7 верных способов лучше управлять своими должниками

При управлении денежными потоками для малых и средних предприятий важно иметь простую, но всеобъемлющую систему управления, чтобы отслеживать своих должников. На самом деле, для отдельных компаний это, возможно, одна из самых важных вещей, которую может сделать бизнес, чтобы избежать пропущенных платежей, плохого ведения финансовых данных и бесчисленного множества других проблем в будущем.

От торгового кредита (предприятия, ссужающие средства друг другу) и комплексных проверок биографических данных до плохо отслеживаемых платежей клиентов, отслеживание ваших внешних и внутренних долгов бизнеса может помочь снизить финансовое бремя, увеличить вашу дебиторскую задолженность и помочь вашей компании погасить свои собственные долги. кредиторов более своевременно.

1 Внедрение ясности вместо хаоса в счетах

Звучит в принципе легко. В конце концов, какой бизнес не начинается с плана тщательного управления своими финансовыми операциями? Но когда вы находитесь в самой гуще событий, и многочисленные сборы, кредиты и счета-фактуры быстро приходят и уходят из вашего бухгалтерского отдела, как вы собираетесь избежать ненужных проблем?

Ну, это все вопрос подготовки, общения и саморефлексии, которые можно обобщить в 7 эффективных шагов. Придерживайтесь этих советов, чтобы ваш МСП оставался на шаг впереди своих платежей и своевременно получал необходимые средства.

2 Воспользуйтесь преимуществами электронных счетов-фактур

Электронные счета-фактуры — это простой и надежный способ гарантировать, что клиент или должник получит счет-фактуру в кратчайшие сроки, а также большую отслеживаемость для вашего бизнеса. Цифровое выставление счетов стало популярным за последние годы, и с автоматическими обновлениями и напоминаниями для клиентов об оплате в согласованные сроки нетрудно понять, почему.

Как правило, электронный счет-фактура может быть представлен следующими способами:

• Электронное письмо непосредственно из программной платформы учетных записей
• Счет, отправленный непосредственно на клиентский портал
• Счет-фактура, который интегрируется с вашей системой учета

В любом случае учетная платформа отправляет клиенту уведомления от имени вашего бизнеса, что обеспечивает вам постоянные обновления о статусе счета и более подробную информацию об истории платежей постоянных клиентов.

3 Предоставляете ли вы скидку за досрочную оплату?

Чтобы убедить людей снова пользоваться их услугами и платить вовремя, многие предприятия теперь предлагают какой-то стимул, чтобы помочь получить более быструю оплату от клиента. В частности, чрезвычайно эффективными оказались скидки на счет или товары в обмен на оплату до определенной даты.

Однако этот стимул полностью зависит от многих различных факторов, включая отрасль, в которой вы работаете, потребность вашей компании в быстрой оплате и вашу готовность снизить цены ради более быстрого решения проблемы.

4 Подтвердите условия оплаты, прежде чем двигаться дальше

Если у нового покупателя или клиента сложилось впечатление, что вполне нормально оплачивать свои счета дольше стандартного лимита в 30 дней, то, скорее всего, так оно и будет. Чтобы избежать этой проблемы, договоритесь об условиях оплаты до того, как двигаться вперед, — это отличный способ избежать ненужных проблем позже.

Вашему бизнесу не нужно беспокоиться о том, чтобы остаться на плаву, пока счет не будет оплачен. Важно помнить, что вы предоставляете товары или услуги с пониманием их своевременной оплаты. Просто взять нового клиента или рабочую нагрузку и не зафиксировать конкретные даты оплаты никогда не приведет к взаимоприемлемому результату.

5 Следите за этим и напоминайте им о согласованных датах

После отправки счета подождите несколько дней и вежливо спросите о его статусе. Даже если у вас есть цифровые обновления, нет ничего плохого в старом добром телефонном звонке, чтобы подтвердить, что они его получили и знают о крайнем сроке оплаты.

Если вам неудобно быть настолько откровенным, вы можете использовать обновление как предлог, чтобы задать вопрос клиенту. На самом деле, вы даже можете позвонить, чтобы сообщить им, что это на их портале счетов в качестве вежливого напоминания, вместо того, чтобы спрашивать, когда вам заплатят.

Для каждого из этих сценариев важнее всего то, что вы записываете и регистрируете следующие аспекты вашего телефонного звонка:

• Время, когда вы позвонили
• Человек, с которым вы говорили
• Что было сказано во время разговора
• Что они подтвердили с вами относительно оплаты

Надеюсь, вам не придется снова обращаться к ним и жаловаться или постоянно запрашивать обновления. Тем не менее, если это так, приведенная выше информация поможет подкрепить ваши доводы, чтобы клиент выполнил свою часть сделки, и предоставит вам необходимую информацию для эскалации вашей жалобы.

Вы имеете законные права настаивать на оплате в течение 60 дней после совершения деловой операции, поэтому, если ранее не был согласован более длительный период погашения, сообщите им о потенциальных последствиях и дополнительных процентах на сумму, которую они могут понести.

Проведите тщательную проверку кредитоспособности

Никто не хочет чувствовать, что он не может доверять словам клиента, но для малого и среднего бизнеса иногда такая роскошь просто нежизнеспособна. Если должник окажется неплатежеспособным, выдача кредитной ноты за месяцы напряженной работы не будет выполнена, и ваши финансы навлекут на себя гнев проблемы, которой можно было бы легко избежать с помощью простой проверки биографических данных.

Урок здесь? Небольшой администратор в начале потенциальных деловых отношений может избавить вас от многих месяцев хлопот в будущем. Вы защищаете интересы только своего бизнеса, поэтому не бойтесь пройти несколько проверок биографических данных, прежде чем принять окончательное решение о клиенте.

6 Проанализируйте свою платежную гибкость и совместимость с системой

Анализ предлагаемой вами платежной гибкости может осуществляться в двух основных формах: цифровая гибкость и бизнес-гибкость. Оба помогают определить, что ваша компания может и не может разрешить при работе с платежами от клиентов.

С одной стороны, важно иметь систему, которая совместима с другими системами и может легко интегрироваться, чтобы ваш бизнес получал эти средства вовремя. В конце концов, нет смысла предлагать скидку по э-счету за быструю оплату только для того, чтобы новый клиент обнаружил, что ваши платежные порталы не в состоянии его принять!

С другой стороны, также важно, чтобы вы ясно и открыто говорили о том, как вы можете принимать платежи, прежде чем соглашаться на контракт. Если вы не можете предложить план платежей, который дает клиентам возможность совершать меньшие ежемесячные платежи, или ваша компания живет и умирает в 60-дневном окне между предоставлением услуг и оплатой, важно сообщить об этом в самом начале.

7 Внесите свой вклад в обеспечение своевременной оплаты

Наличие этой способности бросить вызов вашим собственным внутренним процессам имеет жизненно важное значение для последнего метода лучшего управления вашими должниками — внести свой вклад в ускорение платежей. Невыполнение этого требования может привести к тому, что клиенты получат и обработают другие счета, пришедшие вовремя, и отложат ваш счет на второй план.

Ожидание конца месяца для отправки всех ваших счетов — прямой путь к катастрофе. Вместо этого сделайте рутиной выставление счетов в строго установленные сроки завершения работы. Убедитесь, что счета-фактуры точны, и дважды проверьте каждую деталь перед их отправкой.

Если вы можете показать клиентам, что вы быстрая, дотошная и хорошо смазанная финансовая машина, это дает им мотивацию ответить тем же и заплатить как можно скорее. Как компания, вы делаете первый шаг, доставляя счет, вы задаете тон тому, как будут складываться остальные отношения.