemele de gestionare a stocurilor ajută la îmbunătățirea proceselor de urmărire, monitorizare și control a stocurilor unei companii. Aceste aplicații sincronizează, de asemenea, schimbările de distribuție a activelor și a produselor pe măsură ce o companie își mărește locațiile. Puteți vedea unde sunt produsele și alte active în timp real, inclusiv cât de multă valoare reprezintă. Sistemele de gestionare a stocurilor automatizează, de asemenea, calculele, cum ar fi costurile de achiziție și amortizare, care pot ajuta la determinarea locului în care are loc scăderea.

Când aveți mai multe depozite care primesc și expediază produse către mai multe magazine, este dificil ca foile de calcul să țină pasul. Pentru companiile care nu sunt de vânzare cu amănuntul, foile de calcul nu sunt suficient de dinamice pentru a urmări unde se îndreaptă laptopurile și dispozitivele mobile emise de companie. Aveți nevoie de un sistem automatizat care gestionează eficient nivelurile stocurilor și activele și care nu necesită intervenție umană constantă.

3. Aplicații de management al relațiilor cu clienții

Compania dvs. își mai gestionează baza de clienți cu foi de calcul? Pe lângă faptul că necesită mult timp, această abordare ar putea expune compania dumneavoastră la preocupări legate de securitate și confidențialitate. Deoarece foile de calcul necesită introducerea și manipularea continuă a datelor, ele pot conține informații învechite. Este posibil să aveți persoane în foaia de calcul care nu mai sunt clienți sau care nu doresc să primească anumite comunicări.

De exemplu, unii clienți ar putea dori să renunțe la e-mailurile legate de marketing sau promoționale. Cineva ar trebui să creeze o coloană în foaia de calcul pentru a indica acest lucru. În plus, marketingul ar fi responsabil de parcurgerea manuală a foii de calcul pentru a determina pe cine ar trebui să-și scoată lista. Apoi mai este problema partajării și stocării foii de calcul, inclusiv gestionarea accesului angajaților și respectarea reglementărilor privind confidențialitatea.

Aplicațiile de gestionare a relațiilor cu clienții eficientizează datele clienților, preferințele de comunicare și securitatea informațiilor. O aplicație CRM vă permite să restricționați accesul angajaților și să acordați diferite niveluri de permisiune. De exemplu, personalul de vânzări și service poate avea nevoie de permisiuni de vizualizare și editare pentru a adăuga sau modifica informații despre client. Cu toate acestea, probabil că nu au nevoie de acces de administrator care să le permită să adauge sau să ștergă utilizatori sau să integreze alte programe.

Capacitățile software-ului CRM se extind la comunicațiile de marketing, inclusiv listele de e-mail. Să presupunem că un client primește mesaje promoționale în fiecare lună, dar nu mai vrea să le vadă. Ei se pot dezabona, eliminându-i automat din lista de contacte a marketingului. În timp ce informațiile lor vor rămâne în baza de date, aplicația CRM va înregistra și acțiunile clientului. Angajații vor vedea imediat de ce acel client nu primește e-mailuri promoționale.

Instrumente pentru creșterea eficienței operaționale

Atingerea eficienței operaționale implică găsirea și implementarea celor mai bune practici care îmbunătățesc calitatea, eficiența sau performanța. Aplicațiile software sunt instrumente critice care ajută companiile să execute cele mai bune practici. În timp ce foile de calcul ar putea fi tăiat în trecut, ele pot deveni acum o barieră în calea conformității, productivității și securității. Soluțiile mai dinamice, cum ar fi software-ul GRC, sistemele de gestionare a stocurilor și aplicațiile CRM, îndepărtează obstacolele operaționale care pot pune în pericol succesul afacerii.