10 скрытых функций Google Sheets, о которых вы не знали

Если вы регулярно используете Google Таблицы, вы, вероятно, знакомы с этими инструментами, которые вы часто используете. Однако есть много функций этого приложения для работы с электронными таблицами, которые остаются незамеченными и используются недостаточно.

Здесь мы рассмотрим несколько интересных функций Google Таблиц, которые могут стать вашими любимыми. Перейдите в Google Sheets, войдите в свою учетную запись Google и попробуйте некоторые из этих скрытых жемчужин.

1. Извлечение данных из смарт-чипа

Если вы воспользовались преимуществами смарт-чипов в приложениях Google, то вам будет приятно узнать, что вы можете сделать с ними еще больше. После того, как вы вставите смарт-чип, вы сможете извлечь из него данные и поместить их на свой лист, что сделает чипы еще более полезными.

В настоящее время вы можете извлекать данные из смарт-чипов «Люди», «Файлы» и «События календаря». Это включает имя и адрес электронной почты, владельца и имя файла, а также сводку и местоположение.

1. Вставив смарт-чип, наведите на него курсор, выберите его или щелкните правой кнопкой мыши. Затем выберите Извлечение данных .

2. Когда боковая панель откроется, используйте вкладку «Извлечь» , чтобы отметить флажки для тех элементов, которые вы хотите извлечь.

3. Используйте поле Извлечь в , чтобы ввести или выбрать место на листе, где вы хотите разместить данные.

4. Выберите «Извлечь» , и вы увидите, как ваши данные отображаются в выбранном вами месте.

Если вам нужно обновить извлеченные данные, вы можете использовать вкладку «Обновить и управлять» на боковой панели.

2. Создайте QR-код

QR-коды — это популярный способ обмена информацией, направления людей на ваш сайт и даже предоставления скидок. Создав свой собственный QR-код в Google Sheets без надстроек или сторонних инструментов, вы или ваши соавторы сможете быстро действовать.

Чтобы создать QR-код, вы будете использовать функцию Google Sheets IMAGE и ссылку на корневой URL-адрес Google: https://chart.googleapis.com/chart? .

Здесь мы будем ссылаться на веб-сайт в ячейке A1, используя приведенную ниже формулу. Поместите формулу в ячейку, где вы хотите QR-код.

=ИЗОБРАЖЕНИЕ("https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl="&ENCODEURL(A1))

Используйте следующие аргументы для построения формулы:

• Аргумент CHS : определяет размеры QR-кода в пикселях (chs=500×500).
• Аргумент CHT : укажите QR-код (cht=qr).
• Аргумент CHL : выберите данные URL (chl=”&ENCODEURL(A1)).

Затем используйте оператор амперсанда (&), чтобы соединить аргументы.

Когда вы увидите код, вам может потребоваться изменить размер строки и/или столбца, чтобы просмотреть его в полном размере. Затем отсканируйте QR-код, чтобы убедиться, что он работает так, как вы ожидаете.

Вы также можете использовать необязательные аргументы для кодирования данных определенным образом или назначения уровня коррекции. Чтобы узнать больше об этих аргументах, посетите справочную страницу инфографики Google Charts для QR-кодов.

3. Вставьте раскрывающийся список

Раскрывающиеся списки — отличный инструмент для ввода данных. Выбрав элемент из списка, вы можете убедиться, что вводите нужные данные, и в то же время уменьшить количество ошибок.

С момента появления раскрывающихся списков в Таблицах эта функция была улучшена, чтобы упростить создание и управление этими полезными списками.

1. Вставьте раскрывающийся список, выполнив одно из следующих действий:
2. Выберите «Вставка» > «Раскрывающийся список» в меню.
3. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Раскрывающийся список» .
4. Введите символ @ (At) и выберите «Раскрывающиеся списки» в разделе «Компоненты».

5. Затем вы увидите открытую боковую панель правил проверки данных. Введите расположение списка в поле «Применить к диапазону» и убедитесь, что в раскрывающемся меню «Критерии» выбран параметр «Раскрывающийся список» .

6. Затем добавьте элементы списка в поля параметров и при необходимости выберите цвета для них слева.

7. Чтобы отобразить текст справки, выберите действие для недопустимых данных или выберите стиль отображения, разверните раздел «Дополнительные параметры».

8. Когда вы закончите, выберите Готово . Затем используйте новый раскрывающийся список для ввода данных на лист.

4. Подтвердите адрес электронной почты

Если у вас есть электронная таблица, содержащая адреса электронной почты, будь то Gmail, Outlook или что-то еще, вы можете убедиться, что они действительны. Хотя Sheets не показывает вам, является ли адрес законным, он показывает, правильно ли он отформатирован, с помощью символа @ (At) и домена.

1. Выберите ячейки, которые вы хотите проверить, и перейдите в меню «Данные» > «Проверка данных» .

2. Когда откроется боковая панель «Правила проверки данных», выберите «Добавить правило» , подтвердите или настройте ячейки в поле «Применить к диапазону» и выберите «Текст — допустимый адрес электронной почты» в раскрывающемся списке «Критерии».

3. При необходимости выберите дополнительные параметры, такие как отображение текста справки, отображение предупреждения или отклонение ввода. Выберите Готово , чтобы сохранить и применить правило проверки.

Затем вы можете проверить проверку и параметры, введя недействительный адрес электронной почты.

5. Создайте пользовательскую функцию

Вы любите использовать функции и формулы в Google Таблицах? Если да, то почему бы не создать свой собственный? Используя функцию «Пользовательские функции», вы можете настроить свою собственную функцию и повторно использовать ее, когда захотите.

1. Выберите в меню Данные > Именованные функции .

2. В открывшейся боковой панели «Именованные функции» нажмите «Добавить новую функцию» внизу, чтобы создать пользовательскую функцию. Вы также можете посмотреть пример, посмотреть демонстрацию или узнать больше об этой функции.

3. Введите имя функции, описание и, возможно, заполнители аргументов. Введите формулу, которую вы хотите использовать для определения функции, и нажмите кнопку Далее .

4. Просмотрите предварительный просмотр функций и выберите «Назад» , чтобы внести изменения, или «Создать» , чтобы сохранить новую функцию. Обратите внимание, что при необходимости вы также можете добавить необязательные аргументы.

5. Затем вы увидите функцию в списке боковой панели. Введите его в ячейку на листе, чтобы проверить.

Если вам нужно внести изменения, снова откройте боковую панель «Именованные функции», выберите три точки справа от функции и выберите «Изменить» .

6. Используйте слайсер для фильтрации диаграммы

Диаграммы предоставляют удобные и эффективные способы отображения данных. Используя слайсер, вы можете фильтровать данные, отображаемые на диаграмме. Это удобно для просмотра определенных частей данных диаграммы, когда это необходимо.

Вставить слайсер

После того, как вы вставите диаграмму, выберите ее и перейдите в меню «Данные» > «Добавить слайсер» .

Когда откроется боковая панель, откройте вкладку «Данные» , подтвердите диапазон данных вверху, а затем выберите столбец, который будет использоваться для фильтра.

Вы увидите, что слайсер выглядит как черный прямоугольник со скругленными углами, который вы можете перемещать или изменять размер по своему усмотрению.

Используйте слайсер

Получив слайсер, выберите кнопку «Фильтр» слева или стрелку раскрывающегося списка справа. Затем выберите данные, которые вы хотите видеть на диаграмме, поставив галочки рядом с этими элементами.

Выберите OK , и вы сразу же увидите обновление диаграммы.

Чтобы вернуть диаграмме исходный вид, показывающий все данные, откройте фильтр и выберите Выделить все > ОК .

7. Быстро рассчитать данные

Иногда вы хотите увидеть быстрый расчет без добавления формулы на лист. В Google Таблицах вы можете просто выбрать значения, а затем выбрать вычисление для просмотра без каких-либо дополнительных действий.

1. Выберите данные, которые вы хотите рассчитать, а затем посмотрите в правом нижнем углу строки вкладки. Вы увидите меню расчета зеленого цвета, которое содержит сумму ваших данных.

2. Откройте это меню и выберите расчет, который хотите выполнить. Вы увидите новый результат в этом меню.

3. Вы также можете просто открыть меню, чтобы увидеть все доступные расчеты в режиме реального времени.

Если вы решите включить вычисление в свой лист, оставьте выбранной ячейку и выберите «Исследовать» справа от вкладок листа.

Когда откроется боковая панель, перетащите вычисление, которое вы хотите использовать, в ячейку на листе.

8. Исследуйте способы представления ваших данных

Возможно, у вас есть данные в электронной таблице, но вы не знаете, как лучше всего их отобразить или проанализировать. С помощью функции «Исследовать» вы можете увидеть различные быстрые способы представления ваших данных, просмотреть подробную информацию о них и задать вопросы.

Выберите свои данные и выберите «Исследовать» в правом нижнем углу.

Когда откроется боковая панель «Исследовать», вы увидите параметры для своих данных. Введите вопрос в разделе «Ответы», примените цвет в разделе «Форматирование» или вставьте диаграмму из раздела «Анализ».

После того, как вы закончите, просто нажмите X в правом верхнем углу боковой панели, чтобы закрыть ее.

9. Утверждение листа запроса

Если вы используете учетную запись Google Workspace для бизнеса или образования, воспользуйтесь функцией одобрения. С его помощью вы можете запрашивать утверждения у других и отслеживать, что одобрено, а что нет.

Перейдите в «Файл» и выберите «Утверждения» .

Когда откроется боковая панель «Утверждения», выберите «Сделать запрос» .

Во всплывающем окне добавьте тех, кого вы хотите одобрить, и, возможно, сообщение. Вы также можете указать дату выполнения, разрешить утверждающим редактировать лист или заблокировать файл перед отправкой запроса на утверждение. Выберите Отправить запрос , когда закончите.

Если вы еще не предоставили общий доступ к документу утверждающим, вам будет предложено сделать это и назначить разрешения.

Затем вы можете просмотреть статус, вернувшись на боковую панель «Утверждения».

10. Настройте пользовательский формат даты и времени

Хотя Google Sheets предоставляет множество различных способов форматирования даты и времени, возможно, вам нужно что-то особенное. Вы можете создать свой собственный формат даты и времени с желаемой структурой, цветами и стилем.

1. Выберите ячейку (ячейки), содержащие дату или время, и перейдите в «Формат» > «Число» > «Пользовательские дата и время» . Кроме того, вы можете выбрать параметр «Дополнительные форматы» на панели инструментов и выбрать «Пользовательские дата и время» .

2. Когда окно откроется, вы увидите текущий формат даты и/или времени. Выберите существующий элемент вверху, чтобы изменить формат или удалить его.

3. Чтобы добавить другой элемент, щелкните стрелку справа и выберите один из списка. Затем вы можете отформатировать этот элемент, используя его стрелку.

4. Когда вы закончите, выберите «Применить» , чтобы использовать пользовательский формат даты и времени, и вы должны увидеть обновление своего листа.

Благодаря этим функциям Google Sheets вы можете делать со своими данными еще больше. Обязательно попробуйте один или несколько и посмотрите, что вам пригодится.

Для связанных руководств посмотрите, как найти дубликаты в Google Sheets, используя параметры условного форматирования.