Sfaturi esențiale pentru a împiedica trolii să vă bombardeze întâlnirile

Datorită răspândirii Coronavirusului, munca de acasă a devenit noua normalitate – la fel și utilizarea instrumentelor de comunicare precum software-ul de videoconferință Zoom.

Pentru a pune în perspectivă noua popularitate a Zoom, descărcările software-ului au crescut cu 90% față de 2019. În martie, descărcările Zoom au ajuns la 62 de milioane într-o singură săptămână.

Distanțarea socială și ordinele de a rămâne acasă înseamnă că companiile și angajații nu sunt singurii care folosesc Zoom pentru a se conecta. Utilizarea personală a Zoom pentru a discuta față în față cu prietenii și familia este, de asemenea, obișnuită.

Dar este Zoom, conceput în primul rând ca un instrument de afaceri, într-adevăr gata să se ocupe de toți noii săi utilizatori și utilizări?

Dacă amenințarea constantă a Zoombombing și preocupările tot mai mari legate de confidențialitatea utilizatorilor și colectarea datelor sunt vreo indicație, poate că nu.

Ce este exact zoombombing și ce poți face pentru a opri trollingul? Sunteți informat despre politica de confidențialitate a Zoom atunci când utilizați software-ul atât pentru comunicarea personală, cât și profesională?

Ce este Zoombombing?

„Zoombombing” este acțiunea de a partaja imagini, videoclipuri și mesaje grafice, ofensatoare și nedorite în cadrul întâlnirilor publice Zoom. Trolii folosesc opțiunea de partajare a ecranului Zoom pentru a difuza o varietate de materiale nedorite participanților la întâlnire.

Aceasta înseamnă că, în timp ce tu și echipa ta editați documente, participați la un webinar ucigaș sau chiar dacă vă bucurați de un happy hour virtual cu prietenii, întâlnirea dvs. Zoom este vulnerabilă la acești troli, hackeri și hărțuitori - și scăpați de ei. este mai greu decât crezi.

Deoarece acești troli pot trece la conturi de utilizator noi dacă sunt interziși de la apelul video, abuzul continuă adesea până când gazdele sunt forțate să își încheie complet întâlnirile sau cursurile.

Au fost raportate mesaje jignitoare, imagini grafice și videoclipuri, atacuri abuzive și chiar comentarii menite să declanșeze persoanele vulnerabile.

Zoombombing nu este doar jenant. De asemenea, poate afecta reputația companiei dvs., vă poate costa venituri și îi poate face pe participanții la întâlnire nervoși să se conecteze cu dvs. sau cu afacerea dvs. prin Zoom în viitor.

Într-o perioadă în care atât de multe companii se luptă să-și țină porțile deschise, Zoombombing se poate transforma rapid dintr-un eșec incomodă într-o catastrofă corporativă.

Victime recente ale Zoombombingului

Grupurile de meditație de dimineață, slujbele virtuale de închinare și întâlnirile guvernamentale s-au confruntat cu incidente oribile ale Zoombombing în ultimele câteva săptămâni.

Nici măcar marile corporații nu sunt imune.

Întâlnirile Zoom „Chipotle Together” ale popularului lanț de restaurante mexicane Chipotle au fost concepute pentru a reuni peste 3.000 de fani Chipotle și oaspeți celebri – și pentru a se asigura că clienții păstrează în minte numele mărcii, pe măsură ce lumea trece de la mese la mâncare la pachet.

După ce Zoombombers a întrerupt întâlnirea cu un aval de imagini grafice și videoclipuri ofensive, Chipotle a fost forțat să încheie brusc întâlnirea.

Profesorii au raportat, de asemenea, numeroase incidente de Zoombombing în sala de clasă virtuală, care poate expune minorii la imagini explicite și face aproape imposibilă restabilirea ordinii într-un spațiu digital plin de tineri studenți.

Cum să preveniți Zoombombing

Mai ales dacă Zoombombers și crashers de partide vizează întâlnirile dvs. din cauza religiei, rasei sau statutului socio-economic, ar trebui să raportați imediat Centrul de plângeri pentru infracțiuni pe internet (IC3) al FBI.

De asemenea, ar trebui să depuneți o plângere la Zoom și să includeți orice capturi de ecran sau înregistrări video/audio care documentează abuzul.

Dar să fii proactiv împotriva Zoombombers înainte ca aceștia să aibă șansa de a intra în întâlnirile tale este cea mai bună linie de apărare.

Dacă sunteți gazdă de întâlnire Zoom

• Permiteți utilizatorilor să își dea acordul pentru înregistrare, în loc să le spună că vor fi înregistrate
• Dezactivați sau limitați funcția de partajare a ecranului pentru participanții la întâlnire
• Asigurați-vă că întâlnirile sunt numai pe invitație și sunt protejate cu parolă
• Nu dezactivați caracteristica implicită Sala de așteptare, care vă permite să monitorizați participanții la întâlnire
• Adăugați un cogazdă pentru a vă ajuta să gestionați orice întreruperi și accesul la întâlniri
• Dezactivați opțiunea utilizatorului de a participa la o întâlnire înainte de sosirea gazdei
• Dezactivați funcția Zoom „Permite participanților eliminați să se reîntoarcă”.
• Dezactivați caracteristica Transfer de fișiere pentru a preveni programele malware/virușii
• Nu găzduiți niciodată un eveniment Zoom cu ID-ul personal de întâlnire, generați unul aleatoriu
• Blocați-vă întâlnirea imediat după începerea acesteia, pentru a împiedica noi utilizatori să se alăture
• Dezactivați funcția de adnotare pentru a împiedica trolii să scrie mesaje de ură în timp ce folosesc partajarea ecranului

Dacă sunteți utilizator Zoom

• Utilizați o fotografie de fundal pentru a vă păstra casa/studioul privat
• Actualizați-vă Preferințele cookie în partea de jos a oricărei pagini web Zoom la „Cookie-uri necesare”.
• Nu distribuiți în mod public linkurile de întâlnire Zoom pe pagina dvs. de socializare, ci trimiteți mesaje private oamenilor
• Opriți microfonul și camera când altcineva vorbește

Probleme suplimentare legate de confidențialitate și securitate Zoom

Din păcate, Zoombombing nu este singura problemă care afectează în prezent instrumentul de videoconferință.

Zoom a fost criticat și pentru politica sa vagă de confidențialitate și lacunele pe care pare să le permită în ceea ce privește colectarea și vânzarea de date personale și înregistrările întâlnirilor.

Definiția vagă de la Zoom a criptării end-to-end

În mod șocant, rapoartele recente au descoperit că, în ciuda afirmațiilor sale contrare, Zoom nu criptează de fapt audio și video de la capăt la capăt.

În schimb, Zoom poate oferi doar criptare de transport.

Da, Zoom oferă protecție împotriva celor care ar putea încerca să pirateze întâlnirea ta.

Cu toate acestea, Zoom însuși poate accesa în continuare conținutul audio și video al întâlnirilor dvs. în orice moment.

Preocupări cu privire la vânzarea și partajarea datelor utilizatorilor prin Zoom

Una dintre cele mai mari preocupări privind confidențialitatea Zoom este că limbajul politicii de confidențialitate a companiei face dificil pentru utilizatori să înțeleagă că Zoom poate partaja „Conținutul clienților” agenților de publicitate. (Acest lucru este pe lângă faptul că Zoom-ul însuși stochează acel conținut pentru utilizare ulterioară.)

„Conținutul clienților” poate include lucruri precum:

• Înregistrări video
• Mesaje de chat
• Stenogramele ședinței
• Fișiere
• table albe

Pe lângă partajarea acestor date cu agenții de publicitate, aplicația Zoom trimitea informații despre utilizarea aplicației individuale, locația utilizatorului și multe altele către Facebook.

Ușor pentru trolli să împărtășească momente private sau jenante

Când este solicitat, Zoom va trimite automat transcrieri și înregistrări tuturor participanților la întâlnire și celor care au ratat întâlnirea - chiar și celor rău intenționați.

Este nevoie doar de o persoană cu intenție rea să împărtășească documentele private ale companiei dvs., sesiuni de brainstorming și chiar mesaje de chat despre acești clienți iritanți. Acești troli ar putea împărtăși și acel moment jenant în care nu ți-ai dat seama că camera înregistrează sau informații sensibile despre viața ta personală cu lumea.

S-a întâmplat deja de mai multe ori decât ai putea crede.

Asigurați-vă că gazda fie dezactivează partajarea transcrierilor/înregistrărilor cu participanții, fie că partajează înregistrările de ecran numai cu persoane de încredere.

Te simți „spionat” de funcția de urmărire a atenției Zoom

Funcția de urmărire a atenției Zoom este un alt aspect problematic al instrumentului de videoconferință.

Deși atenția angajaților este importantă, funcția nu poate face diferența între un utilizator care citește un articol Buzzfeed și a verificat în mod clar și un utilizator care se uită la un fișier legat de muncă sau își ia propriile note - și trebuie să facă clic pe fereastra Zoom pentru a face acest lucru.

În schimb, tot ceea ce Zoom le spune gazdelor este că un participant a făcut clic departe de fereastra Zoom timp de peste 30 de secunde.

Acest lucru nu face prea mult pentru moralul angajaților și nici nu oferă informații exacte despre atenția participanților.

Cum abordează Zoom aceste probleme de confidențialitate?

Pe 29 martie 2020, directorul juridic al Zoom a emis o declarație oficială ca răspuns la preocupările de securitate menționate mai sus.

Zoom spune acum că nu vând date despre utilizatori, indiferent dacă instrumentul este folosit pentru comunicare profesională sau personală.

Zoom le-a spus utilizatorilor că stochează și înregistrează întâlniri doar atunci când utilizatorii solicită acest lucru și a subliniat că participanții la întâlnire sunt întotdeauna informați când o întâlnire este înregistrată. Gazda întâlnirii, nu Zoom, decide dacă va stoca datele întâlnirii în cloud-ul Zoom sau pe propriile dispozitive. Zoom susține, de asemenea, că au stabilite controale de acces puternice pentru a se asigura că trollii și alți utilizatori neinvitați nu pot intra la întâlniri - dar nu a intrat în detalii despre care sunt acele controale de acces.

Noua politică prevede că, deși Zoom colectează anumite date despre utilizatori, ceea ce colectează se referă doar la modul în care un anumit utilizator va opera Zoom. Aceasta înseamnă că Zoom colectează adrese IP, detalii despre sistemele de operare, cameră și microfon și informații despre dispozitivele specifice pe care le utilizați pentru a accesa Zoom. Locația dvs. este urmărită numai ca oraș de care vă aflați cel mai aproape când utilizați Zoom. Datele despre preferințele și setările utilizatorului sunt stocate pentru a vă economisi timp, la fel ca metadate precum numele, ora, data, durata și numele/adresele de e-mail ale participanților unei întâlniri.

Zoom a respins, de asemenea, afirmațiile conform cărora folosește transcrieri și înregistrări (denumite „Servicii Zoom” sau „Conținut pentru clienți”) în scopuri publicitare. Cu toate acestea, compania a spus că Zoom colectează date despre utilizatori de pe site-urile sale de marketing.

Zoom este, de asemenea, în proces de actualizare a aplicației pentru a limita și îmbunătăți transparența în jurul datelor pe care Zoom le partajează cu Facebook.

În plus, ca răspuns la plângerile utilizatorilor, Zoom a făcut atât caracteristica Sala de așteptare, cât și protecția prin parolă pentru întâlniri ca setare implicită pentru conferințe. Verificați pentru a vă asigura că aceste setări sunt întotdeauna activate atunci când găzduiți o întâlnire.

Ar trebui să încetați să utilizați Zoom-ul?

Când combinați faptul că Zoombombing pare să crească în loc să încetinească cu politica de confidențialitate slabă a Zoom, este firesc să vă gândiți să treceți la un alt instrument precum conferința video BlueJeans sau un plan GoToMeeting.

Dar este chiar necesar?

Dacă urmați instrucțiunile de mai sus pentru a preveni Zoombombing și pentru a vă asigura că v-ați actualizat setările de confidențialitate, probabil că nu.

Având în vedere că atât de mulți sunt nevoiți să treacă brusc de la lucrul la birou la lucrul de acasă înconjurat de animale de companie, copii și nenumărate alte distrageri, angajații tăi nu vor fi deosebit de entuziasmați că trebuie să învețe cum să opereze un instrument complet nou. pentru videoconferințe. Acest lucru este de două ori adevărat atunci când se confruntă deja cu impactul COVID-19.

Acestea fiind spuse, în funcție de cerințele de conformitate ale companiei și de nivelul dvs. de confort personal, vă recomandăm să consultați comparația noastră între Zoom și Webex pentru a vedea cum se împotrivește cu alte instrumente de videoconferință.

Funcții de securitate pentru videoconferințe de căutat

Când evaluați software-ul de colaborare în echipă și instrumentele de videoconferință, trebuie să vă asigurați că acestea oferă un nivel ridicat de securitate și confidențialitate.

Unele dintre cele mai importante funcții de securitate pentru videoconferințe includ:

• Protecție prin parolă pentru a crea întâlniri private
• Control robust al gazdei și al administratorului
• Blocați intrarea în întâlnire
• Îndepărtările/interdicțiile participanților
• Setări implicite de confidențialitate mai ridicate
• Criptare end-to-end
• Săli virtuale de așteptare
• Autentificare multi-factor
• Numere de identificare ale întâlnirii generate aleatoriu
• Comenzi pentru partajarea ecranului
• Opțiuni avansate de partajare și transfer de fișiere
• Abilitatea de a limita/încheia accesul la înregistrările/transcrierile întâlnirilor

Explorați instrumente suplimentare pentru conferințe video

Indiferent dacă decideți sau nu în cele din urmă să rămâneți cu Zoom, este util să aflați mai multe despre software-ul suplimentar de videoconferință disponibil pentru dvs.

La GetVoIP, am realizat o comparație a unora dintre cele mai populare instrumente de conferințe web pe care să le explorați și să le împărtășiți cu restul echipei. Citiți recenziile utilizatorilor reali, obțineți informații aprofundate despre caracteristicile software și aflați mai multe despre prețuri, securitate și compatibilitatea software-ului.