De ce previziunile financiare bazate pe date sunt cruciale pentru directorul financiar modern
Publicat: 2021-04-16Echipele de planificare și analiză financiară (FP&A) joacă un rol crucial în companiile moderne. Cu funcții precum bugetarea, prognoza și analiza financiară care intră în sfera lor de competență, directorii executivi se bazează pe FP&A pentru a lumina calea de urmat.
În mod tradițional, FP&A a fost o sarcină intensivă manuală. Echipele se bazează pe foi de calcul pentru a înțelege datele lor financiare și pentru a menține aceste date manual. În aceste cazuri, colaborarea este o corvoadă, deoarece este greu să stabiliți trasee de audit atunci când un fișier este modificat de mai mulți utilizatori prin accesul pe unitatea partajată. Drept urmare, integritatea datelor este întotdeauna expusă riscului de a fi compromisă.
Creșterea soluțiilor și a analizelor de date mari a afectat modul în care directorii financiari și echipele lor FP&A efectuează analize financiare. Iată trei moduri în care datele conduc previziunile financiare.
Eficiență crescută
Pe măsură ce volumul de date colectate de companii crește exponențial, companiile au început să folosească software-ul sofisticat. Motivul principal pentru această încredere este o eficiență mai mare. Software-ul are puterea de a automatiza sarcinile de birou plictisitoare și de a introduce o valoare mai mare unui proces de afaceri.
De exemplu, echipele FP&A petrec mult timp monitorând calitatea datelor și impunând regulile de acces partajat. Nu este neobișnuit ca un membru al echipei să urmărească manual modificările la fiecare celulă dintr-o foaie de calcul cu un număr de rânduri de mii și un număr de coloane relativ mare.
Rezultatul este un proces lent care se luptă să comunice rezultatele directorului financiar și altor conduceri superioare. Software-ul simplifică provocarea integrității datelor. Datele care vin din diverse surse din cadrul unei organizații sunt agregate automat și prezentate în șabloane prestabilite.
Sursele de date precum registrele generale, bilanțele de verificare, jurnalele facturilor de vânzări și previziunile bugetare pot fi introduse automat în platforma software sau chiar într-o foaie de calcul aleasă de echipa FP&A. Datorită colectării automate a datelor, echipele nu trebuie să aleagă între efectuarea de procese manuale esențiale și munca la fel de esențială cu valoare adăugată.
Ei se pot concentra pe analiza datelor și să prezinte concluzii conducerii superioare. Cu cicluri de lucru mai scurte și informații oportune, echipele FP&A pot oferi o valoare mai mare care îmbunătățește profitul organizației lor.
Trasee de audit granulare
Directorii financiari și echipele FP&A care se bazează pe procese manuale se confruntă cu provocări considerabile atunci când își monitorizează starea datelor. De obicei, fișierele sunt găzduite pe drive-uri partajate, iar echipele din întreaga organizație le actualizează cu date de la unitățile lor de afaceri respective.
Ori de câte ori aveți mai mulți utilizatori care lucrează la un singur fișier, totuși, compromiteți inevitabil integritatea datelor. Unele echipe atenuează acest risc prin specificarea procedurilor de introducere a datelor prin șabloane. Cu toate acestea, aceste date separate necesită încă agregare manuală, iar erorile se strecoară. Urmărirea sursei erorii este o sarcină plictisitoare, deoarece echipele trebuie să examineze manual modul în care au fost introduse datele.
Tehnologia avansată face ca urmărirea erorilor și conformitatea să fie o ușoară. Soluția FP&A potrivită integrează datele dinamice de pe partea serverului cu Excel (sau orice program de calcul) și înregistrează automat istoricul datelor la nivel de celule. Rezultatul este că stabilirea unui singur punct de adevăr este simplă. Software-ul poate chiar urmări modificările în formule în timp.
Într-un proces manual, urmărirea modificărilor pe mai multe rânduri și coloane este plictisitoare. Cu toate acestea, software-ul potrivit permite echipelor să compare foi de calcul întregi între ele și evidențiază automat modificările. Conformitatea este, de asemenea, simplificată datorită tehnologiei. Echipele pot crea cu ușurință rapoarte de audit prin exportarea datelor în șabloanele dorite, așa cum este cerut de Sarbanes-Oxley și alte protocoale de conformitate.
Rezultatul este o mai mare încredere în cifre și rapoarte mai precise. De exemplu, compararea bugetelor cu cifrele reale sau cu cele mai recente previziuni devine mai puternică. Echipele știu că caută date de încredere și pot raporta aceste cifre cu încredere.
O analiză mai bună
Datorită reducerii proceselor manuale, echipele FP&A se pot concentra pe rularea unor analize mai bune asupra datelor lor. Totuși, pentru a debloca o perspectivă adevărată, cel mai bine este să expuneți datele altor ochi. Democratizarea datelor și a analizelor ajută la prevenirea gândirii de grup și reduce părtinirile în proiecții.
Odată cu integrarea analitică în Excel, persoanele dintr-o afacere pot filtra și explora rapid datele pentru a descoperi informații. Un membru al echipei FP&A va vizualiza datele dintr-un punct de vedere diferit în comparație cu CFO. Datorită software-ului sofisticat, directorul financiar nu numai că poate primi rapoarte dinamice, dar își poate personaliza singur rapoartele.
În consecință, există mai puțin înainte și înapoi în formatul de raport pe care îl dorește CFO și mai mult timp petrecut în căutarea tendințelor pe care le expun datele. Prin integrarea cu Excel, perturbarea cu care se confruntă echipele este minimă. Nu au nevoie să exporte date într-o altă aplicație sau să declanșeze software special, deoarece analiza se încadrează perfect în fluxurile lor de lucru existente.
Datorită tablourilor de bord bazate pe web, conducerea poate vizualiza date și informații în timp real, fără a fi nevoie să se consulte în mod constant cu echipele lor FP&A.
Deși raportarea ad-hoc nu este un remediu automat pentru părtinirile din rapoartele de analiză, crește șansele de a obține o perspectivă mai bună. Datele pot fi tăiate și tăiate cubulețe din mers, iar acest lucru oferă organizațiilor un control mai mare asupra viitorului lor financiar.
Raționalizarea FP&A
Analiza datelor a simplificat enorm procesele FP&A. Echipele se pot concentra acum pe adăugarea de valoare organizațiilor în loc să-și petreacă timpul culegând și agregând date. Automatizarea și analizele conduc schimbările, iar companiile au o mai bună înțelegere a situației lor financiare datorită lor.
Ai vreo părere despre asta? Anunțați-ne mai jos în comentarii sau transmiteți discuția pe Twitter sau Facebook.