Ce este ERP? Planificarea resurselor întreprinderii explicată

Datorită popularității tot mai mari a soluțiilor de afaceri furnizate în cloud, chiar și cele mai mici organizații pot obține acces la soluții altfel costisitoare și copleșitoare, care anterior erau relegate doar la cele mai mari companii. Cloud computing a transformat aceste soluții costisitoare, complete, din soluții voluminoase care necesită hardware și management la fața locului, în instrumente de afaceri ușoare, ușor de utilizat și accesibile.

Alături de VoIP de afaceri și alte soluții, probabil cel mai important instrument de tranziție către un model de software ca serviciu a fost aplicațiile de planificare a resurselor întreprinderii. În trecut, soluțiile ERP erau costisitoare și în mare parte on-premise, spre deosebire de o implementare în cloud sau chiar hibridă, și necesitau o echipă IT să gestioneze totul. Dar cloud-ul a făcut acum ERP o soluție accesibilă chiar și pentru cele mai mici afaceri, permițând echipelor de toate dimensiunile să folosească informațiile oferite de instrumentele ERP, revoluționând modul în care operează afacerile.

Dar ce este ERP și afacerea ta are într-adevăr nevoie de un alt abonament cloud care planează deasupra capului său? Vom arunca o privire atentă la ceea ce alcătuiește exact o soluție ERP, beneficiile pe care aceasta le aduce și tot ceea ce afacerea dvs. trebuie să știe înainte de a trece la capăt.

Ce este ERP?

Deși numele în sine poate suna puțin explicit, Enterprise Resource Planning, cu siguranță nu spune întreaga poveste a ERP. Pentru a scoate din drum elementele de bază: soluțiile de planificare a resurselor întreprinderii combină fiecare aspect necesar pentru a conduce o afacere într-o singură bază de date centralizată. În acest fel, afacerea dvs. are un control asupra fiecărei informații care compun procesele dvs. de afaceri.

Dar, pentru a înțelege cu adevărat ce este o soluție ERP, cum funcționează și cum va aduce beneficii afacerii dvs., trebuie mai întâi să ne familiarizăm cu diferitele aspecte care vin împreună atunci când conduceți o afacere:

• Financiare
• Procesarea comenzilor
• Vânzări și marketing
• Resurse umane
• de fabricație
• Managementul lanțului de aprovizionare
• Managementul relatiilor cu clientii
• Business Intelligence

Fiecare informație pe care afacerea dvs. va trebui să o urmărească va fi acoperită de o soluție ERP. Dacă afacerea dvs. vinde produse direct clienților, este important să aveți un instrument pentru a urmări toate informațiile relevante despre fiecare vânzare individuală, un instrument de urmărire. procesul de fabricație al produselor dvs., un instrument pentru a urmări eforturile de marketing, procesarea comenzilor, în esență tot ceea ce am enumerat deja mai sus.

Dar, în loc să încerce să grupeze diferite soluții, cum ar fi o aplicație pentru CRM și alta pentru urmărirea eforturilor de marketing, afacerea dvs. poate utiliza un instrument de management al resurselor de întreprindere pentru a combina toate aceste aspecte într-o singură platformă, integrată și perfectă.

Principiile cheie ale unei soluții ERP

Soluțiile de planificare a resurselor întreprinderii vor funcționa, desigur, în mai multe moduri, în funcție de furnizorul specific și de soluția pe care o alege afacerea dvs. Cu toate acestea, există câteva principii de bază care se vor aplica la aproape fiecare soluție ERP de pe piață.

1. O singură bază de date centralizată

În general, principalul principal principal al soluțiilor ERP este că acestea colectează date într-o bază de date centralizată. Indiferent de ce instrumentul dvs. ERP urmărește, acesta va stoca întotdeauna informații în această bază de date centralizată, care este în general accesibilă de mai multe echipe diferite din cadrul afacerii dvs.

Ideea este că, având la îndemână toate informațiile de care aveți nevoie, afacerea dvs. poate dezvolta acum noi strategii care să folosească această nouă perspectivă profundă. Și cu toate departamentele care utilizează aceeași bază de date centrală, vă puteți asigura că informațiile sunt consecvente în toate departamentele și domeniile - baza de date folosită de vânzări și marketing va fi exact aceeași bază de date utilizată de departamentul financiar.

2. Personalizați cu module

Dincolo de o bază de date centralizată, afacerea dvs. câștigă o mare flexibilitate în ceea ce privește modul în care doresc să își configureze soluția ERP. Vezi, aplicațiile ERP folosesc diferite „module”, care permit afacerii tale să personalizeze soluția pentru a se potrivi nevoilor lor directe.

Un modul va acoperi un aspect specific al afacerii, de exemplu situația financiară a afacerii dvs. sau eforturile de vânzări și marketing. În funcție de ceea ce face afacerea dvs., există diferite module care pot fi incluse pentru a construi soluția perfectă. Modulele vor fi vândute în general ca opțiuni individuale sau chiar ca pachete pentru anumite industrii.

3. Flexibilitate pentru a se potrivi nevoilor dvs

Revenind la exemplul meu de vânzări, dacă afacerea dvs. vinde produse clienților, modulele dvs. ERP ar include vânzări, marketing, producție, managementul lanțului de aprovizionare și managementul relațiilor cu clienții. Dar dacă afacerea dvs. se află în industria reparațiilor, acest lucru ar necesita module precum biletele de serviciu de asistență, procesarea comenzilor și nu atât de mult vânzările sau managementul lanțului de aprovizionare.

Acest lucru oferă afacerii dvs. flexibilitatea de a adapta soluția pentru a se potrivi nevoilor dvs. unice, permițând companiei dvs. să facă schimbări din mers pe măsură ce lucrurile se dezvoltă în continuare. Și, deoarece aceste soluții se încadrează sub umbrela SaaS, (a nu se confunda cu UcaaS sau CpaaS), vă puteți aștepta la o aplicație ușoară, mobilitate, flexibilitate, integrări și un mediu fără întreținere. Combină acest lucru cu flexibilitatea modulelor, iar afacerea ta își poate schimba rapid și ușor concentrarea asupra mișcării.

Module de căutat

Prin urmare, ca obiectiv central al unei soluții ERP, este important să înțelegem diferitele module cel mai frecvent incluse în aceste instrumente și ce fel de informații urmăresc și afișează. Uneori modulele vor fi vândute individual, iar uneori le puteți găsi ambalate, cum ar fi vânzările și marketingul.

În funcție de furnizorul pe care îl alegeți, kilometrajul dvs. va varia. Dar, am vrut să aruncăm o privire mai atentă la unele dintre cele mai comune module incluse în instrumentele ERP și să identificăm tipurile de informații pe care le vor urmări și le vor pune la dispoziție.

• Finanțe și Contabilitate

Destul de explicit, un modul de contabilitate vă va ajuta afacerea să-și gestioneze toate finanțele și tranzacțiile. Aceste module vor avea, în general, conturi de încasat, conturi de plătit, salarizare și un registru general pentru afacere. Acest lucru ajută toate departamentele afacerii dvs. să obțină o perspectivă mai profundă asupra aspectelor financiare ale afacerii pentru a lua decizii mai informate când vine vorba de cheltuieli sau economii.

• Procesarea comenzilor

Pentru companiile care gestionează comenzi, soluțiile ERP vor ajuta echipele să obțină o perspectivă mai profundă asupra întregului proces de onorare a comenzilor. Acest modul va urmări, în general, intrarea comenzilor, verificarea creditului, prețurile, inventarul, transportul, analiza vânzărilor și raportarea aferentă. Urmăriți întregul proces și recunoașteți unde ar putea fi aduse îmbunătățiri.

• Vânzări și marketing

Dacă afacerea dvs. vinde produse direct clienților, un modul care urmărește eforturile de vânzări și marketing poate fi uriaș. Urmăriți întregul proces, inclusiv întrebările clienților, ofertele existente, precum și diferite comenzi, facturi, campanii de e-mail, campanii telefonice sau orice alt mod în care afacerea dvs. ajunge la clienți. Nu trebuie confundat cu un modul CRM, dar cele două funcționează împreună.

• Resurse umane

Orice afacere cu un departament de Resurse Umane ar beneficia foarte mult de un modul de HR în cadrul soluției lor ERP. Acest modul va ajuta afacerea dvs. să urmărească orice este legat de recrutare, îmbarcare, salarizare, beneficii, pensionare, managementul diversității, concediere, precum și istoricul personal al angajaților, abilitățile și capacitățile, precum și salariile.

• de fabricație

Desigur, pentru orice afacere care se ocupă cu fabricarea de produse sau mărfuri, este imperativ să urmăriți îndeaproape întregul proces. Cu un modul de producție, soluțiile ERP pot urmări și monitoriza fiecare pas al dezvoltării produsului, inclusiv comenzile de lucru, programarea, capacitatea, controlul calității, materialele, precum și gestionarea fluxului de lucru general.

• Managementul lanțului de aprovizionare

În mod similar cu un modul de producție, soluțiile ERP pot urmări și gestiona fiecare aspect al lanțului de aprovizionare. Separate în diferite sub-procese, aceste module vor urmări prezența clienților, introducerea și îndeplinirea comenzilor, distribuția comenzilor, plățile și facturarea clienților, precum și cererile de numerar, deducerile, încasările și chiar configurarea și depozitarea produselor.

• Managementul relatiilor cu clientii

Deși există soluții CRM independente, marea majoritate a soluțiilor ERP vor include un portal de management al relațiilor cu clienții pentru a integra perfect fiecare aspect al afacerii dumneavoastră sub un singur acoperiș. Aceste module se vor concentra în principal pe vânzări, marketing și servicii pentru clienți. Beneficiul este integrarea directă cu celelalte aspecte ale soluției dvs. ERP, cum ar fi producția și lanțul de aprovizionare, pentru a înțelege cu adevărat fiecare pas al procesului și pentru a oferi cel mai bun suport posibil. Puteți consulta blogul nostru CRM pentru a afla mai multe despre relația dintre soluțiile CRM și ERP.

• Management de proiect

Înțelegeți cum să utilizați cel mai bine diferite echipe și specialități din cadrul afacerii dvs. prin modulele de management de proiect integrate în soluția dvs. ERP. Instrumentele de management de proiect vor permite afacerii dvs. să identifice cel mai bine echipele și departamentele echipate pentru a gestiona probleme sau proiecte specifice și să urmărească progresul pe parcurs pentru a se asigura că totul funcționează fără probleme. Din nou, folosiți alte informații ERP pentru o decizie mai informată.

Caracteristici și abilități de căutat

La fel ca orice altă aplicație cloud, nu fiecare soluție ERP va fi realizată în mod egal. În timp ce informațiile ar putea fi greu de obținut fără a vorbi cu un reprezentant de vânzări, există, în general, un număr bun de caracteristici la care compania ta va dori să le urmărească atunci când cumpără o soluție ERP.

În afară de module, desigur, aceste caracteristici pot ajuta o soluție să se potrivească mai bine cu nevoile specifice ale afacerii dvs. și merită luate în considerare înainte de a vă scufunda mai adânc în modulele furnizate și oferite cu fiecare soluție.

• Mobilitate și acces la distanță

Mobilitatea este o cheie absolută în era modernă a cloud computing-ului. Angajații și echipele sunt mereu în mișcare, iar acum avem dispozitive mereu cu noi, telefoane și tablete, care permit utilizatorilor să-și acceseze instrumentele și soluțiile de afaceri chiar și atunci când nu sunt la birou.

Același lucru ar trebui spus și pentru o soluție ERP - angajații dvs. ar trebui să poată accesa informațiile valoroase furnizate de această soluție chiar și atunci când nu sunt la birou. Fie prin intermediul aplicațiilor pentru telefoane mobile și inteligente, fie prin acces la distanță printr-un laptop sau alt computer, este important să căutați o soluție ERP care să permită afacerii dvs. să rămână informată, chiar și în deplasare.

• Integrarea terților

La fel ca mobilitatea, integrările terților au devenit rapid un standard pentru serviciile furnizate în cloud. Integrările, bazate pe API-uri, ne permit să conectăm soluții și instrumente altfel separate, permițând echipelor să obțină și mai multe informații prin conectarea bazelor de date și a informațiilor izolate anterior. Integrările ajută la completarea golurilor, deoarece soluțiile ERP sunt toate despre combinarea informațiilor sub un singur acoperiș.

Capacitatea de a integra alte instrumente în ERP-ul dvs. doar sporind puterea acestor instrumente. Integrările ne ajută, de asemenea, să economisim timp, în loc să trebuiască să răsturnăm din fereastră în fereastră pentru a găsi informațiile potrivite, toate vor fi localizate direct în aceeași bază de date ERP.

• Securitate

Întrucât soluțiile ERP au fost inițial destinate companiilor mari, care trebuie să se ocupe de cantitățile lor masive de date și informații, soluțiile au fost construite cu cea mai înaltă securitate în minte. O soluție ERP poate oferi o perspectivă pe care afacerea dvs. nu le-ar fi putut primi niciodată înainte, dar dacă acea bază de date este spartă, aceasta ar putea însemna un dezastru pentru afacerea dvs.

Asigurați-vă întotdeauna că orice soluție cloud, ca să nu mai vorbim de un sistem ERP, are cea mai bună securitate și criptare, precum și conformitatea HIPAA, posibil pentru a vă asigura că informațiile dvs. rămân protejate.

• Personalizare

Un beneficiu aproape garantat al soluțiilor ERP este personalizarea absolută făcută posibilă, datorită modului în care funcționează sistemele ERP. Prin alegerea și alegerea diferitelor module, afacerea dvs. își poate personaliza platforma în funcție de nevoile lor. Dacă afacerea dvs. nu produce mărfuri, atunci de ce să vă deranjați cu un modul de producție?

Dar mergând și mai departe, unele soluții ERP vor permite chiar afacerii dvs. să personalizeze modulele cu caracteristici și capabilități specifice pentru a urmări și înregistra informații în mai multe moduri diferite, uneori utilizatorii pot chiar personaliza fluxurile de lucru și pot folosi automatizări pentru a-și simplifica munca. Cu cât mai multă personalizare, cu atât mai multă putere câștigă afacerea dvs. asupra datelor sale.

• Raportare și tablouri de bord

Bineînțeles, soluțiile ERP sunt concepute pentru a vă afișa datele într-o singură locație centralizată, așa că, în mod firesc, rapoartele și tablourile de bord ar fi date pentru aceste platforme. Cu toate acestea, asta nu spune neapărat întreaga poveste. Unele soluții ERP depășesc exporturile standard PDF și foile de calcul Excel pentru a reprezenta datele și, în schimb, vor utiliza instrumente avansate de raportare, inclusiv ajutoare vizuale precum diagrame și grafice.

Unele soluții fac posibilă generarea de situații financiare și rapoarte bazate pe regiunea geografică și locație. Doriți să căutați tablouri de bord care oferă o perspectivă aprofundată la diferite niveluri, inclusiv la nivelul întregii companii, la nivelul departamentului sau specifice angajaților.

• Capabilități sociale

Rețelele sociale sunt aproape un element de bază al vieții noastre în acest moment, majoritatea dintre noi suntem în mod constant pe cel puțin una sau mai multe platforme de social media. Și acest lucru nu este diferit pentru afaceri. Clienții și clienții apelează la canalele de social media pentru asistență, iar mărcile ar trebui să folosească rețelele sociale nu numai pentru sprijin, ci și pentru marketing.

Capacitățile sociale dintr-o soluție ERP vor permite companiei dvs. să bazeze de date și să urmărească orice interacțiuni sociale pe care le-ar putea avea cu clienții și clienții - acest lucru ar putea fi atât din partea de marketing, cât și din partea CRM. Mergând mai departe, o soluție ERP ar putea fi capabilă să urmărească valori precum implicarea clienților, inclusiv aprecieri, distribuiri și rețea de prieteni, mențiuni de marcă online și aproape toate interacțiunile sociale cu publicul.

Beneficiile unei soluții ERP

Dacă nu v-ați dat deja seama până acum, există o listă destul de importantă a beneficiilor pe care o soluție ERP le va aduce afacerii dumneavoastră. Cu o singură locație centralizată pentru a stoca și a urmări cantitățile masive de date ale afacerii dvs., întreaga echipă poate obține o perspectivă mult mai profundă asupra întregii afaceri.

Informațiile colectate de ERP-ul dvs. vă pot ajuta afacerea să gestioneze mai eficient departamentele, să înțeleagă și să urmărească întregul proces de producție, să recunoască unde ar putea fi defecte în departamentul de servicii pentru clienți sau să înțeleagă cum să optimizați mai bine diferitele fluxuri de lucru și procese. Dar asta nu este tot. Pe scurt, acestea sunt unele dintre cele mai mari beneficii pe care o soluție ERP le poate oferi afacerii dumneavoastră.

• Perspectivă și înțelegere a afacerii îmbunătățite considerabil cu informații la nivel de companie, în timp real, din rapoartele generate. Acoperiți fiecare aspect al companiei dvs. din momentul în care un client se angajează în afacerea dvs. până la momentul în care produsul este expediat din depozitul dvs. Similar analizei predictive, soluțiile ERP vă ajută afacerea să obțineți o înțelegere profundă a diferitelor procese de afaceri, cheltuieli și bugetare și multe altele, toate situate într-o singură aplicație.
• Reduceți costurile operaționale ale afacerii dvs. cu această perspectivă profundă a companiei. Recunoașteți și identificați diferite aspecte ale afacerii dvs. care ar putea fi îmbunătățite, reduse sau pur și simplu modificate pentru a maximiza profiturile și a reduce costurile. În general, obțineți o înțelegere profundă despre unde și cum să vă îmbunătățiți afacerea cu cunoștințe avansate pe fiecare pas al procesului. O singură bază de date reduce, de asemenea, nevoia de instruire suplimentară și integrare în mai mult de o soluție.
• Promovați colaborarea în și între departamente . Cu o soluție ERP implementată, echipele și departamentele pot lucra împreună cu locații de date integrate. În loc să aibă echipele și departamentele să funcționeze independent, soluțiile ERP permit colaborarea prin eliminarea acestor granițe dintre echipe, permițându-le să facă referințe încrucișate și să colaboreze împreună.
• Îmbunătățiți eficiența și productivitatea afacerii nu numai cu o locație centralizată pentru toate informațiile relevante, ci și cu simplitatea și ușurința de utilizare pe care le oferă soluțiile SaaS în general. Mașinile individuale nu mai necesită licențe individuale, afacerea dvs. nu mai are nevoie de un departament IT pentru întreținerea și configurarea soluției, iar o experiență de utilizator uniformă în toate departamentele asigură ușurința în utilizare și mai puțină instruire necesară.
• Reduceți riscul de afaceri și îmbunătățiți securitatea cu o soluție ERP. Cu toate datele încuiate în spatele unei uși, soluțiile ERP vă pot ajuta să păstrați totul în siguranță, deoarece sunt în general echipate cu firewall-uri, controale de restricție, controale de conformitate și alte standarde de proces de reglementare. Majoritatea soluțiilor ERP vor oferi, de asemenea, permisiuni ale utilizatorilor, gestionabile de către administratori, pentru a ajuta la ținerea ochilor nedoriți departe de anumite seturi de date sau module. În general, soluțiile ERP vor fi bine blocate și securizate, cu instrumente care să asigure că numai utilizatorii autorizați pot accesa datele cele mai sensibile.
• Împuterniciți-vă afacerea să facă predicții precise și previziuni viitoare. Cantitatea mare și profunzimea informațiilor colectate de o soluție ERP vor permite afacerii dvs. să modeleze noi strategii, predicții precise și previziuni viitoare. Cu o perspectivă aprofundată asupra fiecărui aspect și proces al afacerii dvs., deciziile pot fi luate cu o idee mult mai puternică despre cum s-ar putea evolua viitorul.

Dezavantajele și capcanele

În general, utilizarea unui sistem ERP permite organizației dumneavoastră să obțină o înțelegere totală a tuturor informațiilor și datelor necesare pentru a urmări și gestiona aproape fiecare aspect al afacerii. Puterea acestor soluții nu este ceva de luat de la sine înțeles și există un motiv pentru care multe, multe întreprinderi și întreprinderi mai mici se bazează și profită de o soluție ERP.

Cu toate acestea, asta nu înseamnă că sistemele ERP nu au propriile defecte. La fel ca orice soluție cloud, există greșeli care pot fi făcute cu ușurință. Cantitatea imensă de informații colectate singur poate fi cu ușurință copleșitoare pentru echipele mai mici, ca să nu mai vorbim de cât de costisitoare ar putea fi aceste soluții și cât de mult va dura procesul de integrare. Din fericire, soluțiile furnizate în cloud ajută la reducerea acestor puncte dure, dar ele încă există într-o anumită măsură.

1. Personalizarea fie limitată în anumite scenarii, cum ar fi lipsa de funcții în cadrul unui modul sau chiar lipsa unor module specifice pentru un anumit proces de afaceri - acest lucru ar face dificilă adaptarea soluției pentru a se potrivi cel mai bine nevoilor afacerii dvs. Pe de altă parte, prea multă personalizare poate fi, de asemenea, un dezavantaj, echipele mai mici fiind copleșite de cantitatea mare de opțiuni și module disponibile. Fără o înțelegere puternică a personalizării, afacerea dvs. nu va avea o înțelegere puternică a soluției și a informațiilor pe care le poate furniza, ceea ce duce la mai multe dureri de cap și probleme.
2. Costul poate fi un factor major care limitează accesibilitatea ERP. Chiar dacă sunt disponibile soluții furnizate în cloud și soluțiile pot fi, în general, personalizate pentru a se potrivi nevoilor și bugetului afacerii dvs., realitatea este că soluțiile ERP pot fi costisitoare, cu soluții care încep de la câteva mii de dolari, facturate anual. Dacă echipa ta este mică sau limitată, investiția ar putea să nu merite în totalitate.
3. Implementarea și integrarea pot dura foarte mult, chiar și cu soluții furnizate în cloud. Timpul necesar pentru ca afacerea dvs. să integreze complet soluția ERP, să formeze personalul, să integreze fiecare departament și proces și pentru ca angajații să se familiarizeze cu soluția, ar putea depăși cu ușurință beneficiile și investiția inițială necesare. Timpul înseamnă bani și, uneori, timpul petrecut pentru o nouă soluție nu merită costul.
4. Echipele și departamentele independente care doresc să rămână în cea mai mare parte independente pot reduce în general cât de eficientă va fi soluția ERP a afacerii dumneavoastră. Dacă echipele ezită să partajeze informații și să utilizeze soluția ERP pentru a-și urmări și gestiona procesul de afaceri, atunci va exista o gaură în sistemul general al afacerii, ceea ce va duce la mai multe probleme potențiale. Departamentele dumneavoastră trebuie să dorească să utilizeze soluția ERP pentru ca aceasta să fie cu adevărat eficientă.
5. Un potențial coșmar de securitate ar putea apărea dacă soluția ERP a companiei dumneavoastră nu este protejată corespunzător. Cu toate informațiile și managementul afacerii dvs. aflate sub un singur acoperiș, acest lucru adaugă multă comoditate, dar poate duce și la o breșă masivă dacă sistemul este vreodată atacat. Dacă soluția dvs. nu este ținută la zi cu cele mai recente patch-uri și actualizări, este prost configurată și securizată sau permisiunile utilizatorului nu sunt configurate corect, atunci soluția dvs. ERP poate fi o poartă de acces către informațiile critice ale afacerii dvs. La naiba, chiar și serviciile VoIP pot fi atacate, așa că este imperativ ca afacerea dvs. să mențină totul la zi, în special ERP.

Concluzia

Limitate anterior doar la cele mai mari companii Enterprise, soluțiile ERP au devenit acum mult mai accesibile și mai accesibile chiar și pentru cele mai mici echipe IMM-uri datorită beneficiului serviciilor oferite în cloud. Ca soluție SaaS, aplicațiile ERP devin mult mai flexibile și mai ușor de adoptat, aducând în același timp chiar și noi beneficii de mobilitate și flexibilitate.

La sfârșitul zilei, beneficiile utilizării unui sistem ERP pot depăși drastic costul inițial și timpul necesar pentru a stabili o soluție, atâta timp cât afacerea dvs. are timpul necesar pentru a învăța sistemul. Soluțiile ERP oferă pur și simplu o privire în profunzime asupra fiecărei informații și gestionează fiecare parte din fiecare proces al afacerii dvs., permițând echipei dvs. să optimizeze oriunde este necesar.