Sfaturi de top pentru a lucra eficient cu compania dvs. de management de călătorie

Managementul călătoriilor de afaceri este un proces complex de afaceri. Puteți face călătoriile de afaceri de succes doar prin stimularea experiențelor de călătorie de afaceri ale angajaților. De asemenea, trebuie să vă concentrați pe reducerea costurilor medii ale călătoriilor de afaceri pentru a obține profituri mai mari ale cheltuielilor pentru călătoriile de afaceri.

Puteți eficientiza gestionarea călătoriilor de afaceri prin externalizarea procesului către compania de management de călătorie potrivită. Compania vă va ajuta angajații să atingă obiectivele de călătorie de afaceri prin furnizarea de servicii și soluții de management de călătorie.

De asemenea, vă va ajuta afacerea să controleze costul mediu al călătoriilor de afaceri, învingând inflația globală. Dar trebuie să rețineți că multe companii și startup-uri consideră că este dificil să construiască relații bune de lucru cu companiile lor de management de călătorie. Iată câteva sfaturi și cele mai bune practici pe care ar trebui să le urmați pentru a lucra mai eficient cu compania dvs. de management de călătorie (TMC).

9 sfaturi pentru a lucra eficient cu compania dvs. de management de călătorie

1. Definiți rolul și responsabilitățile TMC

Puteți externaliza procesul de gestionare a călătoriilor de afaceri către un TMC, integral sau parțial. De exemplu, puteți să vă asociați cu TMC pentru a gestiona pași specifici din proces, cum ar fi rezervarea călătoriilor de afaceri. În același timp, puteți face ca TMC să vă gestioneze pe deplin programul de călătorii de afaceri.

Puteți construi o relație bună de lucru cu TMC definindu-i rolul și responsabilitățile. De asemenea, ar trebui să faceți TMC să înțeleagă clar cerințele de raportare și de nivel de serviciu. Înțelegerea vă va ajuta să eliminați șansele de neînțelegere și conflicte odată ce TMC începe să vă gestioneze programele de călătorie de afaceri.

2. Comunicați politicile de călătorie și cheltuieli

Nu puteți eficientiza gestionarea călătoriilor de afaceri fără a defini clar politicile de călătorie și cheltuieli. Aceste politici îi ajută pe angajați să facă distincția între cheltuielile de călătorie rambursabile și nerambursabile. De asemenea, TMC se va referi la aceste politici prestabilite pentru a rezerva numai produse de călătorie incluse în politică.

Acesta este motivul pentru care; trebuie să comunicați în mod clar TMC politicile de călătorie și cheltuieli ale organizației dvs. Comunicarea va ajuta TMC să controleze costurile medii de călătorie de afaceri prin eliminarea încălcărilor politicii.

3. Centralizați rezervarea călătoriilor de afaceri

Organizația dvs. poate centraliza rezervarea călătoriilor de afaceri utilizând TMC. Centralizarea va face ca TMC să rezerve produse de călătorie de afaceri, cum ar fi zboruri, hoteluri și închirieri de mașini pentru angajații dvs. TMC va rezerva produse de călătorie în funcție de itinerariul de călătorie și preferințele de călătorie ale fiecărui angajat.

În același timp, va economisi bani pentru finalizarea anticipată a rezervării călătoriilor de afaceri și asigurarea respectării politicii. TMC va rezerva în continuare bilete complet flexibile pe care angajații dvs. le pot modifica și anula fără a plăti taxe și penalități suplimentare.

4. Utilizați soluțiile tehnologice

Organizația dumneavoastră poate automatiza pașii cheie în gestionarea călătoriilor de afaceri folosind soluții tehnologice oferite de TMC. De exemplu, soluția de rezervare de călătorie oferită de TMC le permite angajaților dvs. să rezerve produsele de călătorie de afaceri alese fără a încălca politicile organizaționale.

De asemenea, soluția de gestionare a cheltuielilor oferită de TMC vă ajută echipa financiară să urmărească, să revizuiască și să ramburseze cheltuielile de călătorie de afaceri suportate de angajați. Ar trebui să vă încurajați angajații să economisească timp și efort folosind soluțiile tehnice oferite de TMC.

5. Furnizați informații despre călători devreme și cu acuratețe

Când centralizați rezervarea călătoriilor de afaceri, TMC va rezerva produse de călătorie de afaceri pentru angajații dvs. Va avea nevoie de o varietate de informații despre călători în timpul rezervării călătoriilor de afaceri. TMC va avea nevoie de mai mult timp pentru a finaliza rezervarea călătoriei de afaceri atunci când angajații distribuie informații incomplete sau inexacte.

Organizația dvs. trebuie să faciliteze pentru TMC să facă rezervări de călătorii de afaceri, făcându-i pe angajați să distribuie informații personale exacte. De asemenea, trebuie să vă asigurați că aceștia împărtășesc informațiile necesare, cum ar fi datele de călătorie, itinerariile de călătorie și preferințele de călătorie, cu TMC cât mai devreme posibil.

6. Asigurați o comunicare fără întreruperi

Multe organizații nu reușesc să construiască o relație bună de lucru cu TMC din cauza absenței unei comunicări clare. Trebuie să vă amintiți că TMC va avea nevoie de o varietate de informații pentru a vă gestiona eficient programele de călătorie de afaceri.

De asemenea, puteți îmbunătăți gestionarea călătoriilor de afaceri prin partajarea modificărilor politicilor și a problemelor legate de călătorie cu TMC. Prin urmare, trebuie să păstrați un plan de comunicare clar în timp ce externalizați managementul călătoriilor de afaceri.

Planul va ajuta TMC să perfecționeze serviciile de management al călătoriilor și să rezolve problemele legate de călătorii printr-o comunicare fără întreruperi. De asemenea, va face ca TMC să vă răspundă devreme și în mod regulat.

7. Obțineți și profitați de informații bazate pe date

În prezent, un singur TMC gestionează programele de călătorii de afaceri ale mai multor întreprinderi. De asemenea, majoritatea TMC-urilor din zilele noastre analizează datele despre călătoriile și cheltuielile clienților folosind analiza datelor. Prin urmare, ele vă pot ajuta organizația să obțină profituri mai mari în călătoriile de afaceri prin împărtășirea unor informații utile.

Organizația dumneavoastră trebuie să se concentreze pe valorificarea experienței și expertizei TMC. Ar trebui să solicitați TMC să ofere sfaturi și să împărtășească informații în mod regulat. Cu toate acestea, trebuie să implementați informații bazate pe date pentru a face modificări politicilor organizaționale și pentru a perfecționa programele de călătorie de afaceri.

8. Distribuiți feedback-ul în mod regulat

În ciuda externalizării managementului călătoriilor de afaceri, nu trebuie să uitați să evaluați în mod regulat cheltuielile de călătorie ale angajaților. Evaluarea vă va ajuta să determinați dacă TMC îmbunătățește experiența de călătorie de afaceri a fiecărui angajat. De asemenea, puteți detecta problemele care afectează experiențele de călătorie de afaceri ale angajaților.

Ar trebui să împărtășiți feedback-ul cu TMC pentru a facilita angajaților să atingă obiectivele de călătorie de afaceri. Feedback-ul va ajuta TMC să personalizeze serviciile și soluțiile de management de călătorie în funcție de nevoile și așteptările angajaților dvs. De asemenea, feedback-ul va face ca TMC să atingă obiectivele de călătorie de afaceri ale organizației dumneavoastră.

9. Discutați tendințele emergente în călătoriile de afaceri

Puteți stimula programele de călătorii de afaceri adoptând din timp tendințele emergente. De exemplu, organizația dvs. poate motiva angajații să călătorească pentru serviciu prin sprijinirea călătoriilor de bleisure. De asemenea, puteți face călătoriile de afaceri durabile, făcându-i pe angajați să rezerve produse ecologice pentru călătorii de afaceri.

Sfaturile și informațiile împărtășite de TMC vă vor ajuta să detectați tendințele emergente în călătoriile de afaceri. Dar puteți adopta tendințele emergente cel mai eficient prin discutarea ideilor cu TMC. Este întotdeauna important să adoptăm noi tendințe prin formarea unui parteneriat de lucru cu TMC.

Concluzie

Puteți lucra cu compania de management de călătorie potrivită pentru a îndeplini obiectivele de călătorie de afaceri fără a crește costurile medii ale călătoriilor de afaceri. Dar puteți crește rentabilitatea investiției călătoriilor de afaceri în mod constant doar lucrând cu compania de management de călătorie mai eficient. Puteți implementa aceste sfaturi pentru a lucra cu compania dvs. de management de călătorie mai eficient.