De ce contabilitatea este esențială pentru startup-uri: beneficii cheie și bune practici

Ce este contabilitatea?

Introducere în contabilitate

Păstrarea conturilor este cel mai de bază pas care implică documentarea tuturor achizițiilor, vânzărilor, încasărilor și plăților dintr-o afacere într-o manieră consecventă. Este similar cu a avea un jurnal zilnic al fiecărui cent care intră sau iese din afacere, acesta include vânzări, achiziții, cheltuieli, printre altele. Aceasta include organizarea datelor și prezentarea lor într-o formă adecvată. Acest lucru se poate face folosind mijloace manuale sau aplicații computerizate. Contabilitatea permite înregistrări precise și actualizate, care sunt esențiale pentru conformitate și ajută o întreprindere să-și evalueze sănătatea financiară.

Înțelegerea contabilității

Înregistrarea și menținerea informațiilor comerciale este cunoscută sub denumirea de contabilitate. Pe de altă parte, contabilitatea se ocupă cu analiza și interpretarea acelor înregistrări pentru a înțelege sănătatea financiară a unei organizații. Cu alte cuvinte, ajută la măsurarea imaginii totale a activităților de afaceri utilizând toate înregistrările conținute în registrele de activitate, ceea ce este foarte important pentru planificare, prognoză și alte măsuri de control al afacerii. Imaginea rezultată este folosită de contabili pentru întocmirea rapoartelor financiare și a auditurilor, pentru bugetare și pentru consilierea cum pot fi reduse costurile.

Contabilitate manuală vs. automată

Pentru o afacere mică, ținerea de contabilitate pe cont propriu poate funcționa, dar prezintă un risc de erori umane și necesită timp. Aceasta este una dintre limitările contabilității manuale atunci când luați în considerare software-ul pentru sistemele de contabilitate, aceasta asigură că există puține sau deloc erori de introducere a datelor, că informațiile sunt actuale și că legile nu sunt încălcate. De asemenea, trebuie remarcat faptul că aceste sisteme sunt capabile să furnizeze informații instantaneu, ceea ce înseamnă că deciziile sunt luate pe baza datelor reale în cel mai scurt timp posibil.

Importanța unei bune contabilități pentru startup-uri

Majoritatea noilor afaceri aflate în stadiu incipient consideră practicile de contabilitate nu numai ca o necesitate, ci și ca o armă strategică care le ajută să le propulseze spre obiectivele lor. Iată motivele pentru care contabilitatea este semnificativă pentru companiile emergente:.

Claritate financiară pentru luarea deciziilor

Contabilitatea eficientă prezintă fondatorilor situația financiară a companiei lor, ceea ce face posibilă efectuarea de alegeri rezonabile. Startup-urile cu cărți bune sunt capabile să măsoare modul în care rezultatele reale se compară cu bugetele, să prezică și să controleze fluxul de numerar și costurile. De exemplu, un efort mai realist de măsurare a fluxului de numerar le permite fondatorilor să ia decizia când să pună înapoi profiturile sau când să le salveze în vremuri dificile.

Încrederea investitorilor și Due Diligence

Una este să ai încredere în sistemele financiare care funcționează în cadrul unui start-up și alta este să ai încredere în sistemele financiare care funcționează cu un start-up. Într-o rundă de finanțare, restricțiile economiilor curate și aglomerate în registrul bursier semnat de nori oferă dovezi că start-up-ul este operat într-o manieră ordonată, ceea ce este important în strângerea de fonduri.

Investitorii efectuează due diligence compilând situațiile financiare și declarațiile fiscale și toate proiecțiile asociate ale afacerii. Startup-urile care mențin înregistrări consistente, strategice și detaliate au șanse mai mari de a obține investitori, deoarece prezintă respectul resurselor investitorilor și considerația pentru viitor.

Respectarea cerințelor legale și fiscale

Fără îndoială, întreprinderile emergente au o serie de obligații legale și fiscale pe care trebuie să le respecte. Contabilitatea corectă se asigură că toate înregistrările sunt în ordine și complete, prin urmare simplifică procesul de depunere a impozitelor, reducând astfel orice penalități.

De exemplu, furnizând suficiente chitanțe și alte documente necesare, startup-urile sunt în măsură să obțină anumite deduceri permise, optimizând astfel poziția lor fiscală, ceea ce duce la beneficii de costuri, rămânând în același timp sănătoase în ceea ce privește legile fiscale ale IRS.

Identificarea oportunităților de creștere

Când startup-urile vor avea înregistrări financiare bine organizate, vor fi în măsură să identifice zonele potențiale de creștere. Ei își vor evalua vânzările, costurile și profiturile de-a lungul timpului și ar determina pe ce produs sau serviciu să pună accent și pe care să reducă. Ce produse vinde mai mult, care suportă mai multe costuri sau care este tendința pieței. Cifrele contabile vorbesc despre vânzări și costurile acestora, precum și despre principiile creșterii potențiale ale pieței cu amănuntul, ceea ce permite planificarea creșterii.

Evidențe financiare esențiale pentru startup-uri

În conformitate cu un astfel de fapt, păstrarea evidențelor financiare de bază este, de asemenea, importantă pentru acele noi întreprinderi, astfel încât operațiunile, procedurile de conformitate cu legislația și chiar evenimentele viitoare. Cu alte cuvinte, lăsați acest lucru să explice documentele de bază pe care trebuie să le dețină fiecare companie nouă:

1. Extrase bancare

Un extras de cont ilustrează toate tranzacțiile care au avut loc în jurul unui anumit cont bancar într-un anumit interval de timp, care este adesea o lună. Strategiile de prevenire sunt utilizate prin accesul regulat la extrasele bancare, astfel încât startup-urile să poată monitoriza veniturile, să identifice tranzacțiile redundante și să controleze eficient fluxul de bani. De exemplu, reconcilierea lunară asigură că tranzacțiile din înregistrări corespund cifrelor băncilor prevăzute pentru acestea. Acest lucru este fundamental pentru bugetare și managementul financiar în general.

2. Extrase de carte de credit

Utilizatorii de carduri de credit de afaceri primesc extrase de cont pentru a enumera utilizarea cardului pentru achiziții. Analizarea acestor declarații ajută întreprinderile tinere să nu cheltuiască în mod inutil costurile operaționale și, de asemenea, să observe fluxul de numerar și orice activități potențiale frauduloase. Evaluarea utilizării cardului de credit, de exemplu, permite identificarea tendințelor în ceea ce privește cheltuielile, ceea ce ajută la planificarea bugetelor și la reducerea costurilor mai eficient.

3. Facturi și facturi

Toate facturile și facturile se referă la bani fie datorați, fie primiți de companie. Facturile sunt trimise către clienții firmei care cer bani, în timp ce facturile sunt trimise către firmă care solicită plata. Toate firmele mici sunt obligate să efectueze gruparea acestor documente pentru a deține controlul asupra intrărilor și ieșirilor de numerar, gestionarea furnizorilor precum și evidența corespunzătoare în scopuri de conformare fiscală.

4. Chitanțe

Încasările joacă un rol fundamental de documentare a cheltuielilor în cursul operațiunii comerciale. Navigarea în aglomerația de chitanțe, atât fizice, cât și electronice, poate ajuta companiile tinere să-și auditeze deducerile și să se protejeze împotriva pierderilor rezultate din cheltuieli care altfel nu ar fi revendicate. De exemplu, chitanțele pentru cheltuieli semnificative pot fi, de asemenea, utile în cazurile în care compania dorește să pretindă o garanție pentru articol sau să returneze articolul însuși de la furnizori, ferind astfel firma de a suporta costuri suplimentare care nu au fost planificate.

5. Situații financiare

Situațiile financiare detaliază performanța financiară a afacerii într-un interval de timp specificat și sunt esențiale pentru determinarea sănătății financiare. Acestea constau din următoarele afirmații de bază;

• Declarația de venit: În perioada definită, se precizează veniturile generate din exploatarea afacerii, cheltuielile efectuate și profitul sau pierderea rezultată în acea perioadă.
• Bilanț: Oferă un rezumat al activelor, pasivelor și capitalurilor proprii ale companiei în orice moment, pentru a indica poziția sa financiară.
• Declarația fluxului de numerar: Aceasta este înregistrarea care indică intrările și ieșirile de numerar pentru organizație și este, de asemenea, foarte importantă pentru gestionarea lichidității și pentru a vă asigura că activitățile de zi cu zi ale organizației sunt în vigoare.

6. Formulare fiscale și documente justificative

Formularele fiscale includ orice documente depuse la IRS pentru a raporta veniturile, deducerile și pasivele. Documentele justificative precum chitanțele, facturile și extrasele verifică datele raportate. Documentația fiscală adecvată asigură conformitatea, permite deduceri și construiește credibilitatea în fața investitorilor și a părților interesate.

7. Conturi de plătit și de încasat

Se referă la evidența stărilor soldurilor restante și a banilor datorați la rândul lor de la clienți. Gestionarea eficientă a conturilor de plătit și a creanțelor întărește fluxul de numerar și permite gestionarea corectă a furnizorilor și plățile la timp, conducând la eficiența activităților financiare. Astfel de înregistrări sunt atât utile și utile zilnic în activitățile financiare și, mai important, servesc la crearea unei baze pentru creșterea în continuare, precum și pentru respectarea reglementărilor în viitor.

Beneficiile contabilității într-un startup

Implementarea unor practici contabile solide are numeroase beneficii care depășesc doar păstrarea evidenței. Iată cât de eficientă contabilitatea poate propulsa startup-urile spre succes:

1. Eficiența organizațională

Unul dintre beneficiile majore pe care ținerea conturilor le aduce unei companii startup este că ajută la păstrarea bine aranjate a tuturor înregistrărilor financiare. Când există informații pertinente care trebuie recuperate; Acea organizație ajută la pregătirea rapoartelor, a bugetelor și la îndeplinirea tuturor obligațiilor fiscale și legale. De exemplu, dacă înregistrările sunt menținute în mod corespunzător, este ușor pentru o întreprindere să recupereze anumite informații despre finanțele sale în cel mai scurt timp și astfel să reia din nou la luarea deciziilor și să creeze rapoarte din nou, fără întârzieri suplimentare.

2. Raționalizarea bugetului și previziunilor

Folosind o evidență precisă, companiile orientate spre creștere, cum ar fi startup-urile, sunt capabile să dezvolte bugete precise și să stabilească obiective care sunt în conformitate cu strategiile lor de creștere. Ei își analizează istoricul cheltuielilor și veniturilor pentru a-i ajuta să stabilească ținte realiste și să optimizeze resursele pentru a evita orice deficit. De exemplu, o afacere startup în domeniul tehnologic poate fi capabilă să planifice bugetele estimate și câte fonduri mai multe va căuta pentru investiții suplimentare, urmărind costurile, un proces numit urmărirea cheltuielilor.

3. Claritate financiară pentru Due Diligence

Contabilitatea creează infrastructura pentru transparența datelor primare, care începe să fie foarte importantă pentru o afacere care începe atunci când este nevoie de a strânge o investiție externă. În cele mai multe cazuri, părțile interne și externe de control vor solicita acest nivel de detaliu operațional chiar și în etapa inițială a investiției. Rapoartele privind aspectul financiar către potențialii investitori tind să-i cucerească și să construiască profesionalism și încredere ca rezultat, îmbunătățindu-le valoarea.

4. Conformitate și reducerea riscurilor

Pentru existența ulterioară, noile companii trebuie să respecte mai multe legi fiscale și alte reglementări. Bunele practici contabile ajută la reducerea șanselor de apariție a greșelilor în declarațiile fiscale și ajută la minimizarea penalităților. De exemplu, evidența corectă a chitanțelor și facturilor pentru diverse scopuri comerciale ajută companiile în procesul de evaluare a impozitelor, permițându-le să demonstreze cheltuielile fiscale, reducând astfel expunerea lor fiscală fără a încălca nicio lege fiscală.

5. Scalabilitate și configurare a sistemelor

Practicile excelente de contabilitate oferă startup-urilor posibilitatea de a crea procese care sunt suficient de flexibile pentru a se adapta operațiunilor în expansiune ale companiei. De exemplu, startup-urile pot personaliza aplicațiile de contabilitate pentru scopuri specifice și le pot combina cu sistemele de gestionare a stocurilor și a relațiilor cu clienții. Pe măsură ce cresc, aceste sisteme se adaptează, permițând urmărirea financiară eficientă, fără a fi nevoie de revizuiri semnificative.

6. Luare a deciziilor bazată pe date

Prin analiza financiară, contabilitatea le permite startup-urilor să ia decizii privind procesele de date. Analiza veniturilor, cheltuielilor și tendințelor de profitabilitate ajută întreprinderile tinere să știe ce domenii trebuie îmbunătățite, unde să investească și cum să folosească resursele în mod eficient. De exemplu, un startup cu un model de abonament poate evalua datele privind uzura clienților pentru a îmbunătăți eforturile de marketing.

7. Atragerea și reținerea investitorilor

Contabilitatea bine structurată necesită controale interne care ajută la atragerea investitorilor și la menținerea acestora. Acest lucru creează un ciclu pozitiv în care fondatorii, după ce au pregătit în mod constant rapoarte financiare în timp util și cu acuratețe, încep și sunt capabili să elibereze capital suplimentar în interiorul și în afara companiei, câștigând astfel încrederea furnizorilor de capital.

8. Sănătatea financiară pe termen lung

Continuând cu procedurile contabile de rutină, companiile își pot proiecta intrările și ieșirile de numerar, își pot gestiona obligațiile și pot preveni luarea unor decizii greșite de afaceri. Urmărirea periodică a performanței financiare îi ajută să se pregătească pentru șocuri externe, să își gestioneze pista (perioada pe care o au înainte de a rămâne fără fonduri) și să întreprindă măsuri corective pentru a se asigura că rămân solvabili.

Angajarea vs. externalizarea contabililor

În cursul dezvoltării unui startup, aspectele contabile ale acestuia se schimbă. Selectarea contabililor interni sau a firmelor externe depinde de stadiul afacerii, de un buget și de cât de complicate sunt nevoile financiare.

Externalizarea în stadiile incipiente

În noul mediu de risc, este de obicei mai ușor și mai puțin costisitor să efectuezi externalizarea decât să angajezi angajați cu normă întreagă. Acele startup-uri pot utiliza profesioniști externi pentru anumite domenii de activitate, cum ar fi contabilitatea, fără a suporta costul angajării unei persoane cu normă întreagă. Deoarece externalizarea este mai flexibilă, este mai ușor pentru startup să angajeze resurse „la cerere” pentru anumite abilități, cum ar fi munca fiscală sau de conformitate.

Beneficiile externalizării:

• Economii de costuri: face din contabilitate un cost variabil, deoarece taxele sunt suportate numai pentru serviciul utilizat.
• Acces la expertiză: Contabilii externi au experiență în diverse industrii, oferind informații valoroase.
• Scalabilitate: firmele externalizate pot ajusta serviciile în funcție de nevoile afacerii, susținând creșterea fără un cost fix.

Când să angajezi contabili interni

Pe măsură ce cererea de servicii de contabilitate crește, devine oportun ca start-up-urile să angajeze un contabil intern sau, probabil, o echipă mică. În general, start-up-urile analizează acest lucru atunci când au atins praguri substanțiale de venituri, caută runde de investitori sau managementul financiar trebuie să aibă resurse pentru activități de zi cu zi.

Beneficiile angajării la domiciliu:

• Focus dedicat: Contabilii interni vor acorda atenție și vor ajuta cu nevoile startup-ului și, mai mult, vor fi la îndemână pentru activitățile financiare zilnice.
• Implicarea strategică: Startup-urile cu astfel de echipe au abilitățile lor de analiză a datelor financiare îmbunătățite, promovând astfel luarea rapidă și eficientă a deciziilor.

Contabilitate fracționată

În acest model care se numește contabilitate fracționată, startup-urile pot angaja temporar posturi profesionale de înalt nivel de COO, controlori etc. Poate funcționa pentru companiile care au nevoie de îndrumare în situația strategică financiară, dar nu sunt capabile să angajeze oameni cu normă întreagă.

Indicatori cheie de contabilitate pentru startup pe care trebuie să le cunoașteți

Înțelegerea unor metrici contabile specifice ajută startup-urile să monitorizeze sănătatea financiară, să stabilească obiective realiste și să atragă investitori. Iată valorile esențiale pentru fiecare startup:

1. Rata de ardere

Rata de ardere este definită ca rata la care numerarul este utilizat în fiecare lună, în special în cazul întreprinderilor în curs de dezvoltare. O rată de ardere excesivă poate semnala investitorilor că compania va trebui să asigure fonduri suplimentare foarte curând. De exemplu, dacă o nouă afacere are o rată de parașutism de 500000 USD și are 500000 USD în bancă, vulnerabilitățile sale de numerar sunt nete de zece luni. Aceasta înseamnă că afacerea se va închide în termen de zece luni din cauza epuizării numerarului dacă rata de ardere este constantă la 50.000 USD în fiecare lună.

2. Venituri amânate

Venitul amânat este plata primită pentru bunuri și servicii care nu au fost încă prestate. Startup-urile care au un model de abonament păstrează frecvent o evidență a veniturilor amânate, deoarece este o datorie până la livrarea serviciului. Deoarece acest lucru este bine monitorizat, ajută la realizarea previziunilor corecte și la gestionarea fluxurilor de numerar.

3. Conturi de plătit (AP) și Conturi de încasat (AR).

Valorile AP se concentrează pe cât de eficient și de rapid o întreprindere își plătește furnizorii, în timp ce valorile AR arată cât de eficient primește banii de la clienți. Zilele de vânzări restante (DSO) și Perioada medie de plată sunt exemple de valori care arată cât de eficient este vizualizat un flux de numerar. Prin optimizarea proceselor AP și AR, startup-urile se bucură întotdeauna de un flux de numerar mai fluid și de relații mai bune cu furnizorii și clienții.

4. Rata de creștere a veniturilor

Acest indice măsoară creșterea veniturilor într-un interval de timp ales. Astfel de rate de creștere atrag atenția potențialilor investitori, deoarece semnifică cererea și capacitatea de expansiune. Creșterea veniturilor este măsurată pentru a determina cât de eficiente au fost aplicate practicile de afaceri și cât de probabil va fi performanța în viitor în legătură cu astfel de practici.

Cele mai bune practici de contabilitate la pornire

Aplicarea celor mai bune practici ajută startup-urile să mențină evidențe financiare exacte și să ia decizii de afaceri mai bune.

1. Urmați standardele GAAP

Utilizarea principiilor contabile general acceptate (GAAP) ajută orice afacere să aibă rapoarte financiare solide și transparente. Aderarea la practicile conforme cu GAAP ajută la câștigarea încrederii investitorilor și la îndeplinirea obligațiilor legale.

2. Implementați un sistem de contabilitate din timp

Utilizarea unui sistem de contabilitate, de exemplu, QuickBooks sau Xero, facilitează fluxul de muncă și managementul financiar, oferind un centru unic pentru urmărirea cheltuielilor, rapoartelor și gestionării facturilor. Aceste instrumente de management permit realizarea unei analize informate de către aceste startup-uri pentru orice extindere pe care o anticipează.

3. Alegeți între numerar și contabilitate de angajamente

Cu contabilitatea de casă, tranzacțiile sunt înregistrate pe măsură ce numerarul este primit sau plătit. Dimpotrivă, în cazul contabilității de angajamente, cheltuielile și veniturile sunt înregistrate în momentul în care sunt efectuate și, respectiv, câștigate. În comparație cu contabilitatea de numerar, aceasta din urmă urmează principiile GAAP și oferă o imagine mai bună a profiturilor unei noi întreprinderi pe termen lung, de aceea favorizează apariția de noi afaceri.

4. Utilizați instrumente automate pentru eficiență

Automatizarea proceselor contabile reduce incidența greșelilor și previne necesitatea introducerii manuale excesive, permițând mai mult timp proprietarilor să se concentreze asupra activităților care le promovează creșterea. Conexiunile cu alte companii (cum ar fi salarizarea sau CRM) facilitează, de asemenea, eficiența în urmărirea și raportarea tranzacțiilor.

Cel mai bun software de contabilitate pentru startup-uri

În alegerea software-ului de utilizat, trebuie luate în considerare nevoile, bugetul și proiecția de creștere a startup-ului. Iată câteva dintre cele mai frecvente:

• QuickBooks Online: Unul dintre cele mai populare programe de contabilitate online concepute pentru întreprinderile mici și mijlocii. Ajută utilizatorii să-și gestioneze finanțele, oferind instrumente pentru urmărirea veniturilor și cheltuielilor, gestionarea salariilor, generarea de rapoarte financiare.
• Xero: Xero are o interfață prietenoasă cu piața și se conectează cu peste 800 de aplicații de afaceri. Acest lucru îl face grozav pentru start-up-urile care doresc să lucreze cu alți contabili alăturați fără teama de distanță.
• FreshBooks: Cel mai bun pentru startup-urile bazate pe servicii, FreshBooks simplifică facturarea, urmărirea cheltuielilor și urmărirea timpului, facilitând gestionarea facturării clienților.
• Zoho Books: o soluție de contabilitate completă, dar de bază, care se potrivește tuturor întreprinderilor mici care nu doresc să cheltuiască prea mult pe tehnologia contabilă poate fi găsită cu ușurință în Zoho Books. Aceste aplicații simplifică sarcina de extindere a sistemelor de management financiar prin automatizarea activităților de urmărire. finanțe, generând rapoarte financiare și conectând sistemele la bănci pentru informații financiare în timp real.

Aceste platforme automatizează urmărirea financiară, generează rapoarte și se sincronizează cu conturile bancare, oferind startup-urilor informații financiare precise și actualizate.

Contabilitatea automată este o opțiune pentru startup-uri?

Se recomandă ca acest efort să fie cuplat cu contabilitatea automatizată pentru companiile startup. Automatizarea în startup-uri, precum cea oferită de soluțiile bazate pe cloud, cum ar fi QuickBooks și Docyt, permite estimări pentru urmărirea cheltuielilor, gestionarea conturilor de plătit și a creanțelor și evaluarea informațiilor financiare în timp real. Pe lângă faptul că este mai eficientă, automatizarea minimizează riscul de eroare în gestionarea elementelor financiare. Ajută la asigurarea conformității, gestionarea numerarului și ajută afacerea să se concentreze pe ceea ce contează cel mai mult.

Conculsie

Pe scurt, contabilitatea eficientă este vitală pentru creșterea startup-ului, oferind claritate financiară, conformitate și încredere investitorilor. Înregistrările organizate și instrumentele automate simplifică managementul, ajutând fondatorii să ia decizii informate și să se concentreze pe scalare. O contabilitate puternică nu se referă doar la cifre, ci este un atu strategic pentru succesul pe termen lung.

Biografia autorului:
Sajjad Hussain este un scriitor calificat și specialist SEO off-page, cu experiență în contabilitate. Cu o pasiune pentru crearea de conținut captivant și optimizarea vizibilității online, Sajjad ajută mărcile să-și consolideze prezența digitală prin SEO strategic și scriere creativă.