Importanța colaborării vizuale: cântărirea argumentelor pro și contra

Majoritatea muncii pe care le facem acum necesită un fel de colaborare și, datorită software-ului de colaborare în cloud, a atins niveluri complet noi de eficiență. Dar, având atât de multe instrumente și soluții din care să alegi, este greu să-ți faci echipa dedicată utilizării lor pe toate. O mulțime de instrumente pe care le avem la dispoziție rămân nefolosite. Videoconferințele sunt grozave pentru unii, dar o durere pentru alții.

Colaborarea vizuală începe să preia lumea afacerilor. Companiile de toate formele și dimensiunile profită de avantajele unice pe care le oferă colaborarea vizuală, de la reducerea costurilor până la asigurarea că afacerea dvs. este pe aceeași pagină cu proiecte, obiective și termene limită.

Videoclipul este doar o parte a colaborării vizuale, iar toată această umbrelă aduce un nivel cu totul nou de productivitate pe care majoritatea îl ratează. Colaborarea vizuală în general include instrumente precum tabla albă online și partajarea ecranului.

Dar, este timpul să schimbi peisajul afacerii tale, dacă nu ai făcut-o deja, la o experiență mai productivă și mai ușor de utilizat pentru toți cei din birou și din afara lor.

Ce este mai exact colaborarea vizuală?

Colaborarea vizuală nu este un lucru singular. Este o idee compusă din mai multe părți pentru a se asigura că întreprinderile lucrează împreună, indiferent de locație, pentru a îndeplini un obiectiv comun.

• Videoconferințele se concentrează pe realizarea conferințelor video și a conexiunilor la distanță cât mai fluide și cât mai atractive din punct de vedere vizual pentru angajatori și angajați. Mulți oameni lucrează de la distanță, așa că a avea ocazia să se conecteze cu oamenii și să pară că se află împreună în aceeași cameră este cheia pentru a-i face pe toți să se simtă mai mult ca o echipă. Confruntarea noastră de videoconferințe intră în detaliu despre trei soluții diferite pe care companiile le pot folosi, în funcție, desigur, de nevoile lor.
• Partajarea ecranului permite unui utilizator să arate altora exact ceea ce fac pe ecranul computerului în timp real. Gândiți-vă ce face Microsoft când întâmpinați o problemă cu computerul dvs. Ei o preiau și îi poți vedea cum rezolvă problema pe măsură ce merg. Acest lucru are avantaje uriașe pentru colaborare cu prezentări, instruire și chiar suport IT. Pentru mai multe beneficii pentru una dintre cele mai subestimate funcții de colaborare, consultați articolul nostru mai aprofundat despre partajarea ecranului.
• Partajarea de conținut permite utilizatorilor să utilizeze ajutoare vizuale în cadrul conferințelor pe bază de text sau chiar audio. Uită-te doar la Google Docs, mai mulți utilizatori pot edita și colabora la același document în același timp, în loc să discute modificările prin telefon și să trimită mai multe copii ale aceleiași schițe.
• Tablele digitale au existat mai mult decât v-ați imaginat. Ești milenar? Îți amintești prima dată când ai folosit o tablă inteligentă la școală? Asta este o tablă digitală. Ei folosesc un proiector conectat la un computer pentru a afișa documente, a viziona videoclipuri și a scrie cu un stylus special. Tablourile digitale nu se limitează la ecranele fizice din sălile de clasă și sălile de conferințe. Există și table digitale online. Iată o listă cu cele mai bune zece table online.

Beneficiile colaborării vizuale

Colaborarea vizuală poate aduce cu adevărat multe la masă. Fie că înseamnă întâlniri mai rapide sau economii de costuri pentru călătoria în diferite locații, diferite echipe vor găsi beneficii diferite.

Polycom crede ferm în prioritizarea acestei tehnologii pentru viitor. Recentul eveniment Polycom Executive Roundtable de săptămâna trecută a subliniat importanța ca monitoare 4k să devină norma la locul de muncă.

Numai conceptul simplu de tablă digitală poate aduce un mod cu totul nou de lucru pe care echipele nu l-au realizat niciodată înainte, iar partajarea ecranului poate transforma apelurile telefonice plictisitoare în sesiuni de colaborare vizuală. Să aruncăm o privire mai atentă la unele dintre beneficiile majore enumerate pe site-ul Polycom.

Creșteți eficiența întâlnirilor la distanță

În loc să piardă timpul călătorind la birou sau să se întâlnească într-o altă locație în afara biroului, doi oameni se pot conecta pur și simplu unul cu celălalt și se pot lansa direct în afaceri.

Costuri mai mici de călătorie ale întâlnirilor în persoană

În general, costă mult mai puțin să te concentrezi pe colaborarea vizuală atunci când trebuie să te întâlnești cu persoane din afara statului sau din alte țări. Dacă afacerea dvs. are un partener în Europa sau Asia și aveți nevoie să vă întâlniți în mod regulat, luarea de măsuri către colaborarea vizuală va reduce semnificativ costurile biletelor de avion, hoteluri și mașini.

Încorporarea colaborării vizuale în sarcinile zilnice

Uneori cuvintele nu sunt suficiente. Poate că ceea ce lipsește din powerpoint-ul tău este un slide unde te poți conecta direct la sursă. Ce se întâmplă dacă excursia unei școli la muzeu este anulată din cauza vremii nefavorabile? Asta înseamnă că copiii nu pot învăța?

Ce se întâmplă dacă ar putea contacta un ghid turistic fără a părăsi sala de clasă? Momente ca acestea pot schimba direcția întregului an, oferind studenților o oportunitate cât mai aproape de viața reală în fiecare zi, în loc să se uite doar la manual.

Activați și implicați mai mult forța de muncă de la distanță

Dacă un număr semnificativ de oameni lucrează de la distanță, s-ar putea simți mai izolați și mai puțin ca și cum ar fi parte a ceva mai mare, ceea ce poate fi foarte nemotivant. Atingerea forței dvs. de muncă de la distanță vă va asigura că sunt în fruntea muncii lor, că simt că fac parte dintr-o echipă și toată lumea este pe aceeași pagină.

Capturați și distribuiți rapid informații importante

Dacă afacerea ta vrea să vadă un produs în persoană, dar nu poate ieși din birou, nu vrei să te uiți la imagini de stoc toată ziua, să organizezi o videoconferință pentru a vedea produsul în lumea reală. Cu un monitor de înaltă calitate, veți simți ca și cum ați ține produsul în mâini.

Cum poate afacerea dvs. să o integreze cu succes?

Afacerile de toate tipurile pot integra colaborarea vizuală în viața lor de zi cu zi. Scopul colaborării vizuale este de a face ca tehnologia să funcționeze perfect pentru dvs. Folosirea lui nu ar trebui să pară altceva decât naturală. Iată câteva moduri în care afacerea dvs. poate integra colaborarea vizuală:

Mobilitate

Când este folosit cu un dispozitiv mobil, poți să fii în drum spre serviciu, acasă, în altă țară sau la cafenea din bloc și să fii în continuare conectat la tot ce se întâmplă la serviciu. Dacă sunteți în vacanță și există o criză completă în birou, vă puteți conecta la birou în câteva secunde și puteți remedia orice probleme înainte ca acestea să se agraveze.

Experiența utilizatorului

Colaborarea vizuală implică o tehnologie ușor de utilizat, cu o curbă mică de învățare, care permite oamenilor din toate domeniile să profite. Aceste noi tehnologii, cum ar fi tablele digitale, sunt concepute având în vedere utilizatorul. Butoanele sunt mai mari, ecranul tactil este mai sensibil, setările sunt ușor accesibile, iar integrările le fac să se simtă naturale.

Experiența utilizatorului a jucat un rol important în succesul recent al Avaya. Vedeți cum puteți încorpora oricare dintre viziunile Avaya asupra experienței utilizatorului citind articolul nostru despre platforma Equinox de la Avaya.

Câteva dezavantaje posibile

Colaborarea vizuală în general îmbunătățește locul de muncă în mai multe moduri decât cele menționate deja. Asta nu înseamnă că există unele dezavantaje în adoptarea noilor tehnologii pe care le vând companii precum Polycom.

Prețuri

O mare parte din această nouă tehnologie este pur și simplu scumpă. Unele dintre tehnologiile mai dezvoltate pot costa până la 50.000 USD. În afara întreprinderilor mari, este greu de imaginat că școlile și întreprinderile mici pot face loc în bugetele lor reduse pentru table digitale, monitoare 4k, internet de mare viteză și echipe IT.

Deși, o anumită tehnologie în cameră poate ajuta la menținerea costului scăzut pentru echipele mai mici, lucrurile bune merită să cheltuiți capitalul pentru. Aici, puteți citi un articol grozav despre motivul pentru care camerele grupate ar trebui să aibă o cameră 4k în ele.

De asemenea, poate costa o tonă de bani să instalați totul și apoi să îl păstrați întreținut. Aceste tehnologii sunt ușor de utilizat, dar nu și atunci când vine vorba de remedierea lor. Aceste lucruri trebuie să fie reținute înainte de a intra all in.

Nu există colțuri tăiate

Polycom a subliniat importanța calității video în timpul evenimentului Polycom Executive Roundtable pentru un motiv întemeiat. Ei spun, corect, că oamenii sunt animale vizuale, adică își vor aminti cât de bun sau rău este ceva în funcție de cum arată.

Nu există colțuri tăiate cu colaborarea vizuală. Dacă afacerea dvs. dorește să lase o impresie de durată asupra altor persoane, calitatea monitoarelor, camerelor și microfoanelor lor trebuie să facă persoana sau echipa de la celălalt capăt să creadă că se află în aceeași cameră cu tine. Acest lucru, desigur , înseamnă că există foarte puțin spațiu de operare în jurul costurilor ridicate.

Articolul nostru despre cele mai bune douăsprezece microfoane pentru orice sală de conferințe vă poate ajuta să luați o decizie cu privire la ceea ce se potrivește cel mai bine cu monitoarele și camerele dvs. video.

Luarea noastră

Utilizarea colaborării vizuale pentru afacerea dvs. va fi în curând un pas necesar și costisitor pentru a ține pasul cu concurența. Numai videoconferința ajută la creșterea productivității și eficienței la birou, lăsând în același timp o impresie vizuală de durată asupra angajaților, clienților și partenerilor tăi.

Este timpul să profitați de faptul că oamenii sunt animale vizuale, îmbunătățindu-vă infrastructura de comunicații de afaceri pentru a face conferința video mai naturală. Accentul pus pe camere poate fi văzut și în alte tehnologii.

Cele mai noi iPhone-uri sunt lăudate pentru camerele lor duale. O companie revizuiește telefonul strict ca cameră, pentru că asta este ceea ce majoritatea oamenilor își folosesc telefoanele deocamdată. Utilizatorii au distribuit până la 10 miliarde de videoclipuri pe Snapchat. Îmbunătățirea calității imaginilor și a filmelor va lăsa doar impresii de durată asupra oamenilor.

La fel ca noile iPhone-uri, colaborarea vizuală costă mai mult decât vrei să plătești. Dacă afacerea dvs. face frânturi, riscă să piardă factorul wow care vine cu tablele digitale, monitoarele 4k și camerele video puternice. Toate acestea sunt esențiale, conform Polycom, pentru a vă face afacerea în evidență. Dacă banii sunt acolo, luați în considerare includerea colaborării vizuale în biroul dvs.