5 шагов к успешному внедрению автоматизации в вашей организации
Опубликовано: 2021-06-1740% крупных предприятий полностью автоматизируют хотя бы один бизнес-процесс, и вы тоже должны это сделать. Современные предприятия постоянно ищут способы повысить производительность и получить конкурентное преимущество. Они хотят максимально использовать свои ресурсы.
Автоматизация решает все.
Это позволяет компаниям использовать возможности технологий. Вот почему все больше и больше организаций автоматизируют свои бизнес-процессы. Автоматизация сокращает расходы, снижает вероятность человеческой ошибки, повышает продуктивность бизнеса, позволяет сотрудникам проявлять больше творчества и оптимизирует рабочие процессы.
Деловой мир прошел долгий путь. Теперь есть лучшие способы ведения бизнеса — и делать это более эффективно. Система управления бизнес-процессами стала одним из факторов, обеспечивающих гибкость бизнеса, производительность, прибыльность и контроль. Если вы думаете о внедрении автоматизации, выполните следующие 5 шагов, чтобы внедрить ее эффективно.
- Определите задачи и процессы, которые необходимо автоматизировать
Автоматизация бизнес-процессов имеет жизненно важное значение в современном бизнесе, поскольку она ведет к повышению эффективности и производительности. Это также помогает организациям быстро и организованно обслуживать клиентов. Клиенты любят отличный сервис, это то, что определяет, имеют ли они дело с компанией.
Программное обеспечение для автоматизации бизнеса позволяет организациям снизить стоимость автоматизированных рабочих процессов на 30-40% и повысить их эффективность. Но если вы хотите внедрить автоматизацию и заставить ее работать, вам необходимо автоматизировать правильные задачи и процессы.
Некоторые бизнес-процессы, которые можно автоматизировать, включают:
- Процесс найма
- Адаптация сотрудников
- Аналитика и удержание сотрудников
- Аудит
- Билеты в ИТ-поддержку
- Запросы и обработка стенограммы (в колледжах и университетах)
- Обработка претензий
- Задолженность на счетах
- Заказы
- Служба поддержки
- Логистика и управление цепочками поставок
- Управление операциями
Pebble автоматизировала свою систему выставления счетов, потому что хотела сэкономить деньги. Теперь компания ежегодно экономит более 8000 долларов на бумаге, потому что почти все ее счета-фактуры обрабатываются в электронном виде. Знайте, что вы автоматизируете и почему вы это автоматизируете.
- Определите свои бизнес-цели
Постановка бизнес-целей важна по многим причинам. Он обеспечивает способ измерения успеха и гарантирует, что все сотрудники находятся на одной волне. У большинства предприятий есть эти общие цели.
- Чтобы обеспечить отличное обслуживание клиентов
- Обеспечение продуктивности сотрудников и ресурсов
- Чтобы нанять лучшие таланты и сохранить их
- Иметь основные ценности, ориентированные на миссию
- Чтобы наслаждаться устойчивым ростом
Цели определяют, чего ваша компания действительно хочет достичь. Обозначив их, вы убедитесь, что компания находится на правильном пути, и сосредоточитесь на шагах, которые помогут вам достичь поставленных целей.
Посмотрите на текущие цели вашей компании и узнайте, как автоматизация может помочь. Они должны соответствовать узким местам, которые организация стремится устранить. Вы также должны придумать метод измерения успеха, чтобы увидеть, были ли достигнуты цели.
- Найдите подходящее программное обеспечение для автоматизации
В каждой компании есть множество рабочих процессов, которые отнимают слишком много времени или вовлекают много людей: обработка счетов, отправка маркетинговых электронных писем, обновление учетных записей клиентов и запуск внутренних операций в отделах. Эти повторяющиеся задачи утомительны для сотрудников и не требуют передовых технических навыков.
Программное обеспечение для автоматизации бизнеса помогает упростить выполнение сложных задач. Это делает передачу информации более плавной, оптимизирует различные процессы и отслеживает ход выполнения задач в режиме реального времени. Это также снижает затраты за счет эффективного распределения ресурсов. При правильном программном обеспечении возможность ошибок исключается или сводится к минимуму. Автоматизация позволяет сотрудникам быть более творческими и тщательно изучать бизнес-аналитику для увеличения доходов бизнеса.
Машины могут работать быстрее и дольше людей, и это увеличивает производительность. Программное обеспечение для автоматизации повышает качество продукции и надежность работы. Все продукты производятся с одинаковыми характеристиками, и ремонты очень редки.
Когда организации используют ресурсы эффективно, результатом является более высокая производительность — лучшее качество продукции, повышенная безопасность работников, эффективное использование материалов, сокращение времени производственного цикла и сокращение рабочих недель. Автоматизированные промышленные операции повышают безопасность работников. Безопасность работников полезна для бизнеса, потому что счастливые работники работают лучше.
- Подготовьте своих сотрудников и корпоративную культуру
Когда дело доходит до автоматизации, предприятия часто не понимают одного: внести изменения в бизнес легко, но трудно заставить сотрудников принять это изменение и внедрить его. Помните, именно ваши сотрудники будут определять, работает автоматизация или нет.
Организация не может внедрить автоматизацию, не взяв на борт свою команду. Получив систему управления бизнес-процессами, протестируйте и внедрите ее, затем обучите своих сотрудников. Чтобы автоматизация была успешной, каждый должен принять процесс, а в организации должна быть культура общения.
Также стоит упомянуть, что автоматизация иногда дает сбой из-за отсутствия контроля. Некоторые предприятия теряют контроль над своими автоматизированными процессами, потому что считают, что программное обеспечение для автоматизации сделает всю работу. Но эта ошибка может превратить то, что могло бы стать вашим конкурентным преимуществом, в самый большой провал вашего бизнеса.
После внедрения автоматизации не увольняйте сотрудников. Обучите их контролировать и контролировать инструменты автоматизации. Таким образом, они смогут починить инструмент, когда он выйдет из строя.
- Остерегайтесь икоты
Одна вещь, которую некоторые компании делают неправильно, — это автоматизация больших независимых задач и процессов. Когда многие независимые процессы автоматизированы, их становится слишком сложно интегрировать на более позднем этапе. Да, Amazon и Domino's могут позволить себе автоматизировать все свои службы доставки, но у крупного бизнеса есть много ресурсов в их распоряжении. Не пытайтесь их копировать.
Что вам нужно сделать, так это сначала автоматизировать небольшие повторяющиеся задачи, те, которые не имеют решающего значения для ваших бизнес-операций, например, маркетинг по электронной почте. Вы можете автоматизировать маркетинг по электронной почте и при этом контролировать свою маркетинговую стратегию.
Вы также можете решить автоматизировать один процесс за раз. Например, вы можете начать с маркетинга по электронной почте, затем перейти к выставлению счетов, затем к процессу найма и так далее. Решите одну конкретную проблему, прежде чем переходить к следующей. Кроме того, сбои могут возникнуть, когда вы начнете внедрять автоматизацию. Следите за ними и будьте готовы справиться с ними.
Начните автоматизировать свои бизнес-процессы
Согласно исследованию, 74% организаций ищут новые варианты использования автоматизации. Они хотят повысить эффективность, снизить затраты и оптимизировать свои процессы. Автоматизация оптимизирует избыточные и сложные бизнес-процессы и рабочие процессы. Это оказывает большое влияние на бизнес-операции и скорость доставки. Монотонные низкоуровневые задачи отнимают слишком много времени и сил. Получите программное обеспечение для автоматизации и сделайте свою компанию более прибыльной.
Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.