Полное руководство о том, как спланировать и организовать успешное мероприятие

Мероприятия являются одним из наиболее распространенных способов отпраздновать, отметить и создать сообщество. Они могут служить способом собрать людей для празднования или просто повысить осведомленность о чем-то важном. Ключом к планированию мероприятия является, прежде всего, понимание того, какой тип мероприятия вы организуете: если оно предназначено исключительно для развлечения (или сбора средств), то делайте все просто. Но если вашей целью также является образовательное или профессиональное развитие — и вы хотите, чтобы участники что-то вынесли из этого опыта, — тогда подумайте о том, чтобы включить какую-то официальную повестку дня с целями обучения наряду со всем, что происходит на вашем мероприятии.

Определение повестки дня

Что такое повестка дня?

Повестка дня — это список вопросов, которые будут обсуждаться на собрании или мероприятии. Это помогает людям подготовиться к встрече, чтобы они знали, о чем они будут говорить и когда это произойдет.

Почему важно установить повестку дня?

Повестки дня помогают убедиться, что каждый, кому нужно высказаться во время собрания, получит свой шанс, а также гарантируют, что ни одна важная тема не будет упущена из виду во время обсуждения. Если на один временной интервал запланировано несколько докладчиков (например, два докладчика в 15:00), то наличие повестки также гарантирует, что каждый докладчик получит достаточно времени для своей презентации, прежде чем перейти к следующей теме в вашем списке!

Планирование и организация места проведения

Выбор места – важная часть планирования мероприятия. Вы хотите убедиться, что ваше пространство для мероприятий соответствует типу мероприятия, которое вы планируете, а также количеству людей, которые будут присутствовать, и любым другим требованиям.

• Выберите место, которое соответствует вашему мероприятию: если вы устраиваете небольшую коктейльную вечеринку дома, то выбор большого бального зала может быть нецелесообразным или нецелесообразным. С другой стороны, если вы проводите свадебную церемонию на открытом воздухе с участием 500 гостей со всего мира (и хотите, чтобы все они уместились с комфортом), то может потребоваться аренда целого спортивного стадиона!
• Выберите место, доступное для всех участников: если это сложно для людей, путешествующих на большие расстояния, или для тех, у кого нет автомобилей (например, для пользователей общественного транспорта), подумайте о том, чтобы договориться заранее, чтобы они могли легко добраться туда, не беспокоясь о времени в пути. Проблемы с /расстоянием помимо всего прочего, что происходит во время таких мероприятий, как свадьбы и так далее.
• По возможности выбирайте доступные варианты, так как большинство бюджетов в наши дни в любом случае ограничены из-за экономических условий во всем мире».

Привлечение нужных людей и партнеров на борт

Первым шагом к планированию успешного мероприятия является привлечение нужных людей и партнеров. Важно выбрать людей, которые увлечены вашим делом и могут привнести свой уникальный набор навыков, чтобы помочь в его реализации.

Вы можете начать с вопроса себе: кого я знаю, кто мог бы быть заинтересован в том, чтобы помочь мне с моим проектом? Затем подумайте, чем каждый человек может быть полезен во время его выполнения – какими навыками он или она обладает? Есть ли у них связи в нашей отрасли, которые могли бы принести нам пользу?

После того, как вы определили потенциальных членов команды, свяжитесь с ними! Обязательно не только объясните, почему этот проект так важен для них (и почему он будет веселым), но и дайте им варианты того, как они могут внести свой вклад в свое время и энергию — будь то волонтерство на мероприятии или пожертвование денег на его создание. расходы

Создание веб-сайта мероприятия

Вы можете создать веб-сайт для своего мероприятия, используя такие платформы, как Wix или Squarespace. Вы также можете нанять кого-нибудь, чтобы сделать его для вас, если вы предпочитаете не делать это самостоятельно. После того, как ваш веб-сайт будет запущен и запущен, обязательно включите все следующее:

• Описание того, что будет происходить на мероприятии (например, «Присоединяйтесь к нам на нашей ежегодной конференции, где мы обсудим, как со временем изменились лучшие практики в области управления персоналом».)
• Обзор тех, кто должен присутствовать (например, «Эта конференция открыта только для сотрудников нашей компании».)
• Дата и время открытия и закрытия регистрации (например, «Регистрация откроется 1 января в 9:00 по восточному стандартному времени и закроется 1 марта в 17:00 по восточному поясному времени»). Убедитесь, что у всех зарегистрировавшихся есть возможность до этого!

Маркетинг вашего мероприятия

В дополнение к социальным сетям, электронный маркетинг и печатная реклама также являются эффективными методами продвижения вашего мероприятия. Социальные сети предлагают преимущество мгновенного охвата большой аудитории, но важно помнить, что многие люди предпочитают не подвергаться бомбардировке рекламными объявлениями в своих новостных лентах или лентах. Маркетинг по электронной почте дает вам больше контроля над тем, кто увидит ваше сообщение, а также позволяет выполнять дополнительные настройки при разработке самого шаблона электронной почты (например, добавлять ссылки непосредственно из электронной таблицы). Печатная реклама может включать в себя листовки или плакаты в местных компаниях, где люди могут увидеть их во время похода по магазинам или в ресторанах рядом с местом проведения мероприятия. Рекламу на радио и телевидении также стоит рассмотреть, поскольку она обычно дешевле, чем другие виды рекламы, из-за более низких производственных затрат.

Используйте программное обеспечение для управления мероприятиями

Использование программного обеспечения для управления мероприятиями, такого как альтернативы Cvent и конкуренты, — отличный способ оставаться организованным и не отставать от планирования. Программное обеспечение позволит вам отслеживать все детали, которые необходимо учитывать для мероприятия, такие как составление бюджета, расписание и даже покупка билетов.

Вы также можете использовать его в качестве центрального узла для обмена информацией с другими участниками процесса планирования. Это позволяет всем участникам проекта (включая спонсоров, поставщиков и волонтеров) получать доступ из любого места в любое время, чтобы они могли делиться своими идеями или отзывами о том, что, по их мнению, должно произойти дальше.

Ключевые вынос

Вы можете организовать успешное мероприятие, составив план, найдя нужных людей и партнеров, создав веб-сайт и продвигая свое мероприятие.

В первую очередь нужно определиться с тем, кто будет заниматься планированием мероприятия. Убедитесь, что у каждого есть свои роли и обязанности на каждом этапе вашего проекта. В дополнение к этому разумно включить кого-то, у кого есть опыт организации мероприятий, поскольку они смогут помочь вам решить любые проблемы, возникающие в процессе планирования или организации мероприятия.

При поиске мест подумайте, достаточно ли места для всех участников одновременно; также подумайте, существуют ли какие-либо ограничения на то, какую еду/напитки можно подавать в этом заведении (например, алкоголь запрещен). Если возможно, попробуйте бронировать места ближе друг к другу, а не дальше, чтобы люди не находились на большом расстоянии друг от друга при перемещении между местами во время перерывов между сеансами и т. д. Это также экономит время, которое в противном случае можно было бы потратить на ожидание, ожидая других, прежде чем вернуться обратно. может после обеденного перерыва?

Заключение

В заключение важно помнить, что не существует универсального подхода к планированию мероприятия. Это зависит от типа мероприятия, которое вы проводите, и от ваших целей. Мы надеемся, что это руководство помогло вам понять все тонкости планирования мероприятий, чтобы вы могли создать незабываемые впечатления для своих гостей!