Avantaje și dezavantaje VoIP: tot ce ar trebui să știți

Voice over Internet Protocol (VoIP) este o tehnologie de comunicare care transportă apeluri vocale și alte date de comunicare de afaceri prin Internet, spre deosebire de firele de cupru ale PSTN. Caracteristicile avansate ale VoIP, sunetul de înaltă calitate și economiile de costuri au făcut ca telefoanele fixe tradiționale să fie aproape învechite,

Furnizorii VoIP de astăzi oferă mult mai mult decât doar apeluri vocale. Funcționalități precum videoconferința, strategiile de rutare a apelurilor, răspunsul vocal interactiv și automatizările proceselor de afaceri au contribuit la transformarea VoIP într-o industrie de 20 de miliarde de dolari.

Ar trebui să treceți la telefonia virtuală? Descoperiți mai jos cele mai importante avantaje și dezavantaje VoIP.

Salt la ↓

• Avantajele VoIP
• Dezavantaje VoIP
• Ar trebui să treceți la VoIP?
• Prezentare generală a celor mai buni furnizori VoIP
• întrebări frecvente

Avantajele VoIP

Să începem cu avantajele VoIP:

• Costuri mai mici
• Portabilitate
• Calitate mai bună a vocii
• Caracteristici avansate
• Accesibilitate mai mare
• Securitate sporită
• Usor scalabil
• Suporta mai multe canale de comunicare

Costuri mai mici

Costurile de operare semnificativ mai mici sunt unul dintre cele mai mari și cele mai discutate beneficii ale VoIP.

Sistemele de telefonie vechi necesită hardware și echipamente scumpe, întreținere și upgrade-uri constante, un proces lung de configurare și instalare și o mulțime de taxe ascunse.

Orice afacere care trece la VoIP va economisi 49-69% din costurile lunare de comunicare.

Cum?

În primul rând, liniile telefonice vechi (PSTN) costă aproximativ 40 USD pe linie, în timp ce o linie VoIP de afaceri costă aproximativ jumătate.

În plus, sistemele telefonice tradiționale adaugă, în general, tarife pe minut pentru apelurile la distanță lungă.

Cu sistemele VoIP, apelurile gratuite nelimitate în SUA și Canada sunt standard. În plus, apelurile internaționale sunt adesea disponibile în pachete de minute cu plata pe măsură sau în planuri lunare nelimitate. Companiile care fac apeluri internaționale regulate vor putea economisi și mai mult trecând la VoIP.

În timp ce sistemele telefonice tradiționale necesită ca utilizatorul final să plătească pentru întreținerea internă costisitoare, furnizorii de VoIP sunt responsabili pentru actualizarea, monitorizarea și întreținerea software-ului în afara site-ului în cloud. Acest lucru înseamnă că VoIP are costuri de întreținere mici sau deloc și funcționează cu desktop-ul și echipamentele mobile existente.

Deși unele companii aleg să achiziționeze hardware VoIP, cum ar fi căști, telefoane IP de birou sau difuzoare, tot ce aveți nevoie pentru a opera un sistem telefonic VoIP este o conexiune la Internet funcțională, cu lățime de bandă suficientă, un cablu Ethernet și/sau o conexiune fără fir.

În cele din urmă, sistemele telefonice tradiționale PBX vin cu foarte puține funcții (posta vocală, identificarea apelantului, apel în așteptare, apel tridirecțional) care impun companiilor să achiziționeze software separat pentru a accesa mesaje text de afaceri, conferințe web și IVR.

Pe de altă parte, soluțiile Business VoIP și UCaaS oferă o multitudine de caracteristici avansate de comunicare fără costuri suplimentare.

Portabilitate

Portabilitatea este un alt avantaj al VoIP, în special pentru echipele de la distanță, hibride sau foarte mobile.

Deoarece VoIP funcționează online, utilizatorii își pot accesa sistemele telefonice de oriunde cu o conexiune la Internet funcțională – afaceri ideale cu lucrători în zonele și locațiile orare. VoIP funcționează, de asemenea, cu orice desktop sau dispozitiv mobil compatibil cu internet, oferind aplicații iOS sau Android, apeluri bazate pe browser web și o interfață softphone.

VoIP menține echipele, directorii și clienții conectați, indiferent unde se află, permițând acces instantaneu 24/7 la contacte, fișiere și funcții.

Mulți furnizori de VoIP includ, de asemenea, spații robuste de colaborare în echipă pentru chat video, mesagerie instantanee, partajare și coeditare de fișiere și instrumente de tablă albă pentru o idee perfectă.

Trecerea la VoIP ajută la satisfacerea nevoilor forței de muncă aflate la distanță și aflate în mișcare, reducând și mai mult costurile de operare, fără a sacrifica comunicarea.

Calitate mai bună a vocii

În primele zile ale VoIP, telefoanele fixe analogice încă ofereau o calitate mai ridicată a apelurilor și un serviciu de telefonie mai fiabil.

Cu toate acestea, în ultimii zece ani, calitatea apelurilor VoIP a avansat datorită vocii HD, punctelor globale de prezență, parteneriatelor cu operatorii de nivel 1 și ajustării automate a lățimii de bandă.

Acum, tehnologia VoIP oferă apeluri mai consistente, de calitate superioară decât liniile fixe, cu un timp de funcționare garantat prin SLA de cel puțin 99,9%.

Calitatea vocii și alte probleme comune VoIP se datorează, de obicei, unei conexiuni slabe la internet. Probleme precum sunetul întrerupt, fluctuația și latența sunt adesea cauzate de lățimea de bandă supraîncărcată și pot fi rezolvate printr-o actualizare la internet de viteză mai mare de cel puțin 5-25 Mbps.

Caracteristici avansate

Funcții VoIP noi, impresionante, concepute pentru a eficientiza fluxurile de lucru și pentru a îmbunătăți experiența clienților, sunt mereu în curs de dezvoltare – cu inteligența artificială (AI) și învățarea automată luând conducerea în ultimii ani.

De exemplu, analiza sentimentului apelurilor live utilizează recunoașterea vorbirii și procesarea limbajului natural (NLP) pentru a scana toate apelurile de intrare și de ieșire pentru cuvinte cheie și expresii care indică un sentiment pozitiv, negativ sau neutru al clienților. Managerii pot revizui toate activitățile centrului de apeluri în timp real, evaluând cozile de apeluri, eficiența agenților, ratele de satisfacție a clienților pentru a optimiza și mai mult strategiile de comunicare de afaceri. Furnizorii de afaceri VoIP și CCaaS, cum ar fi Dialpad și Nextiva, oferă această caracteristică.

Un alt exemplu grozav este Asistentul virtual Vonage AI, care acționează ca recepționer digital. Asistentul virtual poate răspunde la toate apelurile primite, poate conversa cu apelanții utilizând IA conversațională, poate oferi soluții relevante, poate oferi opțiuni de meniu și poate redirecționa apelurile – totul fără a implica un agent live.

Acestea sunt doar două exemple ale multor funcții VoIP de ultimă oră, concepute pentru a face afacerile mai eficiente și mai productive. Ca să nu mai vorbim de caracteristicile VoIP standard care sunt rareori (dacă vreodată) disponibile cu liniile fixe, cum ar fi meniurile IVR, rutarea apelurilor, redirecționarea apelurilor, chat video, mesaje SMS/MMS, efax, apel conferință și multe altele. Accesul la funcții avansate nu este doar ceva plăcut de avut – este ceva pe care clienții se așteaptă, stimulează creșterea afacerii și economisește timp și bani echipei.

Accesibilitate mai mare

Deoarece VoIP este wireless și portabil, este mult mai accesibil decât telefonia tradițională de afaceri.

Acest lucru le permite managerilor să-și extindă grupul de angajări în afara locației fizice a companiei și să se conecteze cu angajații de la distanță, indiferent de locație. Acest nivel de diversitate geografică face ca serviciile și asistența pentru clienți 24/7 să fie fezabile și accesibile – și îi mulțumește pe angajați. Mulți furnizori VoIP oferă, de asemenea, funcții de traducere live și asistență în mai multe limbi, astfel încât colegii să poată comunica peste barierele lingvistice.

Securitate sporită

Deși securitatea VoIP a avut un început dur, furnizorii de astăzi oferă monitorizare de la distanță la nivel înalt cu alerte de securitate în timp real și control al accesului.

VoIP a devenit la fel, dacă nu mai sigur decât liniile fixe tradiționale, datorită caracteristicilor de securitate precum:

• Autentificare în doi factori (2FA)
• Blocarea spam-ului
• Prevenirea fraudei
• Monitorizare retea 24/7/265
• Conformitate HIPAA, GDPR, SOC 3 Tip 3, HITECH, PCI
• Criptare end-to-end (E2EE)
• Backup automat de date
• Săli de așteptare pentru întâlniri, controale ale gazdei întâlnirilor
• Blocarea apelurilor
• Notificări live de securitate și raportare

Usor scalabil

Sistemele de telefonie PBX tradiționale sunt dificil și costisitoare de scalat. Adăugarea unei noi linii telefonice moștenite sau a unei locații de birou necesită achiziționarea nu numai de linii suplimentare de la furnizorul de rețea telefonică, ci și de noi hardware, cablaje și chiar mufe telefonice.

VoIP, pe de altă parte, este cunoscut pentru scalabilitatea sa rapidă și ușoară. Liniile suplimentare – și locurile de utilizator – pot fi adăugate online instantaneu, cumpărând doar noul număr de telefon – nu este nevoie de configurare sau cablare complexă.

În plus, utilizatorii pot alege dintre mai multe numere de telefon virtuale VoIP, inclusiv opțiuni locale, internaționale, fără taxă și vanity.

Funcții suplimentare, cum ar fi spațiu de stocare suplimentar, noi canale de comunicare, felicitări înregistrate profesional și multe altele, pot fi adăugate prin extinderea la un plan de nivel superior sau achiziționate individual, după cum este necesar, la carte.

Acest nivel de scalabilitate este ideal în special pentru companiile mai noi sau echipele care au nevoie de un sistem telefonic de afaceri foarte personalizat.

Suporta mai multe canale de comunicare

Deși comunicarea vocală este încă o modalitate populară de a comunica cu companiile, millennials și clienții generației Z aleg din ce în ce mai mult să comunice cu companiile prin text, e-mail, chat live și social media – niciunul dintre acestea nu este acceptat de sistemele telefonice tradiționale. Consumatorii de astăzi se așteaptă să poată intra în legătură cu companiile pe cel puțin 3 canale.

Cu Business VoIP și platformele omnicanal, utilizatorii pot comunica cu clienții pe mai multe canale, pot schimba canalele în mijlocul unei conversații și pot accesa informațiile despre clienți și istoricul comunicării în orice moment. Acest lucru împiedică clienții să se repete și accelerează ratele de rezoluție.

Dezavantaje VoIP

Acum să aruncăm o privire asupra dezavantajelor sistemelor VoIP:

• Necesită o conexiune bună la internet
• Necesita alimentare continuă
• Latență și agitație
• Nu acceptă apeluri de urgență

Necesită o conexiune bună la internet

Cel mai mare dezavantaj al telefoniei virtuale este că necesită un router VoIP de înaltă calitate și o conexiune de încredere la Internet. Cel puțin 5-25 Mbps este recomandat pentru apelurile VoIP, precum și pentru alte funcții, cum ar fi conferința video. Din fericire, costul serviciului de internet a scăzut pe măsură ce viteza conexiunii în bandă largă crește. Costurile inițiale de configurare pentru serviciul de internet sunt, de asemenea, mult mai mici decât cele ale unui sistem PBX pe telefon fix.

Necesita alimentare continuă

Deoarece VoIP funcționează prin Internet, este necesară o sursă de alimentare continuă și neîntreruptă.

În timp ce telefoanele fixe, care funcționează pe fire de cupru, vor rămâne stabile în timpul unei pene de curent sau în caz de urgență, telefoanele VoIP nu vor rămâne. Utilizatorii VoIP trebuie să aleagă între întreruperea completă a afacerii lor până la restabilirea energiei sau să investească într-o sursă de alimentare de rezervă scumpă, oarecum voluminoasă.

Latență și agitație

VoIP funcționează prin trimiterea de pachete mici de date prin Internet și apoi reasamblarea acestor pachete la adresa lor IP de destinație/destinatar.

Pierderea pachetelor are loc atunci când aceste pachete de date nu reușesc să ajungă la destinație, ducând la oprirea apelurilor. Jitter-ul apare atunci când pachetele ajung la destinație, dar ajung în ordine greșită, rezultând apeluri neinteligibile.

Jitter-ul și pierderea de pachete sunt de obicei rezultatul congestiei rețelei. Caracteristici de calitate a serviciului (QoS) pentru a proteja fluxurile de pachete care transportă date VoIP.

Latența este o întârziere între momentul în care vorbești și persoana de la celălalt capăt al firului aude ceea ce spui. Latența poate fi remediată, de obicei, asigurându-vă că dispozitivele au cele mai recente actualizări instalate și că hardware-ul utilizat (căști, telefoane IP etc.) este recomandat și acceptat de furnizorul VoIP.

Nu acceptă apeluri de urgență

Sistemul de urgență 911 a fost creat când liniile fixe erau singura opțiune, iar sistemul este construit pentru sistemele tradiționale de telefonie.

Numerele de telefon fix sunt asociate cu o adresă fizică, iar dispozitivele nu sunt portabile, așa că este ușor pentru serviciile de urgență să cunoască locația unei persoane care sună la 911 de pe un telefon fix, chiar dacă nu poate comunica locația lor.

În schimb, serviciul VoIP este conceput pentru a fi mobil și portabil, astfel încât apelantul nu va fi neapărat localizat la „adresa de facturare” în momentul unui apel de urgență. Când adăugați faptul că VoIP devine inoperabil în caz de pană de curent, conectarea la servicii în caz de urgență devine complicată. Chiar și cu telefoanele mobile, serviciile de urgență au fost nevoite să folosească GPS-ul pentru a localiza apelanții.

Multe companii VoIP oferă un serviciu numit Enhanced 911, sau E911, care permite utilizatorilor să furnizeze o adresă fizică serviciilor de urgență pentru fiecare număr VoIP.

Deși acest lucru nu rezolvă problemele locațiilor multiple/incorecte sau o pierdere de putere, este mai bine decât nimic.

Next Generation 911 (NG911) este un plan de servicii de urgență bazat pe IP, implementat în prezent în unele părți din SUA și Canada. NG911 utilizează WiFi, bluetooth și alte sisteme de informații geografice pentru a localiza apelanții, permițând publicului să trimită informații prin voce, text și video.

Ar trebui să treceți la VoIP?

Dacă ați citit până aici și încă nu sunteți convins să faceți schimbarea, luați în considerare că sistemele de telefonie cu fir de cupru vor deveni în curând învechite.

VoIP are puține dezavantaje – iar cele care rămân sunt remediate rapid – în timp ce beneficiile sale continuă să crească și să evolueze odată cu nevoile clienților și ale afacerii.

Pentru persoane fizice, startup-uri, întreprinderi mici, întreprinderi, centre de apeluri și, într-adevăr, orice afacere care face apeluri telefonice sau are comunicații de afaceri, VoIP este calea de urmat. Este doar o întrebare care furnizor de servicii VoIP va satisface cel mai bine nevoile dvs. de afaceri.

Prezentare generală a celor mai buni furnizori VoIP

Iată o prezentare rapidă a furnizorilor de top VoIP.

Întrebări frecvente

Mai jos, am răspuns la câteva întrebări despre avantajele și dezavantajele VoIP.