8 функций, которые следует искать в системе управления сотрудниками

Раньше компании полагались на неуклюжие электронные таблицы для управления данными и процессами сотрудников. Но это уже не так. Рынок талантов стал очень конкурентным, и у организаций не остается другого выбора, кроме как оптимизировать человеческие ресурсы или рабочие процессы HR. Здесь на помощь приходят системы управления сотрудниками (EMS).

HR-технологии значительно развились, и приложения для управления сотрудниками теперь могут автоматизировать утомительные задачи и предоставлять ценную информацию. Эти функции оптимизируют процессы управления персоналом, повышая эффективность.

Программное обеспечение для управления персоналом повышает вовлеченность и удовлетворенность сотрудников, поэтому неудивительно, что по крайней мере три миллиона предприятий теперь используют программное обеспечение для управления персоналом. (1)

Преимущества использования HR-систем перед электронными таблицами

Электронные таблицы выполнили свою задачу по управлению данными. Но они просто не могут конкурировать с надежными функциональными возможностями эффективной системы управления персоналом. Существует несколько ключевых областей, в которых EMS превосходит электронные таблицы в оптимизации управления человеческими ресурсами. Давайте рассмотрим эти преимущества.

Более эффективное управление и поиск данных

Электронные таблицы быстро становятся громоздкими по мере роста вашей рабочей силы. Поиск конкретной информации требует времени. Требуется ручная сортировка и фильтрация.

Программное обеспечение HRIS предлагает централизованную базу данных, обеспечивающую быстрый и легкий доступ к информации о сотрудниках с помощью интуитивно понятных функций поиска.

Повышенная точность и снижение человеческого фактора

Ручной ввод данных в электронные таблицы также подвержен опечаткам и несоответствиям. Однако программное обеспечение для управления сотрудниками автоматизирует многие задачи по вводу данных. Они сводят к минимуму ошибки и обеспечивают точность базы данных ваших сотрудников. Это экономит время, затрачиваемое на исправление ошибок, а несоблюдение правил также становится меньшим беспокойством.

Расширенные функции безопасности для конфиденциальных данных

В четвертом квартале 2023 года в результате утечки данных было обнаружено более восьми миллионов записей по всему миру. Проблема в том, что электронным таблицам часто не хватает надежных мер безопасности. Это делает конфиденциальные данные сотрудников уязвимыми для взломов. Таким образом, еще одним преимуществом системы управления персоналом является приоритизация безопасности данных с помощью таких функций, как контроль доступа, шифрование и журналы аудита. Это дает вам душевное спокойствие. Это потому, что вы знаете, что информация о ваших сотрудниках защищена. (2)

Более простая масштабируемость и аналитика в реальном времени.

Признай это; электронные таблицы становятся громоздкими по мере расширения вашей компании. Приложение для управления сотрудниками предназначено для масштабирования вместе с вашим бизнесом. Он может удовлетворить потребности вашего растущего персонала и меняющихся потребностей.

Кроме того, программное обеспечение для управления персоналом предоставляет данные и аналитику в режиме реального времени. Представьте, что у вас под рукой вся необходимая информация о ваших сотрудниках. Разве это не поможет вам сделать лучший выбор для ваших сотрудников? Разве это не обеспечит бесперебойную работу? Поскольку организации инвестируют триллионы долларов только для того, чтобы стать более ориентированными на данные, ответ на эти вопросы должен быть кристально ясным. (3)

Замена электронных таблиц лучшим программным обеспечением для управления сотрудниками действительно дает множество преимуществ. Учитывайте их по мере продвижения вперед в поисках правильного решения для управления персоналом.

Основные особенности системы управления персоналом

Скринсейвер с профилями множества разных людей. Группа людей разных рас и поколений, использующих приложение для онлайн-видеовстреч, мозгового штурма, многие сотрудники вместе проводят видеозвонки

Выбор подходящего приложения для управления сотрудниками зависит от понимания ключевых функций, которые оно предлагает. Они должны соответствовать вашим конкретным потребностям в области управления персоналом. Вот разбивка некоторых основных функций, сгруппированных для вашего удобства:

Удобство использования

1. Интуитивно понятный интерфейс

Дружественный пользовательский интерфейс поможет как HR-администраторам, так и сотрудникам. Ищите систему с четкой компоновкой и понятной навигацией. Он также должен иметь минимальные требования к обучению. Это обеспечивает плавное внедрение и оптимизирует рабочие процессы отдела кадров.

2. Мобильная доступность

Возможность удаленного доступа к системе дает сотрудникам возможность управлять задачами на ходу. Ищите EMS с мобильным приложением, которое предлагает основные функции, такие как подача заявлений на отпуск, просмотр квитанций о заработной плате или доступ к политикам компании.

Возможности интеграции

3. Бесшовная интеграция расчета заработной платы

Интеграция вашей системы управления персоналом с программным обеспечением для расчета заработной платы исключает ручной ввод данных и обеспечивает точную и своевременную обработку расчета заработной платы. Это экономит время и ресурсы отдела кадров, одновременно уменьшая количество ошибок.

4. Интеграция сторонних приложений

Используете ли вы бухгалтерские программы? Как насчет инструментов управления производительностью? Рассмотрите EMS, которая обеспечивает интеграцию с другими используемыми вами бизнес-приложениями. Это способствует созданию единой экосистемы данных и упрощает обмен данными между отделами.

Аналитика и отчетность

5. Данные и отчеты в режиме реального времени.

Надежные функции отчетности открывают ценную информацию о ваших сотрудниках. Ищите систему, которая предоставляет настраиваемые отчеты по ключевым показателям, таким как текучесть кадров, тенденции отсутствия на работе и данные о производительности. Данные в реальном времени делают возможным принятие решений на основе данных. Это также приводит к разработке упреждающих стратегий управления персоналом, которые приносят пользу вашим сотрудникам.

Самообслуживание сотрудников

6. Портал самообслуживания

Портал самообслуживания сотрудников позволяет сотрудникам управлять своей собственной кадровой информацией, запрашивать отпуск, обновлять личные данные и получать доступ к документам компании. Это облегчает нагрузку на HR, одновременно воспитывая у сотрудников чувство ответственности.

Дополнительные соображения

7. Гибкость ценообразования

HR-системы имеют различные модели ценообразования. Изучите варианты, соответствующие размеру и бюджету вашей компании. Ищите масштабируемые решения, которые могут расти вместе с потребностями вашего бизнеса.

8. Меры безопасности данных

Убедитесь, что система уделяет приоритетное внимание безопасности данных с помощью таких функций, как контроль доступа, шифрование и регулярное резервное копирование. Соблюдение соответствующих правил конфиденциальности данных также имеет решающее значение.

Помните, это не исчерпывающий список. Кроме того, наиболее важные функции будут различаться в зависимости от уникальных потребностей вашей организации. Тем не менее, рассмотрите эти основные функции и то, как они решают ваши болевые точки. Это должно помочь вам принять обоснованное решение при выборе подходящей EMS для вашего бизнеса.

Заключение

EMS — это мощные программные решения, которые оптимизируют процессы управления персоналом, повышают вовлеченность сотрудников и генерируют ценную информацию, которая поможет вам создать более сильную рабочую силу.

Обратите внимание: найти лучший инструмент управления персоналом для вашего бизнеса — это все равно, что найти подходящее оборудование — оно должно соответствовать вашим потребностям! Да, характеристики важны. Но не забудьте подумать, может ли система расти вместе с вами.

Поможет ли вам компания, разработавшая этот инструмент, настроить систему? Насколько легко он может переместить существующие данные? Ответьте и на эти вопросы.

Взвесьте все эти аспекты вместе с вашими конкретными потребностями и планами будущего роста. Вот как вы можете выбрать EMS, которая обеспечит положительную окупаемость инвестиций.

Использованная литература :

1. «Отчет о рынке систем управления персоналом для малого бизнеса», Источник: https://www.business.com/hr/management-market-report/

2. «Количество учетных записей пользователей, раскрытых во всем мире с 1-го квартала 2020 г. по 4-й квартал 2023 г. (в миллионах)», Источник: https://www.statista.com/statistics/1307426/number-of-data-breaches-worldwide/

3. «5 способов повысить ценность бизнеса с помощью аналитики», Источник: https://www.forbes.com/sites/tableau/2022/03/10/5-ways-to-grow-business-value-through-analytics. /?sh=67bb582721d9