Ce este un telefon VoIP și cum funcționează?

Tehnologia VoIP există încă din anii '90, dar pandemia a accelerat foarte mult adoptarea acesteia datorită trecerii către munca la distanță și învățarea la distanță. Să aruncăm o privire la ce sunt telefoanele VoIP, cât costă și caracteristicile pe care le aduc.

Salt la ↓

• Ce este un telefon VoIP?
• Cum funcționează telefoanele VoIP
• Telefoane VoIP vs sisteme telefonice tradiționale
• Tipuri de telefoane VoIP
• Beneficiile unui sistem telefonic VoIP
• Caracteristicile telefonului VoIP
• Protocoale de telefonie IP
• Comparație de telefon VoIP
• Costul trecerii la un telefon VoIP

Ce este un telefon VoIP?

Un telefon VoIP este un dispozitiv care efectuează apeluri folosind o conexiune la internet în loc de firele de telefon vechi. Acest lucru face telefoanele VoIP mai ieftine, agile și mai fiabile datorită conectivității lor superioare.

Cum funcționează telefoanele VoIP

Telefoanele vechi obișnuiau să funcționeze prin cablare directă la un PBX local (centrală privată). Mașina PBX mare se ocupa apoi de rutarea către extensia corespunzătoare. Cu toate acestea, aceasta a fost mai puțin eficientă decât telefonia IP și nu avea multe caracteristici.

În schimb, telefoanele VoIP procesează apelurile prin internet, ceea ce înseamnă că pot folosi Wi-Fi sau pot fi conectate la rețea prin cabluri Ethernet.

Power over Ethernet (PoE) face posibil ca cablurile Ethernet să transmită simultan date și să alimenteze telefoanele VoIP folosind un singur cablu de rețea, astfel încât nu veți avea nevoie de un adaptor de alimentare tradițional și alte cabluri pentru a efectua primul apel.

Telefoane VoIP vs sisteme telefonice tradiționale

VoIP este o tehnologie complet diferită de sistemele telefonice tradiționale.

Telefoanele VoIP oferă tarife mai ieftine decât cele pe care le-ați găsi la orice furnizor de telefonie, având în același timp o calitate audio superioară datorită protocoalelor care utilizează conexiunea la internet. Este, de asemenea, o opțiune mai fiabilă, deoarece rețelele VoIP sunt monitorizate 24/7.

Aceasta înseamnă că semnalele de transmisie pot fi redirecționate în câteva secunde în caz de întrerupere de curent sau de dezastre naturale. În cele din urmă, serviciul VoIP vă oferă o experiență multiplatformă fără probleme, indiferent dacă utilizați un receptor pe birou sau un telefon mobil acasă.

Tipuri de telefoane VoIP

Telefoane rigide

Telefoanele rigide, cum ar fi telefoanele de birou, sunt primul lucru la care se gândesc cei mai mulți oameni atunci când aud termenul de telefoane VoIP, deoarece sunt cel mai comun tip. Le veți vedea adesea în birouri și săli de conferințe - adesea însoțite de telefoane sau căști Bluetooth.

Telefoane soft

Softphone-urile sunt telefoane virtuale care se bazează pe o aplicație pentru a funcționa. Acestea sunt adesea instalate fie pe un computer, fie pe dispozitive mobile, cum ar fi smartphone-uri și tablete. Acestea au aceeași funcționalitate ca un telefon dur, dar nu necesită niciun echipament costisitor.

Beneficiile unui sistem telefonic VoIP

Call Quality

Serviciul de telefonie VoIP are o calitate mult mai bună decât telefoanele analogice, deoarece se bazează pe conexiunea dumneavoastră la internet. Conectivitatea la internet permite utilizatorilor să experimenteze vocea HD cu o claritate de neegalat, mai ales atunci când sunt asociate cu un microfon de top.

Usor scalabil

În timp ce extinderea companiilor în trecut ar însemna instalarea de noi linii telefonice fizice în birou. Sistemele VoIP pot fi extinse prin creșterea numărului de utilizatori pe abonamentul dvs. și cumpărarea unui alt telefon. Cei care folosesc soluții softphone nu vor trebui nici măcar să plătească pentru hardware.

Portabilitate

Practic, fiecare furnizor VoIP de pe piață include aplicații mobile în planul lor. Aceasta înseamnă că angajații vor putea face mai multe lucrând în deplasare. Multe platforme chiar permit utilizatorilor să treacă de la telefoanele de birou la un smartphone fără a termina apelul.

Mai sigur

Software-ul VoIP vine cu protocoale de securitate de ultimă oră care asigură că nimeni nu poate asculta apelurile sensibile. Majoritatea soluțiilor au, de asemenea, funcții precum autentificarea cu doi factori și conectarea unică, care țin utilizatorii neautorizați departe de infrastructura dvs. de comunicații.

Rază mai largă

Companiile care folosesc VoIP pot ajunge pe mai multe piețe fără a-și face griji cu privire la tarifele ridicate pentru apeluri în străinătate pe care le-ați suporta pe liniile fixe. Majoritatea furnizorilor oferă apeluri telefonice nelimitate în SUA și Canada, iar unele planuri specifice, cum ar fi seria X de la 8×8, vă permit să vă extindeți în peste 48 de țări.

Costuri reduse

În cele din urmă, telefoanele VoIP sunt mult mai ieftine de rulat decât sistemele PBX vechi. Aceasta înseamnă că compania dumneavoastră va economisi mulți bani, chiar dacă luați în considerare costurile pe care le veți suporta atunci când treceți la un sistem VoIP. Vom aprofunda mai jos costurile și economiile.

Caracteristicile telefonului VoIP

În timp ce VoIP este cunoscut pentru fiabilitatea sa și funcționarea mai ieftină, caracteristicile care vin cu telefoanele dure și softphone-urile sunt la fel de notabile. Ele vă pot ajuta echipa să fie mai productivă și să elimine nevoia de software costisitor de la terți.

Gestionare avansată a apelurilor

Gestionarea avansată a apelurilor vă permite să setați reguli pe care sistemul dvs. telefonic le va folosi pentru a gestiona automat apelurile primite. Puteți prioritiza apelurile, puteți bloca numerele de telefon sau puteți alege când să puneți un apel în așteptare, în funcție de nevoile dvs. specifice.

Tabloul de bord Analytics

A avea un tablou de bord de analiză poate fi una dintre cele mai eficiente modalități de a-ți monitoriza compania și de a vedea dacă echipa ta este productivă pe parcursul zilei. Veți putea să vă uitați la valori precum timpul mediu de tratare, rezolvarea primului apel și numărul de apeluri finalizate de fiecare agent.

Acești indicatori cheie de performanță (KPI) sunt adesea raportați și în timp real, ceea ce vă ajută să luați decizii rapide care vă optimizează afacerea. De asemenea, puteți utiliza datele colectate prin analiza apelurilor pentru a crea rapoarte personalizate care servesc ca o înregistrare tangibilă a performanței angajaților.

Însoțitor automat

Un însoțitor automat – numit uneori recepționer digital sau virtual – este un sistem de meniu care ajută companiile să direcționeze automat apelurile primite către destinația potrivită. Majoritatea furnizorilor oferă un însoțitor automat, dar unii pot fi dificil de utilizat sau blocați la niveluri de abonament mai înalte.

Mesaj vocal vizual

Mesageria vocală vizuală vă permite să alegeți ce mesaj doriți să ascultați, parcurgând interfața. Acesta este mult mai rapid decât sistemul secvenţial găsit pe telefoanele mai vechi. În plus, majoritatea platformelor VoIP transcriu automat mesajele vocale. Citirea stenogramelor vă poate ajuta să treceți peste mesajele care nu sunt suficient de importante pentru a le asculta.

Înregistrare apel

Înregistrarea apelurilor este o altă caracteristică utilă pe care companiile o vor obține cu aproape orice sistem telefonic de afaceri, indiferent dacă folosesc telefoane tare sau soft. Posibilitatea de a revizui apelurile la o dată ulterioară vă poate ajuta să vă amintiți informații cheie care nu au fost notate în notele întâlnirii.

În plus, aceste înregistrări pot fi folosite pentru a instrui noi agenți, deoarece servesc ca un exemplu viu despre ce trebuie să faceți și ce să nu faceți. Instruirea bazată pe înregistrare este utilă în special pentru echipele de asistență pentru clienți care au un volum mare de noi recruți.

Stocare in cloud

Cu toate înregistrările apelurilor pe care le veți salva, este important să aveți un loc unde să puneți toate acele date. Din fericire, majoritatea platformelor VoIP vă permit să vă stocați înregistrările pe cloud, astfel încât să nu trebuie să cheltuiți o mică avere pe hard disk-uri externe.

Capacitatea de stocare în cloud poate fi alocată la nivelul întregului plan sau pe bază de utilizator, în funcție de furnizorul la care sunteți abonat. Mulți furnizori vă permit, de asemenea, să achiziționați spațiu de stocare suplimentar la prețuri mai ieftine decât soluțiile de stocare terță parte.

Colaborarea în echipă

Software-ul de colaborare în echipă este adesea văzut ca o caracteristică găsită în principal pe computerele desktop. Cu toate acestea, multe telefoane VoIP de birou sunt capabile să apeleze la întâlniri fără a schimba platforma, ceea ce poate facilita mult colaborarea în timpul proiectelor.

Este demn de remarcat faptul că un administrator poate avea nevoie să lanseze întâlnirea printr-un computer sau să o preprogrameze pe calendarul platformei, deoarece nu toate telefoanele de birou vă permit să creați camere. Funcții precum tablele albe sau sondajele nu vor funcționa nici pe telefoanele de birou fără ecran tactil.

Videoconferinta

Majoritatea telefoanelor VoIP, în special modelele mai noi, au porturi USB care vă permit să conectați o cameră web, astfel încât să puteți activa video în timpul apelurilor conferințe. Acestea fiind spuse, calitatea video pe care o vedeți va fi limitată de rezoluția telefonului dvs. de birou. Experiența generală a conferinței video poate fi, de asemenea, mai puțin simplificată decât ceea ce ați găsi într-o aplicație de browser sau desktop.

Hot Desking

În loc să aibă agenți alocați unui anumit birou în centrul dvs. de apeluri, implementarea unei politici de hot-desking le permite să utilizeze spațiul și echipamentele după cum este necesar. A putea lucra la diferite stații de lucru în fiecare zi poate ține plictiseala la distanță.

Toate notele de apel și înregistrările salvate vor fi în continuare disponibile pentru ei, chiar dacă folosesc un nou telefon de birou, care economisește mult timp. De asemenea, pot transfera apelurile în curs pe dispozitivul lor mobil.

Preluare live

După cum sugerează și numele, această funcție vă permite să preluați un apel dacă agentul nu este capabil să rezolve biletul în timp util sau clientul solicită escaladare. Acest lucru poate reduce timpul de gestionare a apelurilor și poate îmbunătăți satisfacția clienților.

La urma urmei, ultimul lucru pe care îl doriți este să aveți agenți care durează prea mult să escaladeze biletele. Când este cuplat cu analize în timp real, veți putea interveni în mod proactiv atunci când observați un apel care durează prea mult.

Protocoale de telefonie IP

Protocolul SIP

SIP sau protocolul de inițiere a sesiunii poate fi folosit pentru a crea o sesiune între două sau mai multe persoane. De asemenea, poate modifica sesiunea în timpul apelului și o poate încheia odată ce apelul se încheie. Protocolul este bazat pe text și este foarte asemănător cu protocolul HTTP.

Natura bazată pe text a acestui protocol facilitează depanarea și are, de asemenea, un mecanism de cerere-răspuns care simplifică și mai mult procesul de diagnosticare. Transmiterea datelor este efectuată de TCP sau UDP pe stratul 5 al modelului OSI.

Protocolul H.323

Similar cu SIP, H.323 are aceeași funcționalitate. Protocolul se ocupă de inițierea, modificarea și terminarea sesiunilor VoIP. Este un protocol din setul de standarde ITU-T care facilitează atât comunicarea audio, cât și video prin rețele de calculatoare.

Spre deosebire de SIP, care este bazat pe text, H.323 este un protocol binar care folosește literalmente zerouri și unități pentru a transporta vocea sau video în rețea. Din păcate, H.323 este mai greu de scalat decât SIP, deoarece folosește arhitectura monolitică mai degrabă decât modulară.

Protocolul RTP

După cum este definit în RFC 1889, protocolul RTP utilizează un format standard de pachet pentru a transmite audio și video prin internet. Acest protocol a fost adoptat pe scară largă în sistemele de divertisment și comunicații, cum ar fi streaming media, conferințe video și telefonie.

Multe funcții de tip push-to-talk bazate pe web, cum ar fi cele văzute în Zoom și Discord, se bazează, de asemenea, pe protocolul RTP. Protocolul RTP este folosit împreună cu protocolul RTCP despre care vom vorbi în secțiunea următoare.

Protocolul RTCP

RTCP este diferit de RTP, dar funcționează împreună cu acesta. Protocolul RTP este utilizat pentru a transmite media audio/video, în timp ce RTCP trimite pachete de control participanților pentru a oferi feedback cu privire la calitatea serviciului.

RTP provine din porturile numerelor pare, dar RTCP utilizează portul următorului număr impar. Prin aceasta, este capabil să trimită statistici cum ar fi numărul de pachete, fluctuația, octetul, timpul dus-întors și alte forme de informații cheie.

Protocolul SRTP

SRPT a fost publicat de IETF în 2004 ca RFC 3711. Este unul dintre protocoalele de securitate utilizate pentru tehnologia WebRTC. Este în esență o componentă extinsă care poate adăuga elemente de securitate la protocolul RTP. Acestea includ autentificarea mesajelor, protecția reluării și confidențialitatea.

Este folosit mai ales în scopuri VoIP, iar criptarea, precum și caracteristicile de autentificare pe care le aduce la masă pot reduce riscul atacurilor de denial of service (DDoS). Din păcate, SRTP este rar folosit de majoritatea furnizorilor, deoarece traficul este necriptat la nivel PSTN.

Protocolul SDP

SDP a fost, de asemenea, publicat de IETF în 1998 ca RFC 4566. Acesta stabilește standardul pentru definirea parametrilor în timpul schimburilor - cum ar fi streaming media - între două puncte. Întregul protocol SDP funcționează în SIP atunci când este utilizat pentru majoritatea aplicațiilor.

Poate face declarații cum ar fi ce tip de suport media ar trebui să primească punctul final, ce număr de port primește fluxul media, ce IP va primi fluxul media și ce codificare de compresie poate primi punctul final.

Comparație de telefon VoIP

În timp ce multe companii au preferat soluțiile bazate pe cloud pentru nevoile lor de comunicare, este încă nevoie de telefoane VoIP atât pentru setările de la birou, cât și pentru acasă. Am compilat și comparat unele dintre cele mai bune modele de pe piață.

1. Siemens Gigaset SL450A

SL450A de la Siemens este unul dintre cele mai bune telefoane fără fir pe care banii le pot cumpăra. Este departe de a fi cel mai ieftin model de pe piață, dar aduce o mulțime de bani datorită calității audio excelente, agendei cu 500 de intrări și sincronizării datelor cu computerul.

Cumpărarea a două telefoane vă va costa 270 USD. Acestea fiind spuse, puteți obține șase unități pentru 680 USD, ceea ce aduce prețul pe unitate puțin mai mic. Având în vedere că telefonul este realizat dintr-un cadru de aluminiu, materialele durabile îl fac să merite banii în plus.

2. Siemens Gigaset C570A

Dacă vă place ideea de a avea o agendă de adrese pe telefonul dumneavoastră fără fir cu sute de intrări, dar nu doriți să plătiți prea mult, atunci ar trebui să luați în considerare C570A de la Siemens. Capacitatea agendei sale este puțin mai mică la 200 de intrări, dar aceasta este încă o capacitate decentă.

De asemenea, are un ecran LCD, sunet HD datorită difuzorului său duplex și o listă neagră care vă ajută să blocați apelanții spam. O pereche de telefoane vă va costa 180 USD, dar comanda a șase costă doar 340 USD, așa că veți primi în esență patru telefoane cu reducere și două complet gratuite.

3. Polycom VVX 601

Seria VVX de la Polycom este una dintre cele mai populare opțiuni din întreaga lume atât pentru întreprinderile mici, cât și pentru întreprinderile mari, iar mulți furnizori VoIP susțin acest hardware în planurile lor. 601 are 16 taste de linie, patru taste soft și un ecran tactil color de 4,3 inchi care modernizează experiența utilizatorului.

De asemenea, are conferințe audio locale cu trei căi și porturi USB 2.0 duale. Prețurile încep de la 199 USD, ceea ce îl face unul dintre cele mai scumpe telefoane de birou VoIP disponibile în prezent, dar volumele de comenzi vorbesc de la sine în ceea ce privește valoarea de utilitate a modelului.

4. Cisco 7841

7841 de la Cisco costă doar 88 USD, ceea ce îl face cea mai bună valoare pe care o puteți obține într-un telefon de birou. Este posibil ca afișajul său de înaltă rezoluție în tonuri de gri să nu fie la fel de atractiv ca ecranul tactil color de pe VVX 601, dar își face treaba.

De asemenea, are patru taste de linie și un difuzor cu gamă completă. Funcționează atât cu soluții on-premise, cât și cu soluții găzduite, cu asistență largă de la cei mai mari furnizori VoIP. Per total, dincolo de afișaj și numărul de taste de linie, nu sacrificați foarte mult atunci când cumpărați acest model de buget.

5. Ooma DP1-T

DP1-T de la Ooma a devenit rapid favoritul fanilor pentru angajații WFH de când a început pandemia. Este un model fără fir cu 32 de apelări rapide programabile și un mod de a nu deranja, care vă poate ajuta să vă restabiliți echilibrul dintre muncă și viață.

De asemenea, are butoane fizice pentru menținere, transferuri și conferințe, precum și un difuzor integrat. Principalul dezavantaj este că va trebui să plătiți 99 USD pentru un Ooma Telo pe lângă cei 90 USD pentru telefonul de birou, dar acel abonament vine cu avantaje nelimitate pentru apeluri la nivel național.

6. Yealink SIP-T58A

Dacă sunteți un fan al clopotelor și fluierelor, atunci SIP-T58A de la Yealink este o alegere excelentă. Poate fi puțin exagerat pentru majoritatea aplicațiilor, dar are un ecran tactil reglabil de șapte inchi, 27 de taste DSS cu o singură atingere și conferințe audio cu cinci persoane.

De asemenea, vă puteți accesa e-mailul, calendarul și browserul web prin intermediul telefonului, ceea ce este ideal dacă aveți un plan VoIP cu funcții de colaborare în echipă. Este destul de scump la 220 USD, dar cu siguranță un telefon versatil de avut.

7. Siemens Gigaset DX800A

Siemens Gigaset DX800A se simte mai mult ca un centru de comandă decât ca un telefon de birou obișnuit. Poate funcționa atât pentru sistemele ISDN, cât și pentru VoIP și poate stoca până la 1.000 de intrări în agenda sa de contacte, care pot fi apoi sincronizate cu computerul.

De asemenea, poate gestiona până la patru apeluri simultan și are un afișaj color de 3,5 inchi care facilitează interacțiunea cu diferitele funcții disponibile. Este, de asemenea, o stație de bază compatibilă cu DECT, care vă permite să înregistrați până la șase telefoane fără fir. Merită 295 USD? Tu decizi.

8. Cisco 8845

Reducerea telefoanelor VoIP pare o idee bună până când realizați că este un coșmar să participați la videoconferințe cu ei. Cisco 8845 se poziționează drept telefonul suprem pentru videoconferințe, cu camera încorporată, afișajul de cinci inchi și rezoluția de 720p.

Sunetul este excepțional și acest telefon funcționează atât pe sistemele VoIP, cât și pe ISDN, la fel ca DX800A. Cele cinci taste de linie programabile, tastele cu funcție fixă ​​pentru aplicații, tasta fizică de sunet și suportul Bluetooth fac ca prețul de 165 USD să pară o afacere pentru un telefon de conferință.

Costul trecerii la un telefon VoIP

Costul trecerii la telefoane VoIP se concentrează în primul rând pe achiziționarea de hardware (cu excepția cazurilor în care utilizați telefoane software) și găsirea abonamentului potrivit de la un furnizor care să răspundă nevoilor dvs. de afaceri.

Multe telefoane de birou costă 50 USD, dar modelele superioare tind să coste între 100 USD și 200 USD. Companiile care vor primi doar o mână de telefoane de birou ar trebui să ia în considerare achiziționarea unuia dintre modelele mai noi, deoarece prețul suplimentar va fi justificat de funcționalitate.

În schimb, cei care doresc să implementeze telefoane de birou în întreaga lor afacere ar trebui să aleagă un model mai accesibil pentru a menține costul global de implementare scăzut. Trecând la software, prețul poate varia în funcție de furnizorul pe care îl alegeți.

Planul mediu VoIP va costa 20-30 USD pe lună pentru fiecare utilizator, dar puteți plăti cu ușurință dublu această sumă dacă aveți nevoie de o mulțime de funcții. Acestea fiind spuse, mulți furnizori de top vor reduce costul per utilizator dacă aveți nevoie de zeci sau sute de licențe.

Economii de sistem telefonic VoIP

În timp ce cumpărarea de noi telefoane de birou, căști și, eventual, plata pentru formarea angajaților poate părea o cheltuială copleșitoare, merită remarcat faptul că investiția se va amortiza singură pe termen lung.

Există economii considerabile de costuri care pot fi făcute prin trecerea de la un sistem PBX vechi la o soluție VoIP. În primul rând, tarifele pentru apeluri internaționale vor fi mult mai ieftine - mulți furnizori oferind chiar apeluri nelimitate către Statele Unite și Canada.

Acest lucru este valabil și pentru numerele gratuite, deoarece anumite planuri vin cu alocații lunare care permit clienților tăi să consume o anumită cantitate de minute fără să fii taxat pentru apeluri. De asemenea, veți economisi costurile de întreținere, deoarece telefoanele de birou sunt mai robuste decât unitățile PBX.

Dacă alegeți un plan care vine cu un însoțitor automat (ceea ce este foarte comun la majoritatea furnizorilor), atunci ați putea să eliminați complet costul unui recepționer sau cel puțin să reduceți numărul de recepționeri pe care va trebui să îi angajați.

În cele din urmă, veți ajunge să economisiți și costurile software, deoarece furnizorii de top din industrie oferă planuri UCaaS care consolidează operațiunile de afaceri dincolo de apeluri. Acestea includ videoconferințe, colaborare în echipă și stocare în cloud pentru care altfel ar trebui să plătiți suplimentar.

Concluzie

După cum puteți vedea, VoIP este, fără îndoială, una dintre cele mai inovatoare și de impact tehnologice progrese în lumea afacerilor. Ajută companiile să funcționeze mai rapid, mai ieftin și mai eficient decât oricând.