Ce este VoIP? Ghid definitiv pentru Voice Over Internet Protocol

Ați auzit că VoIP scade dramatic costurile de operare, oferă o flexibilitate mai mare, oferă funcții de apelare mobilă de pe orice dispozitiv cu conexiune la internet și pare să revoluționeze complet serviciile telefonice pentru afaceri și uz personal.

Singurul lucru pe care nu l-ai auzit ?

Un răspuns clar la întrebarea „ Ce este VoIP? ”

Este surprinzător faptul că furnizorii și experții din industrie petrec atât de mult timp cântând laudele serviciului de telefonie VoIP, dar puțin sau deloc timp explicând ce este acesta de fapt.

Această postare este aici pentru a rezolva această problemă.

Veți afla ce este VoIP, cum funcționează, ce caracteristici să căutați și de ce merită să faceți schimbarea.

Cuprins

• Ce este VoIP?
• Cum funcționează VoIP?
• Avantajele și dezavantajele VoIP
• Caracteristici cheie VoIP
• Echipamente și hardware VoIP
• Cât costă Voice Over IP?
• Ce să cauți la un furnizor VoIP
• Ce serviciu de telefonie VoIP este potrivit pentru tine?
• Întrebări frecvente VoIP

Ce este VoIP?

VoIP (Voice over Internet Protocol) este un sistem de telefonie virtuală care permite utilizatorilor să efectueze și să primească apeluri telefonice prin Internet, spre deosebire de rețeaua telefonică publică comutată tradițională (PSTN) cu fir.

VoIP are multe nume: telefonie virtuală, sistem de telefonie online, serviciu de telefonie în cloud, telefonie IP, instrument de apelare virtuală... lista poate continua.

Toți acești termeni înseamnă același lucru: în loc să folosească un telefon fix tradițional pentru apelurile vocale, VoIP gestionează comunicațiile telefonice prin Internet.

„IP” în VoIP este o altă parte cheie a procesului.

IP înseamnă „Internet Protocol” – și este responsabil pentru facilitarea apelurilor locale și la distanță lungă între dispozitive prin linii telefonice virtuale în loc de cele fizice.

Tabelul de mai jos care compară comunicarea telefonică tradițională cu comunicarea VoIP descompune rapid diferențele dintre cele două.

Pentru o explicație mai detaliată, consultați postarea noastră comparativă despre VoIP vs fixe .

Cum funcționează VoIP?

Tehnologia VoIP funcționează prin împărțirea sunetului vocal dintr-o conversație telefonică în pachete de date vocale digitale, apoi trimiterea acestor pachete de date destinatarului prin Internet.

Explicația mai complicată?

Codec-urile comprimă/dezasambla aceste pachete de date vocale, astfel încât să poată călători prin rețeaua IP (o rețea locală sau o rețea extinsă.) Odată ce aceste pachete de date vocale ajung la destinație, sunt decomprimate/reasamblate și trimise destinatarului, transformate. înapoi în cuvinte și expresii în loc de doar semnale digitale în tranzit.

Utilizatorii VoIP pot efectua apeluri prin telefoane software VoIP, telefoane VoIP și/sau prin conectarea telefoanelor analogice tradiționale la un sistem VoIP printr-un adaptor de telefon analogic

Avantajele și dezavantajele VoIP

Tabelul de mai jos prezintă rapid avantajele și dezavantajele VoIP. Apoi, vom intra în mai multe detalii despre unde strălucește VoIP și unde este scurt.

De departe, cel mai mare avantaj pe care îl are VoIP este câți bani economisește companiile pe costurile de comunicare.

Utilizatorii se pot aștepta să economisească până la 50% la taxele de telecomunicații dacă trec de la un telefon fix la VoIP. În plus, pentru că nu trebuie să achiziționați echipamente noi (deoarece VoIP funcționează cu mai multe dispozitive, cum ar fi smartphone-uri și computere desktop), veți economisi și mai mult.

Nu numai asta, dar s-a dovedit că VoIP crește productivitatea angajaților. Funcțiile sale avansate pot economisi agenților peste 30 de minute de timp de apel pe zi și pot adăuga un plus de 3,5 zile de productivitate pe an, per angajat. În ansamblu, VoIP crește ratele de productivitate a echipei cu aproximativ 20% .

Caracteristicile avansate ale VoIP (pe care le vom discuta mai detaliat mai jos) îmbunătățesc experiența clienților reducând timpii lungi de așteptare, asigură că apelanții ajung la cel mai bun agent disponibil la primul contact și facilitează monitorizarea în timp real a analizei apelurilor pentru supraveghetori. și conversațiile anterioare pentru a căuta zone de îmbunătățire.

În cele din urmă, funcții precum suprimarea zgomotului de fundal și calitatea apelurilor HD oferă o conversație mai clară, reducând pierderile bruște de apeluri și alte erori frustrante de comunicare.

Adevărul este că, mai ales acum, este greu să găsești un lucru rău de spus despre VoIP, în afară de dependența sa de o conexiune excelentă la Internet.

Singurul dezavantaj real pe care îl puteți întâlni?

Aceste noi caracteristici și funcționalități pot veni cu o curbă de învățare. Cel mai bun mod de a evita acest lucru este să întrebați furnizorul despre oportunitățile de formare a echipei pe care le oferă.

Caracteristici cheie VoIP

Deși există peste 90 de funcții VoIP - și sunt în număr! — pentru a alege astăzi, am subliniat funcționalitățile esențiale care definesc comunicarea prin telefon virtual.

Rutarea apelurilor

Rutarea apelurilor este o strategie de gestionare a apelurilor care distribuie apelurile primite către agenți în funcție de criterii prestabilite.

Obiectivele direcționării apelurilor sunt de a se asigura că apelantul este conectat cu cel mai bun agent disponibil, de a reduce timpii de așteptare a apelurilor și ratele de transfer al apelurilor și de a crește ratele de rezoluție a primului apel.

Există numeroase tehnici diferite de rutare din care să alegeți, cele mai populare fiind:

• Rutare bazată pe listă : direcționează apelurile în funcție de o listă liniară prestabilită, care începe din nou în partea de sus după fiecare apel. De exemplu, apelul este trimis mai întâi agentului A și este trimis doar agentului B dacă agentul A nu este disponibil. Următorul apel este trimis din nou agentului A.
• Round Robin Routing: O strategie de rutare pe rând, care trimite primul apel către Agentul A, următorul apel către Agentul B și următorul apel către Agentul C. Ideal pentru echipele de vânzări bazate pe comision și pentru a preveni suprasolicitarea agenților specifici de servicii pentru clienți.
• Rutare bazată pe abilități: direcționează apelurile primite în funcție de punctele forte ale agentului, domeniile de expertiză și seturile de abilități. De exemplu, dacă un client sună cu întrebări despre ce produs ar trebui să cumpere de la afacerea dvs., acesta va fi trimis unui specialist în produse. Dar dacă un client suna cu întrebări despre cum funcționează un produs, acesta era trimis la asistență tehnică.
• Rutare bazată pe timp: direcționează apelurile în funcție de programele specifice ale agenților și/sau fusurile orare, util în special pentru momente diverse din punct de vedere geografic
• Rutare bazată pe relații: direcționează apelurile către agenți în funcție de relațiile de lucru stabilite anterior, cum ar fi agentul preferat al unui client sau statutul de apelant VIP

Pentru informații despre strategii suplimentare de rutare și cele mai bune practici, consultați Ghidul nostru de rutare a apelurilor .

Răspuns vocal interactiv (IVR)

Răspunsul vocal interactiv (IVR) este o caracteristică VoIP care utilizează solicitări vocale preînregistrate, recunoaștere a vorbirii și/sau interacțiuni cu clienții prin tastatură pentru a direcționa apelurile către departamentele corespunzătoare sau agenții individuali.

Când un client efectuează un apel către un sistem telefonic de afaceri cu IVR, mesajele înregistrate colectează informații esențiale, cum ar fi:

• Informații de contact ale clientului
• Motivul apelului
• Departamentul sau reprezentantul dorit
• informatii de plata

IVR este conceput pentru a automatiza procesele de afaceri care fie anulează complet nevoia apelantului de a vorbi cu un agent în direct, fie reduc drastic timpul de apel.

Apelare automate

Dialerele automate de ieșire (auto-dialers) accelerează pătrunderea listei de clienți potențiali și măresc timpul general de convorbire eliminând necesitatea agenților de a introduce numerele de telefon și asigurându-se că agenții se conectează la apeluri numai atunci când un client potențial este pe cealaltă linie și gata să vorbească.

Această funcție filtrează automat semnalele de ocupat, numerele deconectate și automatele de mesagerie vocală.

Există mai multe moduri de apelare din care puteți alege, prezentate mai jos:

• Apelare predictivă : Efectuează apeluri simultane, eliminând mesageria vocală, faxurile, semnalele de ocupat și numerele deconectate. Utilizează un algoritm pentru a „previza” disponibilitatea agenților și transferă clienții potențiali în direct agenților în consecință.
• Apelare progresivă: Efectuează câte un apel la un moment dat pentru fiecare agent pentru a menține un ritm constant de apelare la ieșire, care poate fi ajustat în funcție de disponibilitatea și preferințele agentului. Agenții trebuie să își încheie complet apelurile curente înainte ca următorul număr de telefon să fie format automat.
• Power Dialer: folosește un raport prestabilit apeluri: agent pentru a forma automat numerele de telefon potențiale de îndată ce un agent devine disponibil. Conectează agenții doar la un lead live. Ideal pentru echipele mai mici care se confruntă cu liste mari de clienți potențiali.
• Previzualizare Dialer: plasează automat apeluri de ieșire și oferă agenților informații relevante și actualizate despre clienți/prospecti, bazate pe interacțiunile anterioare, înainte de a le conecta. Agenții pot sau nu pot alege dacă să preia sau nu un apel pe baza datelor din modul de previzualizare.

Ghidul nostru de apelare pentru Call Center include mai multe informații despre modurile de apelare și explică cele mai bune practici pentru apelarea la ieșire.

Înregistrare apel

Înregistrarea apelurilor este o formă de monitorizare a apelurilor care fie înregistrează automat apelurile dintre agenți și apelanți, fie le înregistrează la cerere.

Înregistrările apelurilor sunt apoi stocate automat în cloud pentru revizuire ulterioară. În multe cazuri, înregistrările apelurilor sunt transcrise automat, iar transcrierile pot fi căutate/organizate după cuvinte cheie sau expresii.

Aceste înregistrări permit:

• Evaluarea agentilor si departamentelor si asigurarea calitatii
• O perspectivă mai aprofundată a clienților
• Evaluarea materialelor de instruire curente
• Înregistrări infailibile ale a ceea ce a fost sau nu a fost spus la un apel

Asigurați-vă că respectați legile locale și federale privind înregistrarea apelurilor înainte de a configura această funcție.

Mesaj vocal vizual

Mesageria vocală vizuală este o caracteristică VoIP care transcrie mesajele de mesagerie vocală lăsate agenților prin mesaje vocale în text și/sau mesagerie vocală în e-mail.

Aceasta înseamnă că agenții nu trebuie să-și ia timp pentru a asculta fiecare mesaje vocale individuale și că pot prioritiza cu ușurință apelurile înapoi în funcție de conținutul mesajului vocal.

Mesajul vocal vizual permite, de asemenea, agenților să asculte mesajele înregistrate, dacă este necesar.

Redirecționare a apelurilor

Redirecționarea apelurilor este o strategie de distribuție a apelurilor care trimite automat (redirecționează) apelurile primite către numere de telefon diferite asociate aceluiași agent sau departament într-o ordine prestabilită.

Redirecționarea apelurilor permite o mai mare flexibilitate a echipei și este ideală în special pentru agenții de la distanță sau combinați, deoarece elimină nevoia ca agenții să fie legați fizic de o singură locație pentru a prelua apelurile. De asemenea, împiedică apelanții să închidă și să formeze mai multe numere de telefon în speranța de a ajunge la agentul dorit.

De exemplu, dacă un agent primește un apel către telefonul de birou și nu răspunde, apelul este apoi redirecționat către smartphone-ul său după un anumit număr de apeluri. Dacă agentul nu răspunde smartphone-ului lor, apelul este apoi trimis la numărul de telefon de acasă. Dacă nu există niciun răspuns acasă, apelul poate fi direcționat către căsuța vocală a agentului sau trimis către alt agent.

Postarea noastră despre redirecționarea apelurilor de la distanță oferă informații suplimentare.

Echipamente și hardware VoIP

Deși compatibilitatea VoIP BYOD elimină o mare parte din nevoia de echipamente scumpe, sunt încă necesare câteva opțiuni hardware de bază.

Acestea, precum și hardware-ul VoIP opțional popular, le vom acoperi mai jos.

Pentru informații suplimentare, citiți ghidul nostru pentru cei mai buni echipamente VoIP și producători .

Echipamente și hardware esențiale

Echipamentul de mai jos este necesar pentru a vă pune în funcțiune sistemul telefonic VoIP.

Conexiune la internet și router

Cel mai important lucru de care veți avea nevoie pentru a opera un sistem VoIP este o conexiune la internet de bandă largă de mare viteză și un router.

În general, sistemele VoIP au nevoie de o lățime de bandă minimă de 90-156 kbps pentru a funcționa corect, ceea ce înseamnă că poate fi necesar să vă actualizați serviciul de internet. Rețineți că o lățime de bandă suficientă este responsabilitatea utilizatorului, nu a furnizorului VoIP.

Un router conectează dispozitivele VoIP la Internet și menține aceste apeluri VoIP conectate.

Dispozitiv compatibil

Odată ce aveți internet în funcțiune, trebuie să determinați dispozitivele specifice pe care le veți folosi pentru a efectua și primi apeluri VoIP.

Dispozitivele populare compatibile VoIP includ:

• Telefoane standard de birou (prin telefoane ATA sau VoIP)
• Smartphone-uri
• Calculatoare desktop
• Calculatoare laptop
• Tablete

Cablu Ethernet

Un cablu ethernet oferă sistemului dumneavoastră VoIP o conexiune la Internet puternică și consistentă. Deși apelurile VoIP sunt posibile prin WiFi, o conexiune la internet Ethernet este mult mai fiabilă decât una wireless.

Adaptor PoE

Un adaptor PoE este conectat la cablul Ethernet, apoi conectat direct la o priză de perete pentru a se asigura că cablul are suficientă putere.

Adaptor pentru telefon analogic (ATA)

Un adaptor de telefon analogic (ATA) permite utilizatorilor să conecteze telefoane de birou existente, faxuri (telefoane analogice) sau alte dispozitive locale la rețeaua lor VoIP.

Pe scurt?

Este ceea ce permite telefoanelor standard să efectueze și să primească apeluri VoIP.

Gateway VoIP

Un gateway VoIP convertește semnalele telefonice analogice în SIP virtual (Session Initiation Protocol) creând o legătură între configurarea sistemului telefonic tradițional și rețea.

Echipamente și hardware opționale

Deși nu este necesar să aveți acest echipament, a-l crește experiența VoIP.

Telefoane de birou VoIP

Chiar dacă utilizatorii se bazează în primul rând pe computere desktop și telefoane mobile pentru a comunica prin voce VoIP, mulți aleg, de asemenea, să investească într-un telefon de birou tradițional (numit și telefon dur sau telefon IP).

Caracteristicile cheie de căutat în telefoanele VoIP includ:

• Ecran tactil color LCD
• Taste programabile și comenzi rapide
• Ecran pentru apeluri video încorporat
• Porturi USB încorporate
• Indicator luminos ocupat

Căști

Căștile VoIP oferă o calitate generală mai bună a sunetului, au funcții de anulare a zgomotului și facilitează ca angajații să audă și să rămână concentrați asupra conversațiilor curente.

Sunt disponibile atât căști cu fir, cât și fără fir, deși acestea din urmă sunt mai populare și permit o mai mare flexibilitate.

Căutați căști cu:

• O rază de acțiune Bluetooth de cel puțin 5 picioare
• Funcții de bază de control al apelurilor pe setul cu cască în sine
• Microfon reglabil
• Aplicație compatibilă pentru smartphone

Vorbitori de conferință

Căștile fac conversațiile unu-la-unu mai clare, dar difuzoarele pot face din apelurile de conferință o experiență mult mai bună pentru toți cei implicați.

Căutați difuzoare cu:

• Microfoane încorporate
• Suprimarea zgomotului de fundal
• O rază de preluare audio de cel puțin 7-10 picioare
• Comenzi ale utilizatorului, cum ar fi dezactivarea sunetului, eliminarea din difuzor, interfon, controale de volum
• Conectivitate Bluetooth/porturi USB

Cât costă Voice Over IP?

Pentru a înțelege adevăratul cost al VoIP, trebuie să luați în considerare mai mult decât prețul lunar al software-ului. Alți factori, cum ar fi hardware-ul/echipamentul, taxele de reglementare și taxele, influențează, de asemenea, prețurile VoIP.

Acest tabel prezintă factorii și costurile medii care influențează costurile lunare VoIP (taxele unice de configurare/instalare și echipamente variază foarte mult la nivel individual și, prin urmare, nu sunt incluse.)

Mai jos, vom detalia toate cheltuielile asociate cu telefonia virtuală. Pentru o explicație mai detaliată a costurilor comune ale sistemului de telefonie virtuală, vă rugăm să vedeți postarea noastră despre taxele și taxele VoIP .

Prețuri și planuri VoIP: în medie 15 USD-25 USD/utilizator pe lună

Să începem cu elementele de bază: cât percepe furnizorul pentru serviciile VoIP pe care le oferă.

Majoritatea serviciilor VoIP oferă o serie de planuri scalabile, permițând companiilor să evite să plătească pentru funcții sau niveluri de servicii de care nu au nevoie. Această opțiune de preț pe niveluri înseamnă, de asemenea, că este ușor pentru companii să se extindă la următorul plan dacă/când nevoile lor evoluează.

Factorii care influențează costurile planului VoIP includ:

• Numărul de utilizatori și/sau administratori
• Caracteristici și funcționalități
• Integrari disponibile terță parte
• Cantitatea și tipul de numere de telefon necesare pentru afaceri (locale, fără taxe etc.)
• Numărul de minute gratuite pe lună
• Nivelul dorit de asistență pentru furnizor (asistență prioritară, asistență omnicanal etc.)
• Configurare și instalare

Planurile sunt de obicei plătibile lunar sau anual (cu un abonament anual care oferă economii între aproximativ 10-20%). Sunt disponibile și pachete personalizabile pe bază de cotație, dar va trebui să contactați direct furnizorul pentru a discuta costul acestora.

Dacă nu doriți să faceți upgrade la următorul nivel de preț, dar aveți nevoie de funcții care nu sunt disponibile în planul dvs. actual, probabil că veți putea achiziționa funcții „suplimentare”, cum ar fi înregistrarea și transcrierea apelurilor, suplimentar Numere de telefon VoIP sau mesagerie vocală vizuală.

De exemplu, imaginea de mai jos arată cele trei planuri disponibile și prețurile pe niveluri de la furnizorul VoIP Dialpad.

Ca și în exemplul de mai sus, companiile de telefonie virtuală oferă de obicei apeluri VoIP locale nelimitate pentru fiecare plan.

Cu toate acestea, unii furnizori oferă, de asemenea, apeluri „plată pe măsură ce mergeți”, care se taxează pe minut sau în blocuri de minute. De obicei, acest lucru oferă doar un beneficiu semnificativ de cost pentru micro-întreprinderi, companii mai noi sau echipe care nu comunică în principal prin telefon, dar doresc totuși să aibă un număr de afaceri.

Un ultim factor în stabilirea prețurilor VoIP este dacă optați pentru PBX găzduit în cloud (Private Branch Exchange) sau servicii bazate pe locație.

Serviciile de comunicații bazate pe locație au un cost inițial ridicat de 3.000-5.000 USD, dar permit companiilor un control mai mare asupra serviciilor lor VoIP. Opțiunile bazate pe cloud sunt mai populare, deoarece costă între 15,00 USD și 25,00 USD/lună și fac ca întreținerea sistemului să fie responsabilitatea furnizorului, nu a utilizatorului.

Taxe și suprataxe de reglementare VoIP: în medie 33 USD/lună

Deși plata sub 30 USD/utilizator o dată pe lună pentru serviciul VoIP este rezonabilă, rețineți că furnizorii pot percepe taxe suplimentare. Unele dintre aceste taxe sunt legale, dar altele pot fi semnul unei companii frauduloase.

Deoarece VoIP este reglementat de FCC, furnizorii trebuie să facă contribuții la fondurile și serviciile prezentate mai jos. Ca rezultat, clienții vor vedea probabil taxele legale de mai jos pe facturile lor lunare VoIP pentru a ajuta furnizorul să acopere taxele de reglementare.

E911 Taxe

Taxele E911 (911 îmbunătățit) ajută la compensarea costului cerințelor FCC privind serviciile de urgență.

Furnizorii trebuie să facă din serviciul 911 o caracteristică obligatorie a fiecărui plan și să se asigure că serviciile de urgență au acces la locația apelantului.

Taxele E911 pot varia de la 0,20 USD la 2,00 USD/utilizator pe lună.

Taxe pentru fondul serviciului universal

Taxele Fondului pentru Servicii Universale (USF) ajută furnizorii să acopere costurile contribuțiilor necesare la USF. Acest fond oferă acces VoIP, fix și la internet comunităților cu venituri mici și rurale, școlilor și profesioniștilor din domeniul sănătății.

Taxele USF costă în general pe linie în fiecare lună. Dacă ați observat că taxa dvs. lunară USF fluctuează, nu este un motiv imediat de îngrijorare, deoarece contribuțiile necesare se schimbă de 4 ori pe an.

Așteptați-vă să plătiți între 2,00 USD și 4,00 USD/utilizator pe lună pentru taxele USF.

Suplimentări non-FCC: prețurile variază

Suplimentările de mai jos nu sunt asociate cu FCC, dar le veți vedea adesea pe factura VoIP. Deși prezența lor singură nu este un motiv de îngrijorare, furnizorii fără scrupule le pot folosi ca o scuză pentru a vă percepe o rată lunară exorbitantă - așa că fiți conștienți de ce costă în mod normal suprataxele.

Taxe de portabilitate a numerelor

Marea majoritate a furnizorilor de servicii VoIP nu percepe taxe pentru portarea numerelor (un cost unic care permite companiilor să transfere numerele de telefon existente către noul furnizor.)

Cu toate acestea, li se permite legal. Costul mediu al portarii numerelor este de 10,00 USD-20,00 USD per număr de telefon portat și poate dura între 1 și 3 săptămâni, în funcție de operatorul dvs. existent.

Taxe pentru servicii de infrastructură de internet și compensare intercarrier

Deși nu sunt obligatorii, unii furnizori percep taxe pentru Compensarea interoperatorului și serviciile de infrastructură de internet pentru a acoperi costurile serviciului de internet și taxele între transportatori.

Aceste taxe sunt în general mai mici de 1 USD/lună.

Suplimentări suplimentare

Alte suprataxe pot include:

• Taxe de reziliere anticipată
• Taxe de reglementare de recuperare
• Taxe de reglementare, de conformitate și de proprietate intelectuală
• Taxe pentru funcții suplimentare
• Taxe de administrare/serviciu

În total, costul mediu al suprataxelor variază între 5,00 USD și 50,00 USD+/utilizator pe lună. Acesta este locul în care furnizorii ascunși încearcă să abordeze taxele excesive, așa că revizuiește-ți cu atenție factura lunară.

Taxe VoIP pentru afaceri: în medie 7 USD/utilizator pe lună

Furnizorii de servicii VoIP trebuie să perceapă și să plătească în mod legal taxele federale, locale și de stat.

Aceste taxe pot include, de asemenea, taxe de oraș, taxe de licență și de franciză, taxe de utilități publice și chiar taxe de tranzit. Aceste rate de impozitare vor varia în funcție de locație și de serviciile furnizate, dar costă în general aproximativ 5 USD/utilizator pe lună.

Suplimentare pe venit brut

Deși nu este obligatoriu din punct de vedere legal, utilizatorii pot întâmpina și o taxă pentru Serviciul de Venituri Brute.

O taxă GRS compensează costurile taxelor de impozitare federale și de stat ale unui furnizor și se bazează pe un procent din venitul impozabil pe care fiecare client îl generează pentru furnizor.

Deși tarifele vor varia, acestea variază în general între 1,00 USD și 3,00 USD/utilizator pe lună.

Imaginea de mai jos arată un exemplu de factură lunară VoIP:

Ce să cauți la un furnizor VoIP

În afară de o structură de preț echitabilă și transparentă, ce altceva ar trebui să luați în considerare atunci când evaluați software-ul VoIP ?

Cercetarea noastră arată că există patru factori principali cărora trebuie să acordați atenție atunci când alegeți un serviciu VoIP:

• Scalabilitate
• Caracteristici disponibile
• Compatibilitate
• Serviciu Clienți și Asistență

Scalabilitate

Scalabilitatea se referă la cât de ușor este pentru utilizatori să-și „scaleze” sau să „scadă” planurile VoIP atunci când nevoile lor se schimbă. De exemplu, un furnizor care oferă doar 2-3 planuri nu este la fel de scalabil ca unul care oferă 4-5 structuri de prețuri diferite.

Soluțiile scalabile contează deoarece:

• Vă împiedică să plătiți pentru funcții de care nu aveți nevoie
• Lăsați serviciul VoIP să crească împreună cu compania dvs. (prin adăugarea de utilizatori suplimentari și/sau funcții suplimentare)
• Oferiți o valoare generală mai bună, chiar dacă puteți obține „serviciu mai ieftin” în altă parte

De asemenea, luați în considerare dacă furnizorul vă oferă sau nu posibilitatea de a trece de la un sistem telefonic de afaceri la un software de centru de contact sau un sistem de comunicații unificate. . Acest lucru vă oferă posibilitatea de a adăuga mai multe canale de comunicare, cum ar fi conferințe video sau chat live, în viitor, fără a fi nevoie să schimbați furnizorii.

Caracteristici disponibile

Când vine vorba de evaluarea caracteristicilor furnizorului, mai mult nu este întotdeauna mai bun. Prea multe funcții pot deruta și copleși utilizatorii noi, cauzând adesea mai multă muncă decât ar fi trebuit să salveze.

În schimb, concentrează-te pe dacă furnizorul oferă sau nu caracteristicile care sunt cele mai importante pentru compania ta.

De exemplu, dacă lucrați în industria sănătății, veți avea nevoie de o soluție VoIP care să respecte HIPAA. Dacă operați un centru de apeluri de ieșire, probabil că veți acorda prioritate unui număr mare de moduri de apelare disponibile față de funcții precum mesageria vocală vizuală.

Compatibilitate

Cele mai bune prețuri și toate caracteristicile din lume nu vor conta dacă sistemul dumneavoastră VoIP nu este compatibil cu instrumentele și sistemele de operare actuale de afaceri.

Asigurați-vă că orice furnizor pe care îl luați în considerare respectă:

• Dispozitivele dvs. mobile (aplicații mobile Apple și Android etc.)
• Sistemul de operare actual (Mac, Windows etc.)
• Browserul dvs. web preferat (Google Chrome, Safari, Firefox etc.)
• Software de la terți (sistem CRM, instrument de management de proiect, aplicație de chat în echipă etc.)
• Orice hardware suplimentar (telefoane analogice, căști etc.)

Asistență și service clienți

În cele din urmă, asigurați-vă că furnizorul VoIP oferă servicii și asistență pentru clienți de calitate și receptiv.

Trebuie să știți:

• Câte canale de asistență sunt disponibile? (Telefon, chat live, e-mail etc.)
• Care sunt orele disponibile pentru fiecare canal? (24/7 pe cel puțin un canal este cel mai bine)
• Cât timp durează, în general, furnizorului să rezolve problema unui client?
• Care este timpul mediu de răspuns al furnizorului?
• Care este timpul de funcționare garantat? (99,9% este minimul pe care ar trebui să-l luați în considerare)
• Ce standarde/certificări de securitate oferă furnizorul? (Criptare end-to-end, conformitate GDPR, conformitate HIPAA și PCI, conformitate SOC II etc.)
• Ce materiale de instruire pentru utilizatori sunt furnizate? (Cursuri online, tutoriale, instruire personalizată personală a angajaților etc.)
• Este disponibil suport prioritar?
• Cât de active sunt forumul de asistență online al furnizorului și comunitatea de dezvoltatori?

Ghidul nostru detaliat despre cum să alegeți un furnizor VoIP oferă informații suplimentare, precum și o defalcare a platformelor VoIP de top precum Nextiva, RingCentral și Grasshopper.

Ce serviciu de telefonie VoIP este potrivit pentru tine?

Acum că știi ce să cauți într-un serviciu de telefonie VoIP, este timpul să începi să te gândești la ce platformă se potrivește cel mai bine nevoilor tale actuale și viitoare de comunicare în afaceri.

Indiferent dacă vă gândiți deja la un anumit furnizor de servicii sau dacă nu aveți încă unul în minte, tabelul nostru de comparare Business VoIP oferă informații detaliate despre experiența utilizatorului, prețuri, funcții disponibile, telefoane software VoIP și multe altele.

Întrebări frecvente VoIP

Mai jos, am răspuns la unele dintre cele mai frecvente întrebări VoIP.