Начальное руководство по удаленной работе

Вспышка COVID-19 и последующие периоды карантина вынудили компании, работающие в офисах, перейти на удаленный стиль работы. Тем не менее, стартапы не чувствовали себя в затруднении, поскольку в основном они уже выбрали культуру удаленного доступа.

Удаленная работа, тем не менее, гораздо шире, чем в обычном смысле, в котором она изображается — выход из офиса для работы, не выходя из дома .

Удаленная работа также предполагает перенос всех ваших физических процессов и операций на цифровые или удаленные. К сожалению, это может не только нарушить несколько рабочих процессов, но и открыть ваш бизнес для финансовых утечек, отсутствия видимости и коммуникации и других подобных проблем. Таким образом, владельцы стартапов должны рассмотреть возможность создания пуленепробиваемого плана для подхода к удаленной работе в целом.

Но с чего начать? Мы создали эту статью, чтобы помочь вам найти новые подходы и сделать удаленную работу успешной для вашего стартапа. Итак, приступим!

Как ваш стартап может улучшить подход к удаленной работе?

1. Поощряйте менеджеров и команды проводить ежедневные встречи один на один и стендапы

Убедитесь, что команды регулярно обновляют информацию о ходе своей работы, сроках и препятствиях, с которыми они могут столкнуться.

Чрезмерное общение необходимо при удаленной работе, чтобы каждый четко понимал свои обязанности и цели. Всегда лучше несколько раз напомнить сотрудникам о том, что они уже знают, чем создавать недоразумения, ведущие к пустой трате времени.

Слово предостережения, поскольку вы пытаетесь добиться этого, дайте менеджерам понять, что они не должны доходить до того, что отвлекают сотрудников на эти ежедневные встречи. Вместо этого позвольте им придерживаться своих ежедневных стендовых или синхронизирующих сессий, чтобы убедиться, что сотрудники находятся на правильном пути и сосредоточены на достижении своих целей.

2. Используйте преимущества видеоконференций

Нельзя отрицать, что каждый бизнес должен использовать инструменты видеоконференцсвязи, чтобы справляться с работой сегодня.

Поощряйте сотрудников всегда включать камеры во время совещаний. Наличие видео гарантирует, что вы поймете все факторы невербальной коммуникации, такие как движения лица, эмоции и другие жесты. Это поможет вам понять, согласны ли они с вашим планом, есть ли у них какие-то сомнения или они нервничают по этому поводу. Кроме того, это сблизит ваши команды друг с другом, придав им вид и ощущение работы из офиса.

Порекомендуйте инструменты для видеоконференций:

• Гугл встречи
• Увеличить
• Посредством чего
• ClickMeeting

3. Убедитесь, что все знают, что нужно сделать

Удаленная работа эффективна только тогда, когда каждый в команде осознает свои конкретные обязанности.

Чтобы облегчить это, убедитесь, что ваши менеджеры устанавливают ключевые цели и вехи со своими командами. Если цель кажется слишком большой, чтобы к ней приблизиться, разбейте ее на более мелкие и более достижимые цели — ступеньки, которые станут важными шагами для более крупного плана.

Существуют инструменты управления проектами, которые помогут вам установить эти небольшие вехи для достижения ваших целей.

Порекомендуйте инструменты управления проектами:

• Трелло
• Асана

4. Тщательно документируйте всю проделанную работу

В то время как текстовые или электронные письма могут быть способом держать всех членов команды в курсе последних событий в работе, запись в общий документ может гарантировать, что все в организации могут получать информацию о прогрессе. Кроме того, это создает культуру вовлеченности в вашей компании.

Рекомендуемые инструменты для документирования:

• Гугл документы
• Понятие

5. Защитите свои финансы, автоматизировав управление расходами

«Остерегайтесь мелких расходов; маленькая течь может потопить большой корабль» — Бенджамин Франклин.

Неудивительно, что в основе каждого успешного стартапа лежит эффективная финансовая команда. Однако удаленная работа оставила финансы стартапов в уязвимом состоянии, добавив физические расстояния между сотрудниками, что привело к нарушению процессов. Это заставило финансовые отделы работать бесконечно много часов, чтобы получить полную картину коммерческих расходов.

Удаленная работа нарушает ручное управление расходами и делает вашу организацию уязвимой для многочисленных финансовых утечек из-за испорченных записей, мошенничества с расходами и многого другого. В результате компании по всему миру постепенно начали внедрять программное обеспечение для управления расходами, чтобы обеспечить устойчивые финансовые показатели.

Программное обеспечение для возмещения расходов легко устраняет все ваши финансовые утечки и освобождает время для более срочных задач. Это гарантирует, что только соответствующие расходы представлены за счет автоматизации проверок перед отправкой; таким образом, сдерживая мошенничество в страхе. Кроме того, программное обеспечение для отчетов о расходах поставляется с технологией OCR, которая автоматически извлекает данные из квитанций и автоматически заполняет все основные столбцы отчета о расходах. Это гарантирует отсутствие зависимости от ручного труда и предотвращает ошибки при вводе данных, сохраняя при этом финансы вашей компании в безопасности.

6. Нанимайте правильных людей

При приеме на работу ищите признаки, которые дадут вам понять, соответствует ли кандидат культуре удаленной работы вашей организации. Задавайте такие вопросы, как «Работали ли вы раньше удаленно?» или «Вы когда-нибудь работали фрилансером?» Люди с таким опытом обычно лучше дисциплинированы и по своей природе мотивированы «делать что-то».

В то же время потратьте время на то, чтобы понять, как вы можете вооружить уже существующих сотрудников, для которых эта смена может быть новой. Предоставьте им нужные ресурсы и инструменты, чтобы помочь им преодолеть разрыв и наилучшим образом использовать удаленную работу, работу и другие способы.

7. Доверяйте своим сотрудникам

Часто легче сказать, чем сделать, менеджеры начинают сомневаться в том, действительно ли члены их команды работают. Итак, одно практическое правило заключается в том, что если вы хотите, чтобы удаленная работа была успешной, доверие должно быть улицей с двусторонним движением. Начни первым!

Микроуправление и чрезмерный контроль плохо работают в удаленной среде. Предоставляя людям необходимую им свободу, вы заметите, что они начинают больше брать на себя ответственность за свои проекты. Установите четкие руководящие принципы в отношении ожидаемой производительности и механизмов отчетности.

PS. Что-то, что можно было бы рассматривать как граничащую с диктатурой, требует, чтобы ваши команды записывали экраны во время работы или делали скриншоты для регулярных отчетов. Это разрушает их боевой дух в долгосрочной перспективе.

8. Разговаривайте о виртуальных кулерах с водой

Создайте отдельные каналы, где ваши сотрудники смогут общаться и делать столь необходимые перерывы в работе. Сотрудники могут использовать эти места, чтобы поделиться личными интересами и забавными моментами, чтобы просто посмеяться с членами команды. Не используйте слишком много этих каналов, так как они могут загромождать ваше рабочее пространство и отвлекать внимание.

Кроме того, вы можете держать эти каналы отключенными и выделять определенное количество времени каждый день, чтобы проверять их, когда вам нужно отвлечься. Таким образом, они не будут мешать вашим сотрудникам, пытаясь сосредоточиться на работе.

Прощальные мысли

Упомянутые здесь инструменты и стратегии могут помочь вам эффективно перейти на 100% удаленный режим работы, упростив этот процесс. Учитывая, что мы возвращаемся в офисные помещения, глядя вдаль, самое время убедиться, что ваш стартап готов к долгосрочной работе.