Ghidul pentru începători pentru PBX virtual

Sistemele telefonice de afaceri nu trebuie să fie atât de scumpe pe cât ați putea presupune deja. De asemenea, nu trebuie să fie atât de inaccesibil pe cât ar părea. Există o mulțime de opțiuni din care să alegeți, dar doriți să profitați la maximum de sistemul dumneavoastră PBX virtual sau găzduit.

Sunt mai ieftine decât sistemele telefonice PBX on-premise, sunt mai ușor de funcționat și fac automat munca pentru care ai avea nevoie în mod normal de o echipă IT. Pentru a ne asigura că înțelegeți cum funcționează, am pregătit acest ghid.

Ce este VoIP?

Tehnologia VoIP (Voice over Internet Protocol) este utilizată pentru a face posibilă comunicarea de afaceri prin internet. VoIP, cunoscut și sub numele de telefonie prin Internet, convertește vibrațiile vocale în semnale digitale comprimate care se traduc în pachete de date. Mai simplu spus, utilizați internetul pentru a efectua și primi apeluri, apeluri video și mesaje text. Am putea continua și mai departe despre VoIP, dar asta ar necesita un articol întreg – pentru mai multe informații, consultați glosarul nostru VoIP!

Ce este Hosted PBX?

Hosted PBX este un sistem telefonic puternic care utilizează o conexiune la internet spre deosebire de serviciul telefonic standard. Un IP PBX standard este utilizat pentru a transfera apeluri de pe internet (IP) la rețeaua de telefonie publică comutată (PSTN). Un schimb virtual de sucursale private poate fi gândit ca o versiune mai rentabilă; deoarece nu este niciun hardware implicat, totul este virtual și găzduit de furnizorul de servicii.

De ce este atât de greu să găsiți informații despre PBX găzduit?

Dacă sunteți un nou proprietar de afaceri, aceasta ar putea fi prima dată când auziți de Virtual PBX. Dacă sunteți în joc de ceva vreme și aveți nevoie să reduceți costurile sau sunteți interesat de un sistem mai ușor de utilizat, acesta vă va oferi suficiente informații pentru a lua o decizie bazată pe ceea ce se potrivește cel mai bine companiei dvs.

S-ar putea să fi observat, după multe căutări ample pe Google, că companiile sunt mai interesate să-și vândă produsul și să-și evidențieze caracteristicile semnăturii, decât să ofere o privire de ansamblu asupra modului în care funcționează sistemele PBX virtuale.

Să dezvăluim ceea ce trebuie să știți despre sistemele PBX virtuale, de ce sunt importante, caracteristici cheie și furnizori de servicii reputați.

NOTĂ: Veți întâlni multe nume diferite pentru sistemele PBX virtuale în timp ce faceți cercetări. Nu lăsa să te încurce. Veți vedea termeni precum „Cloud PBX” și „Hosted PBX”. Toți trei vorbesc despre același lucru!

PBX virtual vs. PBX on-premise

Ceea ce ne veți găsi deseori spunând este că nu există un sistem complet care să facă orice doriți și că trebuie să alegeți ceea ce este cel mai bun pentru afacerea dvs. Pentru a picta cea mai clară imagine posibilă, vom analiza avantajele și dezavantajele sistemelor PBX virtuale și on-premise.

După cum puteți vedea, soluțiile PBX on-premise se adresează organizațiilor mai mari care își permit hardware-ul și personalul IT. Dar pentru o echipă mică, un PBX virtual oferă aproximativ aceleași caracteristici pentru o fracțiune din cost. Dacă încă nu sunteți sigur sau doriți o analiză mai aprofundată despre care sistem PBX este cel mai bun pentru dvs., iată o privire aprofundată asupra PBX-ului on-premise vs VoIP găzduit.

Beneficiile sistemelor PBX virtuale

Acum să ne aprofundăm puțin în avantajele sistemelor telefonice PBX virtuale. Toate acestea se reduc în cele din urmă la reducerea costurilor; cu toate acestea, există câteva funcții de integrare, automatizare și personalizare foarte interesante care fac ca sistemele PBX virtuale să merite investiția.

• PBX-urile virtuale fac toată munca pentru dvs., făcând operarea simplă pentru afaceri de orice dimensiune, cu simțul profesional chiar și al celor mai mari jucători.
• PBX-urile virtuale permit chiar și managerului de afaceri cel mai puțin științific să își personalizeze sistemul telefonic.
• Companiile pot activa și dezactiva cu ușurință orice funcție PBX fie prin intermediul unei aplicații de pe smartphone-ul lor, fie prin portaluri de management online.
• Taxele lunare reduse ajută la reducerea semnificativă a costurilor, eliminând necesitatea unei investiții mari în costurile hardware, cablarea biroului și a unei echipe IT.
• Deoarece sistemele de telefonie virtuală nu necesită un proces costisitor de instalare a hardware-ului pentru a adăuga linii telefonice noi, companiile pot actualiza platforma rapid și ușor.

Instrumente și caracteristici de automatizare

Aici veți găsi câteva dintre numeroasele caracteristici pe care le oferă sistemele PBX virtuale. Da, toate sunt importante și da, doriți să luați în considerare ce are cel mai mult sens pentru compania dvs. atunci când alegeți un furnizor.

Funcția de mesagerie vocală la e-mail

Dacă ești genul de șef care este mereu în mișcare, vrei un sistem care să îți ofere opțiunea de a trimite automat mesajele vocale pe telefonul tău sau pe alte dispozitive mobile. De ce? Dacă ești într-o întâlnire cu cineva și te aștepți la un apel important, poți să-ți verifici discret mesajele fără a întrerupe pe nimeni.

Meniurile telefonului

Vrei ca clienții/clienții tăi să nu se teamă să te sune, crezând că vor fi suspendați sau vor fi direcționați în mod constant către departamentul greșit. Cu meniuri simple, puteți direcționa pe oricine care sună chiar acolo unde trebuie.

Însoțitori automati

Dacă nu este nimeni prin preajmă să răspundă la telefon? Vrei ca clientul/clientul tău să aștepte? Știi că când ridici telefonul nu vei auzi decât plângeri cu privire la timpul de așteptare.

Însoțitorii auto pot direcționa clienții/clienții către robotele telefonice sau le pot oferi informațiile necesare fie pentru a suna înapoi, fie pentru a rezolva singuri probleme specifice.

Apel în coadă, redirecționare, înregistrare

Coada de apeluri permite utilizatorilor să rămână pe linie în timp ce sunteți ocupat cu altcineva, mai degrabă decât să îi oblige să închidă și să sune înapoi, uitând eventual că au sunat în primul rând. Redirecționarea apelurilor vă permite să direcționați clienții/clienții către un alt număr de telefon, astfel încât, dacă sunteți în afara biroului, puteți rămâne în contact permanent.

Înregistrarea apelurilor este destul de explicită. Vă permite să înregistrați apeluri și să le stocați ca fișiere digitale. Combinați acest lucru cu software-ul CRM și puteți crea baze de date mai dezvoltate pentru clienți/clienți.

Conferință de legătură

Un apel bridge conferință permite unui grup mare de persoane să participe la apeluri telefonice. Serviciile telefonice tradiționale nu permit decât trei persoane pe linie la un moment dat. Spre deosebire de PBX tradițional, aceste apeluri pot ține sute de persoane simultan.

Aceasta este o opțiune de conferință mai practică pentru afaceri enorme, dar cu siguranță a putea vorbi cu mai mult de două persoane simultan este un lux pentru majoritatea dintre noi.

Cum să alegi un furnizor

Există o mulțime de opinii despre care furnizor este cel mai bun. Am mai spus-o și o voi spune din nou: trebuie să știi ce este potrivit pentru afacerea ta pentru a profita la maximum de sistemul tău PBX virtual. Iată câteva criterii generale pe care să le căutați în timp ce explorați opțiunile dvs.:

Costuri implicate

Costurile sunt de obicei ieftine, deoarece rețeaua utilizată de sistemul telefonic este deja instalată. Vă puteți aștepta la o taxă inițială mai mică, spre deosebire de un sistem PBX on-premise, apoi la taxe lunare suplimentare.

Suplimentele vor crește în mod natural prețul, dar în comparație cu angajarea unei echipe IT și costurile hardware, vă puteți aștepta la unele economii. Chiar dacă sunteți o afacere mare stabilită și trebuie să reconectați biroul pentru a susține un sistem VoIP, costurile ar trebui să rămână mai mici.

Unele site-uri web spun că costul mediu al unui sistem PBX local este de aproximativ 1000 USD per utilizator. Acest număr va crește sau scade în funcție de dimensiunea afacerii dvs. Cei mari au șanse mai mari să obțină o afacere, în timp ce cei mai mici ar putea plăti mai mult.

Sistemele PBX virtuale câștigă avantajul pe termen lung. Costurile inițiale pot fi mari în funcție de dimensiunea afacerii dvs. Dacă sunteți pe partea mare, veți avea nevoie de instrumente costisitoare de rutare a apelurilor care pot sprijini fără probleme sistemul. Dacă sunteți pe partea mai mică, costurile vor fi minime.

Când ești pregătit, toată munca grea nu mai este în mâinile tale; este transferat către furnizorul dvs. de internet. Aceasta înseamnă că nu există taxe de întreținere sau angajarea unei noi echipe.

Calitate și fiabilitatea rețelei

Fiabilitatea rețelei este extrem de importantă din mai multe motive. Sistemul dumneavoastră PBX virtual depinde în întregime de cât de bine funcționează rețeaua dumneavoastră. Dacă routerul dvs. nu poate face față sarcinii de lucru pe care o va pune un sistem PBX virtual, este posibil să nu beneficiați la maximum de serviciu.

Dacă rețeaua se blochează, pierdeți accesul la telefoane. Indiferent de dimensiune, fiabilitatea rețelei ar trebui să fie o prioritate de top.

Caracteristici incluse

După cum sa menționat anterior, sistemele PBX virtuale vor veni cu tone de caracteristici, toate legate de ceea ce puteți face cu telefoanele dvs. Ar trebui să vă cunoașteți afacerea înainte de a plăti pentru funcții de care este posibil să nu aveți nevoie. Acest lucru vă va ajuta să evitați aceste greșeli obișnuite de migrare în cloud.

Dacă sunteți o întreprindere mică, este posibil ca apelurile conferințe să nu fie treaba dvs. Dacă te trezești cu tone de mesaje vocale, caută un sistem care le organizează și le face ușor accesibile. Nu cumpărați un Ferrari pentru consumul de benzină.

Opțiuni de asistență

Vrei ca furnizorul tău să fie mândru de asistența pentru clienți. Multe locuri oferă opțiuni grozave, dar vrei pe cineva hotărât să rezolve orice problemă care apare la primul apel, oricând și oriunde ar fi.

Un loc care iese în evidență este Nextiva. Echipa lor de asistență este disponibilă prin telefon, e-mail și chat. Pe site-ul lor, se laudă că 95% dintre apelurile lor de asistență sunt preluate de al doilea apel, cu un timp de așteptare redus sau deloc. Căutați companii care au toate aceste opțiuni. În acest caz, mai mult înseamnă mai mult, nu mai puțin.

Consultați aceste șase povești de asistență pentru clienți care merg mai sus și dincolo.

Integrari disponibile

Integrarea terților ar trebui, de asemenea, să fie luată în considerare foarte mult atunci când alegeți un furnizor. Dacă biroul dvs. rulează pe Google sau Microsoft Office, găsiți un furnizor care să facă același lucru.

Iată un exemplu: VoIP se poate integra cu soluții CRM. Când un agent de asistență răspunde la un apel telefonic, sistemul lor integrat de afaceri VoIP va ridica automat intrarea CRM aferentă pentru acel apelant. Cu ajutorul sistemului dumneavoastră IVR, agenții nu vor trebui să răsfoiască ferestrele și să încerce să găsească informațiile potrivite, pierzând timpul în timp ce sunt la telefon.

Acest lucru rezolvă apelurile cu mai puține bătăi de cap, costuri mai mici și satisfacție mai mare a clienților.

PBX virtual are caracteristici valoroase

Ghidul nostru zgârie doar suprafața atunci când vine vorba de servicii PBX virtuale. Prețurile și caracteristicile vor varia în funcție de tipul de companie pe care o desfășurați. Discuția direct cu furnizorii poate oferi mai multe informații despre modul în care PBX-ul virtual poate satisface nevoile dvs. de afaceri, iar o conversație directă poate determina furnizorii să încerce să depășească unii pe alții pentru a vă atrage atenția.

Consultați graficul nostru de comparație interactiv pentru informații mai detaliate despre care furnizor de PBX găzduit este potrivit pentru dvs.