10 советов для успешного мероприятия: как сделать так, чтобы ваше следующее мероприятие прошло гладко
Опубликовано: 2022-01-31Мероприятия являются неотъемлемой частью стратегии любой компании. Они помогают создавать шумиху, увеличивать продажи и создавать отличные возможности для налаживания связей.
Но вы слишком хорошо знаете, что не все идет по плану. Вот почему важно быть готовым ко всему. Следующие советы помогут вам спланировать следующее мероприятие, чтобы оно прошло гладко.
Определите цель вашего мероприятия
Владельцы бизнеса могут использовать события, чтобы привлечь внимание к своей компании, увеличить продажи или создать возможности для налаживания контактов.
Первым шагом в планировании мероприятия является определение целей мероприятия. Как только вы решите, каковы ваши цели для мероприятия, вы можете использовать их в качестве руководства, чтобы помочь вам спланировать остальную часть мероприятия.
Какой результат вы ожидаете?
Прежде чем вы начнете планировать свое мероприятие, важно определить желаемую явку. Это поможет вам планировать соответственно и знать, что вы можете ожидать.
Например, если ваша цель — собрать небольшое собрание с участием 50 человек, для этого не потребуется столько еды и напитков, как для мероприятия, на котором ожидается 200 человек.
Установить бюджет
Первый шаг к подготовке к вашему следующему мероприятию — определение бюджета. Это процесс определения того, сколько вы планируете потратить по этому случаю.
Сюда входят как постоянные, так и переменные затраты. Постоянные расходы более предсказуемы, тогда как переменные затраты могут быть более непредсказуемыми.
Каким бы ни был ваш бюджет, важно, чтобы вы не потратили на мероприятие больше, чем предполагалось.
Независимо от того, что происходит на вашем мероприятии, вы всегда должны заранее знать, сколько это будет стоить.
Бюджет также помогает вам решить, сколько вы должны потратить на определенные компоненты мероприятия, такие как еда или украшения, что помогает вам оставаться в рамках бюджета.
Один из способов сэкономить деньги — заранее договориться с поставщиками. Вы можете вести переговоры с поставщиками, сравнивая цены и заключая сделки до приближения даты вечеринки.
А если вам нужны советы о том, как заключать успешные сделки, ознакомьтесь с этой статьей журнала Entrepreneur Magazine .
Тщательно продумайте места и места проведения .
Во-первых, вам нужно подумать о месте проведения. Вам нужна зона, которая видна и достаточно велика для всех людей, которые будут присутствовать на мероприятии. Также важно заранее рассмотреть любые требования доступности.
Во-вторых, нужно подумать о месте. Подумайте, какие посетители будут присутствовать на мероприятии и как они смогут быстро добраться туда.
Например, предположим, что ваше мероприятие проходит в сельской местности. В этом случае вы можете предложить услуги трансфера или совместное использование автомобилей, чтобы люди могли развлекаться, не беспокоясь о дороге домой.
Наконец, важно учитывать время — убедитесь, что ваше мероприятие не приходится на праздник или другой день, когда многие люди путешествуют или работают сверхурочно.
Если это неизбежно, то вы должны предложить поощрения для посетителей, которые путешествуют на большие расстояния.
Личный, гибридный или виртуальный?
Вам нужно определить тип мероприятия, которое вы проводите. Это все будет лично? Все виртуальные? Или комбинация двух?
Если вы проводите мероприятие с личным присутствием, в первую очередь вы должны сделать несколько вещей. Убедитесь, что ваше пространство для мероприятий настроено правильно.
Составьте повестку дня, соответствующую вашим целям встречи или конференции. Убедитесь, что у вас достаточно прохладительных напитков и закусок для ваших гостей.
И укажите, как добраться до места на вашем веб-сайте и в рекламных материалах, чтобы люди могли легко найти его.
Если вы проводите гибридное мероприятие, обязательно используйте такие инструменты, как Skype или Google Hangouts, чтобы создать смешанный опыт.
Вы можете начать с проведения первого сеанса в виде живого обсуждения, а затем переключиться на записанные сеансы для большего количества бесед один на один. Вы хотите убедиться, что все участники получают одинаковую ценность от собрания, независимо от того, где они участвуют.
Наконец, если вы проводите виртуальное мероприятие, убедитесь, что в нем есть интерактивный компонент, чтобы люди чувствовали связь со своими сверстниками, даже если физически они не вместе.
Вы можете начать с образовательной презентации с помощью видеозаписи, а затем перейти к непринужденной беседе между участниками через Skype или Google Hangouts.
Бронируйте в лучших технологиях
Правильная технология может отличить обычное событие от удивительного. Вы же не хотите разочаровывать своих посетителей плохим качеством звука или некорректно работающими экранами.
Хорошей новостью является то, что у вас есть множество вариантов технологий проведения мероприятий, что делает процесс принятия решений более управляемым. Когда дело доходит до постановки, вам следует подумать об аренде проекторов и экранов, а также экранов, которые устанавливаются в стены для цифровых вывесок.
Для освещения, в зависимости от типа мероприятия, которое вы проводите, вам понадобится что-то другое — от верхнего освещения для свадеб до светодиодных светильников для корпоративных мероприятий — чтобы создать идеальное настроение для ваших гостей.
Вы также захотите инвестировать в акустические системы, которые обеспечивают кристально чистый звук, даже если в вашем зале многолюдно. Это поможет участникам четко слышать все и не пропустить ничего важного.
И, конечно же, есть проблема с сетью — убедитесь, что у всех ваших гостей есть надежный Wi-Fi. Аренда точки доступа идеально подходит для этой ситуации, поэтому у них не будет проблем с использованием их телефонов или планшетов.
Учитывайте доступность
Важно помнить, что не все участники могут иметь такой же доступ, как и другие. Сюда входят люди с ограниченными возможностями, слабослышащие, слепые или те, кто использует животных-поводырей. ]
Подумайте о любых возможных приспособлениях, которые вы можете сделать для этих лиц, и о том, как вы сообщите им о любых конкретных приспособлениях.
Многие организаторы мероприятий планируют это, покупая специальные услуги или предоставляя информацию на сайте мероприятия.
Например, если посетителю нужен сурдопереводчик, вы можете получить доступ к видеопотоку мероприятия в прямом эфире. Вы также можете предложить вариант удаленного субтитров для глухих или предоставить переводчика ASL на самом мероприятии.
Имейте запасные планы
У вас должен быть запасной план на случай, если что-то пойдет не так. Например, если вы собираетесь выступить спикером на своем мероприятии, неплохо было бы подготовить резервного спикера.
Вы никогда не знаете, когда кто-то может отменить выступление в последнюю минуту или если забронированный вами спикер будет задержан из-за погоды или другого непредвиденного события. Также важно убедиться, что у вас под рукой достаточно еды и напитков на случай, если люди проголодаются или захотят пить.
Для компаний было бы разумно инвестировать в приложение для мероприятий, чтобы быстро видеть, какие события происходят в месте проведения мероприятия. Таким образом, они не упустят ни одной возможности.
Маркетинг
Маркетинг вашего мероприятия гарантирует, что люди узнают о нем и примут участие. Когда вы продвигаете мероприятие, вы хотите создать шумиху и волнение. Однако не забудьте упомянуть о преимуществах для участников.
Почему они должны прийти? Что они узнают? Что они из этого получат? Маркетинг вашего мероприятия важен, потому что он помогает убедиться, что люди знают о нем и посещают его.
Вы можете использовать сообщения в социальных сетях, визитные карточки, листовки или страницы событий на веб-сайте, чтобы создать шумиху и волнение.
Например, предположим, что вы проводите семинар о том, как органично увеличить количество подписчиков в Facebook. В этом случае вы можете опубликовать фотографию молодого человека с прекрасными волосами, который пользуется телефоном в кафе с подписью:
«Узнайте, как органически увеличить количество подписчиков в Facebook от экспертов Стефа и Джона всего за один час! Зарегистрируйтесь бесплатно здесь. #growfacebookfollowers #событие”
Убедитесь, что все понимают свои обязанности .
Перед мероприятием убедитесь, что все знают свои обязанности и ответственность. Их задачи должны быть четко определены и распределены.
Затем назначьте ответственного за каждую работу, чтобы обеспечить бесперебойную работу на протяжении всего мероприятия. Это поможет вам избежать ошибок и недоразумений.
Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.