VoIP de afaceri vs sistemele PBX tradiționale: tot ce trebuie să știți

Publicat: 2018-10-02

Comunicarea de afaceri este un aspect critic al oricărei organizații și a fost încă de la inventarea telefonului. Indiferent dacă organizația dvs. caută o modalitate de a permite comunicarea internă sau are nevoia de a deschide comunicațiile externe cu clienții și clienții, un sistem de telefonie pentru afaceri este absolut necesar. Nu mulți vor argumenta împotriva asta. Cu toate acestea, va exista o dezbatere nesfârșită cu privire la care ar putea fi soluția sau sistemul potrivit.

Soluțiile de telefonie pentru afaceri au trecut prin mai multe evoluții și schimbări de-a lungul deceniilor, cu servicii tipice de telefonie fixă, ajungând la o telefonie de afaceri mai avansată oferită de un sistem PBX tradițional. Utilizarea unui PBX ar permite unei organizații să obțină acces la și mai multe linii telefonice și extensii, împreună cu funcții avansate precum rutarea apelurilor, trecând dincolo de funcționalitatea de bază de plasare și primire a apelurilor.

Dar mai recent, telefonia pentru afaceri s-a schimbat din nou. Evoluții mai moderne au dat naștere sistemelor PBX virtuale și alte tipuri de soluții VoIP de afaceri complet digitale. Cu toate acestea, având în vedere că nevoile și cerințele exacte ale fiecărei afaceri sunt diferite, nu este întotdeauna la fel de ușor ca pur și simplu să treceți la o soluție tradițională sau moștenită pentru a muta totul digital. Având în vedere că soluțiile PBX tradiționale sunt încă o opțiune populară pentru organizațiile mari, am dorit să oferim o defalcare aprofundată comparând aceste soluții vechi cu platformele VoIP de afaceri mai moderne.

Vom arunca o privire în profunzime asupra soluțiilor PBX tradiționale și VoIP de afaceri pentru a vă ajuta afacerea să facă achiziția corectă.

PBX tradițional vs Business VoIP

Înainte de a ne aprofunda într-o comparație aprofundată a exact ceea ce este fiecare soluție și ce oferă o organizație, este important să facem un pas înapoi și să oferim o comparație alăturată ușor de digerat. În cadrul acestui grafic de mai jos, puteți obține rapid o înțelegere a diferențelor majore dintre o soluție PBX analogică tradițională și o platformă VoIP de afaceri găzduită.

Soluțiile PBX tradiționale au fost utilizate pentru organizații medii și mari de zeci de ani și un motiv întemeiat - fiabilitatea absolută a unei conexiuni analogice standard combinată cu funcționalitatea unui PBX este greu de învins. Cu toate acestea, odată cu introducerea soluțiilor VoIP pentru afaceri, denumite uneori IP PBX, companiile au acum o soluție comparabilă care oferă aproape aceeași funcționalitate la o fracțiune din cost.

Aici vom detalia o privire de ansamblu asupra modului în care PBX tradițional și VoIP găzduit se contrastează. La fel ca în cazul oricărei alte soluții sau platforme, există compromisuri între fiecare. Deși ar putea părea că soluțiile VoIP pentru afaceri sunt imediat mai bune din cauza facturii de telefon de afaceri mult mai mici, decizia va fi în cele din urmă mult mai nuanțată și se va baza în mare măsură pe nevoile specifice ale unei organizații.

PBX tradițional VoIP de afaceri
Costul de funcționare Ridicat, nu numai că organizația dvs. trebuie să achiziționeze hardware, dar costul de funcționare per angajat poate fi de până la 100 USD sau mai mare de 1000 USD. Companiile mici cu sub 100 de angajați vor plăti, în general, mai puțin, dar organizațiile mai mari care ar folosi un PBX tradițional ar trebui să se aștepte să plătească mult mai mult decât o soluție VoIP. Scăzut, 25 USD-30 USD per utilizator individual (pentru apeluri nelimitate)
Costul de configurare inițial Ridicat – Necesită achiziționarea de hardware PBX local, precum și de telefoane proprietare și necesită instalare și întreținere de către o echipă cu experiență. Scăzut – Nu necesită telefoane de birou sau hardware dedicate
Calitate audio Foarte apreciat, nu depinde de conexiunile la internet Variabil și bazat pe conexiunile la internet. Vitezele moderne de internet au îmbunătățit VoIP și, în condițiile potrivite, VoIP este comparabil cu soluțiile PBX tradiționale
Scalabilitate Dificil – Scalarea unei soluții PBX poate fi dificilă și costisitoare, deoarece aceasta va necesita instalarea de hardware nou. Dacă organizația dvs. dorește să extindă serviciul în noi locații, acest lucru necesită instalarea unui nou hardware în fiecare locație, în general de către un tehnician cu experiență. Ușor – Organizațiile pot adăuga pur și simplu utilizatori suplimentari fără a fi nevoie să achiziționeze hardware sau linii telefonice suplimentare. Uneori este necesară o actualizare a planului, ceea ce poate crește costul total.
Personalizare Dificil – Personalizarea unui PBX necesită un tehnician cu experiență și cunoștințe, iar adăugarea de noi caracteristici sau funcționalități necesită, în general, adăugarea de hardware nou. Ușor – Unul dintre cele mai puternice beneficii ale VoIP este nivelul de personalizare disponibil. Utilizatorii pot personaliza abonamentele pentru a alege anumite servicii sau caracteristici. Utilizatorii pot specifica felicitări, orele de lucru, extensii individuale de utilizator, opțiuni de apelare și multe altele.
Compatibilitate telefon Limitat – Soluțiile PBX tradiționale necesită de obicei telefoane proprietare care vor fi blocate fie de sistem, fie de furnizor și nu pot fi utilizate cu alte soluții. O mulțime de opțiuni – Soluțiile VoIP nu necesită întotdeauna telefoane de birou dedicate, deoarece utilizatorii pot utiliza serviciul pe dispozitivul lor mobil sau un softphone virtual pe computer. Telefoanele IP Desk concepute pentru VoIP sunt introduse în mod continuu și utilizatorii pot folosi chiar și telefoane fixe de birou în stil mai vechi cu un adaptor.
Fiabilitate Înalt, dar variabil – Soluțiile PBX tradiționale nu se bazează în mod special pe o conexiune la internet precum VoIP, ci se conectează la PSTN tradițional. Cu toate acestea, cu hardware-ul PBX instalat la locație și întreținut de organizație, dacă apare o problemă, restabilirea serviciului poate fi costisitoare sau dificilă. Din cauza unei singure locații la sediu, soluțiilor PBX tradiționale, de asemenea, le lipsește redundanța în configurarea lor. Înalt, dar variabil – În ciuda concepțiilor greșite comune, soluțiile VoIP și-au îmbunătățit fiabilitatea în timp. Introducerea unor servicii de internet mai capabile a permis organizațiilor să profite din plin de VoIP fără grijile de întreruperi, agitații sau apeluri întrerupte. Transportatorii promit, de asemenea, un timp de funcționare de 99,9% sau mai mult. Cu toate acestea, deoarece VoIP se bazează pe o conexiune la internet, cu o conexiune slabă utilizatorii vor avea o calitate slabă a apelurilor. Soluțiile VoIP se bazează pe rețeaua de centre de date a furnizorului, care va include în mod tradițional redundanța centrelor de date pentru a asigura coerența.
911 Acces Inclus și disponibil chiar și atunci când internetul/electricitatea a scăzut. Inclus și plătit cu taxe. Unele servicii pot include chiar și funcționalitatea E911.
Securitate Ridicat – Ca și liniile fixe, PBX-urile tradiționale sunt de natură analogică și transferă date vocale prin liniile de cupru ale PSTN. Acest lucru previne hacking-ul. Securitatea poate fi, de asemenea, îmbunătățită cu un controler de frontieră de sesiune. Dependent – ​​Deși VoIP poate părea mai vulnerabil, acest lucru se va reduce atât la practicile de securitate ale Furnizorului, cât și la organizațiile individuale. Criptarea a devenit mai comună, iar firewall-urile sunt o necesitate pentru orice afacere.
Apel intern Întotdeauna inclus și, în general, nelimitat. Întotdeauna inclus și nelimitat. Unii furnizori pot oferi un plan pe minut, dar apelurile nelimitate au devenit standard pentru planurile de bază sau mai avansate pe care majoritatea companiilor le vor utiliza.
Apel internațional În general, inclus, dar taxat la un tarif pe minut ca soluție tradițională de telefon fix. Ieftin – Unii furnizori oferă planuri de apeluri internaționale nelimitate, în timp ce alții vor taxa pe minut, până la 0,02 USD pe minut.
Dependența electrică Independent de rețeaua electrică Se bazează pe Putere
Opțiuni de mesagerie vocală Robotele telefonice și mesageria vocală sunt disponibile și, în general, incluse în hardware-ul PBX Inclus și accesibil online și de la distanță. Mulți furnizori oferă chiar și funcționalitate de mesagerie vocală la e-mail
Selectarea furnizorilor Limitat în funcție de locație, deoarece PBX-urile tradiționale scad în popularitate din cauza creșterii unui IP PBX În general, nu este limitat de locație, cu multe opțiuni din care să alegeți.
Funcții multimedia Un PBX tradițional extinde funcționalitatea dincolo de cea a unui telefon fix de bază și poate include de obicei:

  • Mesageria vocală
  • Mesaje vocale
  • Conferință telefonică
  • Funcționalitate de fax

 VoIP a devenit comunicații unificate și, în general, va include:

  • Conferință telefonică
  • Videoconferinta
  • SMS de afaceri
  • Mesaje în echipă și colaborare
  • Partajarea ecranului și partajarea fișierelor
Contracte Mai probabil, furnizorii vor solicita în general un contract cu termeni și tarife anuale. Mai puțin probabil, unii furnizori oferă planuri cu plata pe măsură (de exemplu, verificați structura de prețuri Amazon Connect) și majoritatea nu necesită contracte pentru planurile lunare.

În timp ce soluțiile PBX tradiționale au devenit un element de bază pentru organizațiile întreprinderi medii și mari, popularitatea lor se micșorează rapid. Abordarea analogică tradițională, combinată cu hardware-ul on-premise, poate constitui în continuare un argument puternic pentru acele echipe care caută fiabilitate și securitate absolută fără a sacrifica funcționalitatea (mai ales în comparație cu o conexiune fixă ​​standard).

Cu toate acestea, odată cu creșterea fiabilității și accesibilității atât a conexiunilor la internet, cât și a soluțiilor VoIP de afaceri, costurile inițiale și globale asociate cu un PBX tradițional sunt factori limitatori mari pentru majoritatea organizațiilor care caută să obțină cea mai bună soluție, reducând în același timp costurile.

Fiabilitatea și securitatea unei soluții PBX tradiționale au un cost și necesită ca întreținerea și instalarea să fie operate de o echipă de profesioniști cu experiență și cunoștințe. În timp ce o întreprindere la scară largă va avea de obicei propriul departament IT, acesta poate fi un alt obstacol major pentru organizațiile mai mici care doresc să obțină funcționalitatea rezervată anterior acestor soluții complexe.

Avantaje și dezavantaje

După cum am menționat deja, tipul de soluție pe care organizația dumneavoastră o va utiliza se va reduce la mai mulți factori care nu pot fi rezumați cu ușurință într-o singură discuție. De exemplu, o întreprindere la scară largă ar putea prefera controlul total dobândit cu un PBX tradițional, în timp ce o organizație mai mică va prefera simplitatea unei soluții Business VoIP găzduite.

Pe de altă parte, chiar și companiile mari ar putea căuta flexibilitatea și funcționalitatea îmbunătățite ale unei soluții Business VoIP. Aici vom detalia avantajele și dezavantajele majore ale fiecărei soluții pentru a vă ajuta organizația să înțeleagă mai bine modul în care fiecare va beneficia cel mai bine afacerii.

PBX tradițional VoIP de afaceri
Avantaje
    • Acesta permite unei organizații să aibă mai multe linii telefonice. Spre deosebire de a cere fiecărui utilizator să aibă o linie telefonică dedicată, un PBX introduce noi linii telefonice cu extensii și rute apelurile în mod corespunzător.
    • Foarte fiabil, deoarece serviciul nu necesită o conexiune constantă la internet sau chiar energie electrică sau chiar rețeaua de centre de date a furnizorului.
    • Echipamentul la fața locului pune controlul deplin al sistemului în mâinile afacerii în ceea ce privește personalizarea, întreținerea și fiabilitatea.
    • Calitatea apelurilor este de obicei mai mare decât cea a VoIP datorită naturii analogice a soluțiilor PBX tradiționale. Fără a vă baza pe o conexiune la internet, apelurile nu au întreruperi sau probleme de latență.
    • Foarte sigure, deoarece datele nu sunt convertite și transmise prin internet sub formă de pachete, ci mai degrabă liniile de cupru și echipamentele analogice ale PSTN, care pur și simplu nu sunt la fel de susceptibile la piratare sau accesare.
    • Natura cu costuri fixe a unui PBX poate permite o bugetare și o planificare mai ușoară.
    • Permite comunicarea internă, în general, fără niciun cost suplimentar.
      • Fiabilitatea a crescut pe măsură ce vitezele moderne de internet și accesibilitatea s-au îmbunătățit pentru a rivaliza cu cele ale liniilor fixe
      • Incredibil de multe caracteristici, fără a adăuga niciun cost suplimentar. Unii furnizori pot oferi opțiuni de funcții a-la-carte, ambii toți furnizorii includ mai multe funcții decât un telefon fix ca standard
      • Funcționalitate mobilă avansată care le permite lucrătorilor să rămână conectați cu un dispozitiv mobil, indiferent unde se află
      • Ușor scalabil, în sus sau în jos, pentru a satisface nevoile afacerii dvs. Scalare nu necesită adăugarea de hardware nou
      • În general, apelurile interne nelimitate sunt incluse
      • VoIP a crescut pentru a include mai multe opțiuni multimedia și oferă funcționalități care se extind dincolo de simplele apeluri telefonice - de exemplu, funcțiile de colaborare în echipă au devenit cruciale pentru o organizație competitivă
      • Sunt disponibile o opțiune largă de hardware și telefoane. VoIP nu necesită niciun telefon fizic și poate utiliza dispozitivul dvs. mobil sau un telefon software de pe computer.

Dezavantaje
    • Aceste sisteme sunt foarte costisitoare. Nu numai că organizația dvs. trebuie să achiziționeze hardware-ul PBX-ului fizic, inclusiv PBX-ul în sine, precum și telefoanele proprietare suplimentare, caracteristicile și funcționalitățile necesită, în general, adăugarea de hardware nou. Toate acestea trebuie apoi instalate și întreținute de către personal instruit, iar costurile anuale generale ale rulării serviciului sunt mult mai mari decât soluțiile VoIP.
    • Funcționalitatea și caracteristicile sunt încă limitate. În timp ce funcționalitatea este mult crescută față de un telefon fix tradițional datorită naturii unui PBX fizic, caracteristicile disponibile sunt încă limitate în comparație cu o soluție Business VoIP găzduită și, din nou, vor necesita instalarea de hardware nou.
    • Personalizarea este limitată și costisitoare. Deși este disponibil cu control deplin în mâinile afacerii, datorită naturii unei soluții on-premise, schimbarea sistemului necesită o echipă informată și instruită pentru a gestiona și controla, crescând în continuare costurile și încetinind expansiunea afacerii.
    • În timp ce soluțiile PBX pot fi extinse între locații, acest lucru necesită fie instalarea unui nou hardware PBX, fie crearea unei abordări VoIP hibrid bazate pe organizație, adăugând și mai mult complexitate și cost.
    • Disponibilitatea scade rapid, deoarece multe organizații optează pentru o soluție IP PBX sau Business VoIP mai ieftină și mai ușoară, care nu necesită instalarea hardware-ului sau întreținerea asociată.
    • Telefoanele IP de birou pentru PBX-urile tradiționale sunt în general proprietare și, prin urmare, sunt limitate în opțiunile disponibile. Acest lucru crește costul și complexitatea configurației inițiale și poate împiedica trecerea la o nouă soluție.
      • În timp ce fiabilitatea a crescut, serviciul depinde în continuare de conexiunea dvs. la internet și poate suferi de o planificare necorespunzătoare
      • Soluțiile VoIP se bazează pe energie, prin urmare pot scădea în timpul unei pene de curent, a unei urgențe sau a unui dezastru

Unul dintre cele mai mari dezavantaje ale unui PBX tradițional este complexitatea soluției. Deoarece PBX-urile tradiționale sunt componente hardware fizice analogice, aceste soluții trebuie instalate la sediul organizației, necesitând cunoștințele unei echipe cu experiență. Aceste soluții sunt de obicei compuse din PBX-ul fizic în sine, împreună cu un computer dedicat pentru a gestiona apelurile primite și ieșite, trunchiuri telefonice care se termină la PBX, rețeaua de linii PBX, precum și o consolă sau o centrală pentru un operator uman dacă organizația consideră necesar.

Toate aceste echipamente fizice trebuie instalate și configurate corect pentru a se asigura că soluția funcționează fără defecte și vor necesita întreținere de către un departament IT cu personal complet. Numai acest lucru crește complexitatea și costurile asociate cu utilizarea unui PBX tradițional, poziționând soluția în general pentru organizațiile Enterprise mai mari. Acum, acest lucru nu înseamnă că un PBX tradițional este complet rău - natura locală a soluției nu necesită ca o organizație să se bazeze pe rețeaua sau serviciul pentru clienți al unui furnizor găzduit sau cloud precum cel al Business VoIP.

Soluțiile PBX tradiționale vor include, de asemenea, mai multe funcții decât cele ale unui telefon fix obișnuit, inclusiv distribuția automată a apelurilor, meniurile interactive de răspuns vocal, rutarea apelurilor, mesageria vocală și capacitatea de a crea salutări pentru mesageria vocală de afaceri, faxuri, conferințe și chiar înregistrări detaliate ale apelurilor. Cu toate acestea, această listă este destul de mică în comparație directă cu funcționalitatea oferită de o soluție Business VoIP găzduită și, după cum am menționat, o nouă funcționalitate poate necesita instalarea și mai multor hardware, adăugând și mai mult complexitatea soluției.

Comparație de caracteristici

Când ne-am uitat anterior la serviciile tradiționale de telefonie fixă ​​în comparație cu soluțiile VoIP de afaceri, unul dintre cele mai mari decalaje dintre cele două a fost diferența totală a caracteristicilor și funcționalității incluse. Cu toate acestea, această diferență nu se transferă direct la comparația tradițională PBX și Business VoIP. Soluțiile PBX tradiționale au fost dezvoltate inițial pentru a permite organizațiilor să creeze și să gestioneze mai multe apeluri de intrare și de ieșire pe linii individuale, folosind același serviciu de apelare.

Pentru a exprima acest lucru în cuvinte mai simple: un PBX pur și simplu segmentează diferite numere de telefon și linii interne, utilizând doar un număr mic de linii telefonice externe. În loc să achiziționeze 1.000 de linii telefonice individuale, PBX permite unei organizații să utilizeze doar câteva linii telefonice externe, oferind angajaților și echipelor extensiile lor. Împreună cu aceasta, soluțiile PBX tradiționale includ de obicei caracteristici și funcționalități suplimentare care nu se găsesc pe conexiunile standard de telefonie fixă.

În general, în jurul controlului și direcționării apelurilor, soluțiile tradiționale PBX au fost de multă vreme standardul pentru organizațiile care au nevoie de mai mult decât apeluri de intrare și de ieșire. Cu toate acestea, odată cu introducerea soluțiilor Business VoIP găzduite, caracteristicile și funcționalitățile disponibile au continuat să crească, menținând în același timp un cost mai mic. Să aruncăm o privire mai atentă pentru a înțelege mai bine această diferență între soluții.

Caracteristici PBX tradițional VoIP de afaceri
Blocarea apelurilor da da
Redirecționare a apelurilor da da
Sunați Retur da da
Sună Trace da da
Apel în așteptare da da
Blocare ID apelant da da
Înregistrare apel Da* da
Grupuri de apeluri da da
Nu deranjați Nu da
Repetați apelarea da da
Reapelează da da
Apelare rapidă da da
Apel tridirecțional da da
Apel în conferință Da* da
Mesageria vocală Da* da
Mesaj vocal către e-mail Da* da
Găsește-mă, urmărește-mă (suneți oriunde) Nu da
Aplicații mobile și asistență Nu da
Însoțitori automati Da* da
Apelați Analytics Limitat da
Respingerea apelului anonim Nu da
Capacități softphone Nu da
Integrari cu alte aplicatii si solutii de afaceri Limitat* da
Salutări personalizate da da
Videoconferinta Nu da
SMS de afaceri Nu da
Muzică în așteptare da da
Fă clic pentru a apela Nu da
Director de apelare după nume da da
Apăsați pentru a vorbi Nu da
raspuns vocal interactiv Da* da
Extensii departamentale și individuale da da
Mesaje în echipă Nu da
Prezența echipei Nu da
Distribuire a unui fisier Nu da
Funcționalitatea Contact Center Nu Da*

* Aceste caracteristici nu vor fi întotdeauna incluse direct în plan și ar putea necesita hardware suplimentar sau, în cazul VoIP găzduit, un cost crescut.

O privire mai atentă asupra caracteristicilor VoIP pentru afaceri

Așa cum am menționat în comparația anterioară, această listă de caracteristici și funcții VoIP nu este în niciun caz 100% cuprinzătoare. Furnizorii diferiți vor pune un accent diferit pe platformele lor și pot oferi funcționalități mai mari sau mai mici pentru scenarii și cazuri de utilizare specifice. Mulți furnizori diferiți vor fi împărțite în diferite planuri de plată, permițând organizațiilor să aleagă exact ceea ce au nevoie, în loc să plătească pentru tot și să fie nevoite să elimine caracteristicile inutile.

Unii furnizori își vor extinde chiar și funcționalitatea dincolo de aceste controale ale apelurilor de bază și mai moderne. De exemplu, Vonage continuă să-și extindă platforma și a inclus recent atât API-uri bazate pe video cu achiziția TokBox, cât și funcționalitate avansată Contact Center. Acest lucru se datorează naturii soluțiilor găzduite, deoarece nu necesită hardware fizic, caracteristicile lor pot fi extinse cu actualizări simple pe internet.

Acesta este, desigur, unul dintre cele mai mari beneficii din spatele unei soluții găzduite precum Business VoIP, fără a fi nevoie de hardware, furnizorii pot include funcționalități mult mai mari la o distribuție mai mică. Aceste soluții au avansat și mai mult în era digitală modernă, cu suport mobil îmbunătățit, inclusiv aplicații mobile și funcții precum „Găsește-mă, urmărește-mă”, care permit utilizatorilor să primească apeluri telefonice pe mai mult de un dispozitiv – nu doar pe un telefon de birou fizic.

Soluțiile VoIP pentru afaceri găzduite pot fi privite în mod corespunzător ca evoluția modernă a sistemelor PBX tradiționale.

O privire mai atentă asupra caracteristicilor PBX tradiționale

Am observat acest lucru în timpul introducerii acestei defalcări și vreau să mă întorc. Soluțiile PBX tradiționale au fost concepute inițial pentru companii, având în vedere ideea unei funcționalități sporite față de un telefon fix obișnuit. Inițial, un PBX a fost utilizat pur și simplu pentru a extinde numărul de linii telefonice și extensii în cadrul unei afaceri, iar orele suplimentare au putut adăuga funcționalități și caracteristici mai avansate.

De aceea, veți observa că o soluție PBX tradițională include unele funcționalități avansate, cum ar fi conferințe, ACD, IVR, extensii individuale și multe altele. Principalele puncte de vânzare ale unui PBX tradițional vor fi includerea direcționării automate a apelurilor, împreună cu un sistem IVR care le permite apelanților să găsească departamentul sau extensia potrivită fără a fi nevoie să formeze de mai multe ori sau să caute numărul de telefon dintr-un agendă.

În general, în timp ce un PBX tradițional poate extinde funcționalitatea unui sistem telefonic analogic tradițional dincolo de cea a apelurilor de bază, dezavantajul major este creșterea costurilor și complexității pentru fiecare caracteristică adăugată. Din nou, obiectivul principal al unui PBX este de a introduce mai multe linii telefonice sau „ramuri” bazate doar pe trunchiurile telefonice ale unui telefon. Includerea de noi caracteristici și funcționalități, chiar și ceva de genul unui IVR sau ACD, va necesita, în general, fie instalarea hardware-ului suplimentar la locație, fie pur și simplu un cost suplimentar pe lângă serviciul deja costisitor.

Din nou, soluțiile Business VoIP găzduite pot fi văzute ca o evoluție a soluțiilor PBX tradiționale, pur și simplu mutând ideea în domeniul digital.

Comparația costurilor

Fără îndoială, cea mai mare diferență între un PBX tradițional și o soluție Business VoIP găzduită va fi costurile mari asociate cu fiecare. După cum sa menționat deja de mai multe ori, un PBX tradițional va fi un sistem costisitor, care necesită achiziționarea unui PBX fizic și hardware asociat, achiziționarea de telefoane proprietare care sunt compatibile cu sistemul, un cost crescut pentru liniile telefonice și utilizatori, precum și ca necesitatea unui departament IT intern care să mențină și să controleze soluția.

Pe de altă parte, soluțiile Business VoIP reprezintă acel vârf absolut al economiilor de costuri, deoarece nu necesită hardware costisitor și pur și simplu oferă mult mai mult la mult mai puțin. Cu toate acestea, acest lucru, desigur, nu spune întreaga poveste. Am vrut să aruncăm o privire mai atentă și să oferim câteva cifre aproximative pentru a vă ajuta organizația să înțeleagă mai bine modul în care aceste două soluții vor diferi atât în ​​ceea ce privește costurile inițiale, cât și cele recurente.

Acum, voi prefața acest lucru spunând că costurile PBX tradiționale sunt greu de obținut. Din acest motiv, vom oferi estimări aproximative și vom oferi surse și exemple acolo unde este posibil pentru a permite echipei dvs. să analizeze mai în profunzime.

O privire asupra prețurilor PBX tradiționale

După cum sa menționat deja, prețurile PBX tradiționale se vor baza pe mai mult decât numărul de linii sau utilizatori pentru care plătește organizația dvs. sau numărul de minute pe lună care vor fi utilizate. Aceste soluții vor necesita instalarea hardware-ului în sediul organizației dvs. și acesta este un cost suplimentar care nu poate fi trecut cu vederea. În general, o soluție PBX tradițională va necesita:

  • Un PBX hardware fizic
  • Un computer dedicat pentru întreținerea sistemului
  • Închirieri linii
  • Un contract dedicat cu un furnizor
  • Întreținere asociată cu soluția
  • Costuri suplimentare pentru mai mult hardware necesar pentru funcții avansate

În general, spre deosebire de o soluție Business VoIP găzduită, platformele PBX tradiționale vor taxa organizațiile în funcție de numărul de apeluri efectuate, împreună cu numărul de linii necesare. VirtualPBX oferă o detaliere excelentă a unora dintre costurile asociate cu sistemele PBX tradiționale și, deoarece aceste informații pot fi dificil de obținut, am dorit să utilizăm această cercetare pentru a vă ajuta echipa să înțeleagă mai bine pentru ce va plăti.

  • Costuri inițiale – Acestea vor diferi în funcție de furnizorul specific și de hardware-ul utilizat de organizația dvs., dar pot varia până la 10.000 USD și mai mult. Aceasta include de obicei PBX-ul fizic în sine, precum și instalarea sistemului. Virtual PBX estimează că un sistem cu 5 utilizatori poate costa până la 60.000 USD pentru hardware și instalare, acest număr scăzând la aproximativ 50.000 USD pentru un sistem cu 40 de utilizatori.
  • Linii telefonice – Din nou, în funcție de furnizorul individual de soluții, acest cost poate varia de la 50 USD la 100 USD, până la 1000 USD pentru fiecare linie necesară.
  • Plată lunară hardware – Costurile asociate cu hardware-ul necesar nu dispar întotdeauna odată ce sistemul este stabilit. Unii furnizori pot percepe un cost lunar pentru întreținerea și susținerea hardware-ului, care poate varia între 500 USD și 5000 USD, în funcție de dimensiunea sistemului.
  • Minute gratuite – Spre deosebire de soluțiile VoIP găzduite, furnizorii tradiționali de PBX vor percepe, în general, utilizarea minutelor gratuite sau chiar internaționale, punând un cost mai mare și limitând serviciul organizației dumneavoastră.
  • Întreținere lunară – Aceasta din nou va diferi foarte mult în funcție de soluție și de configurația exactă a sistemului dvs., dar poate varia până la pragul de 1000 USD. Acest lucru poate diferi și în funcție de dacă organizația dvs. se bazează pe furnizor pentru întreținere sau își angajează propriul departament IT.

Deși aceste cifre sunt estimări foarte, foarte aproximative, aceasta poate oferi organizației dumneavoastră o idee despre costurile necesare asociate. Spre deosebire de un furnizor de VoIP găzduit, pe care mulți îl taxează doar în funcție de numărul de utilizatori, soluțiile PBX tradiționale includ o listă mult mai mare de costuri asociate, pretând soluția în afara bugetului pentru majoritatea organizațiilor IMM-urilor.

O privire asupra prețurilor VoIP pentru afaceri

Am oferit o explicație foarte asemănătoare în comparația noastră de telefonie fixă ​​și de afaceri VoIP și, desigur, numerele se pot transfera și aici. De la început, soluțiile VoIP pentru afaceri sunt mult mai ieftine decât opțiunile comparabile. Fără a necesita instalarea și întreținerea hardware-ului costisitor la locație, puteți elimina complet acele costuri inițiale și recurente din ecuație.

Unul dintre cele mai mari beneficii ale unei soluții VoIP de afaceri este accesibilitatea și disponibilitatea. Aceste soluții nu sunt, în general, blocate în regiune, cu excepția cazului în care se caută furnizori internaționali și există un număr mare de opțiuni din care să alegeți. Aceste soluții sunt în general personalizabile și oferă pur și simplu o platformă mai rentabilă. Furnizorii VoIP de afaceri pot oferi același serviciu și chiar mai multe caracteristici decât un PBX tradițional, la o fracțiune din cost, găzduind soluția în propriile centre de date și furnizând platforma prin internet.

Deoarece există un număr atât de mare de opțiuni atunci când vine vorba de telefonia IP pentru afaceri, vom oferi o estimare mai generalizată a prețurilor și a funcționalității incluse. În funcție de nevoile exacte ale organizației dvs., prețurile și caracteristicile necesare se vor schimba.

Costul obișnuit al serviciului VoIP:

  • Planurile de bază pot începe de la 15,99 USD pe lună, per utilizator. Prețurile vor fluctua în funcție de numărul de utilizatori sau chiar de durata abonamentului. Unii furnizori pot oferi o reducere la prețul anual față de facturarea de la lună la lună.
  • Fără taxe de configurare – Este neobișnuit ca furnizorii de VoIP de afaceri să solicite sau să perceapă o taxă de configurare, deoarece nu este necesară o configurare hardware fizică în acest proces. Furnizorul va genera informații despre cont și numere de telefon (sau va porta numerele existente), iar organizația dvs. va obține acces la platformă.

Ceea ce este important de recunoscut, totuși, este modul în care diferiții furnizori de VoIP pentru afaceri își vor segmenta și nivelează ofertele de soluții. Nu există o structură universală a prețurilor convenită, iar găsirea potrivirii potrivite va necesita puțină cercetare. În general, furnizorii de VoIP își vor diferenția ofertele în funcție de:

  • Număr de utilizatori – Unele soluții vor percepe o singură rată pentru numărul X de utilizatori. De exemplu, 1-5 utilizatori pentru 20 USD pe lună. Unii furnizori vor percepe taxe pe baza numărului de utilizatori, adică 15 USD pe utilizator, pe lună.
  • Limitări ale caracteristicilor – În timp ce soluțiile VoIP pentru afaceri sunt capabile să ofere funcții suplimentare fără costuri suplimentare, mulți furnizori își vor segmenta funcțiile și vor limita funcționalitatea avansată la planurile de nivel superior. Cu toate acestea, merită remarcat faptul că chiar și cele mai elementare planuri Business VoIP vor include mai multe funcționalități decât un telefon fix - doar priviți mai sus la ofertele AT&T enumerate pentru a vedea cât de limitate sunt.

Deci, deși prețurile VoIP vor varia în funcție de nevoile echipei dvs., acest lucru permite organizațiilor să plătească o rată mult mai mică pentru un serviciu mult mai plin de caracteristici.

Privind serviciul Nextiva, de exemplu, furnizorul își împarte ofertele în trei niveluri:

  • Office Pro – Până la 19,95 USD/lună
    • Fără taxe de instalare
    • Cloud PBX
    • Portare gratuită a numerelor
    • Apeluri nelimitate
    • Fax virtual nelimitat
    • Gestionare avansată a apelurilor
    • Număr local gratuit și gratuit
    • Mesaj vocal către e-mail
    • Aspect apel partajat
    • Barge In
    • Muzică HD în așteptare
  • Office Pro Plus – Până la 20,95 USD/lună
    • Toate funcțiile Office Pro, plus
    • Un salut înregistrat profesional
    • Sună-mă acum
    • Podul conferinței
    • Aplicația mobilă Nextiva
    • Prezența echipei
  • Office Enterprise – Până la 27,95 USD/lună
    • Toate funcțiile Office Pro, plus
    • Înregistrări de apeluri
    • Trei salutări înregistrate profesional
    • Nextiva oriunde

Ca un alt exemplu, ne putem uita și la structura de prețuri a RingCentral:

  • Esențiale – de la 19,99 USD lunar, per utilizator
    • Până la 10 utilizatori
    • Întâlniri video și audio nelimitate cu partajare a ecranului – 4 utilizatori per întâlnire
    • Apeluri telefonice nelimitate
    • 100 de minute gratuite
    • SMS-uri de afaceri nelimitate
    • Gestionarea apelurilor și administrarea sistemului telefonic
    • Opțiuni de închiriere de telefon: telefoane de birou și de conferință
    • Aplicații pentru mobil
    • Voce HD
    • Mesaje vocale vizuale și mesagerie vocală către e-mail
    • Colaborarea în echipă
    • Integrari cu Microsoft, Google, Box și Okta
  • Standard – de la 24,99 USD lunar, per utilizator
    • Toate funcțiile Essentials, plus
    • Utilizatori nelimitați
    • 1.000 de minute gratuite
    • Însoțitor automat pe mai multe niveluri
    • Internet fax
    • Rapoarte jurnalul de apeluri
  • Premium – de la 34,99 USD lunar, per utilizator
    • Utilizatori nelimitați
    • Întâlniri video și audio nelimitate cu partajare a ecranului – 100 de utilizatori per întâlnire
    • Toate caracteristicile Standard, plus
    • 2.500 de minute gratuite
    • Înregistrare automată a apelurilor
    • Suport multi-site
    • Dezvoltare/implementare de aplicații personalizate
    • Integrare cu Salesforce, Zendesk și Desk.com
    • O singură logare
    • Transcrierea mesageriei vocale în text

După cum puteți vedea, disponibilitatea Business VoIP cuprinde o zonă mare de accesibilitate. Prețurile pornesc suficient de scăzute pentru ca chiar și cele mai mici echipe să-și permită o soluție, oferind în același timp și mai multe funcții decât necesită majoritatea companiilor. La sfârșitul zilei, soluțiile Business VoIP reușesc să rămână rentabile, flexibile la nevoile afacerii dvs. și pline de caracteristici. Soluțiile PBX tradiționale se luptă să concureze și devine din ce în ce mai evident pe măsură ce trece timpul.

De ce să folosiți un PBX tradițional?

Soluțiile PBX tradiționale sunt pe cale de ieșire, la fel ca omologii lor de telefonie fixă. Am discutat despre oprirea inevitabilă a PSTN în ultima noastră comparație și merită menționat că acest lucru va afecta direct și soluțiile PBX tradiționale. Cu toate acestea, asta nu înseamnă că nu există un caz de utilizare solid pentru o abordare mai tradițională cu soluții PBX on-premise.

Natura on-premise a unui PBX tradițional este un punct de vânzare puternic pentru multe organizații, mai ales când vine vorba de companii mari Enterprise. Cu hardware-ul on-premise, afacerea câștigă controlul absolut și total asupra soluției. Acest lucru vine cu un dezavantaj, costuri crescute, dar oferă și câteva beneficii majore. În primul rând, cu hardware-ul la fața locului, organizația nu se bazează pe un alt furnizor, utilizând centrele de date și serverele acelui furnizor. Acest lucru permite unei organizații să asigure cel mai înalt nivel de securitate, compatibilitate cu sistemele existente și chiar fiabilitate în unele cazuri.

Atunci când utilizați o soluție VoIP de afaceri găzduită, organizația dvs. se bazează pe serverele și serviciul pentru clienți al furnizorului de VoIP respectiv - dacă serverele lor se defectează, atunci afacerea trebuie să stea pe mâini până când serviciul este în cele din urmă restabilit. Acesta poate fi un dezavantaj major pentru o organizație care are nevoie de sistemul lor de telefonie și nu poate trece fără el nici măcar un minut. Acest lucru nu înseamnă că soluțiile on-premise pot eșua, dar cel puțin atunci când o fac, este în mâinile organizației însăși să o repornească și să funcționeze.

Acest control îmbunătățit este o mare nevoie și un beneficiu pentru organizațiile mari care nu doresc să externalizeze ceva la fel de critic precum sistemul lor de comunicare. Deși este costisitor, beneficiul general ar putea merita pentru o organizație care necesită acest nivel de consistență și control în soluția sa.

De ce să folosiți VoIP pentru afaceri?

La sfârșitul zilei, soluțiile Business VoIP pot fi văzute ca evoluția modernă a unui sistem PBX tradițional. Mulți furnizori vor considera platformele lor Business VoIP găzduite ca fiind mai mult ca IP PBX, oferind aceeași funcționalitate ca un PBX tocmai livrat prin internet. Aceasta include extensii și linii multiple, funcționalitate avansată dincolo de cea a unei linii fixe tipice și capacitatea de a controla și personaliza complet sistemul. În timp ce soluțiile VoIP ar fi putut fi puțin dificile în primele zile, aceste soluții au crescut foarte mult în fiabilitate, disponibilitate și accesibilitate.

Conexiunile la internet au crescut și în viteză și fiabilitate, sporind și mai mult succesul unei soluții Business VoIP. Business VoIP este văzut ca o nouă paradigmă pentru comunicațiile de afaceri, prin faptul că s-a extins dincolo de simpla includere a apelurilor de intrare și de ieșire și de caracteristicile pe care multe companii au ajuns să se bazeze de la un PBX tradițional precum ACD și IVR. Fără îndoială, economiile de costuri din spatele unei soluții Business VoIP reprezintă unul dintre beneficiile majore și atrage organizațiile convingătoare de toate dimensiunile la tranziție.

VoIP a introdus, de asemenea, funcționalități și mai avansate dincolo de ceea ce poate oferi un PBX tradițional și a împins telefonia de afaceri în era digitală modernă. Multe soluții VoIP pentru afaceri pot fi văzute acum ca comunicații unificate și oferă funcții moderne precum utilizarea mobilului, apel oriunde, fax online, conferințe video, partajare de fișiere, mesagerie în echipă și o serie de funcții de colaborare care se extind mult mai departe decât apelurile telefonice.

Soluțiile VoIP pentru afaceri sunt în mod inerent mobile și flexibile, ceea ce se pretează noii naturi a lucrătorilor moderni constant în mișcare, care trebuie să rămână în contact, indiferent unde se află. PBX-urile tradiționale, pe de altă parte, sunt încă legate de telefoanele fizice de birou și oferă o mobilitate foarte mică, dacă este deloc. Soluțiile VoIP se pot integra direct cu multe alte instrumente și software de afaceri moderne, cum ar fi soluțiile CRM, pentru a extinde funcționalitatea și mai mult.

La sfârșitul zilei, soluțiile Business VoIP sunt de vârf în tehnologia comunicațiilor de afaceri și oferă tot ce are nevoie unei organizații pentru a păși în era digitală.

O notă despre soluțiile hibride

Acum, doar pentru că pare că un PBX tradițional și Business VoIP sunt două fețe ale aceleiași monede, nu înseamnă că nu sunt compatibile într-un fel. O abordare foarte populară pentru multe organizații mari ar fi utilizarea atât a mobilității, cât și a flexibilității unei soluții găzduite, cu securitatea, consistența și controlul unui PBX tradițional on-premise. Aceasta ar fi o abordare hibridă, combinând cele două soluții pentru a permite unei organizații să-și extindă amprenta generală de comunicare.

Abordările hibride vor diferi foarte mult în funcție de nevoi și înființarea pe care o utilizează o afacere, dar principiile generale sunt aproximativ aceleași. A Hybrid approach will combine the on-premise, legacy hardware of a PBX with the hosted nature of a VoIP solution, enabling an organization to extend its service beyond one single location. This will enable an organization to spread its service to even more users and departments, enabling some teams to utilize more modern IP desk phones.

The biggest benefit with a hybrid approach is enabling remote locations to gain access to the same service that the organization's headquarters is utilizing — instead of having to install hardware on each individual location, the organization disperses its own existing PBX service through a hosted connection. The business still gains complete control of the solution associated with an on-premise traditional PBX, with the ability to spread the service all around the world.

A Hybrid approach is almost like the best of both worlds, enabling organizations to gain greater access and sometimes functionality, while still maintain the overall service in-house not having to rely on a third-party provider to maintain the service. We have a more in-depth discussion on hybrid solutions you can take a look at to learn more.

Switching to Business VoIP

So, let's say your organization is currently using a traditional PBX solution, and has decided or is looking into switching over to a hosted IP platform. This in itself is a massive topic that will be covered on its own, but it is worth taking a brief look at. When it comes to establishing a VoIP solution, your organization does not require much overhead — especially if that is a cloud delivered VoIP solution.

Before your organization can jump straight into a VoIP solution, there are a few steps and precautions to take. Depending on your needs and installation method, these general guidelines will vary. For example, while VoIP does not necessarily require the use of a physical desk phone, many will recommend the use of at least one IP Desk phone.

Before You Start

The most important aspect to ensure before transiting to VoIP is an ample internet connection. VoIP relies solely on your organization's internet connection to make calls, as your voice is converted into data packets and then sent through the internet. Without a stable and capable internet connection, users will experience lag, jitters and even dropped packets. You can check your speed here for VoIP capabilities.

VoIP calls use about 100kbps for one individual device. So, this means if your organization is going to utilize 10 VoIP lines, your internet must be capable of supporting 1,000kbps, or 1 Megabit per second (Mbps) data transfer simultaneously. The best way to do so would be to utilize a Network Test to measure Download Speeds, Upload Speeds to determine the Bandwidth of your connection. You can test your network and learn more here.

Purchase Necessary Devices

Now, VoIP does not require the direct use of IP Desk phones. However, it is generally recommended to employ at least one phone as a base for your solution. Some organizations might also simply like the idea of utilizing desk phones and providing each employee with their own station.

Specific IP Desk Phones made for VoIP exist, and can even be had for under $150. Some phones have even expanded beyond basic calling functionality, like Mitel's Smartphone integrated devices. However, your organization can still utilize existing analog phones if that is what you have on hand. ATA adapters can be used to convert standard analog phones into VoIP compatible devices, enabling your organization to reuse existing hardware and further cut costs. Be sure to check out our Mitel reviews if you are interested in devices that offer that advanced smartphone integration.

Shopping for a Solution

Now when it comes to transition to VoIP, the most difficult aspect of the entire process will be choosing the right provider for your organization. Fortunately, a large number of options exist and depending on the specific requirements of your organization you will find some providers a better fit than others.

Thankfully, we have an extensive list and comparison of different VoIP providers throughout our website. You can check our simple Business VoIP break down, and when you want to narrow down even further specifics, you could check out our head to head series in which we dig deep compare two providers closely. Be careful of settling on the first provider you come across, and be prepared to do your homework. Individual user reviews are one of the best ways to understand the capability and reliability of a solution, and we have a collected database on each individual provider throughout our website.

Concluzia

It can be a bit difficult to declare one specific solution as a clear winner over another. This can absolutely be said for the debate between a Traditional PBX and a more modern Business VoIP solution. Modern-day VoIP solutions have evolved greatly beyond their early days, and now represent an incredibly stable and cost-effective solution that just about any business can take advantage of. However, that does not mean that a more analog approach with a Traditional PBX is completely obsolete just yet. This rings especially true for large scale Enterprise organizations, particularly those with multiple locations around the globe.

Traditional PBX solutions still have their place, and when utilized in a hybrid approach with a hosted solution, can represent the best of both worlds for a business that is looking to keep absolute control of their business communications platform completely in house. However, the overall costs and maintenance associated with a traditional PBX solution makes them less and less desirable to teams of all sizes as time goes on. Business VoIP solutions truly hit that sweet spot of cost and functionality provided, offering many more modern features without the need for additional hardware or costs.

However, depending on the specific needs of your organization, read our guide for a complete understanding of what cloud PBX is.