13 способов упростить процесс расчета кредиторской задолженности

Предприятия всегда ищут способы упростить свою деятельность и сэкономить деньги. Одной из областей, где это особенно важно, является процесс работы с кредиторской задолженностью .

Это может быть сложной и трудоемкой задачей, но это не обязательно! В этой статье мы обсудим несколько способов, с помощью которых вы можете упростить процесс работы с кредиторской задолженностью и сделать его более эффективным.

1. Ограничьте доступ и установите строгий контроль

Первым шагом в оптимизации вашего процесса кредиторской задолженности является ограничение доступа. Это означает, что только уполномоченный персонал должен иметь возможность просматривать или вносить изменения в счета-фактуры и другие записи.

Вы также должны установить строгий контроль над тем, кто может утверждать счета к оплате. Это поможет гарантировать, что все платежи должным образом санкционированы и задокументированы.

2. Инвестируйте в программное обеспечение для автоматизации расчетов с кредиторами

Еще один способ упростить процесс работы с кредиторской задолженностью — инвестировать в программное обеспечение для автоматизации. Этот тип программного обеспечения может автоматизировать многие задачи, связанные с управлением счетами и платежами, включая ввод данных, утверждение счетов и обработку чеков.

Сегодня на рынке доступно множество различных вариантов, поэтому обязательно проведите исследование, чтобы найти лучшее решение для вашего бизнеса.

3. Аутсорсинг услуг по работе с кредиторской задолженностью

Если у вас нет внутренних ресурсов для эффективного управления процессом работы с кредиторской задолженностью, вы можете рассмотреть возможность передачи этих услуг на аутсорсинг. Есть много компаний, которые предлагают услуги по аутсорсингу кредиторской задолженности, которые могут позаботиться обо всех аспектах процесса для вас.

Это может быть отличным вариантом, если вы хотите освободить свой персонал, чтобы сосредоточиться на других задачах, или если у вас нет необходимого внутреннего опыта.

4. Отдавайте приоритет счетам на ваших условиях

Одна из замечательных особенностей автоматизированной системы кредиторской задолженности заключается в том, что вы можете расставлять приоритеты в счетах на своих условиях. Например, вы можете настроить правила для автоматической оплаты счетов от предпочитаемых поставщиков в первую очередь или предоставления скидок за досрочную оплату.

Вы также можете использовать свою систему для отслеживания платежей и производительности, чтобы вы могли быстро выявлять любые проблемы и предпринимать корректирующие действия, если это необходимо.

5. Исключите возможности мошенничества

Важно предпринять шаги, чтобы исключить возможность мошенничества в процессе работы с кредиторской задолженностью. Это включает в себя обеспечение того, чтобы все счета были должным образом авторизованы и проверены перед оплатой.

Вам также следует рассмотреть возможность использования положительной оплаты или другого типа службы проверки чеков, чтобы предотвратить обналичивание несанкционированных чеков.

6. Пересмотреть условия оплаты с поставщиками

Один из лучших способов упростить процесс работы с кредиторской задолженностью — пересмотреть условия оплаты с вашими поставщиками. Если в настоящее время вы оплачиваете счета в течение 30 дней, узнайте, можете ли вы получить продленный период оплаты.

Вы также можете воспользоваться скидками за раннюю оплату или другими поощрениями. Работая со своими поставщиками, вы можете разработать график платежей, который лучше всего подходит для обеих сторон.

7. Уменьшите ответственность за подпись и проверку

Один из способов упростить процесс обработки ваших счетов к оплате — уменьшить ответственность и проверку, необходимые для подписей.

Это можно сделать, уполномочив одного человека подписывать чеки или используя электронные подписи, когда это возможно. Это поможет сократить время, необходимое для обработки счетов и осуществления платежей.

8. Используйте скидки с умом

Если вы не пользуетесь скидками, вы, вероятно, переплачиваете за свои счета. Многие продавцы предлагают скидки за раннюю оплату, поэтому обязательно воспользуйтесь ими, когда это возможно.

Вы также можете договориться с поставщиками о более высоких процентах скидок. Это отличный способ сэкономить деньги и одновременно упростить процесс оплаты счетов.

9. Рассмотрите варианты оплаты

Существует множество различных способов оплаты счетов, и некоторые из них могут быть более выгодными для вашего бизнеса, чем другие. Например, вы можете рассмотреть возможность использования кредитной карты для оплаты счетов вместо выписки чеков.

Это поможет вам воспользоваться бонусными программами и избежать пени за просрочку платежа. Вам также следует изучить другие варианты, такие как платежи ACH и банковские переводы .

10. Используйте портал поставщиков для организации данных о поставщиках

Если вы работаете с большим количеством разных поставщиков, может быть полезно использовать портал поставщиков для систематизации всех ваших данных о поставщиках. Портал поставщиков — это онлайн-платформа, которая позволяет вам управлять своими отношениями с поставщиками из одного центрального места.

Вы можете использовать портал поставщиков для хранения важной информации, такой как контактные данные, условия оплаты и настройки выставления счетов. Это поможет упростить процесс работы с кредиторской задолженностью и упростить отслеживание отношений с поставщиками.

11. Используйте безбумажный подход

Один из лучших способов упростить процесс работы с кредиторской задолженностью — отказаться от бумажных документов. Это означает, что вам больше не нужно будет распечатывать и хранить счета-фактуры или другие документы.

Вместо этого вы можете хранить все свои данные в электронном виде и получать к ним доступ в любое время и из любого места. Это сэкономит вам много времени и денег в долгосрочной перспективе.

12. Остерегайтесь дублирующих платежей

Одной из самых распространенных ошибок при расчете кредиторской задолженности является дублирование платежей. Это может произойти, когда счета-фактуры обрабатываются вручную и делается несколько копий одного и того же документа.

Чтобы избежать этого, обязательно отслеживайте все счета и платежи в электронном виде. Это поможет вам быстро определить и исправить любые дубликаты, которые могут возникнуть.

13. Сверяйте счета каждый день

Еще один способ упростить процесс вашей кредиторской задолженности — сверять свои счета каждый день. Это означает, что вы будете сравнивать полученные счета с произведенными вами платежами.

Это поможет вам выявить любые расхождения и убедиться, что вы оплачиваете только те счета, которые получили. Ежедневно сверяя свои счета, вы можете избежать просроченных платежей или переплаты по счетам.

Нижняя линия

Существует множество различных способов упростить процесс расчета кредиторской задолженности. Воспользовавшись скидками, используя портал поставщиков и отказавшись от бумажных документов, вы можете сэкономить много времени и денег.

Обязательно следите за дубликатами платежей и каждый день сверяйте свои счета, чтобы не совершать ошибок. Выполнение даже нескольких из этих советов может помочь оптимизировать процесс обработки кредиторской задолженности и сделать его более эффективным.