6 лучших инструментов командного общения для бизнеса в 2023 году [Полное руководство]

Будучи менеджером технологического стартапа в Северной Америке, я имел возможность находить лучшие таланты со всего мира. Чтобы сломать его; Я руковожу командой из 18 человек, и более половины из них находятся в разных часовых поясах. Из 6 разработчиков 2 находятся в разных штатах США, 1 в Африке, 1 в Азии, а оставшийся 1 постоянно в движении, наслаждаясь жизнью цифровых кочевников.

У меня есть помощник по административным вопросам и энергичная команда из 6 маркетологов, работающих в одном городе. В основном мы работали из нашего офисного здания, пока не случилась пандемия, и все не переехали работать из дома.

Теперь, учитывая вовлеченную географическую динамику, мне удается синхронизировать команду только через четкую коммуникацию, сохраняя при этом минимум организационной культуры. Было трудно отправлять электронные письма туда и обратно, организовывать конференц-звонки только для того, чтобы столкнуться с проблемами с различными продуктами, и даже делать прямые звонки, которые оказались дорогостоящими.

Удаленная работа — одна из лучших вещей на рынке труда. С одной стороны, работники пользуются удобством работы из любой точки мира, в то время как работодатели получают выгоду от широкого и богатого резерва квалифицированной и опытной рабочей силы по всему миру.

Итак, чтобы попытаться избавить себя от хлопот по управлению моей командой, я выбрал лучший инструмент для общения. Я не торопился тестировать разные продукты и даже привлек к испытаниям свою команду. Ниже приводится разбивка моих выводов. Надеюсь, это поможет вам определить продукт, который соответствует потребностям вашей команды в общении. Инструменты, которые я рассмотрел:

• GoBrunch
  
• Слабый
  
• Асана
  
• кликап
  
• Мисс Команды
  
• Понедельник
  

Вот полный обзор лучшего программного обеспечения для командного общения в 2023 году:

GoBrunch

Gobrunch.com

GoBrunch возглавляет мой список лучших инструментов для совместной работы в команде. Первое, что я заметил в платформе, это ее простой и удобный интерфейс. Это веб-интерфейс, поэтому мне не пришлось ничего скачивать. Регистрация проста и занимает всего несколько минут.

Настройка еще лучше, поскольку она имитирует виртуальные комнаты для различных встреч, что очень захватывающее. Мне нравится персонализация и брендинг комнат, чтобы придать им индивидуальность. Это дает мне контроль над внешним видом с самого начала, что изначально заняло у меня некоторое время, чтобы украсить так, как я хотел.

После создания комнаты я получил ссылку и отправил ее своей команде. Все присоединились удаленно с разных устройств. Им не нужно было создавать дополнительные учетные записи GoBrunch. У нас команда из 18 человек, поэтому я выбрал зал на 32 человека. Есть много вариантов для разного количества людей, до 400+ человек. Мы все могли бы одновременно проводить видеоконференции и делиться своими экранами.

Теперь я могу повторно использовать комнаты, и у меня есть доступ 24/7, что дает мне преимущество, учитывая, что члены команды находятся в разных часовых поясах. На данный момент я провел 3 встречи команды для обсуждения разных вопросов, и все довольны полученным опытом.

Это была единственная платформа, на которую моя команда сказала «вау», потому что она очень наглядна (как виртуальный офис), и каждому из них нравилось перемещаться по разным местам, таким как кофейня и пляжная терраса.

Лучшие функции включают в себя одновременное совместное использование экрана (очень полезно для определенных собраний), контроль над камерой и микрофоном каждого участника, трансляцию в разные комнаты и настройку. Кроме того, ограничений по времени нет, и моя команда может оставаться в комнатах столько, сколько захочет.

Мне нравится тот факт, что я получаю мгновенную обратную связь, участники могут совместно работать над любыми общими документами, а сеанс продолжается, даже когда я выхожу из сети.

Качество видео и звука исключительное, что позволяет четко общаться. Не говоря уже о том, что он занимает очень низкую пропускную способность. Я планирую создать больше помещений для обучения и подготовки стажеров, а также для проведения встреч с клиентами и советами директоров.

Я должен поблагодарить службу поддержки GoBrunch, потому что они быстро и быстро реагировали на все мои запросы, когда я пытался разобраться. Единственным недостатком платформы является отсутствие лучшей системы уведомлений, но они сказали, что уже работают над этим.

Плюсы

• Легко ориентироваться.
• Нет ограничений по времени для встреч.
• Круглосуточный доступ в номера.
• Супер захватывающий, вы чувствуете, что находитесь внутри физического офиса.
• Отличное качество видео и звука.
• Одновременное совместное использование нескольких экранов участниками.
• Высокий уровень кастомизации.
• Замечательная команда поддержки.

Минусы

• Есть место для улучшения системы обмена сообщениями.
• Нет доступных интеграций.

Цены

• Бесплатный план: стоит $ 0,00
• Gourmet: стоит 9,99 долларов в месяц, оплачивается ежегодно.
• Главный шеф-повар: стоит 29,99 в месяц, оплачивается ежегодно.
• Предприятие: индивидуальные цены, поэтому вам необходимо связаться с командой.

Слабый

Slack.com

Slack предлагает широкий спектр функций для командного общения и совместной работы. Мне нравится, как он легко объединяет удаленные команды и клиентов. Он широко используется как малыми предприятиями, так и крупными организациями. Как и почему он особенный? Позвольте мне рассказать вам о моих открытиях.

Во-первых, зарегистрироваться легко, так как вам нужен только действующий адрес электронной почты. Я начал с использования версии для веб-браузера, прежде чем загрузить настольное приложение для своего ПК и мобильное приложение на свой телефон. Я обнаружил, что браузер слишком медленный для ежедневного использования. Затем я отправил приглашения через платформу на электронные письма членов команды. Затем, когда все присоединились, мне удалось создать свое рабочее пространство, за которым последовали разные каналы для разных команд и тем. Я сделал некоторые каналы общедоступными, а другие — частными.

Прямой обмен сообщениями упростил прямой контакт с членами команды, и мне нравится возможность перетаскивания файлов, но я бы хотел, чтобы был какой-то репозиторий, чтобы увидеть полную библиотеку. Теперь, помимо текстового сообщения информации в каналах, я могу совершать аудио- и видеозвонки и делиться файлами и папками проекта, ссылками и аудио- и видеофайлами. В результате полезно отслеживать прогресс, получать отзывы и давать указания командам. Что людям нравится в Slack, так это встроенная функция обмена файлами. Просто перетащите файл, и Slack позаботится о том, чтобы отобразить мультимедийные материалы, включая видео, графику и сторонние приложения.

Еще одна вещь, которая мне нравится в Slack, — это интуитивно понятный и отзывчивый пользовательский интерфейс. не требуется много времени, чтобы разобраться во всем и использовать все функции. Не говоря уже о том, что вы можете интегрировать до 1500 приложений.

Плюсы

• Легко, просто и прямолинейно.
• Полная интеграция с различными приложениями.
• У вас могут быть разные рабочие группы для разных команд.
• Вы можете удобно использовать его на разных устройствах.

Минусы

• Браузерная версия работает медленно и потребляет много ресурсов.
• Иногда видео- и аудиовызовы могут быть нестабильными.

Цены

В ценовые пакеты входят:

• Freemium: предлагает до 10 тыс. истории сообщений, 2 участника в видеозвонке, 5 ГБ хранилища и 10 интеграций.
• План Pro: стоит 6,67 долларов США на пользователя в месяц при ежегодной оплате и 8 долларов США на пользователя в месяц при ежемесячной оплате. Этот пакет предлагает максимум 10 ГБ хранилища на пользователя и 15 участников в видеоконференции.
• Business Plus: стоит 12,5 долларов США на пользователя в месяц при ежегодном выставлении счетов и 15 долларов США на пользователя в месяц при ежемесячном выставлении счетов. Пакет предоставляет максимум 20 ГБ хранилища на пользователя и 15 участников в видеоконференции.

Асана

Асана.com

Asana — это облачный сервис, доступный в виде веб-приложения и мобильного приложения. Для начала я создал учетную запись и добавил членов своей команды. Позже я настроил проекты и соответственно назначил членов команды.

Инструмент позволяет мне устанавливать сроки и оставлять конкретные инструкции и комментарии для участников. С другой стороны, участники могут задавать вопросы и сообщать о своем прогрессе. В целом, это очень гибкая система.

Если у вас есть проекты на других платформах, вы можете легко перенести их в Asana. Кроме того, этот инструмент предлагает более 100 бесплатных интеграций с другими приложениями для повышения производительности, инструментами для отслеживания времени и средствами связи, включая Google Drive.

В базовой версии я могу сотрудничать максимум с 15 членами команды, создавать бесконечное количество проектов и задач и отправлять неограниченное количество сообщений, не беспокоясь о хранении файлов или журналах активности. Помимо совместной работы, вы можете использовать его для управления проектами.

Справочный центр предоставляет подробные практические руководства и даже имеет форум сообщества и академию для предоставления информации и обучения пользователей. Это действительно важно, потому что для того, чтобы овладеть им, требуется время обучения. Также есть чат-бот для ответов на основные вопросы. Сложные вопросы обычно сразу направляются в службу поддержки.

Плюсы

• Легко настроить.
• Настраиваемые представления приборной панели.
• Сторонние приложения и программные интеграции.
• Надежная служба поддержки клиентов.
• Многофункциональный базовый план.
• Предлагает бесшовное сотрудничество между различными командами.

Минусы

• Функции могут быть ошеломляющими и требуют времени, чтобы привыкнуть к ним.
• Это дорого по сравнению с другими инструментами.

Цены

• Премиум предлагает все, что есть в базовом плане, и даже больше. Но это будет стоить вам 10,99 долларов США за пользователя в месяц при ежегодной оплате и 13,49 долларов США при ежемесячной оплате.
• В бизнес-план входит все, что входит в премиум-класс, и даже больше. Это стоит 24,99 долларов США на пользователя в месяц при ежегодной оплате и 30,49 долларов США при ежемесячной оплате.

кликап

Clickup.com

Мне потребовалось некоторое время, чтобы научиться использовать ClickUp. Но, как только я это сделал, это был не что иное, как большой опыт. Сначала меня заинтересовала веб- и мобильная эстетика и пользовательский интерфейс платформы. Я воспользовался их учебными пособиями, чтобы настроить все и узнать об интересных функциях платформы. Кроме того, служба поддержки всегда была рядом, когда я сталкивался с какими-либо проблемами. Как и Asana, ClickUp — это не только средство коммуникации, но и средство управления проектами.

Благодаря его универсальности я смог настроить макеты для Интернета и мобильных устройств в соответствии со своими предпочтениями. К счастью, моей команде понравилось. Инструмент предлагал бесшовный канал связи и совместной работы. Уведомления отправляются мгновенно через ClickUp и по электронной почте, поэтому трудно пропустить какую-либо информацию, и вы можете синхронизировать свои задачи с Календарем Google.

Пользователи могут оставлять комментарии/заметки к проектам, чтобы знать, где они остановились, @упоминать другого пользователя, с которым можно поговорить, и устанавливать уровни приоритета, сроки выполнения и теги для проектов. Они также могут изменить способ просмотра своей информационной панели.

Я был рад добавить внешних работников для совместной работы над специальными проектами и не беспокоиться о вторжении, потому что я мог ограничить их доступ. Кроме того, интеграция с другими инструментами проста. Поэтому было облегчением получить все мои любимые инструменты на борту. Excel, Gmail, GitHub, один диск, масштабирование, что угодно.

ClickUp — это множество замечательных функций, и они часто добавляют новые. Он предоставляет членам команды интересное пространство для совместной работы и эффективного общения.

Плюсы

• Предлагает множество полезных функций управления командой.
• Позволяет отслеживать задачи и предоставляет обновления статуса.
• Настраиваемые информационные панели.
• Своевременные уведомления и обновления по электронной почте по всем задачам.
• Простая интеграция с другими полезными приложениями.

Минусы

• Это может быть ошеломляющим для новых пользователей.
• Иногда доски загружаются медленно.

Цены

• Бесплатно: навсегда стоит $0.00.
• Безлимитный: стоит $5.00
• Бизнес: стоит $12.00
• Бизнес Плюс: стоит 19 долларов США.
• Предприятие: индивидуальные цены, поэтому вам необходимо связаться с отделом продаж.

Мисс Команды

https://www.microsoft.com/en/microsoft-teams/group-chat-software/

Microsoft достигла цели, сделав Teams популярными в начале пандемии. Надо сказать, что они оказались в нужное время и в нужном месте. Старый и глючный Skype не мог конкурировать с новыми инструментами для видеоконференций, но надежные Teams стали стандартом для средних и крупных организаций.

Легко настроить аудио-, видео- или веб-конференции для 10–10 000 членов команды. Кроме того, я могу присоединиться или инициировать групповые чаты со всеми или некоторыми участниками. Производительность аудио, видео и даже функций обмена сообщениями заслуживает высокой оценки.

Для совместной работы пользователи обмениваются файлами через Sharepoint, что вполне прилично. Платформа поддерживает различные форматы файлов, что упрощает редактирование онлайн. Я попробовал его функцию совместного использования экрана для совместных проектов и должен сказать, что она одна из лучших. Кроме того, мне удалось записать несколько сессий и отправить их участникам, которые пропустили встречу.

Вишневый пирог команды — это интеграция с Outlook и Microsoft Office 365, которая действительно имеет значение, но в то же время делает вас более зависимым от использования платформы Microsoft. Говоря о пропущенных собраниях, участники могут интегрировать календари в свои команды MS и планировать собрания, чтобы гарантировать, что они присоединятся вовремя одним щелчком мыши.

К сожалению, настольная версия потребляет много ресурсов и тормозит систему. Кроме того, вы не можете удалять сообщения. Таким образом, вы всегда должны перепроверить свое сообщение, прежде чем нажимать кнопку «Отправить».

Хотя у Teams есть превосходный рынок приложений, я никогда не видел, чтобы кто-то его использовал, и я не могу отметить это как ценное преимущество.

Плюсы

• Интеграция с Outlook
• Простой интерфейс, в котором легко ориентироваться.
• Безопасный способ обмена файлами и документами.
• Поддерживает множество форматов файлов.
• Планируйте собрания и присоединяйтесь к ним вовремя.

Минусы

• Занимает много ресурсов, замедляя работу системы.
• Вы не можете удалять сообщения.

Цены

• Бесплатный пакет: стоит 0 долларов навсегда.
• Microsoft Teams Essentials: стоимость годовой подписки составляет 4 доллара США на пользователя в месяц.
• Microsoft 365 Business Basic: годовая подписка стоит 6 долларов США на пользователя в месяц.
• Microsoft 365 Business Standard: годовая подписка стоит 12,50 долларов США на пользователя в месяц.

Monday.com

Monday.com

Чтобы завершить мой список, чтобы помочь командам добиться успеха, давайте изучим monday.com. Платформа для управления задачами и внутренней коммуникации, доступная в виде веб-службы и мобильного приложения. Как и другие продукты, его легко настроить.

Мое первое действие состояло в том, чтобы создать доски и пометить их в зависимости от проекта(ов), который нужно назначить, и статуса. Инструмент имеет простой пользовательский интерфейс, разработанный таким образом, чтобы я мог настроить панель инструментов по своему вкусу. Есть несколько шаблонов на выбор, и я должен сказать, что попробовать их было приятно.

Я разослал приглашения команде, с которой мы работали над проектом, но продолжал общаться по электронной почте. Я решил собрать их всех вместе в пространстве, где мы все могли бы отслеживать ход проекта, предоставлять отчеты о состоянии и свободно взаимодействовать. Это был мой способ избавиться от переписки по электронной почте. Кроме того, интеграция более 40 платформ помогла создать универсальный инструмент для совместной работы и управления.

За короткий период использования бесплатной пробной версии я заметил значительное улучшение производительности. Было бы здорово, если бы пробный период был немного дольше. Или, что еще лучше, если бы некоторые из лучших функций были доступны в базовом плане.

Плюсы

• Предлагает различные представления проекта.
• Настраиваемые шаблоны.
• Поддерживает интеграцию многих приложений и программного обеспечения.
• Предлагает автоматизацию в приложении.
• Имеет интуитивно понятный современный пользовательский интерфейс.

Минусы

• Ограниченные функции мобильного приложения
• Многие функции могут быть ошеломляющими для некоторых пользователей.
• Многие из лучших функций доступны только профессиональным пользователям.

Цены

• Бесплатный пакет навсегда: он стоит 0 долларов США навсегда и включает в себя 3 доски, журналы активности за неделю и представление канбан.
• Базовый пакет: стоит 8 долларов США за рабочее место в месяц, что в сумме составляет 24 доллара США в месяц (оплачивается ежегодно). Он включает в себя неограниченное количество досок, неограниченное количество бесплатных зрителей, 5 ГБ хранилища и круглосуточную поддержку 7 дней в неделю.
• Стандартный пакет: стоит 10 долларов США за рабочее место в месяц, что в сумме составляет 30 долларов США в месяц (оплачивается ежегодно). Он включает в себя все, что есть в Basic. Плюс просмотры карт, журналы действий на срок до 6 месяцев, автоматизация и интеграция, календарь и временная шкала. Хранилище увеличивается до 50 ГБ.
• Пакет Pro: стоит 16 долларов США за рабочее место в месяц, что в сумме составляет 48 долларов США в месяц (оплачивается ежегодно). Он включает в себя неограниченное хранилище, отслеживание времени, просмотр диаграммы, столбец формул и все, что можно найти в других пакетах.

Пакет Enterprise: предлагает индивидуальные цены. Так что надо обращаться к продавцу.

На что обращать внимание при тестировании популярных инструментов командной коммуникации

Выбор лучшего инструмента может быть сложным и трудоемким (это было для меня). Есть много разных факторов, которые необходимо учитывать. Например, динамика команды различна, потребности в общении различны, и проекты также различны. Тем не менее, следующие советы действительно помогли мне выбрать правильные продукты для моей команды.

1. Простота использования

Чем быстрее вы и ваша команда поймете, как использовать инструмент коммуникации, тем лучше. Вам нужно немедленно приступить к выполнению текущих проектов. Поэтому крайне важно, чтобы вы искали средство связи с интуитивно понятным и удобным интерфейсом.

2. Конфиденциальность и безопасность общения вашей команды

В зависимости от конфиденциальности информации и данных, которыми обмениваетесь вы и команда, вам необходимо определить уровень конфиденциальности и безопасности, необходимый для средства связи. Убедитесь, что вы прочитали политику конфиденциальности инструмента и проверили доступные функции безопасности. Еще лучше, поговорите с их командой обслуживания клиентов и получите разъяснения.

Если все соответствует требованиям конфиденциальности вашей компании или проекта, вы можете продолжить и использовать инструмент.

3. Скорость важна

Быстрая коммуникация способствует быстрому принятию решений и повышает производительность группы. Вы не хотите ждать целую вечность обратной связи от одного из членов команды или наоборот, потому что это замедлит работу. Однако, прежде чем возлагать всю вину на инструмент связи, убедитесь, что с вашим интернет-соединением все в порядке.

4. Стремитесь к эксклюзивности

Инструмент командного общения должен быть эксклюзивным для команды, чтобы не отвлекаться от личных чатов. Например, когда вы используете приложение для обмена сообщениями, такое как WhatsApp, для командного общения. Скорее всего, вы будете раздражены каждым уведомлением, думая, что это связано с работой, когда ваши друзья присылают случайные мемы.

5. У него должен быть мощный командный чат

Независимо от того, любите ли вы обмен текстовыми сообщениями или нет, мощный чат бесценен в инструменте командного общения. Он позволяет прикреплять файлы и обмениваться ими, закреплять важные разговоры, пересылать сообщения и искать определенную информацию.

6. Высококачественное аудио и видео

Если большая часть общения вашей команды будет состоять из телефонных конференций, проверьте качество звука и видео инструмента общения во время бесплатного пробного периода. Опять же, убедитесь, что на обоих концах звонка есть стабильное интернет-соединение.

7. Облачные технологии лучше

Облачное хранилище позволяет синхронизировать средство связи на различных устройствах и получать удаленный доступ ко всем вашим сообщениям и файлам. Это обеспечивает удобство для всех сотрудников. Вы вряд ли пропустите какую-либо информацию. Особенно, если учесть некоторые инструменты, которые даже имеют версии для умных часов. Таким образом, вы всегда получите сообщение, даже во время утренней пробежки или вечерней прогулки.

8. Интеграция с другими инструментами

Чем больше интеграций может вместить инструмент, тем лучше. Тем более, если это инструменты, которые вы используете ежедневно для общения и управления командами. Они предоставляют универсальную платформу, что избавляет вас от необходимости перемещаться между вкладками, проверяя сообщение, файл и некоторые другие вещи.

9. Обслуживание клиентов

Вам нужно проверить отзывчивость их службы поддержки. Приятно осознавать, что всегда помогут, если что-то пойдет не так с инструментом. Обратитесь к их команде поддержки и вовлеките их в различные аспекты их продукта. Если вы удовлетворены взаимодействием, не стесняйтесь использовать их инструмент связи.

10. Иммерсивность

Я не мог подобрать лучшего слова, чтобы описать это, но если вы работаете на 100% удаленно, как я, важно найти инструмент, который заставит вашу команду почувствовать, что они работают в физическом офисе. Вместо того, чтобы тратить день на обмен текстовыми сообщениями и короткие видеозвонки, подумайте о том, как вы можете расширить свою культуру в среде, которая им кажется достаточно удобной, чтобы работать каждый день, не уставая и не нервничая.

Как инструменты для совместной работы улучшают общение в команде?

Инструменты для совместной работы необходимы командам для эффективного и действенного общения. Они позволяют пользователям сотрудничать в режиме реального времени, в разных местах и ​​без необходимости физически встречаться. Эти инструменты представляют собой организованную платформу, на которой сотрудники могут обмениваться документами, идеями и задачами друг с другом. Они также позволяют пользователям проводить виртуальные встречи и сеансы мозгового штурма. Постоянная связь с вашей командой помогает создать культуру открытого общения, устраняя разрозненность между отделами и обеспечивая большую прозрачность. Кроме того, эти инструменты экономят время, устраняя необходимость в длинных цепочках электронных писем или телефонных звонков, поскольку информация доступна быстро и легко. В конечном счете, с появлением удаленной работы программное обеспечение для совместной работы может помочь сделать виртуальную среду более продуктивной и в то же время раскрыть творческий потенциал сотрудников.

Заключение

Общение всегда будет в центре нашей повседневной жизни — личной и профессиональной. Для последних эффективная коммуникация определяет стиль управления организацией. Почему? Потому что менеджеры строят планы и принимают решения на основе различной информации, которую им сообщают.

Поэтому у удаленных команд нет другого выбора, кроме как инвестировать в хороший инструмент коммуникации с самого начала. Это единственное, что помогает вам работать синхронно, налаживать взаимопонимание для лучшего сотрудничества, держать вас в курсе событий и, в конечном итоге, привести к успеху проекта.

Деннис Питер — энтузиаст технологий и блоггер.