7 strategii de gestionare a timpului pentru a vă ajuta să zburați prin lista de activități

Indiferent dacă sunteți unul dintre cei 20% dintre adulții americani care se ocupă de amânarea cronică sau căutați doar să vă maximizați productivitatea fără a lucra ore suplimentare, gestionarea eficientă a timpului deține cheia pentru a vă menține programul pe cale.

Nu numai că gestionarea timpului ajută la favorizarea unui echilibru mai sănătos între viața profesională, dar este și una dintre cele mai căutate abilități de către angajatori. Și, în timp ce gestionarea în mod eficient a timpului nu este la fel de simplă ca fluturarea unei baghete magice, stăpânirea abilității ar putea fi mai ușoară decât credeți, cu ajutorul strategiilor de gestionare a timpului încercată și testată.

De la tehnici cunoscute precum Pomodoro până la strategii mai puțin cunoscute, cum ar fi „Eat that Frog”, prezentăm șapte sfaturi de gestionare a timpului pentru a vă ajuta să vă rostogoliți mingea și să lăsați anxietatea termenului în trecut.

De ce este important managementul timpului?

Sarcinile de muncă se escaladează pentru noi 9-5 lucrători de ani buni. Drept urmare, 52% dintre lucrătorii cu normă întreagă raportează că lucrează mai mult de 40 de ore pe săptămână, potrivit unui sondaj Gallup, marea majoritate experimentând un fel de stres la locul de muncă.

Dacă lucrul orelor suplimentare nu sunt geanta, gestionarea în mod eficient a timpului este una dintre cele mai bune metode de a-ți finaliza lista de activități fără a-ți sacrifica echilibrul între viață .

În afară de avantajul evident al stimulării productivității, s-a dovedit că managementul timpului sporește calitatea muncii efectuate și îmbunătățește luarea deciziilor, contribuind în același timp la ușurarea stresului și a anxietății.

Managementul timpului este una dintre cele mai apreciate abilități de către angajatori

Gestionarea eficientă a timpului este, de asemenea, una dintre cele mai dorite abilități de către angajatori, așa cum au descoperit rezultatele impactului nostru anual al tehnologiei asupra raportului la locul de muncă . În spatele comunicării și rezolvării problemelor, managementul timpului este cel mai apreciat de abilități pe care le caută angajatorii atunci când angajează candidați, 44% dintre liderii superiori descriind atributul drept „extrem de important”.

În ciuda naturii în continuă evoluție a forței de muncă, sondajul nostru a constatat că a fost chiar mai de dorit decât abilități precum gestionarea datelor și expertiza AI, făcând 2025 un timp la fel de bun ca oricare pentru a obține abilitatea sub centură.

Nici nu trebuie să începeți de la zero. Indiferent dacă doriți să vă gestionați mai eficient pentru a vă crește șansele de a vă angaja sau de a vă gestiona programul existent, există o serie de strategii de încredere pentru a vă ajuta. Ne acoperim mai jos alegerile de top.

7 strategii de gestionare a timpului pe care trebuie să le încercați

Cu toate acestea, este posibil să încetați să vă amânați - trebuie doar să găsiți o strategie de gestionare a timpului care vi se potrivește. Iată câteva dintre preferatele noastre.

1. Blocarea timpului
2. Legea lui Parkinson
3. Tehnica pomodoro
4. Analiza Pareto
5. Eisenhower Matrix
6. Metoda de planificare rapidă (RPM)
7. Mănâncă tehnica de broască

1. Blocarea timpului

• Cel mai bun pentru: muncitori și studenți ocupați

Ce au în comun Bill Gates și Elon Musk? Ei bine, cu excepția faptului că sunt Staples of the Forbes Millionaires Rich List, ambii folosesc metoda de blocare a timpului.

Blocarea timpului este o tehnică populară de gestionare a timpului în care programați blocuri de timp pentru sarcini sau activități specifice. Lucrând într-un mod similar cu o „listă de activități”, metoda necesită să identificați toate sarcinile cheie pe care trebuie să le îndepliniți într-o zi-atât personale, cât și profesionale-înainte de a estima cât timp vă durează să completați fiecare.

Aplicații precum Zapier vă ajută să creați blocuri de timp pentru a vă gestiona volumul de muncă mai eficient. Sursa: Zapier

Apoi alocați un interval de timp specific fiecărei sarcini, folosind o bucată de hârtie, calendar sau software de gestionare a sarcinilor - și voilai! De asemenea, vă recomandăm să adăugați timpi de tampon între fiecare bloc de timp pentru a permite ajustări în timpul zilei. Și dacă creați unul manual, utilizarea culorilor diferite este o modalitate excelentă de a distinge rapid între sarcini și activități.

2. Aplicați legea Parkinson

• Cel mai bun pentru: procrastinatori

Legea lui Parkinson este teoria conform căreia „munca se extinde pentru a completa timpul disponibil pentru finalizarea sa”. În alți termeni, dacă acordați timp o perioadă specifică de timp pentru a finaliza o sarcină dată, să spunem o săptămână, asta este cât timp va dura probabil să terminați, chiar dacă ajungeți să completați timpul liber cu amânarea inutilă.

Cu toate acestea, același lucru se poate spune pentru invers. Când aplicați legea lui Parkinson pe fluxul dvs. de lucru și vă oferiți cantități mai scurte de timp pentru a finaliza sarcinile, veți fi capabil să lucrați mai eficient într -un spațiu de timp mai scurt.

Aplicarea legii Parkinson la strategia dvs. de gestionare a timpului este o modalitate excelentă de a stimula productivitatea

Există o serie de moduri în care puteți implementa această metodă, inclusiv să vă stabiliți un termen limită strict pentru a finaliza sarcinile, prioritizarea sarcinilor mai grele, obținându -le în calea mai devreme sau chiar urmăresc să finalizați cât mai multă muncă înainte ca laptopul să moară. Această metodă funcționează bine, de asemenea, în combinație cu alte strategii, cum ar fi listele de activități și prioritizarea sarcinilor.

3. Tehnica Pomodoro

• Cel mai bun pentru: muncitori ars

Tehnica Pomodoro este una dintre cele mai populare strategii de gestionare a timpului de acolo. Inventat de antreprenor și autorul Francesco Cirillo la sfârșitul anilor 1980, tehnica implică ruperea muncii dvs. la intervale de 25 de minute, urmată de pauze scurte de cinci minute, înainte de a face pauze mai lungi după fiecare patru intervale de lucru.

Oamenii nu funcționează ca roboți. Deci, permițând timp pentru pauze și stabilind limitele clare între muncă și repaus, tehnica ajută la minimizarea oboselii mentale și la prevenirea apariției mai mari de amânare. Lucrul în scurte explozii este, de asemenea, o modalitate utilă de a menține concentrarea și motivația pe parcursul zilei de lucru.

Tehnica Pomodoro încurajează programele pauză pentru a crește productivitatea

Tehnica este și o întreținere foarte mică. Nu aveți nevoie de o aplicație dedicată sau o bucată de software, tot ce aveți nevoie este un cronometru fizic sau smartphone și puteți obține crăpături.

4. Analiza Pareto

• Cel mai bun pentru: gânditori analitici

Altfel cunoscută sub numele de regula 80/20, analiza Pareto este ideea că 20% din acțiuni sunt responsabile pentru 80% din rezultate. Conceptul este utilizat în mod obișnuit pentru a ajuta luarea deciziilor în domeniile afacerilor și economiei, dar are aplicații utile și pe domeniul gestionării timpului.

Pentru a utiliza regula în gestionarea timpului, trebuie să identificați 20% din sarcinile care contribuie la 80% din rezultatele dvs. Aceasta ar putea include o serie de activități de impact, inclusiv vânzări cu venituri mari, sarcini de gestionare a proiectelor de mare sâmbătă sau sarcini de planificare critică. Apoi, trebuie să vă concentrați mai mult timp și energie pe aceste sarcini cu impact mare și să le programați în timpul vârfului de productivitate maximă pentru a minimiza distragerile.

Graficul Pareto permite oamenilor să acorde prioritate mai întâi sarcinile lor cele mai importante

Drept urmare, ar trebui să luați în considerare, de asemenea, delegarea sarcinilor care sunt mai puțin centrale pentru a vă ajuta să vă îndepliniți obiectivele. Prioritățile se schimbă frecvent, așa că vă recomandăm să vă revizuiți în mod regulat strategia pentru a vă asigura că investiți întotdeauna mai mult timp în activități cu impact mare.

5. Matricea Eisenhower

• Cel mai bun pentru: lideri seniori

Cunoscut și sub numele de matricea importantă de urgență, matricea Eisenhower este un concept de gestionare a timpului care implică prioritizarea sarcinilor bazate pe urgența lor.

Popularizat în cartea lui Stephen Covey „Cele 8 obiceiuri ale oamenilor extrem de eficienți”, se crede că matricea a fost inspirată de citatul lui Dwight D. Eisenhower: „Am două tipuri de probleme, urgente și importante. Urgentul nu sunt importante, iar importantul nu sunt niciodată urgente. ”

Matricea Eisenhower vă încurajează să acordați prioritate sarcinilor urgente

În practică, metoda implică să vă separați sarcinile în patru cadrane diferite:

1. Urgent și important
2. Important, nu urgent
3. Urgent, nu important
4. Nu este urgent, nu este important

Apoi, ar trebui să lucrați prin aceste sarcini în ordinea ascendentă, prioritizând sarcinile urgente și importante, apoi să luați în considerare delegarea sau eliminarea sarcinilor din partea de jos către cadranele.

6. Metoda de planificare rapidă (RPM)

• Cel mai bun pentru : oameni cu obiective pe termen lung

Adesea prescurtat la RPM, metoda de planificare rapidă este o strategie de gestionare a timpului dezvoltată de vorbitorul motivațional Tony Robbins.

În loc să listeze pasiv sarcinile, obiectivul metodei RPM se concentrează pe definirea activă a rezultatelor clare, proiectate. De asemenea, vă încurajează să identificați motivațiile de bază ale obiectivului dvs., pentru a vă ajuta să fiți motivați.

Metoda de planificare rapidă îi ajută pe oameni să își atingă obiectivele concentrându -se pe scopul lor de bază. Sursa: Clocky

Pentru a utiliza RPM pentru a vă gestiona timpul, trebuie să scrieți toate sarcinile pe care trebuie să le îndepliniți într -un timp dat și să le grupați în bucăți. Apoi, pentru fiecare bucată, puneți -vă următoarele trei întrebări:

1. Rezultate: Ce rezultate vreau să obțin?
2. Scop: De ce vreau să realizez acest lucru?
3. Plan de acțiune masivă (MAP): Ce acțiuni voi lua pentru a realiza acest lucru?

După ce ați finalizat acest pas, trebuie să puneți harta în acțiune, programând timpi specifici din calendarul dvs. pentru a lucra la fiecare dintre etapele dvs. de acțiune.

7. Mâncați acea tehnică de broască

• Cel mai bun pentru : procrastinatori

Nu ați dobândit un gust pentru Escargot? Nu vă faceți griji, mâncarea pe care tehnica de broască le descrie pur și simplu începerea zilei, făcând mai întâi cea mai oneroasă sarcină.

Numit după un citat Mark Twain „Mănâncă o broască live Primul lucru dimineața și nimic mai rău nu vi se va întâmpla restul zilei”, metoda de gestionare a timpului vă pregătește pentru succes la începutul zilei, profitând de orele de lucru mai eficiente.

Tot ce trebuie să faceți este să compilați o listă de lucruri pe care trebuie să le faceți pentru a atinge un obiectiv, pentru a organiza lista în ordine de dificultate și pentru a aborda mai întâi cea mai dificilă sarcină.

Această metodă de productivitate necesită un pic mai multă putere de voință decât alte strategii de gestionare a timpului, deoarece necesită să abordați sarcini complexe, fără o încălzire mentală. Dar este o modalitate excelentă de a elibera ultima parte a zilei tale de lucru, este încă mult mai ușor decât să mănânci o broască reală.

Combinați -vă strategiile cu software -ul de gestionare a sarcinilor

Pe lângă utilizarea uneia dintre strategiile de mai sus, software -ul de gestionare a sarcinilor poate fi utilizat pentru a vă ajuta să acordați prioritate sarcinilor cheie, să setați termenele, să vă vizualizați volumul de muncă și multe altele.

Software-ul vă permite sarcinile cu coduri de culoare bazate pe priorități și zone de subiect, rearanjați sarcinile cu funcționalitatea drag-and-drop și vizualizați o vizualizare clară a progresului dvs., ceea ce îl face deosebit de potrivit pentru elevii vizuali și kinestezici.

După ce a cercetat și a obținut experiență practică cu cel mai bun software de gestionare a sarcinilor , Clickup a fost cea mai bună alegere a noastră, datorită opțiunilor sale extinse de vizualizare a proiectului, a instrumentelor de colaborare utile și a unui plan gratuit cu adevărat impresionant. Dacă sunteți dispus să stropiți un pic mai mult pentru personalizări îmbunătățite și o bibliotecă mai mare de integrări, Wrike este o altă alegere excelentă, în timp ce Monday.com este de departe cel mai ușor de început.