Beneficii cheie ale comunicațiilor unificate pentru afacerea dvs

Afacerile trebuie să fie capabile să comunice cu clienții și angajații în mod eficient, perfect și fiabil. Consumatorii moderni se așteaptă la o comunicare foarte receptivă și personalizată de la companiile cu care fac afaceri.

Nu ar trebui să fie surprinzător faptul că popularitatea Unified Communications as a Service (UCaaS) – o soluție de comunicații de afaceri bazată pe cloud care conectează oamenii, procesele și sistemele pe o singură platformă unificată – a crescut rapid.

Platformele UC permit comunicarea omnicanal, în timp real și colaborarea în echipă, alături de monitorizarea agenților, automatizarea proceselor de afaceri și analize. Citiți mai departe pentru a afla despre principalele beneficii ale UC.

Beneficiile esențiale ale comunicațiilor unificate

Comunicațiile unificate îmbunătățesc serviciul pentru clienți și productivitatea angajaților reducând în același timp costurile de comunicare fără a sacrifica fiabilitatea și securitatea platformei.

Iată principalele beneficii ale trecerii la comunicațiile unificate:

• Productivitate îmbunătățită a echipei
• Economii
• Analiza afacerilor
• Comunicare omnicanal fără întreruperi
• Securitate și conformitate sporite
• Experiență îmbunătățită a clienților

1. Productivitate îmbunătățită a echipei

Creșterea productivității echipei este unul dintre cele mai notabile beneficii ale comunicării unificate. Cu o platformă UC, angajații pot comunica în timp real pe canalul ales de ei, îmbunătățind colaborarea la proiect, crescând ratele de rezoluție a primului contact și eliminând blocajele fluxului de lucru.

Utilizatorii își pot personaliza notificările și alertele, își pot actualiza starea de prezență a utilizatorilor pentru a-i menține informați pe membrii echipei, pot configura alerte de mesagerie și mementouri de întâlnire și pot accesa rapid datele cheie ale clienților. Toate acestea se întâmplă într-o interfață unificată cu sincronizare omnicanal și integrări terță parte – deci nu mai trebuie să comutați între diferite aplicații.

Instrumentele de comunicare unificate, cum ar fi chatul, partajarea ecranului, conferința video, partajarea fișierelor și funcționalitatea VoIP, conectează angajații de la distanță din întreaga lume , permițându-le să lucreze împreună fără probleme. Menținerea conexiunii dintre lucrătorii de la distanță crește, îi menține pe toți pe aceeași pagină, reducând drastic tipurile de greșeli de comunicare care încetinesc proiectele.

O platformă de comunicații unificate ajută, de asemenea, productivitatea prin îmbunătățirea proceselor de integrare. Cu funcții populare UC, cum ar fi înregistrarea și transcrierea video, monitorizarea apelurilor și afișarea ecranului, companiile pot crea cu ușurință un program robust de instruire pentru noii angajați , care le permite persoanelor să învețe în propriul ritm, cu acces la tot ce au nevoie.

În cele din urmă, platformele UC îmbunătățesc productivitatea prin eliminarea sarcinilor repetitive care necesită timp. Multe platforme UC permit utilizatorilor să creeze fluxuri de lucru și procese automatizate. Aproape orice sarcină repetitivă poate fi automatizată, inclusiv apelarea la ieșire, redirecționarea apelurilor, mesajele text de afaceri și rularea de rapoarte de analiză.

Sarcinile repetitive cresc șansa de eroare umană, epuizează motivația și, în cele din urmă, duc la creșterea epuizării angajaților. Când angajații nu mai trebuie să-și facă griji cu privire la sarcinile repetitive, ei economisesc timp și se pot concentra pe munca mai provocatoare și mai semnificativă pentru care au fost angajați.

2. Economii de costuri

Aproape fiecare companie va experimenta economii substanțiale prin trecerea la un sistem de comunicații unificate. Deși suma economisită va varia în funcție de locația afacerii dvs., numărul de angajați și industrie, factorii de economisire a costurilor de mai jos arată cât de mult vă poate ajuta UC să reduceți costurile.

Cheltuieli de călătorie reduse

Deoarece echipele pot rămâne conectate oriunde, în orice moment și pe orice dispozitiv, software-ul UC ajută companiile să reducă timpul și cheltuielile de călătorie . Odată cu creșterea costurilor cu combustibilul și călătoriile cu avionul (ca să nu mai vorbim de sejururi la hotel și mese), companiile care altfel ar avea nevoie de angajați pentru a parcurge distanțe lungi pentru muncă vor economisi cel mai mult.

Companiile care folosesc UC pentru a trece de la o forță de muncă în persoană la una de la distanță vor reduce, de asemenea, costurile enorm. Cu aproximativ 25% din toate locurile de muncă profesionale din America de Nord fiind îndepărtate în 2022, beneficiile lucrului de acasă nu mai sunt un secret.

Costuri reduse de echipamente și întreținere

Cu comunicațiile unificate, companiile pot elimina nevoia de mai multe telefoane, faxuri și alte echipamente scumpe - reducând atât cheltuielile de capital, cât și cheltuielile operaționale.

Deoarece platformele UC sunt bazate pe cloud și sunt găzduite de furnizor, utilizatorii finali nu mai trebuie să plătească pentru costuri de întreținere, upgrade costisitoare de echipamente, apeluri la distanță lungă și consumul de energie. Membrii echipei își pot folosi chiar și dispozitivele existente, cum ar fi smartphone-urile și computerele desktop, pentru a-și accesa sistemul UC – așa că nu este nevoie să cumpere hardware nou.

Costuri IT reduse

Soluțiile de comunicare și colaborare unificate ajută companiile să reducă, de asemenea, costurile de asistență tehnică . Deoarece sistemele UCaaS oferă servicii gestionate, întreruperile de curent, timpul de întrerupere sau alte probleme tehnice sunt gestionate de furnizor. Acest lucru nu înseamnă doar o rezoluție mai rapidă, ci și elimină nevoia unui personal IT intern.

În plus, având în vedere că furnizorii UCaaS oferă și un timp de funcționare garantat SLA de cel puțin 99,9%, echipa ta va experimenta mult mai puține întreruperi ale serviciului.

Cu UC, toate serviciile de care are nevoie afacerea sunt gestionate pe o singură platformă, spre deosebire de un furnizor diferit pentru instrumente de colaborare, telefonie, managementul relațiilor cu clienții (CRM) etc. Acest lucru simplifică operațiunile și ușurează lucrurile pentru utilizatorii finali, reducând și mai mult IT cheltuieli.

Scalabilitate

Scalarea poate fi costisitoare, în special pentru întreprinderile mici și IMM-urile. Costurile inițiale pentru angajarea de noi lucrători, achiziționarea de noi echipamente, închirierea unui spațiu de birou mai mare etc. pot face ca creșterea să fie dificilă sau, mai rău, imposibilă.

Sistemele de comunicații unificate nu pot elimina toate costurile de scalare, desigur, dar pot elimina nevoia de noi echipamente și un spațiu fizic mai mare. Datorită naturii mobile a UC, companiile în creștere pot implementa integrarea cu autoservire, pot aduce propriile politici pentru dispozitive (BYOD) și pot lucra la distanță pentru a reduce drastic costurile de scalare.

3. Business Analytics

Analiza de afaceri este procesul de colectare și analiză a datelor despre clienți și angajați pentru a lua decizii de afaceri mai bune .

Există multe oportunități pentru companii de a folosi date pentru a-și îmbunătăți operațiunile și experiența clienților. Cu un sistem UC bazat pe cloud, cantități mari de date sunt colectate din mai multe surse, cum ar fi mesaje text, transcrieri ale întâlnirilor, apeluri vocale, comentarii pe rețelele sociale, istoricul achizițiilor, e-mailuri și multe altele. Aceste date sunt apoi analizate, adesea cu ajutorul inteligenței artificiale, procesării limbajului natural și învățării automate pentru a oferi informații utile.

Analiza de afaceri poate fi folosită pentru a îmbunătăți experiența clienților prin colectarea de date despre modul în care clienții interacționează cu produsele și/sau serviciile , astfel încât companiile să învețe unde pot fi aduse îmbunătățiri pentru a crește fidelizarea și fidelizarea clienților.

În mod similar, analiza predictivă (un tip de analiză de afaceri) poate fi utilizată pentru a prezice comportamentul clienților pe baza datelor istorice despre clienți similari (cum ar fi modelele lor de cumpărare). Pe măsură ce se colectează mai multe date, predicțiile devin din ce în ce mai precise, astfel încât companiile să poată adapta serviciile la baza lor unică de clienți. Majoritatea furnizorilor de UC pentru întreprinderi oferă analize predictive ca o funcție inclusă, supliment sau integrare.

Analiza de afaceri poate fi folosită și pentru a înăspri operațiunile. Analiza centrului de contact, de exemplu, va colecta date despre valori precum timpul mediu de gestionare, întrebările frecvente și numărul de apeluri pierdute. Aceste date vor genera informații despre locurile în care ar putea fi nevoie de mai multă pregătire a agenților, un sistem mai bun de autoservire pentru clienți sau optimizări de program.

4. Comunicare omnicanal fără întreruperi

Comunicațiile unificate conectează membrii echipei cu colegii și clienții lor pe mai multe canale, inclusiv apeluri vocale, apeluri video, mesaje SMS, chat în echipă/mesagerie instantanee și rețele sociale. Utilizatorii pot trimite mesaje oricui de pe orice dispozitiv cu o conexiune la internet, inclusiv computere desktop și dispozitive mobile precum smartphone-uri sau tablete. În plus, sistemele UC combină canale de comunicare, instrumente terțe și funcții suplimentare într-o singură interfață simplificată.

Acest serviciu omnicanal permite companiilor să comunice pe mai multe canale și unifică fără probleme toate comunicările. Fiecare angajat poate avea acces la istoricul conversațiilor cu clienții omnicanal, interacțiunile IVR, informații despre comandă și cont, mesaje vocale vizuale, note de la alți agenți și multe altele. Acest lucru permite servicii și asistență pentru clienți eficiente și personalizate și permite mai multor agenți să gestioneze aceeași cerere de asistență fără a-i obliga pe clienți să se repete.

5. Securitate și conformitate sporite

Securitatea și conformitatea puternice sunt necesare pentru a evita o încălcare a datelor potențial devastatoare și o pierdere ireparabilă a încrederii clienților.

Furnizorii de top UCaaS sunt transparenți cu privire la protecțiile de securitate care sunt incluse în sistemele lor.

Cele mai multe vor enumera niveluri de criptare, controale administrative, permisiuni etc., precum și standardele de securitate la care aderă furnizorul, cum ar fi SOC 2, GDPR sau HIPAA. Platformele UC foarte sigure vor monitoriza problemele și anomaliile comune de securitate VoIP în timp real, atenuând amenințările înainte ca acestea să provoace daune.

Multe platforme oferă, de asemenea, metode avansate de autentificare, cum ar fi autentificarea cu doi factori și biometria, care asigură că numai utilizatorii autorizați pot accesa informații sau aplicații sensibile. Aceste protocoale de securitate pot reduce, de asemenea, probabilitatea atacurilor din interior.

6. Experiență îmbunătățită a clienților

Experiența clienților – percepția clientului despre afacerea dvs. – se bazează în mare măsură pe calitatea și eficiența interacțiunilor lor cu afacerea dvs.

Acest lucru este adesea măsurat prin KPI, cum ar fi satisfacția clienților (CSAT), loialitatea clienților și Scorul Net Promoter (probabilitatea ca un client să recomande compania unui prieten sau membru al familiei).

Majoritatea sistemelor UC includ instrumente puternice pentru a ajuta la îmbunătățirea experienței clienților. De exemplu, sistemele de răspuns vocal interactiv (IVR) pot fi implementate pentru a rezolva mai rapid problemele clienților. Soluțiile de servicii omnicanal le permit clienților să contacteze canalul cu care se simt cel mai confortabil. În cele din urmă, analiza de afaceri permite mărcii să monitorizeze și să adapteze în mod continuu experiența clienților pentru a satisface cel mai bine nevoile fiecărui client în parte.

Odată cu creșterea cererii de platforme de colaborare în afaceri pentru a ajuta angajații să lucreze împreună mai eficient, împreună cu așteptările crescânde ale clienților, comunicațiile unificate au devenit soluția preferată de multe organizații care doresc să îmbunătățească nivelurile de productivitate, să sporească veniturile generale și să îmbunătățească experiența clienților.

Întrebări frecvente