10 способов улучшить работу конечных пользователей Microsoft Teams

Пандемия сильно изменила то, как мы живем и работаем. Чтобы облегчить удаленную и гибридную работу, компании по всему миру используют такие решения, как Slack, Google Meet, Microsoft Teams и т. д. Это означает, что компании, использующие традиционные облака, перешли на расширенные, чтобы воспользоваться функциями совместной работы, которые они предлагают для общения между удаленными командами.

После удаленной работы многие компании переключились между различными облачными хранилищами и платформами для совместной работы, то есть перешли с Box на Google Drive , с Dropbox на Google Drive, а многие перешли со Slack на Microsoft Teams в зависимости от своих бизнес-требований.

С конца 2019 года Microsoft Teams является основным инструментом компании для совместной работы. Каждый день почти 115 миллионов человек используют Teams в своей повседневной работе. Microsoft добавила несколько новых функций для предприятий, которые начали использовать свою платформу для совместной работы с начала вспышки COVID-19, в дополнение к переходу со Slack на Teams.

Эта статья поможет вам изучить лучшие способы максимально использовать возможности Microsoft Teams и улучшить взаимодействие с конечным пользователем за счет надлежащего использования его функций.

1. Создайте соответствующие каналы

Каналы — отличный способ организовать общение с вашей командой. Создайте каналы для всех областей вашей команды, а затем публикуйте сообщения в этих каналах. Это облегчит каждому члену вашей команды поиск необходимой информации.

2. Совместная работа над файлами Office

Если вам и вашим коллегам необходимо одновременно работать над одним и тем же документом, Microsoft Teams позволит вам сделать это. Многие компании перешли со Slack на Microsoft Teams , чтобы сделать совместную работу более эффективной и продуктивной за счет удаленной совместной работы над файлами в режиме реального времени.

Откройте файл в своем настольном приложении и сотрудничайте со своей командой, поделившись им на соответствующем канале или в чате в Microsoft Teams. Вы можете отслеживать изменения, внесенные в документ вашими товарищами по команде, и при необходимости комментировать их.

3. Управляйте задачами с помощью Microsoft Planner

Чтобы организовать себя и свою удаленную команду, используйте Планировщик в Microsoft Teams. Это фантастический инструмент, и вы можете использовать его ежедневно, чтобы отслеживать свою деятельность и производительность. Составьте список дел, классифицируйте задачи, укажите крайний срок, расставьте приоритеты и назначьте их

соответствующих членов вашей команды. Вы также можете прикрепить к сообщению ссылки и документы. Вы также можете использовать комментарии для сотрудничества с другими профессионалами.

См. также: Цитаты о TeamWork

4. Будьте организованы с календарями Teams

Когда команда находится по всему миру и работает в нескольких часовых поясах, может быть сложно запланировать встречи, удобные для всех. Используя Помощник по планированию в Teams, вы можете найти наиболее удобное время для организации встречи для каждого члена вашей команды.

Если вы не переходите на Microsoft 365 и вместо того, чтобы переключаться с Box или Dropbox на Google Диск , чтобы использовать Google Workspace, Календарь Google — отличная альтернатива Microsoft Scheduling Assistant. Используя Календарь Google, вы можете интегрировать календари членов вашей команды, чтобы знать, когда все будут доступны, и легко планировать и назначать встречи.

5. Поделитесь своим экраном во время встречи

Презентации и представление результатов нашей работы являются неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. И хотя вы можете сделать это в офисе на встрече или поговорить с коллегой, вам придется делать это онлайн, если вы работаете удаленно. Однако и здесь есть решение.

Вы можете поделиться своим экраном или выбрать окно, которым вы хотите поделиться с другими людьми на собрании с помощью Microsoft Teams. Таким образом, никто не увидит и не услышит никаких уведомлений, которые вы получаете от других приложений.

6. Записывайте свои встречи

Если у вас есть важная встреча, к которой вы хотите вернуться и освежить в памяти некоторые важные вопросы, записать ее и даже получить резюме встречи — фантастическая идея. Затем вы можете поделиться ими со своей командой.

Эта функция особенно полезна для лиц, которые не смогли присутствовать на собрании, но хотели бы быть в курсе повестки дня и предпринятых действий.

7. Легко переключаться между разными устройствами

Возникают чрезвычайные ситуации, и они также могут возникнуть во время видеоконференции. Ваш ноутбук может сломаться, ваш интернет может не работать, ваша камера может перестать работать, или вам может понадобиться уехать в экстренных случаях. Такие ситуации могут повлиять на вашу работу, когда вы отвечаете на важный звонок.

К счастью, Microsoft Teams позволяет присоединиться к звонку с нескольких устройств. Вы можете оставаться на связи, используя телефон, планшет и ПК одновременно, или можете переключаться с одного устройства на другое по мере необходимости.

8. Используйте приложения Microsoft Teams

Благодаря богатому цифровому и физическому соединению команды могут беспрепятственно работать с Outlook, Word, Excel, PowerPoint и другими приложениями. Записи ваших совещаний хранятся в SharePoint, данные хранятся в OneDrive, а ваш календарь Outlook постоянно синхронизируется с Teams.

Вы можете подключить любое приложение Microsoft или стороннего разработчика к своей среде Microsoft Teams, избавив вас от необходимости переключаться между разными платформами.

9. Добавьте вкладки в свои каналы

Компании могут использовать интерфейс Teams для интеграции приложений в качестве вкладок в канал. В результате Teams может служить единой платформой для всех приложений компании, улучшая взаимодействие с пользователем.

Чтобы добавить приложение на вкладки, нажмите значок «+» в чате, группе или канале и выберите нужное приложение в окне приложения.

10. Используйте виртуальную доску

Вы можете получить отличный виртуальный опыт, используя доску в Teams, где каждый участник собрания может поделиться своими идеями и заметками, как и в автономном сеансе. Вы сможете наблюдать за вкладом каждого из ваших коллег, и их мысли придадут вам силы. После собрания можно просто поделиться результатами работы группы по соответствующему каналу.

Вывод

Эти функции Microsoft Team позволяют вам работать удаленно и поддерживать профессиональную связь со своими коллегами из любого места и в любое время, взаимодействовать с вашими командами над несколькими задачами в режиме реального времени и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью.