Comunicare virtuală: provocări, lucruri de făcut, nu și instrumente de top

Odată cu izbucnirea pandemiei de coronavirus, comunicarea față în față a fost ștearsă deocamdată. Întâlnirile personale și conversațiile cu apă rece au fost rapid înlocuite cu instrumente de comunicare virtuală. Lucrul la distanță era în creștere înainte de pandemie, dar focarul de coronavirus a făcut-o să se accelereze complet.

Din cauza lipsei de comunicare în persoană, este vital ca afacerea dvs. să stăpânească platformele de comunicare la distanță. În acest articol, vom discuta tot ce trebuie să știți despre comunicarea virtuală, de la instrumentele în sine la eticheta pe care ar trebui să o urmați. Vom acoperi următoarele secțiuni în articol:

• Ce este Comunicarea Virtuală?
• Provocări de comunicare virtuală
• Comunicarea virtuală Ce trebuie și ce nu trebuie făcut
• Top instrumente de comunicare virtuală
• Întrebări frecvente

Ce este Comunicarea Virtuală?

Acest software permite oamenilor să comunice fără a fi în aceeași cameră. Acest lucru se realizează printr-o combinație de instrumente audio și video care permit comunicarea în timp real. Este posibil ca utilizarea acestor instrumente să fi crescut vertiginos din cauza COVID-19 , dar există de ani de zile. Pe măsură ce tehnologia continuă să avanseze, aceste instrumente au evoluat rapid.

Instrumente disponibile pentru comunicare virtuală

Instrumente de videoconferință — Aceste soluții sunt printre cele mai valoroase instrumente de comunicare virtuală de pe piață. Acestea vă permit să conduceți întâlniri live prin trimiterea audio și video între două puncte finale. Sunt un înlocuitor ușor pentru întâlnirile în persoană.

Software pentru chat în echipă — Aceste instrumente vă permit să trimiteți mesaje instantanee colegilor dvs. Sunt o opțiune excelentă pentru a pune întrebări rapide și pentru a ține pasul cu bătaia prietenoasă de la birou pe care s-ar putea să le lipsească din spațiile de lucru anterioare.

Instrumente de management de proiect — Acest software vă va ajuta să organizați, să delegați și să gestionați toate sarcinile legate de proiectele dvs. în derulare.

Sisteme telefonice VoIP pentru afaceri — Aceste platforme permit utilizatorilor să efectueze apeluri telefonice prin internet. În acest fel, angajații nu au nevoie să-și folosească telefoanele mobile personale pentru probleme de afaceri.

E- mail — E-mail-ul a fost proeminent suficient de mult încât nu are nevoie de o definiție. Dar este un atu vital în stiva de software de comunicații virtuale a oricărei companii.

Provocări de comunicare virtuală

Această tehnologie oferă un nivel semnificativ de confort atunci când interacțiunile în persoană pur și simplu nu sunt posibile. Dar doar pentru că sunt o a doua alegere bună, asta nu înseamnă că nu au provocările lor. Iată câteva obstacole pe care le puteți întâlni când utilizați acest software.

Lipsa limbajului corpului — Limbajul corpului este cheia comunicării. Cuvintele reprezintă doar o mică parte din mesajele pe care încercați să le transmiteți. De fapt, Business Know How afirmă că 93% din mesajul tău este non-verbal, cu 55% fiind limbajul corpului.

Acest lucru poate cauza în special o problemă dacă comunicați printr-un sistem de mesagerie instantanee, cum ar fi Slack. De exemplu, un manager poate trimite raportului său direct un mesaj simplu de o propoziție. Dar fără context suplimentar, cum ar fi limbajul corpului, mesajul poate fi interpretat greșit. Acea interpretare greșită ar putea duce la distrageri care pot diminua productivitatea angajaților.

Directorul și psihologul Humintell , dr. David Matsumoto, afirmă că această problemă provine din faptul că oamenii nu au evoluat pentru a face comunicare bidimensională. Suntem pur și simplu proiectați să funcționeze într-o lume tridimensională. Deci, oricât de mult devenim dependenți de tehnologie, mintea noastră pur și simplu nu se va adapta niciodată pe deplin la ea.

Comunicarea cu persoane din diferite fusuri orare — Aceasta este o problemă comună când vine vorba de comunicare la distanță, dar nu este unică pentru COVID-19. Există șanse să aveți angajați în diferite fusuri orare, indiferent dacă acestea sunt în aceeași țară sau pe tot globul. Aceasta înseamnă că, dacă trebuie să vă conectați cu unul dintre acești angajați, este posibil să aveți doar o scurtă fereastră de timp pentru a face o întâlnire.

Cultura companiei are de suferit — Pentru mulți angajați, aceștia vin pentru locul de muncă și rămân din cauza culturii înfloritoare a companiei. Dar dacă te bazezi complet pe comunicarea de la distanță, cultura companiei poate dispărea. În timpul pandemiei de COVID-19, companiile din întreaga lume au devenit creative cu happy hours virtuale și nopți de joc.

Dar, din păcate, există unele lucruri care nu sunt la fel de bune ca cele reale. Potrivit Clutch.co , 63% dintre angajați au petrecut mai puțin timp socialând cu colegii de la începutul pandemiei de COVID-19. Chiar și odată ce răspândirea virusului s-a diminuat, din ce în ce mai mulți angajați vor continua probabil să lucreze de la distanță. Asta înseamnă că cultura muncii va continua să sufere.

Lucrul de acasă are distragerile sale — Orice mediu de lucru vine cu distragerile sale. Dar dacă echipa ta folosește acest software de acasă, asta vine cu un nivel diferit de distragere a atenției.

Este ușor pentru angajați să ia o pauză care se transformă într-un pui de somn de o oră sau într-o sesiune de joacă cu câinele - fără a fi prezenți la birou, nimeni nu este acolo să-i tragă la răspundere. Distragerile de acasă se pot acumula rapid înainte de a nu se mai recupera după ele.

Potrivit KDSDK , 54% dintre americanii intervievați într-un sondaj au raportat mai multe distrageri care lucrează de acasă. 86% dintre respondenți declară, de asemenea, că au profitat de libertatea lor de a lucra de acasă. Incidente ca acestea sunt inevitabile atunci când echipa ta lucrează de acasă.

Conexiuni la internet instabile — biroul dvs. este probabil conectat la o conexiune la internet stabilă. Nu este cazul tuturor acasă. Unii oameni pot avea o conexiune slabă la internet din cauza regiunii în care locuiesc sau a cât de scump poate fi serviciul.

Din păcate, aceste instrumente se bazează complet pe conexiunea dvs. la internet. Așadar, o conexiune neregulată poate duce la întreruperi ale serviciului, ceea ce poate face ca membrii echipei să rămână în urmă.

Ce să faci și ce nu trebuie să faci în comunicarea virtuală

Aceste instrumente sunt un atu imens, atâta timp cât le folosiți în mod corect. Iată o listă de lucruri de făcut și de ce nu trebuie.

Definiți canale pentru fiecare tip de comunicare — Această tehnologie oferă un beneficiu imens echipelor, deoarece oferă o gamă largă de opțiuni pentru colaborarea cu colegii. Dar, în același timp, acest lucru poate fi copleșitor. Cu atât de multe căi de comunicare, este important să știi ce tip de conversație este potrivit pentru ce instrumente.

De aceea, ar fi înțelept să stabilim protocoale pentru soluții de comunicare specifice. De exemplu, o înregistrare rapidă este cea mai potrivită pentru instrumentul de mesagerie al echipei. Conversațiile mai lungi și aprofundate sunt cele mai potrivite pentru conferințe video .

Luați în considerare fusurile orare - Deoarece probabil aveți angajați împrăștiați în diferite fusuri orare, trebuie să aveți în vedere acest lucru atunci când vine vorba de comunicare. Nu trimite nimic urgent prin platforma de mesagerie a echipei, deoarece colegul tău poate să nu ajungă la ea ore întregi.

De asemenea, trebuie să fiți atenți la ce oră programați apelurile video conferințe. Încercați să găsiți o oră care să fie în intervalul orar de lucru pentru toate părțile la apel. Luați în considerare utilizarea acestui instrument pentru a vă ajuta să găsiți o oră de întâlnire care să funcționeze pentru dvs. și pentru colegii dvs. dintr-un alt fus orar.

Supracomunicați — Deoarece nu puteți citi limbajul corpului peste aceste instrumente, trebuie să supracompensați prin supracomunicare. Cu o conversație obișnuită în persoană, puteți evalua contextul complet al ceea ce o persoană încearcă să spună cu limbajul corpului. Evident, nu este cazul aici.

Asigurați-vă că comunicați prea mult cu colegii dvs., astfel încât să nu lăsați piatra neîntoarsă atunci când vine vorba de mesajul pe care încercați să-l transmiteți. Intrați în detalii amănunțite atunci când trimiteți un e-mail sau un mesaj instantaneu pentru a vă asigura că acoperiți fiecare detaliu.

Definiți și lucrați la cultura companiei dvs. — Cultura este un aspect cheie al oricărei companii. Deși este puțin mai dificil să faci asta de la distanță, este absolut posibil. Utilizarea instrumentelor de videoconferință este o modalitate excelentă de a face acest lucru. Utilizați instrumentul de videoconferință pentru evenimente virtuale. Puteți chiar să folosiți partajarea ecranului pentru a găzdui trivia virtuale. Asigurați-vă că platforma dvs. de mesagerie a echipei acceptă conversații mai răcoroase în spațiile adecvate pentru a construi relații între colegi.

Folosiți videoclipuri atunci când este posibil — munca la distanță poate fi izolatoare, iar această singurătate poate afecta negativ calitatea muncii echipei dvs. Cel mai bun mod de a combate acest lucru este să utilizați videoconferința în loc de apeluri telefonice, atunci când este posibil. Vederea colegilor vă va ajuta echipa să se simtă mult mai puțin singură decât înainte.

Nu programa întâlniri doar de dragul asta – În timp ce echipele virtuale anterior probabil au experimentat acest lucru înainte, termenul „Oboseală de zoom” a devenit proeminent în timpul crizei COVID-19.

BBC afirmă că angajații sunt epuizați de întâlnirile Zoom mai mult decât de întâlnirile în persoană, deoarece oamenii trebuie să muncească mai mult pentru a interpreta diverse indicii, expresii faciale și limbajul corpului - asta este obositor. Asigurați-vă că comunicați excesiv în întâlnirile dvs. online pentru a înțelege ideea și pentru a elimina nevoia de întâlniri inutile.

Nu măsurați productivitatea după cât de des comunică cineva — Oamenii comunică diferit online decât în ​​persoană, așa că nu le puteți reține asta. Doar pentru că cineva poate să nu participe foarte mult la întâlnirile virtuale nu înseamnă că nu excelează. Asigurați-vă că îi judeci numai după calitatea muncii lor.

Spuneți echipei dumneavoastră cum să vă contacteze — Acest lucru este deosebit de important pentru manageri. Dacă echipa ta este de la distanță, nu se poate trece la biroul tău pentru întrebări. Ca să nu mai spun că mulți oameni țin programe destul de sporadice dacă sunt la distanță. Trebuie să vă asigurați că echipa dumneavoastră știe când și cum să vă contacteze. Asigurați-vă că nu se apucă de paie atunci când vine vorba de a afla cum să vă ajungă. Dacă utilizați Slack sau Microsoft Teams, o opțiune excelentă ar fi să vă lăsați informațiile de contact în starea dvs.

Regândește-ți lista de invitații la întâlnire — Aceasta se referă la oboseala Zoom. Dacă cineva nu trebuie să participe la un apel, pur și simplu nu-l include. Asigurați-vă întotdeauna că verificați lista de invitații înainte de a o trimite.

Nu vă concentrați doar pe muncă — Atunci când lucrează într-un birou, companiile tind să organizeze ieșiri la companie în care colegii de serviciu ar putea să se relaționeze și să vorbească despre viața în afara serviciului. Echipele de la distanță înseamnă de obicei că angajații sunt împrăștiați în birouri diferite, așa că acest lucru nu este cu adevărat posibil. Dacă te concentrezi doar pe muncă, angajații se vor epuiza rapid. Așa că asigurați-vă că găsiți o modalitate de a invita conversații personale la serviciu, atunci când este cazul, pentru a combate acest lucru.

Top instrumente de comunicare virtuală

Dacă doriți să vă îmbunătățiți stiva de comunicare virtuală, luați în considerare implementarea acestor instrumente.

Mesaje în echipă — Slack

Slack este o opțiune excelentă pentru platforma de mesagerie a echipei tale. Cu acest instrument, puteți trimite mesaje directe sau de grup colegilor și puteți începe canale aplicabile subiectelor de lucru sau mai răcoritoare. Slack se mândrește cu peste 2.200 de integrări și chiar permite utilizatorilor săi să acceseze apelurile video sau vocale.

Iată câțiva profesioniști Slack de pe pagina sa de recenzii :

• Abilitatea de a fixa mesaje
• Oferă un loc sigur și securizat pentru a partaja date
• Capacitatea de a seta notificări și timpi pentru a nu deranja este utilă

Conferință video — Zoom

Zoom este un instrument ideal de utilizat pentru nevoile dvs. de videoconferință. Este un jucător binecunoscut în spațiu, deoarece a fost numit lider în Quadrantul Magic Gartner 2020 pentru soluții de întâlnire și lider în Quadrantul magic pentru UCaaS, la nivel mondial.

Oferă o experiență de întâlnire video consecventă, care oferă companiilor oportunitatea de a folosi întâlniri și chat, webinarii video, conferințe și multe altele.

Iată câțiva profesioniști Zoom de pe pagina sa de recenzii :

• A putea vedea cine este dezactivat este o caracteristică excelentă
• Integrarea sa PowerPoint este utilă
• Întâlnirile protejate cu parolă fac întâlnirile securizate

Management de proiect — Asana

Asana este o alegere excelentă pentru nevoile dvs. de management de proiect. Puteți vizualiza proiectele aflate în desfășurare dintr-o vedere panoramică sau puteți detalia sarcinile individuale ale fiecărui membru al echipei. Leagă toate aceste sarcini împreună cu peste 100 de integrări.

Iată câțiva profesioniști Asana de pe pagina sa de recenzii :

• Etichetarea proiectelor permite echipelor să rămână organizate
• Permiterea managerilor să stabilească termene limită stabilește linii directoare clare pentru echipe
• Instrument foarte flexibil

Telefon VoIP pentru afaceri — RingCentral

RingCentral este opțiunea ideală pentru nevoile dvs. de telefon VoIP. Această platformă oferă o experiență de comunicații unificate fără întreruperi , care include soluția sa de telefonie pentru afaceri. Oferă sunet HD fiabil, abilitatea de a inversa apelurile către orice dispozitiv și le puteți gestiona totul dintr-un portal de administrare.

Iată câțiva profesioniști RingCentral de pe pagina sa de recenzii :

• Apelul prin interfon este simplu de utilizat
• RingCentral este ușor de instalat
• Redirecționarea apelurilor este o caracteristică excelentă

E-mail — Gmail

Dacă sunteți în căutarea unei noi soluții de e-mail, Gmail este o opțiune excelentă. Este o platformă intuitivă și eficientă. Gmail oferă 15 GB spațiu de stocare, mai puțin spam și acces la dispozitivele mobile. Deoarece face parte din complexul G-suite bogat de la Google, puteți, de asemenea, să utilizați instrumente Google precum Google Meet și Google Docs din aceeași interfață.

Iată câțiva profesioniști Gmail de pe pagina sa G2:

• Gmail este incredibil de ușor de utilizat
• Google oferă funcții excelente, cum ar fi opțiunea de a cere, programarea e-mailului, filtrarea și amânarea
• Puteți conecta mai multe conturi sub o singură interfață

Concluzie: Stăpânirea comunicării virtuale vă va ajuta afacerea

Dacă pandemia de coronavirus a învățat ceva lumea afacerilor, asta este că lucrul la distanță este aici pentru a rămâne. Asta înseamnă că acest software nu merge nicăieri. Dacă afacerea dvs. trece înaintea curbei și învață ce se poate și ce nu, împreună cu stăpânirea provocărilor comunicării la distanță, vă veți găsi cu angajați mai fericiți. Angajații fericiți conduc la un loc de muncă prosper și de succes.

Dacă doriți să vă aplecați pe deplin în stilul de viață de lucru la distanță, aruncați o privire la lista noastră cu cele mai bune gadgeturi și accesorii pentru lucrul de acasă .