Zoho WorkDrive: O soluție de gestionare a fișierelor în colaborare pentru eficientizarea datelor dvs

Toate companiile, indiferent cât de mici sau mari sunt, au nevoie de platforme de stocare și colaborare fiabile pentru a funcționa eficient. Deși aveți o mulțime de opțiuni bune pentru ambele, este greu să găsiți o platformă care să ofere ambele funcționalități sub același acoperiș.

Intrați în Zoho WorkDrive, o platformă de stocare și colaborare în cloud care vă eficientizează datele, oferindu-le stocare în cloud și instrumente de colaborare securizate într-un singur loc.

Să accesăm Zoho WorkDrive în detaliu și să aflăm ce îl face o platformă excelentă de stocare a fișierelor și colaborare.

Ce este Zoho WorkDrive?

Zoho WorkDrive este o platformă de stocare și colaborare a fișierelor bazată pe cloud, care permite echipelor să stocheze, să partajeze și să lucreze împreună la fișiere cu ușurință în timp real.

A fost lansat ca înlocuitor pentru Zoho Docs cu câțiva ani în urmă pentru a servi drept platformă de stocare de bază pentru suita sa de aplicații de birou și de productivitate. Și în acest timp, platformei au fost făcute mai multe modificări.

Cea mai recentă versiune vine sub forma WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 aduce o serie de funcții noi pe diferite fațete, inclusiv interfața cu utilizatorul, administrarea datelor, integrarea terților și multe altele, pentru a ține pasul cu nevoile tot mai mari ale unui mediu de lucru hibrid.

Zoho WorkDrive este disponibil atât pe mobil, cât și pe desktop.

Cu ce ​​vă poate ajuta Zoho WorkDrive?

Fiind o platformă de gestionare a fișierelor și colaborare, Zoho WorkDrive vă permite să faceți mult mai mult decât să stocați fișiere. Acest lucru este posibil datorită setului său divers de caracteristici, care include următoarele:

Colaborarea în echipă

Unul dintre cele mai bune lucruri despre WorkDrive este colaborarea în echipă. WorkDrive face acest lucru folosind Team Folders, care permite membrilor unei echipe să încarce documente într-un singur folder pentru a le face disponibile pentru toți membrii echipei simultan. În acest fel, utilizatorii nu trebuie să trimită fișiere prin e-mail în mod individual și să urmărească oamenii mai târziu.

În mod similar, dacă cineva din echipă face modificări oricărui fișier dintr-un folder de echipă, WorkDrive îi avertizează pe toată lumea despre același lucru prin notificări, astfel încât să fie mereu la curent cu modificările și să nu fie nevoit să verifice spațiul din când în când și apoi ei înșiși în mod activ.

Ca o modalitate de a menține toate fișierele de proiect și documentele organizate, WorkDrive le permite administratorilor spațiului de lucru să creeze subfoldere în interiorul unui folder de echipă. Este un lucru pe care organizațiile mari îl pot folosi cel mai bine pentru a clasifica fișierele în funcție de departament. Administratorii pot seta, de asemenea, permisiuni de acces pentru fiecare membru al echipei, pentru a-și limita accesul la conținutul dosarului.

În cele din urmă, fiecare spațiu de lucru WorkDrive are un Coș de gunoi sub Dosarul echipei pentru a păstra toate fișierele și documentele în siguranță. Ca atare, ori de câte ori cineva din echipă șterge un fișier sau un folder, acesta merge în Coșul de gunoi. În acest fel, există o opțiune de a-l recupera dacă este nevoie mai târziu sau când cineva din echipă îl șterge accidental în primul rând.

Acces la suita puternică de birou Zoho

Când echipele se abonează la WorkDrive, au acces și la Zoho Office Suite. Zoho Office Suite este o suită de instrumente pentru a ajuta echipele în munca de birou. Include trei instrumente: Writer, Sheet și Show. Toate trei oferă o interfață curată și ușor de utilizat și oferă o varietate de șabloane pentru a accelera munca și munca chiar și atunci când sunteți offline.

În plus, fiecare instrument oferă câteva alte funcții utile, cum ar fi modul de scriere focalizat în Zoho Writer, funcții predefinite și personalizate în Zoho Sheet și diverse opțiuni de design și animație în Zoho Show.

Combinat cu WorkDrive, acest lucru nu numai că ajută echipele cu sarcini de birou, dar le ajută și să își păstreze fișierele în fiecare dintre ele într-o singură locație. Ca rezultat, devine mai ușor pentru membrii echipei să colaboreze în timp real, să colecteze feedback și să își publice munca pentru ca toți membrii echipei să o vadă.

Spațiu de lucru colaborativ

WorkDrive duce experiența de colaborare la următorul nivel. Vă oferă posibilitatea de a construi un spațiu de lucru colaborativ în care puteți lucra cu colegii fără a-i invita într-un folder de echipă. În mod similar, simplifică și partajarea fișierelor cu indivizi sau alte echipe de pe platformă, ceea ce, la rândul său, face colaborarea mai eficientă.

Deoarece mai multe persoane pot lucra simultan la un fișier, poate rezulta mai multe copii ale aceluiași fișier. Acest lucru poate face ca identificarea fișierului original să fie un proces dificil și plictisitor. Dar, din fericire, WorkDrive acceptă istoricul versiunilor, astfel încât membrii echipei să poată accesa toate versiunile diferite ale unui fișier, să le compare și să revină la o versiune anterioară atunci când este necesar, fără nicio bătaie de cap.

În conformitate cu aceasta, o altă caracteristică utilă care face experiența de colaborare pe platformă mai bună este monitorizarea activității. Folosind aceasta, liderii echipei pot audita cu ușurință tot ce se întâmplă în spațiul lor de lucru pentru a urmări progresul. În plus, activitățile pot fi verificate în detaliu prin filtre pentru a vedea informații mai valoroase.

Pentru momentele în care membrii echipei trebuie să discute ceva sau să împărtășească feedback cu privire la un fișier sau un document, funcția de feedback a WorkDrive (numită Adnotări la fișiere) poate fi utilă. Cu aceasta, utilizatorii își pot împărtăși cu ușurință gândurile despre o idee sau pot lăsa feedback în fișiere sau documente prin comentarii contextuale.

Instrumente de gestionare a datelor

Zoho WorkDrive acceptă peste 220 de formate de fișiere. Deoarece aceasta acoperă un spectru destul de larg de formate de fișiere, se asigură că nu există probleme de compatibilitate pe platformă, astfel încât echipele pot vizualiza direct fișierele în spațiul de lucru sau le pot încărca pe cele pe care le doresc fără a fi nevoie să le convertească mai întâi.

Pentru a facilita descoperirea și căutarea fișierelor pe platformă, WorkDrive vă oferă opțiunea de a căuta fișiere după nume, creator sau cuvânt cheie în document. În mod similar, acceptă, de asemenea, OCR și detectarea obiectelor, ceea ce vă permite să localizați imagini și documente scanate în spațiul de lucru prin simpla introducere a unui cuvânt cheie în ele.

În plus, există o opțiune de clasificare a fișierelor în folderul de echipă. Acest lucru vă permite să vă păstrați fișierele și documentele organizate pentru ca oricine din echipă să le găsească ușor.

Lucrați cu oameni din afara echipei dvs

Dacă echipa dvs. lucrează cu alte companii, este posibil să doriți să le arătați clienților progresul dvs. pentru a-i ține la curent sau pentru a le informa cu privire la ceva.

WorkDrive face acest lucru foarte ușor. Platforma vă permite să creați rapid un link extern către un fișier pe care doriți să îl partajați. Pentru a face acest efort de colaborare în siguranță și pentru a vă păstra datele în siguranță, instrumentul vă permite să securizați fiecare link pe care îl trimiteți cu permisiuni de acces independente, date de expirare și parole. Practic, vă oferă control complet asupra linkurilor dvs. și vă permite să decideți ce utilizatorii care se alătură spațiului dvs. de lucru pot și nu pot accesa sau face.

În mod similar, „Utilizatorii clienți” ai WorkDrive vă pot permite să vă invitați clientul extern sau un partener în echipa dumneavoastră. Acest lucru poate fi util atunci când doriți ca părțile interesate să se uite sau să colaboreze la un proiect pentru o perioadă scurtă de timp.

Analiză avansată

Când lucrați cu echipe mari, ați dori să aflați anumite statistici despre spațiul dvs. de lucru. Pe WorkDrive, aveți acces la toate aceste statistici, împreună cu rapoarte despre tot ce se întâmplă în spațiul dvs. de lucru într-un singur loc.

Deci, de exemplu, dacă sunteți administrator de spațiu de lucru, puteți verifica cu ușurință când un fișier este actualizat, cât spațiu de stocare ocupă un proiect și cantitatea de spațiu liber disponibil.

Acces neîntrerupt la fișiere

Zoho WorkDrive este disponibil atât pe dispozitive mobile, cât și pe desktop și vă păstrează toate fișierele și folderele de pe dispozitivele dvs. sincronizate. Acest lucru vă permite să lucrați pe un dispozitiv și să continuați de unde ați rămas pe altul.

În plus, platforma vă sincronizează și fișierele și folderele pe desktop, astfel încât să puteți lucra chiar și atunci când sunteți offline și apoi să sincronizați modificările când intrați online.

Planuri și prețuri Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive oferă trei planuri: Starter, Team și Business.

• Începător: 2,5 USD (140 Rs) per utilizator pe lună; stocarea începe de la 1 TB per echipă, cu o limită de încărcare a fișierelor de 1 GB
• Echipa: 4,5 USD (275 Rs) per utilizator pe lună; 3TB per echipă de spațiu de stocare și limita de încărcare a fișierelor de 5 GB
• Afaceri: 9 USD (550 Rs) per utilizator pe lună; spațiu de stocare de 5 TB per echipă cu limită de încărcare a fișierelor de 50 GB

Fiecare plan oferă toate funcțiile de bază de stocare și gestionare a fișierelor. Dar pe măsură ce treci la nivelul superior, deblochează accesul la câteva altele suplimentare. Consultați planurile WorkDrive pentru o privire cuprinzătoare asupra diferenței dintre toate cele trei planuri și alegeți-l pe cel potrivit pentru organizația dvs.

În plus, atunci când spațiul de stocare oferit nu este suficient, Zoho are opțiuni suplimentare de stocare, care pot fi achiziționate separat.

Zoho oferă utilizatorilor noi o perioadă de probă gratuită de 15 zile, cu acces complet la toate funcțiile WorkDrive. Cu această încercare, indivizii și echipele pot testa și explora serviciul pentru a determina dacă îndeplinește cerințele lor și apoi se pot abona la un plan corespunzător.

Consultați Zoho WorkDrive