10 beneficii ale VoIP pentru companii în 2023

În timp ce multe companii se bazează în continuare pe liniile telefonice tradiționale, o cantitate din ce în ce mai mare utilizează sisteme Voice Over Internet Protocol (VoIP) pentru a comunica datorită flexibilității sporite, caracteristicilor puternice de apelare și tarifelor de apeluri interne și internaționale favorabile. Acestea sunt doar câteva dintre numeroasele beneficii VoIP pe care le vom explora în acest ghid.

De exemplu, companiile care efectuează apeluri internaționale ar acumula o factură uriașă de telefon folosind liniile telefonice tradiționale. Deoarece folosesc o conexiune la internet, cele mai bune sisteme VoIP pot fi, de asemenea, utilizate oriunde, ajutând la conectarea echipelor de la distanță și hibride.

Beneficiile VoIP sunt atât de clare, încât sunt utilizate în prezent de aproape o treime din companiile din SUA, conform celor mai recente statistici VoIP . Schimbarea este și mai dramatică în societatea mai largă, datele recente ale Centrului Național pentru Sănătate dezvăluind că 73% dintre americanii adulți nu mai au un telefon fix la domiciliu!

Sistemele VoIP au unele dezavantaje minore , dar beneficiile lor depășesc cu mult dezavantajele lor, în special pentru afacerile moderne. Dacă încă nu ați explorat caracteristicile și avantajele bogate ale VoIP, atunci haideți să aruncăm o privire mai atentă la motivul pentru care VoIP este esențial pentru afaceri astăzi și cum să alegeți furnizorul potrivit.

Ce este VoIP? O definiție simplă

Voice Over Internet Protocol (VoIP) este o tehnologie de comunicare care vă permite să efectuați apeluri prin internet. Când comparați telefoanele VoIP cu telefoanele fixe , vedeți că, în timp ce acestea din urmă se bazează pe o rețea fizică de fire de cupru, sistemele VoIP bazate pe cloud pot fi folosite oriunde cu conexiuni stabile la internet. De asemenea, sunt compatibile cu o gamă largă de alte sisteme de afaceri, cum ar fi conferințele web și software-ul CRM pentru întreprinderi mici .

Tehnologia VoIP vine în două forme principale: telefoane de birou și telefoane soft. Telefoanele de birou VoIP sunt telefoane fizice, cu aspect tradițional, care se conectează la software VoIP, iar telefoanele software sunt aplicații software care pot rula pe mai multe dispozitive, cum ar fi telefoane mobile, tablete, computere desktop și laptopuri.

Beneficiile VoIP: 10 avantaje pentru afacerea dvs

Mai jos, explorăm 10 avantaje majore pe care sistemele VoIP le pot aduce afacerilor în 2023.

1. Gazdă apeluri conferință

Liniile telefonice tradiționale sunt destul de limitate când vine vorba de apeluri conferință și acest lucru se poate dovedi a fi o problemă pentru mulți proprietari de afaceri. Când utilizați servicii VoIP, puteți include câte persoane doriți în apelul dvs. de conferință, atâta timp cât viteza dvs. de internet este suficientă pentru a transfera toate datele vocale. Tehnologia VoIP este constant dezvoltată și îmbunătățită, astfel încât toate pachetele de voce sunt comprimate și transferate eficient pentru a îmbunătăți calitatea conexiunii și a apelurilor.

2. Reduceți-vă costurile

Dacă nu utilizați VoIP în acest moment, probabil că utilizați linii telefonice tradiționale care există de zeci de ani. În această situație ajungi să plătești pentru fiecare minut petrecut vorbind la telefon, ceea ce înseamnă că factura ta lunară poate fi foarte mare, mai ales dacă faci în mod regulat apeluri internaționale. Situația cu VoIP este complet diferită, iar costurile tale vor fi reduse semnificativ. Centralele telefonice moderne sunt bazate pe cloud și sunt mult mai ieftin de rulat.

Pentru a beneficia de serviciile VoIP trebuie doar să ai o conexiune la Internet de înaltă calitate, de preferat ADSL. În acest fel, vă veți putea bucura de o calitate excelentă a vocii, de fiabilitatea apelurilor, iar costul lunar va fi o sumă fixă. Potrivit statisticilor, întreprinderile mici care trec la VoIP reduc costul costurilor locale cu până la 40% și economisesc până la 90% la apelurile internaționale.

3. Utilizarea lățimii de bandă

Optimizarea planului VoIP în funcție de nevoile dvs. poate fi puțin dificilă la început, dar dacă furnizorul dvs. vă oferă statistici detaliate despre utilizarea lunară a datelor, atunci procesul va fi mult mai ușor. Ceea ce este grozav la serviciile VoIP este că puteți vedea fiecare detaliu mic care vă poate ajuta să optimizați apelurile de intrare/ieșire pentru a obține cel mai bun raport calitate-preț.

4. Software și hardware la prețuri accesibile

VoIP elimină complet nevoia de linii telefonice scumpe, seturi telefonice și alte componente hardware care pot crește costul inițial al comunicării companiei dvs. la mii de dolari.

În afară de software-ul VoIP, tot ce aveți nevoie este o conexiune bună la internet, un computer, o placă de sunet, un microfon și difuzoare sau căști - lucruri destul de comune pentru fiecare birou din întreaga lume. Majoritatea pachetelor VoIP sunt, de asemenea, foarte rezonabile, cu prețuri variind de la aproximativ 10 USD la 30 USD per utilizator, pe lună , în funcție de nevoile și circumstanțele afacerii dvs.

Aflați mai multe despre cât costă sistemele VoIP.

5. O gamă largă de caracteristici excelente

Caracteristicile care vin cu serviciile VoIP sunt mult mai bune decât cele oferite de liniile telefonice tradiționale. Veți avea mai multă flexibilitate în ceea ce privește gestionarea apelurilor, precum și veți beneficia de avantaje suplimentare, cum ar fi mesageria vocală, numere extra-virtuale, liste de contacte, ID-uri apelant etc. Iată câteva dintre avantajele mai specifice pe care le veți avea oportunitatea de a vă bucura atunci când utilizați soluții VoIP pentru afacerea dvs.:

Rutarea apelurilor VoIP

Dacă trebuie să preluați adesea apeluri importante, atunci de ce să riscați să le ratați? Datorită „Find Me Call Routing” oferit de majoritatea furnizorilor de servicii VoIP, apelantul va fi transferat prin mai multe numere înainte de a fi trimis la mesageria vocală. De exemplu, el va suna de două ori pe telefonul tău mobil, de două ori pe telefonul tău de la birou și în final de două ori pe telefonul tău de acasă înainte de a fi trimis la mesageria vocală.

Muzică de păstrare personalizată

O altă caracteristică excelentă de care profită multe companii este „Muzică în așteptare”. A aștepta ca apelul tău să primească răspuns poate fi foarte plictisitor și plictisitor, așa că de ce să nu condimentezi acest proces cu puțină muzică? Sistemele VoIP moderne vă permit să adăugați melodii unice și relaxante fiecărui apelant pus în așteptare.

6. Comunicare eficientă între lucrătorii de la distanță

Spre deosebire de telefoanele fixe, sistemul VoIP permite angajaților să lucreze oriunde cu o conexiune la internet stabilă. Această flexibilitate face ca tehnologia să fie alegerea perfectă pentru companiile care gestionează echipe de la distanță și hibride. Pe lângă funcțiile de apelare de bază, majoritatea sistemelor VoIP oferă și funcții de colaborare versatile, cum ar fi partajarea documentelor și gestionarea sarcinilor, oferind lucrătorilor mai multe moduri de a comunica și de a transmite informații.

Sistemele VoIP creează informații bazate pe date și în timp real, permițând managerilor să monitorizeze productivitatea lucrătorilor de la distanță. Acest lucru ajută companiile să depășească obstacolele legate de productivitate mult mai ușor decât dacă s-ar baza pe sisteme de telefonie moștenite mai puțin experte în tehnologie.

7. Scalabilitate de afaceri

Dacă afacerea dvs. speră să se extindă în viitor, sistemele VoIP sunt perfect echipate cu scalare alături de afacerea dvs. Majoritatea furnizorilor oferă pachete modulare, personalizabile, care pot fi ajustate pentru a răspunde nevoilor dumneavoastră specifice. Mai mult, dacă echipa dvs. se extinde și aveți nevoie de servicii diferite în viitor, puteți, de asemenea, să faceți upgrade pentru a planifica cu o selecție mai mare de funcții și limite de utilizatori mai generoase.

Acest lucru oferă telefoanelor soft VoIP un avantaj imens față de sistemele de telefonie fixă ​​pentru companiile în creștere, deoarece este mai costisitor să extindeți dispozitivele hardware și poate exista o limită a numărului de cabluri telefonice pe care sediul dvs. poate instala.

8. Calitatea vocii

În timp ce liniile fixe oferă o calitate ușor superioară a apelurilor sistemelor VoIP, nu există aproape nimic în ele. Calitatea vocii VoIP depinde de puterea conexiunii dvs. la internet, așa că atâta timp cât rețeaua este fiabilă, nu veți avea de ce să vă faceți griji.

Unii furnizori de VoIP sunt mai buni decât alții când vine vorba de acest aspect, așa că, dacă aveți o calitate a sunetului clară, vă recomandăm să alegeți un sistem de vârf precum RingCentral sau GoTo Connect.

9. Portabilitate

Un alt avantaj cheie al sistemelor VoIP este flexibilitatea acestora. În comparație cu telefoanele fixe care sunt limitate la o anumită locație, tehnologia VoIP este complet portabilă, deoarece poate fi utilizată pe o gamă largă de dispozitive de afaceri.

Acest lucru permite angajaților să transporte tehnologia oriunde aleg, fie că este vorba de birou, casă sau altă locație flexibilă de lucru. Nu numai că este un avantaj clar pentru echipele de la distanță și hibride, ci este și o victorie pentru lucrătorii care călătoresc mult și desfășoară întâlniri de afaceri din mai multe locații.

10. Securitate

Pe măsură ce atacurile cibernetice, cum ar fi încălcarea datelor și programele malware, devin tot mai comune, securitatea devine o prioritate de top pentru companiile care doresc să evite amenințările. În timp ce internetul este mai predispus la riscuri de securitate decât liniile fixe, serviciile VoIP pot fi la fel de sigure ca sistemele vechi, atâta timp cât alegeți un furnizor cu măsuri de securitate adecvate.

De exemplu, majoritatea furnizorilor VoIP implementează o serie de mecanisme de securitate, cum ar fi autentificarea cu mai mulți factori, permisiunile utilizatorului și criptarea apelurilor. Dacă doriți să faceți eforturi suplimentare, vă recomandăm furnizori precum Google Voice și 8×8, deoarece oferă garanții avansate, cum ar fi reguli stricte pentru parole și certificări de conformitate. Alegând un furnizor securizat, puteți beneficia de avantajele sistemelor VoIP, având în același timp liniște completă.

Consultați ghidul nostru complet pentru securitatea VoIP pentru a afla mai multe.

Cum să alegi un furnizor VoIP pentru afacerea ta

Dacă doriți să testați singur avantajele VoIP, există o mulțime de furnizori de calitate din care puteți alege. Cu toate acestea, iată câteva considerații de luat înainte de a vă angaja la un serviciu:

• Care este bugetul meu? Sistemele VoIP sunt mult mai accesibile decât sistemele vechi, dar unele sunt mai rentabile decât altele. Înainte de a merge mai departe cu o soluție, asigurați-vă că aceasta corespunde bugetului afacerii dvs. Nu luați în considerare doar prețurile lunare. Urmăriți costurile ascunse, taxele de pornire și costurile de instalare, pentru a obține o imagine de ansamblu completă a cât ar putea costa afacerile dvs.
• Cât de mare este echipa mea? Planurile VoIP diferite vor avea limite de utilizator diferite. Așadar, va trebui să selectați planuri care să conducă la dimensiunea afacerii dvs. În plus, dacă echipa ta este probabil să se extindă în timp, îți recomandăm, de asemenea, să optezi pentru pachete scalabile și cele cu funcții puternice de onboarding și training.
• De ce capabilități VoIP am nevoie? În timp ce majoritatea furnizorilor de VoIP oferă capabilități similare, seturile de caracteristici vor varia în funcție de fiecare sistem. De exemplu, în timp ce unii pot acorda prioritate funcțiilor de comunicare in-bound, cum ar fi coada de apeluri și grupurile de apel, alții pot oferi instrumente de colaborare mai puternice. Lucrați înapoi, stabilind ce caracteristici necesită afacerea dvs. înainte de a alege un furnizor care reflectă aceste nevoi.
• Am nevoie de hardware? Telefoanele software VoIP nu vor fi suficiente pentru toate companiile. Dacă afacerea dvs. gestionează volume mari de apeluri și necesită o calitate superioară a apelurilor, poate fi o idee mai bună să optați pentru unul dintre cele mai bune telefoane VoIP . Pentru companiile rămase – în special cele cu politici flexibile – aplicațiile VoIP softphone vor fi probabil mai potrivite.