6 советов по выбору подходящего программного обеспечения для управления посетителями для вашей организации

Управление посетителями является важной частью обеспечения безопасности и защиты любой организации. Программное обеспечение для управления посетителями, начиная от отслеживания посетителей и заканчивая обеспечением соблюдения правил, становится все более популярным решением для предприятий любого размера.

С таким количеством вариантов на рынке выбор подходящего программного обеспечения для управления посетителями для вашей организации может быть сложной задачей. В этой статье давайте дадим шесть советов, которые помогут вам выбрать правильное программное обеспечение для управления посетителями, которое соответствует уникальным потребностям и требованиям вашей организации.

1. Определите свои конкретные потребности

Прежде чем рассматривать различные варианты программного обеспечения для управления посетителями, важно определить ваши конкретные потребности. У каждой организации свои уникальные требования, и выбор программного обеспечения, не отвечающего этим требованиям, может привести к неэффективности и пустой трате ресурсов.

Начните с определения количества посетителей, которых вы ожидаете, и их частоты. Затем подумайте, какую информацию вам нужно собирать от посетителей, например контактную информацию или идентификационные данные. Наконец, если в вашей организации есть специальные протоколы безопасности, убедитесь, что программное обеспечение соответствует этим требованиям.

Кроме того, подумайте, нужно ли вам программное обеспечение, которое интегрируется с другими системами, такими как контроль доступа или камеры безопасности. Например, некоторым организациям может потребоваться программное обеспечение для предварительной регистрации или самостоятельной регистрации, в то время как другие могут отдать предпочтение системе, которая предлагает отслеживание и отчетность в реальном времени.

2. Обеспечить соответствие

Обеспечение соответствия важно при выборе программного обеспечения для управления посетителями для вашей организации. В зависимости от вашей отрасли и местоположения могут существовать определенные правила, которые вам необходимо соблюдать, когда речь идет об управлении посетителями.

Например, медицинским учреждениям может потребоваться соблюдать правила HIPAA, которые требуют от них сбора и защиты информации о пациентах. Точно так же компаниям, которые имеют дело с конфиденциальными данными, может потребоваться соблюдение GDPR, которое требует от них получения согласия посетителей на сбор и обработку данных.

При оценке программного обеспечения для управления посетителями ищите решения, разработанные в соответствии с применимыми правилами и имеющие необходимые функции безопасности для защиты информации о посетителях. Кроме того, убедитесь, что программное обеспечение регулярно обновляется в соответствии с меняющимися требованиями соответствия.

3. Оцените удобство для пользователя

Программное обеспечение должно быть простым в использовании и навигации для посетителей и сотрудников, независимо от их технических возможностей. При оценке программного обеспечения для управления посетителями ищите решения с интуитивно понятным интерфейсом и четкими инструкциями для пользователя. Кроме того, программное обеспечение должно быть простым в установке и настройке, а посетители должны иметь возможность быстро и легко регистрироваться и выходить из него.

Удобство для пользователя является одним из наиболее важных факторов при выборе программного обеспечения для управления посетителями. По данным iTrobes, 77% приложений теряют своих ежедневных активных пользователей в течение недели, потому что они не считают их удобными или простыми в использовании. Таким образом, простота использования является наиболее важным фактором в процессе принятия решений.

Выбор программного обеспечения для управления посетителями, в котором приоритет отдается удобству для пользователя, может повысить производительность персонала и удовлетворенность посетителей, что приведет к положительному опыту для всех вовлеченных сторон.

4. Подумайте об интеграции

Интеграция программного обеспечения для управления посетителями с другими системами может повысить общую эффективность и результативность операций вашей организации. Поэтому при выборе программного обеспечения для управления посетителями важно учитывать, может ли оно интегрироваться с другими системами, такими как контроль доступа, камеры видеонаблюдения или каталоги сотрудников.

Возможности интеграции являются решающим фактором для бизнеса при выборе программного обеспечения для управления посетителями. Online Computers утверждает, что при правильной интеграции организация может разумно использовать данные между отделами. Кроме того, интеграция с другими системами является одним из важнейших факторов при выборе программного обеспечения для управления посетителями.

5. Проверьте функции безопасности

При выборе программного обеспечения для управления посетителями безопасность должна быть главным приоритетом. Последние данные показывают, что безопасность является серьезной проблемой для предприятий при выборе системы управления посетителями.

По данным Markets and Markets, функции безопасности являются одним из наиболее важных факторов для бизнеса при выборе программного обеспечения для управления посетителями. Кроме того, исследование показало, что потребность в защите конфиденциальных данных и внедрении безбумажного администрирования стимулирует рост программного обеспечения.

Поэтому ищите решения с надежными функциями безопасности, такими как шифрование данных, безопасное хранение данных и многофакторная аутентификация.

Кроме того, подумайте, может ли программное обеспечение отслеживать действия посетителей и создавать контрольные журналы. Также важно убедиться, что поставщик программного обеспечения придерживается передовых отраслевых методов обеспечения безопасности и регулярно обновляет программное обеспечение для устранения любых уязвимостей.

6. Настройка

Настройка является важным фактором, который следует учитывать при выборе программного обеспечения для управления посетителями. Каждая организация имеет уникальные требования и предпочтения, и программное обеспечение должно соответствовать этим потребностям.

Согласно недавнему отчету Digital Journal, ожидается, что к 2028 году объем мирового рынка программного обеспечения для управления посетителями достигнет 2492 миллионов долларов США, при этом будет наблюдаться значительный спрос на настраиваемые программные решения. Настройка позволяет организациям адаптировать программное обеспечение к своим конкретным требованиям, повышая общую эффективность и производительность.

Выбор настраиваемого программного обеспечения для управления посетителями может улучшить принятие и удовлетворенность пользователей, что приведет к более позитивному опыту для персонала и посетителей. Настройка также может помочь выделить вашу организацию и создать более профессиональный имидж.

Подвести итог

В современном мире управление посетителями стало важнейшим аспектом организационной безопасности и эффективности. Выбор правильного программного обеспечения для управления посетителями может помочь организациям оптимизировать процессы регистрации посетителей, обеспечить соблюдение правил и защитить конфиденциальные данные.

Принимая во внимание эти советы и выбирая правильное программное обеспечение для управления посетителями, организации могут повысить свою безопасность и эффективность, обеспечивая при этом положительный опыт для сотрудников и посетителей. В конечном счете, правильное программное обеспечение для управления посетителями может помочь организациям создать более безопасную и продуктивную среду для всех.