5 эффективных способов делегировать задачи в управлении проектами

«Генеральные директора с высоким уровнем делегирования получили на 33% больше дохода, т. е. 8 миллионов долларов, чем руководители с низким или ограниченным уровнем таланта». – Гэллап

Вышеприведенная статистика показывает, насколько делегирование жизненно важно для фирм для достижения положительных результатов в бизнесе. Когда менеджер делегирует задачи членам команды, они несут ответственность за поддержание качества проекта. Это прививает чувство сопричастности и вдохновляет работать усерднее и более искренне, уменьшая вероятность ошибок.

Кроме того, делегирование работы высвобождает рабочую нагрузку менеджера для более стратегических действий, а также предоставляет возможности для роста и обучения членов команды. Таким образом, овладение искусством делегирования является необходимостью, поскольку оно заложит основу для эффективного лидерства и повышения организационной эффективности.

В этом блоге обсуждаются эффективные стратегии делегирования задач и то, как решение SAVIOM по управлению ресурсами может помочь в его реализации.

Но сначала давайте начнем с основ.

1. Что такое делегирование и его различные элементы?

Делегирование относится к передаче обязанностей или назначению задач квалифицированным членам команды или подчиненным, подходящим для их выполнения. Это повышает их производительность и эффективность, что, в свою очередь, обеспечит своевременную реализацию проектов.
Есть три основных элемента, которые заключают в себе делегирование:

1.1. Полномочия. Полномочия относятся к полномочиям менеджера давать указания сотрудникам выполнять определенные задачи в рамках их обязанностей. Это включает полномочия по принятию решений, распределению ресурсов и ответственности за результаты делегированных задач.

1.2. Ответственность. Сотрудники, получившие задание, несут «ответственность» за его выполнение в установленные сроки и с соблюдением качества. Это включает в себя ответственность за успех или неудачу задачи.

1.3. Доверие. Доверие — важнейший элемент делегирования. Делегатор должен быть уверен, что ресурс может выполнить задачу ответственно и надежно.

1.4 Коммуникация: Менеджер должен сообщить о задаче, включая ее цели, сроки и ожидания, чтобы обеспечить успешное выполнение.

Принимая во внимание эти элементы делегирования, отдельные лица и организации могут эффективно делегировать задачи и обязанности другим, что приводит к повышению эффективности и производительности.

Теперь, когда мы знаем все тонкости делегирования, давайте разберемся, как эффективно делегировать работу сотрудникам.

2. Способы делегирования ответственности сотрудникам

Согласно статистике, «только 30% менеджеров считают, что умеют делегировать полномочия».
Однако, реализуя стратегии, упомянутые ниже, менеджеры могут улучшить свои навыки делегирования полномочий и добиться лучших результатов.

2.1. Зачислить задачи/подзадачи в проект

Прежде чем начать процесс делегирования, менеджеры должны сначала создать четко определенный план проекта и перечислить задачи/подзадачи, которые необходимо выполнить. Эта дорожная карта позволяет менеджерам определить правильные задачи, которые можно делегировать между ресурсами.

Например, стратегическую деятельность можно делегировать опытным специалистам, которые могут выполнять проекты без ущерба для качества, а административные задачи можно поручить младшим специалистам. С другой стороны, срочные задачи, требующие немедленного внимания, могут быть переданы ресурсам с дополнительными возможностями. Эта четкая разбивка делает процесс делегирования более организованным, что ведет к большей эффективности и успеху.

2.2. Определить и распределить компетентные ресурсы

Когда менеджеры не могут делегировать правильные задачи нужным людям, это может привести к отчуждению, снижению производительности и препятствию реализации проекта. Поэтому для менеджеров становится обязательным определить ресурсы на основе их атрибутов, таких как набор навыков, знания, опыт и т. д., а затем распределить ресурсы.

Однако, если необходимые ресурсы недоступны, организации могут предпринять несколько шагов для приобретения необходимых навыков и компетенций. Во-первых, они могут использовать внутренние каналы, такие как проведение программ обучения/повышения квалификации. В качестве альтернативы фирмы могут также пойти на запланированный найм. Таким образом, необходимые ресурсы будут доступны до начала проекта, что обеспечит его успешную реализацию.

2.3. Определить уровень полномочий для всех членов команды

Определение уровня полномочий для всех членов команды является неотъемлемой частью процесса делегирования. Это помогает каждому понять свои обязанности, а также степень и пределы своих полномочий. Делегируя полномочия и полномочия, связанные непосредственно с их работой, менеджеры могут дать своим подчиненным возможность выполнять свои задачи с большей независимостью.

Например, в проекте AEC руководитель поручает старшему архитектору рассмотреть проекты, представленные младшими архитекторами, перед окончательным утверждением. Это не только упрощает процесс проверки, но и позволяет старшему архитектору играть более активную роль в процессе принятия решений. Кроме того, поскольку у них есть автономия, это заставляет их чувствовать мотивацию к работе и дает им чувство цели в фирме.

2.4. Четкое руководство и поддержка при необходимости

При делегировании задач очень важно, чтобы менеджеры доносили масштаб проекта, цели и результаты до членов команды. Это помогает подчиненным понять взаимозависимости проекта и их соответствующие обязанности. Кроме того, менеджеры должны обеспечить необходимое обучение и инструменты для поддержки членов команды во время выполнения.

Они также должны способствовать созданию прозрачного канала связи для эффективного сотрудничества. Это поможет устранить непредвиденные риски и получать обновления о ходе проекта в режиме реального времени. Кроме того, они могут создать политику открытых дверей для решения любых идей или проблем, связанных с работой. Это укрепит отношения между работником и работодателем, поощрит здоровые дискуссии и сделает рабочее место более продуктивным.

2.5. Контролируйте производительность сотрудников и давайте конструктивную обратную связь

Руководители проектов играют решающую роль в обеспечении того, чтобы конечная цель проекта соответствовала ожиданиям клиента. Для этого, даже после делегирования, они должны следить за ходом проекта и отслеживать уровни использования сотрудников, чтобы убедиться, что они не загружены недостаточно или чрезмерно.

Кроме того, они также должны регулярно предоставлять конструктивную обратную связь сотрудникам. Это поможет членам команды определить области для улучшения и разработать стратегии для повышения их производительности. Таким образом, обеспечивается успешное завершение проекта и удовлетворенность клиентов.

Теперь давайте разберемся, как инструмент управления ресурсами может быть полезен при реализации вышеуказанных стратегий.

3. Как передовое программное обеспечение для управления ресурсами может помочь делегировать задачи?

С внедрением матричной организации и увеличением сложности проектов из-за технологических достижений менеджерам стало сложно правильно делегировать задачи. Именно здесь на сцену выходит современное программное обеспечение ERM.

• Функция обзора на 360 градусов и расширенные фильтры инструмента помогают организациям получить общее представление о навыках, местоположении, доступности и других характеристиках рабочей силы, позволяя менеджерам определять наиболее подходящие ресурсы и соответствующим образом делегировать работу.
• Кроме того, возможности программного обеспечения по прогнозированию и отчеты о соотношении мощностей и спроса помогают менеджерам определить дефицит спроса и заранее принять необходимые меры для его устранения.
• Кроме того, прогнозные и фактические отчеты, а также отчеты об использовании, получаемые в режиме реального времени, помогают оптимизировать процесс делегирования, предоставляя ценную информацию об уровнях использования рабочей силы.
• Кроме того, сценарий «что, если» позволяет менеджерам создавать и сравнивать различные сценарии проекта и определять наиболее подходящий план ресурсов. Это позволяет менеджерам выбирать идеальный план ресурсов и принимать обоснованные решения, связанные с делегированием полномочий.

Заключение

Эффективное делегирование является ключом к бесперебойной работе в бизнесе. С помощью вышеупомянутых методов в сочетании с правильным инструментом управления ресурсами менеджеры могут эффективно делегировать обязанности между сотрудниками. Это также поможет успешно выполнять задачи без каких-либо узких мест, повышая прибыльность и устойчивость фирмы.