UCaaS vs VoIP: tot ce trebuie să știți

Comunicarea de afaceri este în continuă evoluție. Cum ajungi la clienții tăi și cum colaborează echipa ta? Există două cuvinte la modă majore atunci când vorbiți despre modul în care companiile rămân la curent: VoIP și Unified Communications as a Service (UCaaS. În acest ghid, le vom explica pe fiecare și vă vom arăta cum diferă cele două tehnologii.

Ce este VoIP?

VoIP, care înseamnă Voice over Internet Protocol, este o tehnologie care utilizează internetul pentru a emula procesul tradițional de apelare. Serviciul VoIP se conectează perfect cu rețelele telefonice publice standard (PSTN) fără multe dintre limitările asociate acestor linii. VoIP depinde mai puțin de hardware. Cu PSTN, sunteți legat de linii de cupru vechi de un secol, care trebuie să fie conectate la punctele finale (telefoane).

Cu PSTN, aceste fire trebuie întreținute, motiv pentru care apelurile pe distanțe lungi costă suplimentar. Cu conexiunile VoIP, tehnologia este folosită pentru a vă transmite vocea prin internet prin pachete de date. Acestea sunt criptate pe măsură ce efectuați apelul și transmise către un alt telefon VoIP sau un telefon fix tradițional. O mare parte din hardware-ul care promovează apelurile pe liniile fixe este străin cu VoIP, așa că nu este nevoie de taxe masive pentru distanțe lungi. De fapt, majoritatea furnizorilor de VoIP se pliază în SUA și Canada, solicitând fără taxe suplimentare în planurile lor.

Toate funcțiile pe care le puteți găsi pe un telefon fix standard sunt disponibile cu VoIP. Acestea includ Nu deranja, ID apelant, mesagerie vocală și redirecționarea apelurilor. VoIP oferă chiar și caracteristici precum:

• Redirecționare de la distanță a apelurilor – Aceasta vă permite să trimiteți apeluri acolo unde aveți nevoie de ele, chiar și atunci când sunteți pe mobil.
• Numere de telefon virtuale – Acestea vă permit să utilizați numere de tip vanity (adică 1-800-YOURBIZ), numere locale sau numere gratuite pentru a extinde acoperirea afacerii dvs.
• Rutare avansată a apelurilor – IVR găzduit și însoțitorul automat sunt sisteme de rutare bazate pe cloud, fără hardware. Aceste tehnologii trimit apelanții către departamentul potrivit prin meniuri și oferă opțiuni de autoservire.

VoIP este mult mai versatil decât serviciul tradițional de telefonie PBX on-premise. De exemplu, cu apelurile PSTN, sunteți limitat la comunicațiile telefonice. Cu VoIP, puteți primi și efectua apeluri pe telefoane de birou, telefoane soft care sunt software bazate pe cloud și pe dispozitive smartphone Apple iOS, Windows Phone și Google Android. Acest lucru face ca comunicațiile să fie mai fluide și există mai multe tehnologii pentru a favoriza o schimbare rapidă între punctele finale VoIP, fără timpi de nefuncționare.

Ce este UCaaS?

UCaaS este o platformă unificată de tehnologii de comunicare pe care companiile o folosesc pentru a promova orice comunicare și colaborare în interior și în exterior. Pe vremuri, se folosea ocazional o sală de conferințe care lega două birouri prin conexiuni telefonice tradiționale. În zilele noastre, furnizori precum Zoom, 8×8, RingCentral și Nextiva oferă soluții de conferințe web și alte instrumente pe care echipele le folosesc pentru a rămâne conectate. Acestea sunt utile în special atunci când distanțele geografice separă echipele.

De exemplu, o videoconferință completă nu este necesară pentru a comunica cu un singur coleg. Un instrument de comunicare unificat pe care furnizorii îl acordă este chatul de afaceri. La fel ca programele de mesagerie instantanee, soluțiile de chat de afaceri oferă colegilor o modalitate bazată pe text de a vorbi între ei. Prin intermediul aplicației de chat, membrii echipei partajează rapid idei și fișiere atunci când este necesar.

O altă funcție a soluției UCaaS care este adesea inclusă în ofertele majorității furnizorilor este partajarea ecranului. Partajarea ecranului este un instrument de conferință pe care membrii echipei îl folosesc pentru a le arăta colegilor ce se întâmplă pe ecranele desktop-urilor/smartphone-urilor. Acest lucru este util atunci când faceți prezentări PowerPoint sau când faceți demonstrații de software nou.

Instrumentele de management de proiect sunt adesea incluse în suitele de comunicații unificate. Acestea îi ajută pe manageri să urmărească fluxurile de lucru și să atribuie sarcini membrilor echipei, păstrând în același timp funcții precum conferința și partajarea fișierelor disponibile pentru utilizare de către echipă.

Conferințele web, chat-ul, managementul proiectelor și partajarea ecranului sunt toate instrumente utile de lucru la distanță, dar comunicațiile unificate se remarcă datorită capacității de a le integra pe fiecare într-o experiență perfectă. Unele suite UC vă permit să mutați un chat unu-la-unu la o conferință video cu doar câteva clicuri.

De fapt, integrarea este una dintre cele mai esențiale caracteristici ale unui instrument de comunicații unificate ca serviciu (UCaaS). Cu multe soluții, platforma dumneavoastră UCaaS se interfață cu software terță parte precum Salesforce, Miscrosoft, Oracle și multe altele. Când se întâmplă acest lucru, echipa dvs. discută și apelează clienții potențiali direct din CRM.

Comunicațiile unificate înregistrează progrese semnificative în centrele de contact. Pe baza unui studiu realizat de Frost și Sullivan, Comunicarea și colaborarea unificate (UCC) îmbunătățesc productivitatea (85%), accelerează luarea deciziilor (84%), îmbunătățește experiența clienților (83%) și stimulează inovația (82%).

UCaaS vs VoIP: Defalcarea completă

Până acum, puteți vedea că VoIP și comunicațiile unificate sunt două tehnologii puternice care promovează comunicații mai bune. Totuși, cum se compară cele două tehnologii? Este important să înțelegeți că atât comunicațiile unificate, cât și software-ul VoIP sunt asociate împreună de mulți furnizori.

De exemplu, RingCentral are atât comunicații unificate, cât și funcții VoIP în toate planurile de prețuri RingCentral. Cu oferta lor de bază, Planul Essentials, vi se acordă apeluri nelimitate în SUA și Canada, precum și mesaje în echipă și partajarea documentelor. Numărul de funcții de comunicații unificate se extinde semnificativ pe măsură ce navigați la niveluri superioare.

Chiar și având în vedere acest lucru, VoIP este oarecum limitat atunci când ne uităm la scară mai largă. Doar cu VoIP, veți avea doar apeluri vocale. Nu încorporează prea multe în afara apelurilor punct-la-punct și funcții precum ID-ul apelantului și numerele virtuale. Prezintă economii față de apelurile tradiționale, dar cu siguranță nu este finalul comunicațiilor de afaceri.

Pachetele UCaaS, pe de altă parte, tind să încorporeze apelurile VoIP în suitele lor mai largi de soluții de comunicații. Acest lucru vă permite să discutați cu un coleg și să schimbați instantaneu conversația într-un apel sau o conferință alimentată de internet, cu câteva apăsări de taste.

Comunicațiile unificate au un domeniu de aplicare semnificativ mai larg decât simpla apelare VoIP, deoarece UC se concentrează pe toate domeniile profilului de comunicații al unei companii. UC este, de asemenea, folosit pentru a colabora sau a comunica cu clienții prin metode omnicanal, cum ar fi SMS-urile și e-mailul, foarte ușor.

Interacționează aceste tehnologii la nivel tehnic? Cu siguranță o fac. Atât VoIP, cât și comunicațiile unificate depind de protocolul de inițiere a sesiunii (SIP). SIP este un protocol care permite deschiderea și închiderea conexiunilor de date, ceea ce face din SIP o opțiune stabilă pentru apeluri SIP sau doar pentru transferuri de informații. VoIP are nevoie de SIP pentru a configura apeluri și a le conecta la rețelele PSTN existente - definește mesajele trimise și stabilește și închide conexiunea atunci când este necesar.

UCaaS folosește, de asemenea, SIP pentru toate funcțiile sale. Dacă intenționați să deschideți un chat, o conferință, partajarea fișierelor sau trimiteți sarcini prin software-ul de flux de lucru, atunci SIP este utilizat în majoritatea pachetelor UCaaS pentru a gestiona și închide conexiunile.

Deoarece ambele tehnologii depind de SIP, nu este surprinzător faptul că sunt adesea interconectate. Din acest motiv, este mai bine să găsești un furnizor care să livreze ambele tehnologii, astfel încât să ai un profil de comunicare de afaceri mai puternic. Totuși, dacă descoperiți că afacerea dvs. nu are nevoie de funcțiile de colaborare, o soluție simplă de apelare VoIP vă va economisi bani, mai ales dacă efectuați apeluri extinse la distanță lungă.

Comunicațiile unificate necesită aproape întotdeauna o anumită formă de investiție hardware, mai ales dacă nu aveți o rețea sau arhitectura computerului existentă pentru a suporta cerințele software. Totuși, cei care încorporează UCaaS sunt adesea mai mobili, mai ales atunci când apare o criză și este nevoie de lucru la distanță. MIT a descoperit că, în aprilie 2020, 34% dintre lucrătorii care făceau naveta anterior lucrau de acasă folosind instrumente de comunicații unificate.

VoIP și comunicațiile unificate merg mână în mână

Mai simplu spus, extindeți-vă abilitățile de comunicare în afaceri, îmbrățișând atât VoIP, cât și UC.

Există mai multe puncte de intersecție între cele două tipuri de tehnologii de comunicare în afaceri, există mai mulți furnizori de VoIP pentru întreprinderi care vă vor ajuta să începeți.