Ce este o factură proforma și cum se generează una?

O factură proforma acționează ca o ofertă sau o estimare, permițându-vă să descrieți detaliile comenzii și să asigurați plata în avans înainte de a vă asuma riscul expedierii. Dar dacă este creată incorect, o factură proforma poate provoca dureri de cap masive, întârzieri și pierderi de profit.

În acest articol, veți afla totul despre facturile proforma, de la ce sunt acestea până la cum să le creați pas cu pas. Veți descoperi detaliile care trebuie incluse, veți evita greșelile amatorilor și veți folosi facturile proforma pentru a procesa fără probleme comenzile de fiecare dată.

Indiferent dacă sunteți un mic vânzător de comerț electronic care vă îndeplinește primele comenzi sau un manager experimentat de export, acest ghid vă acoperă. Până la sfârșit, veți crea cu încredere facturi proforma care impresionează cumpărătorii și accelerează comerțul. Asadar, haideti sa începem!

TLDR; Ce este o factură proforma și cum se generează una?

• Facturile proforma sunt facturi preliminare care prezintă detaliile comenzii propuse înainte de expediere
• Ele sunt folosite în comerț pentru a defini termenii, plata sigură și vama rapidă
• Proformele acționează ca cotații, în timp ce facturile finale facturează mărfurile după livrare
• Proformele necesită detalii precum cantități, prețuri, metoda de livrare, taxe și termene de plată
• Vânzătorii folosesc facturi proforma pentru a reduce riscul la comenzile de export și pentru a fi plătiți în avans
• Cumpărătorii pot examina și confirma costurile înainte de finalizarea achiziției
• Proformele devin în cele din urmă facturi finale odată ce expedierea este trimisă

Facturi proforma versus facturi standard

Facturile proforma funcționează ca cotații de preț, în timp ce facturile finale documentează livrarea efectivă și plata la cerere. Din punct de vedere juridic, proformele reprezintă o ofertă contractuală supusă aprobării cumpărătorului, în timp ce facturile standard acționează ca dovadă a vânzării pentru bunurile primite.

Proformele oferă estimări înainte de expediere pentru a asigura plățile în avans prin termeni conveniți. Facturile standard solicită plata după expediere pentru bunurile pe care cumpărătorul le-a primit deja conform acelor termeni.

Proformele reduc riscul prin termeni conveniți, dar nu au recurs dacă sunt neplătite. Facturile standard dovedesc îndeplinirea condițiilor prestabilite, cu recurs legal dacă nu sunt plătite.

Împreună, facturile proforma și standard documentează în mod oficial vânzările începând să se termine, protejând atât cumpărătorul, cât și vânzătorul. Puteți găsi o mulțime de șabloane de facturi proforma disponibile online. În timp ce instrumente precum generatorul gratuit de facturi de la Freshbooks ajută la crearea cu ușurință a facturilor standard.

Ce este o factură proforma?

O factură proforma este o factură preliminară trimisă cumpărătorilor înainte de expedierea bunurilor sau serviciilor. Spre deosebire de o factură obișnuită care solicită plata, o factură proforma prezintă detaliile unei comenzi pentru a oferi cumpărătorului timp să confirme și să aranjeze plata înainte de expedierea comenzii.

Facturile proforma sunt utilizate în mod obișnuit în comenzile comerciale și de export. Acestea permit exportatorilor să definească detaliile comerciale cu un cumpărător și să asigure plata în avans înainte de a-și asuma riscurile și logistica transportului.

În timp ce o factură normală este o factură care solicită plata pentru articolele deja livrate, o factură proforma este mai degrabă o ofertă sau o estimare care detaliază ceea ce vânzătorul intenționează să livreze și costurile propuse dacă cumpărătorul este de acord. Gândiți-vă la el ca la un formular de comandă negociat înainte de producție sau livrare.

Odată ce cumpărătorul aprobă factura proforma și efectuează modificările dorite, acesta va trimite plata pe baza detaliilor proforma. Vânzătorul va transforma apoi proforma într-o factură comercială finală și va expedia mărfurile.

Facturile proforma adaugă claritate în avans pentru comenzi și protecție pentru vânzătorii care necesită depozite. De asemenea, accelerează procesul vamal, deoarece detaliile comerciale sunt stabilite din timp. Din aceste motive, facturile proforma sunt o practică standard pentru export.

Detalii cheie într-o factură proforma

O factură proforma include toate detaliile relevante ale comenzii, cumpărătorului și comerciale pentru a documenta corect tranzacția de export. Detaliile cheie includ:

• Numărul facturii/ID pentru urmărirea internă
• Numele furnizorului, adresa, informațiile de contact
• Numele cumpărătorului, adresa, informațiile de contact
• Descrieri mai complete ale produselor
• Cantități exacte în curs de expediere
• Preț unitar pentru fiecare articol
• Lista detaliată care afișează costurile
• Termenele de plată și termenele scadente
• Moneda tranzacției
• Incoterms care declară responsabilitățile cumpărătorului/vânzătorului
• Metoda de livrare și termenul de livrare
• Asigurări și costuri de transport
• Taxe și impozite aplicabile
• Suma totală datorată de la cumpărător
• Data expirării cotației
• Semnăturile cumpărătorului și vânzătorului

Facturile proforma ajută la evitarea surprizelor pe linie prin captarea tuturor aspectelor comerciale în avans într-o ofertă formală. Acestea permit ambelor părți să confirme logistica, cum ar fi costurile de transport, taxele și livrarea așteptată înainte de plată.

Asigurarea unor detalii precise în proforma accelerează, de asemenea, facturarea finală și procesul vamal ulterior. Cumpărătorul câștigă încredere știind exact pentru ce plătește și când. Definirea acestor specificități din timp este esențială.

Utilizări și beneficii ale facturilor proforme

Facturile proforma oferă mai multe beneficii cheie:

Pentru comerț: facturile proforma permit exportatorilor să definească în prealabil tranzacțiile, costurile, termenii și responsabilitățile. Acest lucru reduce erorile de comunicare sau surprizele la expediere.

Pentru cotare/estimare: Proformes oferă o ofertă oficială care prezintă prețurile și detaliile propuse. Cumpărătorii pot confirma domeniul și costurile în scris, în loc să se bazeze pe discuții informale.

Pentru asigurarea plății: vânzătorii pot solicita un depozit sau o plată anticipată pe baza proformei înainte de producție. Acest lucru asigură că nu își asumă costuri până când plata este aranjată.

Pentru vămuire: facturile proforma detaliate accelerează procesarea vamală în țara cumpărătorului. Când oficialii vamali cunosc valorile și detaliile dinainte, ei evită întârzierile de expediere asociate cu valori subdeclarate.

Pentru gestionarea proprietății: facturile proforma permit administratorilor de proprietăți să ofere chiriașilor o estimare detaliată a costurilor înainte de a începe lucrul. Acest lucru permite chiriașului să revizuiască și să aprobe cheltuielile proiectate pentru întreținere, reparații sau renovări. Odată ce chiriașul semnează factura proforma, administratorul proprietății are un angajament de plată și poate programa cu încredere lucrările. Facturile proforma reduc confuzia prin stabilirea unei evidențe scrise clare a domeniului și costului serviciilor de management al proprietății . De asemenea, oferă chiriașilor vizibilitate asupra cheltuielilor proiectate în scopuri bugetare

Facturile proforma sprijină, de asemenea, cumpărătorii prin claritatea costurilor, flexibilitatea de a face modificări înainte de finalizare și capacitatea de a aranja finanțare sau deschide scrisori de credit din timp. În general, facturile proforma reduc riscurile și întârzierile la fiecare pas.

Crearea unei facturi proforma

Crearea unei facturi proforma presupune:

Colectarea detaliilor necesare - Compilați detalii despre cumpărător, produse/servicii, cantități, costuri, condiții de vânzare, metoda de livrare, data livrării și taxe sau taxe.

Utilizarea unui șablon de factură – Utilizați un șablon proforma pentru a vă asigura că capturați toate câmpurile obligatorii și limbajul juridic. Multe programe de contabilitate sau instrumente de facturare online oferă șabloane.

Personalizarea câmpurilor șablonului – Completați șablonul cu detaliile tranzacției, termenii comerciali, calculele și totalurile dvs. Descrieți clar produsele și definiți cantitățile, tarifele și costurile.

Revizuirea înainte de finalizare – Verificați de două ori toate detaliile comerciale, specificațiile, tarifele și totalurile înainte de a le trimite cumpărătorului. Rugați pe altcineva să revizuiască și pentru a detecta erorile.

Luați în considerare numerotarea facturilor și includerea limitelor de termen – Numerotarea facturilor secvențial și includerea unei date de expirare previne confuzia și menține propunerile organizate.

În general, facturile proforma urmează un proces simplu. Scopul este de a asigura detalii complete și precise, un format profesional și livrare promptă către cumpărător pentru revizuirea și aprobarea în avans. Cu o abordare organizată și o revizuire atentă, facturile proforma accelerează procesul de vânzare la export.

Trimiterea și primirea plății

Odată ce factura proforma este finalizată, trimiteți-o cu promptitudine cumpărătorului. Precizați-le că următorul pas este să examineze toate detaliile și să aranjeze plata conform condițiilor menționate.

După ce cumpărătorul aprobă proforma, acesta va trimite plata pentru depozit sau suma totală prezentată. Doar odată ce plata este primită, vânzătorul ar trebui să producă sau să expedieze comanda.

La expedierea bunurilor, vânzătorul trimite apoi factura finală comercială pentru articolele livrate pe baza acordului proforma. Factura finală acționează ca nota de vânzare după livrare.

Transformarea unei facturi proforma în factură finală

Când convertiți o proforma într-o factură finală, verificați eventualele ajustări necesare:

• Dacă costurile reale de transport au fost diferite, actualizați costurile de transport/asigurare
• Dacă taxele sau taxele s-au dovedit mai mari, ajustați totalurile în consecință
• Dacă cantitățile s-au modificat din cauza producției, modificați elementele rând
• Dacă cumpărătorul a solicitat modificări, aplicați orice credite/modificări

După încorporarea oricăror modificări aprobate, convertiți proforma într-o factură comercială finală:

• Actualizați titlul la „Factură”
• Marcați-o ca copie originală, nu duplicat
• Actualizați toate totalurile sau tarifele dacă sunt ajustate
• Adăugați data facturii și data scadenței plății
• Notă „Factură” înlocuiește proforma

Cu acești pași, proforma devine fără probleme documentul final de facturare.

Recomandări cheie: Ce este o factură proforma și cum se generează una?

Cu un mare risc vine o mare recompensă. Pentru exportatori, facturile proforma sunt cheia pentru a debloca acele recompense globale în siguranță.

Aceste „formulare de propunere” preliminare reduc riscul în avans prin alinierea cu cumpărătorii în ceea ce privește costurile, logistica și plăți înainte de a onora comenzile mari. Gata cu surprizele de ultimă oră sau întârzierile vamale!

Acum sunteți echipat cu un ghid complet pentru crearea unor facturi proforma impresionante, care vă poziționează afacerea ca un exportator expert. Știți ce detalii să definiți, greșelile de evitat și pașii de executat fără cusur. Cel mai important, înțelegeți exact cum facturile proforma protejează profiturile și accelerează vânzările.

Lumea așteaptă. Clienții dvs. de vis din colțuri îndepărtate ale globului vă așteaptă. Captați acele oportunități înarmate cu experiența dumneavoastră proforma în facturare. Finalizați fără probleme cotațiile, reduceți depozitele, treceți rapid prin vamă și gestionați clienții cu încredere folosind aceste instrumente comerciale esențiale. Nu uitați – mai întâi proformele, apoi profiturile. Acum mergeți să prosperați în acele piețe! Ce mai astepti?