3 лучших практики автоматизации дебиторской задолженности

Успешный бизнес — это бизнес, в котором масштаб роста является целостным, где все заинтересованные стороны вносят ожидаемый вклад и получают неоднозначное вознаграждение. Инвесторы, вносящие капитал в компанию, должны получать дивиденды вовремя, по мере роста стоимости их доли. Аналогичным образом, поставщикам необходимо своевременно получать оплату, чтобы они могли продолжать поставки, когда возникнет потребность.

Клиенты, которые являются ключевыми заинтересованными сторонами, покупающими продукцию бренда, получают выгоду от выгодных предложений и скидок за своевременные платежи. Сумма задолженности от клиентов составляет дебиторскую задолженность, также известную как оставшиеся платежи. Обычно это сумма, оставшаяся после вычета скидки и возврата, если таковой имеется. По мере роста компании и увеличения количества продаж становится утомительно контролировать выставление счетов вручную и проверять, получены ли все платежи или нет. Есть несколько других проблем, задерживающих этот процесс, которые можно преодолеть, если бизнес начнет использовать услуги по управлению дебиторской задолженностью.

Клиенты могут задерживаться по разным причинам. Наиболее распространенными из них являются забывание сроков оплаты, отсутствие достаточных средств, получение просроченных или неправильных счетов-фактур, а также недовольство клиентов по поводу выставленного счета. Несмотря на некоторые реальные трудности, клиентов необходимо поощрять платить. Если менеджеры не будут настойчивы в получении взносов, компания обнаружит дисбаланс денежных потоков, и в реестре или резервах не останется достаточно денег для оплаты поставщикам.

В мире, где люди сталкиваются с трудностями в управлении своим временем, можно забыть о сроках и сроках. Но навыки управления временем наших клиентов не должны влиять на наши притоки. Отправка им частых напоминаний по нескольким каналам, таким как электронная почта, автоматические телефонные звонки с записанными сообщениями и короткие сообщения в качестве предупреждений, не только привлечет клиентов, но и гарантирует, что они не пропустят оплату того, что они нам должны. Интересно, что невозможно напомнить всем клиентам, у которых есть задолженность, вручную, не пропустив часть. Именно здесь вступает в действие автоматизация дебиторской задолженности, чтобы снять бремя процесса с человеческих плеч и синхронизировать его с системой, управляемой искусственным интеллектом, которая сопоставляет все данные и автоматически отправляет оповещения.

Автоматизация дебиторской задолженности: меняет правила игры

Проблемы, с которыми сталкивается ручная обработка AR, утомительны, трудоемки, отнимают много времени и подвержены человеческим ошибкам из-за усталости или недосмотра. Невозможно заполнить большие объемы счетов без каких-либо ошибок или несоответствий в ручном процессе. Автоматизация процесса позволит избежать проблем, вызывающих задержки в получении платежей от клиентов. Весь цикл оптимизирован с учетом существующего предприятия, а данные размещения заказов, авансовые данные, данные о запасах и доставки сопоставляются, чтобы убедиться в отсутствии ошибок в счетах-фактурах. Вот описание того, как автоматизированная AR может решить существующие проблемы:

• Своевременные оповещения

Автоматизация возьмет на себя нагрузку по отправке напоминаний по электронной почте и сообщениям клиентам. Также будут направляться последующие сообщения, чтобы у клиентов было достаточно времени для погашения своих долгов. Известный факт, что большинство платежеспособных клиентов пропускают свидание из-за нехватки времени или забывчивости. Напоминание помогает им не отставать от графика платежей.

• Правильное выставление счетов

Автоматизация уменьшает количество ошибок при выставлении счетов за счет подробностей, касающихся копии заказа, возвратов, выплаченных авансов, информации о клиенте, такой как имя и адрес и т. д. При обработке любого количества счетов-фактур нет задержек, поскольку этот процесс основан на интеграции ключевых показателей эффективности и машинное обучение с семантикой и обработкой нейронного языка.

• Распознавание образов

Клиентов, которые регулярно платят вовремя, можно стимулировать скидками за лояльность или баллами-брауни, которые можно обменять на денежные призы или скидки. Будут и другие, которые обычно платят поздно, но стараются выполнять свои обязательства. Данные могут указывать на некоторые финансовые трудности, с которыми сталкивается клиент. Предложение структуры оплаты для таких клиентов поможет им, и бизнес завоюет доверие клиента на долгое время.

Лучшие практики по внедрению автоматизированной дополненной реальности

После того, как вы убедили свою финансовую и бухгалтерскую команду в преимуществах использования автоматизированной дополненной реальности, пришло время внедрить ее и оптимизировать систему для достижения лучших результатов. Вот подсказки, как это сделать:

• Требования к манометру

Автоматизация AR представляет собой BPA и доступна в формате пакета, облачной инфраструктуры, модели подписки или корпоративной интеграции. В зависимости от потребностей бизнеса возможности пакета различаются. Комплексные инструменты стоят дороже базовых версий. Следует выбирать конкретный AR, исходя из своих потребностей и бюджета. Компания должна инвестировать в более высокую версию только в том случае, если она соответствует потребностям бизнеса, а не только потому, что она может себе это позволить.

• Плавная интеграция

Даже если ваша команда хорошо разбирается в DIY, воспользуйтесь помощью профессионала, чтобы интегрировать платформу AR с текущими корпоративными или CRM-системами. Разрозненная работа еще больше усложнит ситуацию, а не решит существующую проблему. Процесс будет гладким только в том случае, если не будет разрозненных данных, сбоев в рабочих процессах, требований к ручному вводу и ограниченной информации. Плавная интеграция обеспечит очистку данных перед их автоматизацией.

• Обученные команды

Автоматизация не исключает полностью влияние человека на процесс. Обучение команд использованию инструментов автоматизации поможет устранять неполадки во время простоев. Команды также максимально эффективно используют инструмент, если они обучены его использовать. Любое отставание можно выявить и сообщить технической команде для проведения немедленных корректирующих курсов, когда персонал будет обучен использованию автоматизированного AR.

Заключение:

Управление капиталом является важнейшим компонентом операционного цикла. Если фонды иссякнут до того, как поступит приток денег, это приведет к значительным потерям времени, репутации и денег. Первую невозможно вернуть, вторая долго раскачивается, а третья не может полностью восполнить потерю, пока не будет возвращена вторая. Так что, если какой-то инструмент облегчает вам задачи, пришло время автоматизировать AR.