Ce este un număr de telefon virtual? Beneficiile sale și cum să obțineți unul

Întreprinderile mici care se extind pe noi piețe locale și globale fac acest lucru prin numere de telefon virtuale. Acestea oferă mai multă flexibilitate decât numerele de telefon tradiționale, deoarece nu există conexiune prin cablu.

Numerele de telefon virtuale, care sunt uneori numite numere de apelare interioară directă (DID), vă permit să ajungeți la clienți îndepărtați și să adăugați o prezență națională afacerii dvs., chiar dacă tocmai ați început să vă extindeți în afara pieței dvs. de origine.

Să aruncăm o privire la ce este un număr de telefon virtual, cum funcționează, beneficiile sale și de unde să obțineți unul.

• Ce este un număr de telefon virtual?
• Cum funcționează un număr de telefon virtual?
• Limitările numerelor de telefon tradiționale
• Beneficiile unui număr de telefon virtual
• Cum să obțineți un număr de telefon virtual
• 5 cei mai buni furnizori de numere de telefon virtuale
• Comparație între furnizori
• Întrebări frecvente privind numerele de telefon virtuale

Ce este un număr de telefon virtual?

Un număr de telefon virtual este un număr bazat pe cloud care permite accesul unei afaceri fără a depinde de rețelele fixe tradiționale. Numerele de telefon virtuale folosesc internetul pentru a se conecta la rețelele telefonice fără a fi nevoie de o linie sau un schimb tradițional. Există un hardware fizic foarte minim cu un număr de telefon virtual, așa că la apelurile primite se poate răspunde pe orice dispozitiv care se conectează la cloud.

Compania dvs. poate achiziționa câte numere de telefon virtuale are nevoie de la un furnizor de servicii VoIP pentru a ajunge la localnici din diferite piețe. Fiecare număr este gestionat cu ușurință prin software-ul VoIP, iar prefixele locale, 800 de coduri și numerele internaționale sunt toate atribuibile afacerii dvs. Software-ul permite, de asemenea, companiilor ca a dumneavoastră să accepte apeluri în funcție de cerințele afacerii.

Doriți să primiți apeluri după ora 17:00 pe Coasta de Est după ce programul de lucru al unui centru de apeluri s-a încheiat? Software-ul pentru numărul de telefon virtual direcționează automat apelurile de serviciu pentru clienți către centrele de apeluri de pe Coasta de Vest, care sunt deschise ulterior.

Cum funcționează un număr de telefon virtual?

Un număr de telefon virtual folosește internetul pentru a efectua apeluri telefonice. Nu necesită o cartelă SIM, acoperire în turnul celular sau adresă fizică pentru a efectua sau primi apeluri. Urmează aceleași reguli ca și numerele fixe tradiționale - numerele locale și naționale au 10 cifre, care include prefixul zonal, schimbul de trei cifre și numărul de abonat din patru cifre.

Pentru a utiliza un număr de telefon virtual, aveți nevoie de o conexiune rapidă la internet prin cablu, rețea LTE sau Wi-Fi și un dispozitiv precum desktop, laptop sau smartphone. Dacă conexiunea dvs. la internet nu este de încredere, calitatea apelurilor poate avea de suferit.

Nu este nevoie să fiți conectat la rețeaua de fire de cupru, ceea ce aduce cu sine taxe de distanță lungă, instalații costisitoare și cerințe de cablare.

Există patru tipuri principale de numere de telefon virtuale pe care companiile le folosesc.

• Numere vanitare – Acestea folosesc expresii alfanumerice atrăgătoare sau numere care vă ajută să vă amintiți marca.
• Numere gratuite – Acestea sunt numere naționale pe care clienții le folosesc pentru a ajunge la o marcă de oriunde, fără taxe de distanță lungă.
• Numere locale – Numerele de telefon locale folosesc anumite prefixe pentru a face o afacere să pară mai locală, chiar și atunci când este situată departe.
• Numere internaționale locale – Similar numerelor locale, numerele internaționale locale fac ca o afacere să pară locală pe piețele de peste mări.

Limitările numerelor de telefon tradiționale

Cu liniile PSTN tradiționale legate de fire, o companie trebuie să facă mult mai mult pentru a obține aceleași conexiuni pe care le-ar avea cu numerele de telefon virtuale. PSTN este limitat la un număr, o linie, astfel încât centrele de apel ar trebui să achiziționeze mai multe linii pentru ca agenții lor să primească apeluri telefonice.

Aceste numere sunt, de asemenea, conectate prin cablu, astfel încât companiile nu își pot distribui serviciile de apeluri de intrare în mai multe centre de apel folosind același număr de apel. Dacă aveți de gând să aveți un centru în Tuscon, AZ și un altul în Edison, NJ, va trebui să aveți numere specifice pentru apelurile efectuate către fiecare locație. Rețeaua PSTN este la nivel mondial și are o bază de instalare masivă, dar VoIP (Voice over Internet Protocol) elimină cătușele necesare necesității de hardware specific pentru conexiuni specifice.

Beneficiile unui număr de telefon virtual

Există mai multe beneficii unice pentru numerele de telefon virtuale. Pentru întreprinderile mai mici, aceste numere sunt adesea folosite atunci când proprietarul afacerii nu dorește să ofere date personale sau un număr personal. Numerele virtuale sună la orice telefon compatibil și majoritatea serviciilor permit chiar și mesaje text și mesagerie vocală.

Toate acestea sunt gestionate cu aceeași tehnologie de comutare de pachete care este utilizată cu alte servicii bazate pe internet. Nu este nevoie de întreținere a cablurilor telefonice și nu există circuite deschise de luat în considerare pe măsură ce se efectuează apelurile.

Există câteva alte motive pentru a lua în considerare numerele de telefon virtuale pentru o afacere mică.

Conectați locații comerciale cu un număr de telefon

Cu un număr de telefon virtual, mai multe locații de pe glob folosesc un singur număr centralizat pentru a răspunde la apeluri. Dacă un client dintr-un anumit fus orar are nevoie de ajutor, îl primește de la agenții din zona lor din lume. Utilizarea extensiilor cu numere virtuale este, de asemenea, posibilă, așa că, dacă un client are nevoie de ajutor mai specializat, este conectat la departamentul potrivit. Acest lucru se face chiar și atunci când centrul numărului inițial este situat la sute de mile distanță de extensie.

Acces la un bazin mai larg de talente

Nu există limitări fizice când vine vorba de deschiderea unui centru telefonic în întreaga lume cu numere de telefon virtuale. Aceasta înseamnă că sistemul dvs. de telefonie comercială conectează clienții cu agentul lor potrivit, indiferent de punctul de origine sau de locația agentului. Deoarece numerele virtuale sunt independente de hardware-ul tradițional PSTN și PBX, agenții care se află pe drum primesc apeluri pe smartphone-urile și laptopurile lor. Cu acest tip de conectivitate, clienții sunt ușor conectați cu agenți care i-au ajutat anterior.

Potrivirea punctului de origine cu un call center din zonă este, de asemenea, mult mai ușoară. Statele Unite și Canada sunt pline de dialecte regionale și centrele de apel locale care abordează cazurile locale facilitează înțelegerea nevoilor clienților de către agenți. Cu numerele virtuale locale, companiile pot potrivi cu ușurință anumite apeluri cu agenți care vorbesc dialectul sau argou. Chiar dacă sunt situate la sute de mile distanță, apelantul vede codul zonal și crede că apelul este direcționat local.

Primiți apeluri oriunde

Numerele de telefon virtuale oferă mai multă flexibilitate angajaților din afara biroului. De exemplu, dacă un recepționer trebuie să lucreze de la distanță, el sau ea primește în continuare orice apeluri direcționate către companie. Acest lucru se face prin intermediul aplicațiilor desktop sau mobile. Deoarece numerele virtuale vin cu software pentru gestionarea apelurilor, este ușor să utilizați redirecționarea sau rutarea apelurilor pentru a vă conecta cu alte departamente.

Unele software VoIP au funcționalitatea de a transfera apeluri de la dispozitiv la dispozitiv. Un apel primit pe un softphone este trimis rapid către un smartphone sau un telefon mobil atunci când angajatul trebuie să schimbe locația. Când un angajat are un apel invers programat, el sau ea își desfășoară treburile fără a fi nevoie să aștepte lângă telefon. Din cauza pandemiei de COVID-19, acest lucru a devenit important deoarece numerele de telefon virtuale le-au permis angajaților să primească apeluri de acasă, chiar și atunci când erau distanțați social.

Furnizați numere de apelare pentru piețele internaționale

Unele produse prosperă în străinătate, iar una dintre cele mai bune modalități de a vă extinde pe piețele străine este oferind clienților un număr local pentru a ajunge la organizația dvs. Numerele virtuale nu se limitează la codurile de zonă din SUA și la numerele 800. De asemenea, puteți achiziționa numere internaționale de la unii furnizori pentru ca clienții străini să vă contacteze.

Cu un număr de telefon virtual, este ușor să configurați un centru de apel într-o regiune precum Nova Scoția și să primiți apeluri de la clienți cu sediul pe piețe străine precum Italia. Apelantul nu va trebui să formeze distanțe lungi, iar centrul de apeluri direcționează aceste tipuri de apeluri către agenți care cunosc bine limba italiană. Pentru apelant, nu există nicio indicație că apelează în afara țării și veți oferi o experiență puternică de servicii pentru clienți celor care ajung la marca dvs. de pe piețele străine, fără a fi nevoie să deschideți centre de apel locale.

Deoarece această tehnologie direcționează toate apelurile către un singur număr, oferă o modalitate de a garanta că piețele internaționale au un număr de apelare localizat unde clienții ajung la afacerea și departamentul cu care trebuie să vorbească și să își rezolve problemele rapid. .

Măsurați performanța vânzărilor și marketingului

În marketing sau vânzări, trebuie să puteți urmări numărul de apeluri pe care le primiți, mai ales dacă primiți apeluri din mai multe campanii. Puteți asocia anumite numere de telefon cu campaniile de marketing, în loc să utilizați numărul dvs. de telefon principal și să măsurați eficient performanța și ratele de conversie ale acestor campanii.

Cu un număr de telefon virtual, este ușor să creezi succesul pe diferite piețe. De exemplu, dacă apelanții apelează mai des numărul dvs. din prefixul 515, acesta este un indicator că campania dvs. poate avea mai mulți apelanți din Des Moines. Poate că campania din acel oraș s-ar putea transfera bine într-o altă zonă pentru a crește vânzările.

Cum să obțineți un număr de telefon virtual

Indiferent dacă căutați un număr gratuit sau un număr local, majoritatea furnizorilor vă stabilesc numere de telefon virtuale de afaceri în timpul procesului de înscriere. În mod obișnuit, ei taxează pe linie telefonică, pe lună și port peste numere vechi la serviciul lor. Numerele vanity, gratuite și locale sunt toate disponibile prin intermediul furnizorilor de servicii de telefonie virtuală precum Grasshopper, RingCentral, GoToConnect, Nextiva și UniTel Voice.

Deși există servicii care oferă numere de telefon virtuale gratuite, acestea nu vor oferi opțiuni de apelare nelimitată sau posibilitatea de a vă conecta la mai mulți utilizatori. Când doriți ca apelurile clienților să fie direcționate către locul potrivit, fără restricții, un serviciu de abonament este calea de urmat.

5 cei mai buni furnizori de numere de telefon virtuale

Mai mulți furnizori oferă numere de telefon virtuale în planurile lor. În această secțiune următoare, vom arunca o privire la cinci care oferă numere gratuite, locale și vanity.

Nextiva

Nextiva oferă numere de telefon virtuale în fiecare stat. Aceasta include numerele gratuite pentru toate prefixele, vanitatea și opțiunile locale. Nextiva este un furnizor care oferă comunicații unificate proprietarilor de afaceri, iar funcții precum mesageria vocală virtuală și un operator automat sunt incluse în planurile lor. Potrivit site-ului lor, Nextiva este „cel mai mare furnizor local de numere de telefon virtuale de afaceri din țară”.

Nextiva are trei planuri de comunicare de afaceri care includ Basic, Pro și Enterprise. Fiecare dintre acestea este construită având în vedere comunicarea cu clienții și între membrii echipei. Nextiva face, de asemenea, relativ ușor portarea numerelor mai vechi în sistemul lor de telefon virtual.

Nextiva oferă clienților săi:

• Asistență 24/7 prin telefon, e-mail și chat live
• Aspect de apel partajat
• Mesaje vocale virtuale și asistent automat la pachet

RingCentral

RingCentral facilitează selectarea unui număr gratuit care are 800, 888, 877, 866, 855 sau 844 de prefixe. RingCentral are, de asemenea, o platformă UCaaS completă pentru utilizatorii săi, astfel încât aceștia să poată experimenta o suită completă de opțiuni de comunicare de afaceri.

În comparație cu Grasshopper, RingCentral are o structură care se potrivește cu majoritatea dimensiunilor de afaceri și există patru planuri de afaceri de selectat: Essentials, Standard, Premium și Ultimate.

RingCentral oferă clienților săi:

• Sute de integrări
• Mesaje vocale vizuale și mesagerie vocală către e-mail sau SMS
• Asistență 24/7 pentru planul standard și mai sus

Lăcustă

Grasshopper este un furnizor de VoIP care este conceput pentru antreprenori solo până la proprietarul de afaceri mijlocii. Vine cu funcții precum integrarea Gmail, mesajele text de afaceri, identificarea apelantului, transcrierea mesageriei vocale și, desigur, numere de telefon personalizate. Analiza noastră cuprinzătoare a prețurilor și planurilor Grasshopper a dezvăluit numeroasele motive pentru care aceasta este o alegere de top pentru întreprinderile mici.

Grasshopper oferă clienților săi:

• Transcrierea mesageriei vocale
• Fax virtual
• Integrare Gmail

GoToConnect

GoToConnect oferă de a alege din peste 200 de prefixe. Taxează la minut pentru apelurile primite pe numerele de afaceri virtuale, dar sunt disponibile și tarife lunare fixe. De asemenea, puteți cumpăra telefoane de pe site-ul lor.

Ele pot oferi clienților mai multe prefixe, inclusiv numere 800, 888, 877, 866, 855 sau 844. Pentru cei care doresc să treacă de la un sistem PSTN, sunt oferite și adaptoare telefonice analogice (ATA). Acestea permit telefoanelor tradiționale să funcționeze ca telefoanele VoIP.

GoToConnect oferă clienților săi:

• Jurnalele de apeluri individuale
• Filtru de apeluri de intrare pentru a bloca robocallers și spam
• Integrare Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) pentru a simplifica autentificarea utilizatorilor

UniTel Voice

UniTel Voice este un furnizor de servicii care acordă numere virtuale gratuite cu prefixele 800, 888, 877, 866, 855 și 844. De asemenea, permite accesul la 833 de numere, care au fost adăugate în 2017 de către FCC. UniTel diferențiază atunci când apelanții contactează prin numărul virtual de afaceri, prezentând numărul de intrare pe ecranul dispozitivului. De aici, este ușor să răspundeți sau să redirecționați apeluri.

UniTel Voice oferă clienților săi:

• Extensii nelimitate
• Transcrierea mesajului vocal la e-mail
• Voice Talent Studio pentru mesaje personalizate

Comparație între furnizori

Întrebări frecvente privind numerele de telefon virtuale

Mai jos, am răspuns la unele dintre cele mai frecvente întrebări frecvente despre numerele de telefon virtuale.