Ce este un HRIS (Sistem Informațional de Resurse Umane)?

Dacă v-ați întrebat vreodatăce este un HRIS, sunteți în locul potrivit.

HRIS, sau Sistemul Informațional pentru Resurse Umane, este crucial în gestionarea departamentelor moderne de HR.

Este o soluție software concepută pentru a eficientiza procesele de HR, pentru a reduce documentele și pentru a îmbunătăți operațiunile zilnice.

Din experiența mea, companiile care implementează HRIS văd adesea o productivitate crescută, fluxuri de lucru mai fluide și o mai bună luare a deciziilor.

Echipele de resurse umane își pot schimba atenția de la sarcinile consumatoare de timp la inițiative mai strategice. Te interesează cum funcționează și de ce schimbă jocul?

Să ne aprofundăm în înțelegerea HRIS, a tipurilor sale și a modului în care vă poate transforma organizația.

Ce este un HRIS (Sistem Informațional de Resurse Umane)?

Sistemul informațional de resurse umane (HRIS) este un software care ajută companiile să-și centralizeze și să-și automatizeze procesele de resurse umane.

Se ocupă de orice, de la datele angajaților până la salarizare, conformitate, recrutare și multe altele, reducând nevoia de sarcini manuale de resurse umane .

Indiferent dacă sunteți o afacere mică sau o mare corporație, HRIS vă poate ajuta la eficientizarea operațiunilor și la îmbunătățirea eficienței.

Un HRIS este o bază de date cuprinzătoare, care găzduiește informații esențiale ale angajaților, facilitează sarcinile de HR și asigură că datele sunt întotdeauna accesibile personalului autorizat.

Această abordare centralizată a gestionării resurselor umane permite un mediu mai organizat, mai structurat și bazat pe date.

Majoritatea sistemelor HRIS pot fi personalizate pentru a satisface nevoile specifice ale unei afaceri, oferind funcții variind de la păstrarea evidenței esențiale la analize avansate.

Cu un HRIS în vigoare, zilele de gestionare a resurselor umane prin foi de calcul și hârtii nesfârșite au trecut de mult.

Sistemul permite companiilor să automatizeze sarcini repetitive și să minimizeze erorile umane, sporind acuratețea și eficiența în operațiunile de zi cu zi.

Caracteristicile cheie ale unui HRIS

Un HRIS cuprinde funcții care simplifică managementul resurselor umane și îl fac mai eficient și mai bine organizat. Iată câteva dintre funcționalitățile de bază întâlnite în mod obișnuit în soluțiile HRIS:

• Managementul datelor angajaților:Un HRIS stochează toate informațiile legate de angajați, cum ar fi detaliile personale, istoricul postului, evaluările performanței și multe altele, într-o singură locație centrală. Acest lucru face ca accesarea și actualizarea înregistrărilor angajaților să fie fluidă și eficientă.
• Integrarea salariilor:software-ul HRIS include adesea funcții de gestionare a salariilor care automatizează calculele salariilor, deducerile fiscale, bonusurile și alte forme de compensare. Acest lucru asigură că angajații sunt plătiți corect și la timp, reducând riscul erorilor de salarizare.
• Urmărirea conformității:ținerea pasului cu legile și reglementările muncii poate fi copleșitoare. Software-ul HRIS ajută companiile să se conformeze, urmărind modificările reglementărilor și asigurându-se că toate datele necesare sunt înregistrate și stocate în mod corespunzător.
• Recrutare și integrare:sistemele HRIS simplifică, de asemenea, procesul de angajare, permițând echipelor de resurse umane să posteze locuri de muncă vacante, să urmărească candidații, să programeze interviuri și să integreze eficient angajații noi. Acest lucru asigură o tranziție ușoară pentru noii angajați și permite echipelor de HR să gestioneze procesul de angajare de la început până la sfârșit în cadrul sistemului.
• Managementul performanței:soluțiile HRIS includ de obicei instrumente pentru monitorizarea și gestionarea performanței angajaților. Aceste instrumente permit resurselor umane să stabilească obiective, să urmărească progresul și să ofere evaluări ale performanței într-un singur sistem.
• Administrarea beneficiilor:o altă caracteristică a unui HRIS este gestionarea beneficiilor angajaților, cum ar fi asigurarea de sănătate, planurile de pensionare și concediul plătit. Sistemul se asigură că beneficiile sunt administrate corect și că angajații pot accesa informațiile despre beneficii.
• Self-Service pentru angajați:Multe sisteme HRIS oferă angajaților portaluri de self-service, permițându-le angajaților să acceseze și să-și actualizeze informațiile personale, să-și vadă taloanele de plată, să solicite timp liber și să revizuiască opțiunile de beneficii fără a trece prin HR.

Beneficiile utilizării unui HRIS

Există mai multe avantaje în utilizarea unui HRIS în compania dumneavoastră. Acestea includ:

• Eficiență sporită:automatizarea sarcinilor repetitive și centralizarea stocării datelor eliberează timp pentru echipele de resurse umane pentru a se concentra pe mai multe inițiative strategice. Această eficiență îmbunătățită poate duce la economii de costuri și la o mai bună alocare a resurselor.
• Precizie îmbunătățită a datelor:atunci când informațiile de resurse umane sunt gestionate manual, există întotdeauna riscul de erori, cum ar fi o greșeală de tipar în dosarul unui angajat sau un salariu calculat greșit. Un HRIS minimizează aceste erori prin automatizarea introducerii datelor și a calculelor, asigurând o mai mare acuratețe.
• O mai bună luare a deciziilor:caracteristicile de analiză a datelor permit echipelor de resurse umane să genereze rapoarte și informații din valorile și tendințele angajaților. Aceste rapoarte pot informa deciziile privind planificarea forței de muncă, implicarea angajaților și strategiile de reținere.
• Experiență îmbunătățită a angajaților:Cu portaluri de autoservire și procese de resurse umane simplificate, angajații pot accesa mai ușor informațiile necesare, pot trimite cereri și își pot gestiona datele. Acest lucru duce la o experiență generală mai bună a angajaților și reduce sarcina personalului de resurse umane de a gestiona manual aceste solicitări.
• Scalabilitate:Indiferent dacă aveți zece angajați sau 10.000, soluțiile HRIS sunt scalabile și pot crește odată cu afacerea dvs. Ele oferă flexibilitate pentru a adăuga noi funcționalități și pentru a se adapta nevoilor în schimbare ale companiei dumneavoastră.
• Risc de conformitate redus:sistemele HRIS ajută companiile să respecte legile și reglementările muncii în continuă schimbare prin automatizarea raportării și asigurându-se că toată documentația necesară este actualizată.

Tipuri de HRIS

Sistemele HRIS pot varia foarte mult în ceea ce privește domeniul și funcționalitatea lor.

În funcție de dimensiunea companiei dumneavoastră și de nevoile specifice, puteți alege între diferite tipuri de sisteme HRIS.

Mai jos, vom defalca cele trei categorii principale de HRIS:

1. HRIS operațional

Sistemele operaționale HRIS sunt concepute pentru a gestiona sarcini administrative, cum ar fi:

• Evidența angajaților
• Urmărirea prezenței
• Monitorizarea timpului și a prezenței
• Managementul beneficiilor

Sistemele operaționale HRIS se concentrează pe procesele de zi cu zi care mențin un departament de HR să funcționeze fără probleme.

Ele sunt esențiale pentru menținerea la zi a informațiilor angajaților și pentru a asigura funcționarea eficientă a funcțiilor esențiale de resurse umane ale companiei.

2. HRIS tactic

Sistemele HRIS tactice sunt orientate spre gestionarea recrutării, managementul performanței și dezvoltarea angajaților. Acestea includ instrumente pentru:

• Recrutarea si urmarirea candidatilor
• Gestionarea programelor de formare
• Efectuarea analizelor de performanță
• Planificarea succesiunii

Aceste sisteme ajută echipele de HR să planifice și să îmbunătățească performanța angajaților.

Sistemele HRIS tactice sunt prețioase pentru companiile care doresc să dezvolte un canal robust de talente și să-și dezvolte forța de muncă prin instruire și evaluare continuă.

3. HRIS strategic

Sistemele strategice HRIS se concentrează pe planificarea resurselor umane pe termen lung, cum ar fi analiza forței de muncă și managementul talentelor. Caracteristicile includ adesea:

• Planificarea succesiunii
• Strategii de reținere a angajaților
• Programe de dezvoltare a leadershipului
• Analiza forței de muncă

Soluțiile strategice HRIS beneficiază companiile care doresc să-și alinieze obiectivele de HR cu strategia lor de afaceri pe termen lung.

Aceste sisteme permit companiilor să-și gestioneze în mod proactiv forța de muncă prin analizarea tendințelor și planificarea nevoilor viitoare de talente.

Tabel de comparație a tipurilor HRIS

Pentru a vă ajuta să înțelegeți cum se compară aceste diferite tipuri de HRIS, iată o defalcare a caracteristicilor și a domeniilor lor de interes:

Cum poate HRIS să vă transforme departamentul de resurse umane

Implementarea unui HRIS poate schimba drastic modul în care funcționează departamentul dumneavoastră de resurse umane.

De la reducerea documentelor manuale până la luarea de decizii bazate pe date, un HRIS poate oferi următoarele beneficii:

• Procese automatizate:departamentele de resurse umane sunt adesea blocate de sarcini manuale, repetitive. Un HRIS automatizează aceste procese, eliberând timp prețios profesioniștilor din HR pentru a se concentra pe inițiative strategice.
• Date centralizate:în loc să gestionați informațiile din mai multe foi de calcul, un HRIS vă permite să stocați toate datele referitoare la angajați într-un singur sistem centralizat. Acest lucru facilitează accesul la informații atunci când este necesar și se asigură că datele sunt întotdeauna actualizate.
• Conformitate îmbunătățită:un HRIS urmărește cerințele de reglementare critice și se asigură că afacerea dvs. respectă legile muncii. Acest lucru ajută la evitarea penalităților costisitoare și a problemelor legale.
• Implicarea sporită a angajaților:Cu acces la portaluri de autoservire, angajații pot prelua mai mult control asupra informațiilor lor, ceea ce duce la o mai mare satisfacție și implicare la locul de muncă.
• Luare a deciziilor bazate pe date:sistemele HRIS oferă funcții puternice de raportare și analiză care permit echipelor de resurse umane să urmărească valorile cheie ale performanței și să ia decizii bazate pe date. Acest lucru poate ajuta la îmbunătățirea reținerii angajaților, la optimizarea planificării forței de muncă și la îmbunătățirea performanței generale a afacerii.

Exemplu real: cum un HRIS a transformat procesele noastre de resurse umane

Din experiența personală, am văzut cum implementarea unui HRIS poate transforma procesele de resurse umane ale unei companii.

La o companie anterioară, ne-am luptat să păstrăm la zi evidențele angajaților și să gestionăm cu exactitate salariile.

Erorile de calcul erau frecvente, iar urmărirea conformității a fost o durere de cap.

După implementarea unui HRIS, am văzut îmbunătățiri imediate. Salarizarea a fost automatizată, reducând erorile și asigurând plățile la timp.

Înregistrările angajaților au fost centralizate, facilitând accesul managerilor la informații.

Urmărirea conformității a devenit o problemă, deoarece sistemul ne-a actualizat automat cu privire la modificările de reglementare.

Echipa HR a devenit mai eficientă, iar angajații au fost mai mulțumiți de experiența lor.

Pași pentru implementarea unui HRIS în afacerea dvs

Dacă vă gândiți să adoptați un HRIS pentru afacerea dvs., iată pașii pentru a începe:

1. Identificați-vă nevoile:determinați ce procese de resurse umane doriți să automatizați sau să îmbunătățiți. Acesta poate fi salarizare, gestionarea datelor angajaților sau recrutare.
2. Alegeți HRIS potrivit:cercetați diferite sisteme HRIS și selectați unul care să corespundă nevoilor și bugetului dvs. de afaceri.
3. Pregătiți-vă datele:adunați toate datele actuale de HR, inclusiv evidențele angajaților, informațiile privind salariile și documentele de conformitate.
4. Antrenați-vă echipa:asigurați-vă că echipa dvs. de resurse umane și angajații sunt instruiți pentru a utiliza sistemul HRIS în mod eficient.
5. Lansare și monitorizare:după implementare, monitorizați performanța sistemului și ajustați-l după cum este necesar pentru a vă asigura că vă îndeplinește obiectivele.

Concluzie

Dacă v-ați întrebat ce este un HRISși cum poate aduce beneficii afacerii dvs., acum știți impactul acestuia asupra eficientizării proceselor de HR și îmbunătățirii eficienței generale.

Din experiența mea, utilizarea unui HRIS a transformat complet modul în care gestionăm totul, de la salarizare la dezvoltarea angajaților.

Este un instrument de care niciun departament de HR nu ar trebui să lipsească, mai ales că afacerile continuă să crească și să evolueze.

Întrebări frecvente

Ce înseamnă HRIS?

HRIS înseamnă Sistemul informațional al resurselor umane. Este o platformă software care ajută companiile să gestioneze, să organizeze și să-și eficientizeze funcțiile legate de resursele umane.

În mod tradițional, departamentele de HR erau blocate cu documente manuale, foi de calcul și procese izolate, ceea ce făcea ca gestionarea informațiilor angajaților să fie greoaie și predispusă la erori.

Cu toate acestea, odată cu apariția HRIS, toate aceste funcții pot fi gestionate digital, făcând procesul mai eficient și mai fiabil.

Sistemele HRIS găzduiesc toate informațiile critice ale angajaților într-o singură platformă centralizată, asigurând că datele sunt ușor accesibile și actualizate.

Aceste platforme pot gestiona diverse sarcini de resurse umane, de la integrarea angajaților și evaluările performanței până la administrarea beneficiilor și urmărirea conformității.

Prin automatizarea multor sarcini repetitive, un HRIS le permite profesioniștilor din HR să se concentreze pe inițiative mai strategice, centrate pe oameni, cum ar fi implicarea și reținerea angajaților.

Sistemul asigură, de asemenea, conformitatea cu legile muncii locale și naționale prin automatizarea urmăririi și raportării, minimizând astfel riscul erorii umane și potențialele probleme legale.

HRIS este vital în sprijinirea departamentelor de HR, oferindu-le instrumentele de care au nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile mai eficient și mai eficient.

Care sunt cele trei tipuri de HRIS?

Sistemele HRIS pot fi clasificate pe scară largă în trei tipuri, în funcție de funcționalitatea și domeniile lor de interes:

HRIS operațional

Sistemele operaționale HRIS se concentrează pe operațiunile de zi cu zi și pe sarcinile administrative care mențin o companie să funcționeze fără probleme.

Aceste sisteme sunt utilizate în principal pentru înregistrarea și urmărirea datelor angajaților, prezența, salariile și gestionarea beneficiilor.

Un HRIS operațional urmărește automatizarea proceselor de bază de resurse umane pentru a reduce sarcina administrativă a personalului de resurse umane.

Exemple de caracteristici:Evidența angajaților, urmărirea timpului și a prezenței, administrarea beneficiilor.

Caz de utilizare:Un HRIS operațional poate fi utilizat într-o organizație mare în care echipa de resurse umane trebuie să gestioneze sute de angajați și să asigure conformitatea cu reglementările muncii.

HRIS tactic

Sistemele HRIS tactice sunt concepute pentru a ajuta echipele de HR cu procesele de recrutare a angajaților, managementul performanței și dezvoltare.

Aceste sisteme beneficiază companiile care doresc să îmbunătățească angajamentul angajaților și să-și dezvolte fondul de talente prin evaluări structurate de performanță, programe de formare și planificare a succesiunii.

Exemple de caracteristici:Recrutarea și urmărirea candidaților, evaluările performanței, planificarea succesiunii și programele de formare a angajaților.

Caz de utilizare:O companie axată pe creșterea și dezvoltarea angajaților poate implementa un HRIS tactic pentru a urmări performanța angajaților și a crea oportunități de avansare.

HRIS strategic

Sistemele strategice HRIS susțin planificarea pe termen lung a resurselor umane și luarea deciziilor.

Ele oferă instrumente avansate de analiză și raportare care ajută echipele de HR să-și alinieze forța de muncă cu obiectivele strategice ale companiei.

Aceste sisteme permit organizațiilor să-și anticipeze nevoile viitoare de resurse umane, să planifice succesiunea și să implementeze strategii de management al talentelor care conduc la succesul afacerii.

Exemple de caracteristici: Analiza forței de muncă, managementul talentelor, dezvoltarea leadershipului și planificarea succesiunii.

Caz de utilizare:O corporație multinațională poate utiliza un HRIS strategic pentru a prognoza cererea de forță de muncă, pentru a identifica angajați cu potențial ridicat și pentru a planifica inițiative de dezvoltare a leadershipului pentru a asigura succesul pe termen lung.

Fiecare tip HRIS abordează diferite aspecte ale managementului resurselor umane, permițând companiilor să aleagă soluția care se potrivește cel mai bine nevoilor și obiectivelor lor specifice.

Este ADP un sistem HRIS?

Da, ADP (Procesarea automată a datelor) este un sistem HRIS. Este una dintre cele mai cunoscute și utilizate platforme software de resurse umane din lume.

ADP oferă o suită cuprinzătoare de servicii care acoperă diverse funcții de resurse umane, inclusiv salarizare, administrarea beneficiilor, urmărirea timpului și a prezenței, recrutarea și managementul conformității.

Sistemul HRIS al ADP este extrem de personalizabil, făcându-l potrivit pentru afaceri de toate dimensiunile, de la startup-uri mici la întreprinderi mari.

De asemenea, se integrează cu alte sisteme de afaceri, cum ar fi software-ul de contabilitate, permițând partajarea fără probleme a datelor și o precizie îmbunătățită între departamente.

Soluția ADP bazată pe cloud asigură accesul la datele angajaților de oriunde, fiind benefic pentru companiile cu echipe la distanță sau distribuite.

Sistemul este conceput pentru a crește odată cu afacerea dvs., oferind soluții scalabile care se pot adapta nevoilor dumneavoastră în schimbare de resurse umane.

Caracteristicile critice ale ADP includ:

• Procesarea salariilor:automatizează calculele salariilor și asigură conformitatea cu reglementările fiscale.
• Urmărirea timpului și a prezenței:ajută la monitorizarea orelor de lucru ale angajaților și la gestionarea programelor.
• Administrarea beneficiilor:Permite angajaților să se înscrie în programe de beneficii și gestionează ofertele de beneficii.
• Managementul conformității:ține evidența modificărilor de reglementare și se asigură că compania dumneavoastră respectă legile muncii.

În general, ADP este un HRIS care poate eficientiza multe procese de HR, făcându-l o soluție de bază pentru multe companii.

Este HRIS la fel cu salariile?

În timp ce sistemele HRIS și de salarizare se suprapun adesea, acestea nu sunt la fel.

HRIS este un sistem mai larg care cuprinde diverse funcții HR. În același timp, salariile sunt o componentă specifică a resurselor umane care se ocupă exclusiv de calcularea și distribuirea salariilor și salariilor angajaților.

Sistemele HRIS gestionează o gamă largă de funcții HR, cum ar fi:

• Managementul datelor angajaților:stocarea și gestionarea înregistrărilor angajaților, cum ar fi informațiile de contact, istoricul angajării și evaluările performanței.
• Recrutare și integrare:gestionarea procesului de angajare, de la postarea locurilor de muncă deschise până la integrarea noilor angajați.
• Urmărirea conformității:Asigurarea că compania respectă legile și reglementările muncii.

Sistemele de salarizare, pe de altă parte, se concentrează în mod special pe:

• Calculul salariului:automatizarea calculului salariilor angajaților pe baza orelor lucrate, ore suplimentare, bonusuri și deduceri.
• Reținerea impozitului:Asigurarea că suma corectă a impozitului este reținută din salariile angajaților.
• Depozite directe:distribuirea salariilor angajaților prin depunere directă în conturile lor bancare.

În timp ce unele sisteme HRIS includ funcționalitate de salarizare, nu toate sistemele de salarizare includ caracteristici HRIS.

De exemplu, o companie ar putea folosi un furnizor dedicat de salarizare alături de un HRIS care se concentrează pe recrutare și managementul performanței.

Multe sisteme HRIS moderne integrează module de salarizare pentru a oferi o soluție all-in-one care acoperă managementul resurselor umane și procesarea salariilor, ceea ce poate eficientiza fluxurile de lucru și reduce concedierile.

HRIS este un instrument cuprinzător care acoperă mai multe funcții HR, inclusiv salarizare, în timp ce sistemele de salarizare sunt specializate în compensarea angajaților.