Timpul este bani: Cum să devii rezistent cu Planfix Time Tracking pentru întreprinderile mici

Nu este un secret pentru nimeni că întreprinderile mici sunt adesea într-o poziție mai slabă în comparație cu companiile mai mari. Cu resurse financiare și umane limitate, întreprinderile mici trebuie să fie în permanență în gardă și să optimizeze utilizarea acestor resurse. Cu toate acestea, unele instrumente pot ajuta la atenuarea punctelor slabe, la creșterea eficienței muncii și le pot permite acestor companii să concureze cu marii jucători din industria lor. Un astfel de instrument software este un sistem de management al relațiilor cu clienții (CRM) cu funcții de urmărire a timpului.

De ce este atât de importantă urmărirea timpului pentru întreprinderile mici?

Urmărirea timpului joacă un rol crucial în gestionarea eficientă a resurselor și distribuirea sarcinilor. Potrivit unui studiu realizat de AffinityLive, Asociația Americană de Salarizare și TSheets, companiile pierd zilnic aproape 7,4 miliarde de dolari din cauza activităților de muncă neurmărite. Acesta este motivul pentru care urmărirea timpului pentru întreprinderile mici, unde fiecare oră lucrată contează, este esențială. Nu numai că le permite companiilor să monitorizeze timpul petrecut pe sarcini, dar le permite și să optimizeze procesele de lucru și să identifice blocajele și zonele problematice.

Managementul resurselor: Dacă o companie știe cât timp este alocat sarcinilor și proiectelor, poate redistribui volumul de muncă și poate folosi resursele echipei mai eficient.

Informații financiare: software-ul de urmărire a timpului pentru întreprinderile mici poate oferi date valoroase pentru bugetare și gestionarea resurselor financiare.

Productivitatea angajaților: Urmărirea timpului de proiect îi ajută pe angajați să se concentreze asupra sarcinilor lor, în timp ce liderii de echipă și supervizorii primesc rapoarte despre timpul și banii cheltuiți pentru diverse activități.

Motivație și control: ținând evidența orelor de lucru ale angajaților tăi, îi poți motiva să fie autodisciplinați, îi poți ajuta pe HR să dezvolte sisteme de motivare și poți preveni amânarea echipei.

Aceasta este doar o mică parte din modul în care managementul timpului poate crește eficiența fluxului de lucru și poate optimiza procesele de afaceri.

Cum pot întreprinderile mici să optimizeze urmărirea timpului?

Pentru a optimiza procesele de afaceri și pentru a construi un mediu de afaceri individual pentru gestionarea timpului și a resurselor, există mai multe opțiuni disponibile. Instrument de urmărire de fiecare dată cu propriile caracteristici și beneficii. Iată o prezentare generală:

Metode tradiționale de urmărire a timpului

Sigur, metodele tradiționale de cronometrare pot fi puțin depășite, dar sunt încă folosite. Gândiți-vă la foile de calcul Excel, jurnalele de hârtie sau chiar mașinile dedicate de urmărire a timpului. Dezavantajul? Aceste metode adesea nu oferă o imagine de ansamblu cuprinzătoare a timpului petrecut pe proiecte sau sarcini, iar acuratețea datelor colectate poate fi discutabilă.

Software de urmărire a timpului

Acest software specializat de urmărire a timpului pentru întreprinderile mici le permite angajaților să își urmărească orele de lucru, inclusiv orele de începere și de sfârșit, pauze și activități pentru diverse sarcini. Piața are opțiuni precum Toggl Track, HourStack, Timely, TrackingTime și Clockify. Deși sunt foarte puternice, dezavantajul este timpul și resursele necesare pentru a se integra cu sistemele existente de management al sarcinilor; ca urmare, numărul de programe pe care trebuie să le folosească angajații crește.

Aplicații mobile de urmărire a timpului

Unele aplicații permit angajaților să își urmărească orele de lucru folosind dispozitive mobile, cum ar fi smartphone-uri sau tablete. Aceste aplicații de urmărire a timpului pentru întreprinderile mici oferă de obicei o interfață ușor de utilizat și simplă pentru urmărirea timpului și funcții suplimentare. Cu toate acestea, nu toți angajații sunt fericiți să instaleze astfel de aplicații pe dispozitivele lor. Este posibil ca aceste aplicații să nu ofere o imagine completă fără o integrare perfectă în procesele de afaceri ale unei organizații.

Sisteme de urmărire a timpului integrate în CRM

Sistemele CRM specifice precum Planfix, monday.com, ClickUp și Wrike oferă funcții de urmărire a timpului pe platformele lor. Sistemele de urmărire a timpului pentru întreprinderile mici permit monitorizarea timpului petrecut cu comunicarea cu clienții, finalizarea sarcinilor și alte activități direct în sistemul de management al clienților. Această opțiune este abordarea optimă pentru integrarea perfectă a urmăririi timpului pentru întreprinderile mici în fluxul de lucru zilnic.

Alegerea soluției potrivite de urmărire a timpului poate crește semnificativ productivitatea și eficiența operațională, în special pentru întreprinderile mici care se confruntă cu complexitatea gestionării resurselor.

Creșteți eficiența afacerii dumneavoastră mici cu Planfix

Sistemul Planfix CRM este un instrument puternic pentru gestionarea afacerilor mici. Este mai mult decât o simplă platformă pentru gestionarea eficientă a relațiilor cu clienții și procesarea proiectelor și sarcinilor; include, de asemenea, o funcție de urmărire a timpului care ajută la monitorizarea timpului petrecut pe sarcini.

Beneficiile utilizării Planfix pentru optimizarea fluxului de lucru

Planfix este un sistem de management al afacerii, dar dincolo de acesta este și un transformator CRM unic. Cu Planfix, puteți urmări timpul petrecut într-o varietate de sarcini, precum și:

• Organizați munca: sistemul vă permite să structurați sarcini, să creați proiecte și să stabiliți termene limită. Acest lucru crește productivitatea și respectarea termenelor limită și ajută la identificarea blocajelor proiectului și la minimizarea riscurilor.
• Personalizați în mod flexibil spațiile de lucru: Cu Planfix, puteți personaliza procesele de afaceri pentru întreaga companie sau anumite departamente sau echipe. Dumneavoastră decideți ce date să urmăriți și să analizați – fie că este vorba de timp, cheltuieli financiare, utilizarea resurselor etc.
• Urmăriți și înregistrați timpul: caracteristica de urmărire a timpului înregistrează timpul petrecut pentru fiecare sarcină sau proiect, facilitând analiza eficienței muncii și optimizarea alocării timpului.
• Gestionați resursele: Planfix oferă instrumente pentru gestionarea resurselor echipei, atribuirea sarcinilor, monitorizarea progresului acestora și controlul timpului și al cheltuielilor cu resurse.

Datorită flexibilității Planfix și caracteristicilor cuprinzătoare, acesta se poate dezvolta și se poate scala în funcție de nevoile afacerii dvs.

Instrumente pentru optimizarea fluxului de lucru în Planfix

În ceea ce privește urmărirea timpului și a resurselor, Planfix se remarcă prin instrumentele de urmărire și analiză încorporate care vă permit să urmăriți practic orice resursă.

• Cronometru Planfix: Această funcție vă permite să urmăriți cu exactitate timpul angajaților pentru sarcini individuale sau activități legate de proiect. Puteți genera diverse rapoarte din datele colectate, de la timpul petrecut până la calculele costurilor proiectului și alocările de bonusuri. Datorită interfeței intuitive cu utilizatorul, nu trebuie să investiți timp în formare sau în integrarea angajaților dvs. Cronometrul poate fi activat direct în sistem sau prin extensiile browserului.
• Urmărirea timpului: etichetele de date ale Planfix oferă o imagine de ansamblu cuprinzătoare asupra orelor de lucru, defalcate pe sarcini, proiecte, orele de lucru în echipă și volumul de lucru. Aceste date facilitează gestionarea și optimizarea proceselor de afaceri și permit un calcul precis al orelor lucrate, acordarea de bonusuri și o perspectivă asupra cheltuielilor reale din diferite categorii.
• Contabilitate și etichete de date: Dincolo de orele de lucru, Planfix vă permite să urmăriți toate datele pe care le gestionați în sistem. Tu decizi ce să urmărești; datele pot fi colectate despre proiecte, sarcini și performanța angajaților. Calculați rentabilitatea investiției unui proiect, timpul și resursele necesare pentru a dezvolta un produs sau serviciu, prognozați veniturile și luați în considerare costurile pentru clienți și cheltuielile generale sau întreținerea biroului.

Concluzie

Implementarea unui sistem CRM cu funcții de urmărire a timpului precum Planfix poate crește semnificativ eficiența operațională a întreprinderilor mici. Ajută la monitorizarea timpului și a resurselor, la optimizarea proceselor de lucru și la creșterea productivității echipei. În acest fel, companiile mici pot rămâne competitive pe piață și pot crește cu succes.