Преимущества внедрения автоматизации рабочего процесса

Опубликовано: 2021-07-09

Практически каждый бизнес всегда стремится быть более эффективным, чем раньше, чтобы сократить операционные расходы и максимизировать прибыль. В сегодняшнем насыщенном и очень конкурентном деловом мире компаниям необходимо использовать имеющиеся у них ресурсы для эффективного достижения своих целей.

В противном случае они не смогут оставаться впереди своих конкурентов.

Одним из наиболее жизнеспособных вариантов повышения эффективности бизнеса является автоматизация рабочих процессов .

Автоматизация рабочих процессов за счет использования правильных технологий стала для предприятий способом исключить вмешательство человека и надзор за выполнением трудоемких и повторяющихся задач. В результате компании могут сократить операционные расходы на выполнение этих задач, а также устранить человеческий фактор.

Благодаря различным достижениям в области технологий в последние годы существует так много бизнес-процессов и элементов для реализации автоматизации рабочих процессов.

Что такое автоматизация рабочего процесса?

Автоматизация рабочих процессов относится к тому, как мы используем инструменты и технологии для автоматизации рабочих процессов или бизнес-процессов, чтобы:

Сокращение или устранение затрат на оплату труда, связанных с наймом штатных сотрудников
Освобождение ценного времени сотрудников от выполнения повторяющихся административных задач
Повышение организационной производительности
Сокращение операционных расходов

Не все рабочие процессы можно и нужно автоматизировать, некоторые невозможно автоматизировать из-за отсутствия технологий, а некоторые могут быть слишком дорогими для автоматизации.

В целом, мы должны автоматизировать рабочие процессы, которые:

Повторяющиеся и/или требующие много времени для выполнения
Не требует сложного принятия решений для завершения
Он подвержен ошибкам, а точность и последовательность важны для этого рабочего процесса.

Принципы выполнения автоматизации рабочего процесса

Хотя фактическая реализация автоматизации рабочего процесса может варьироваться в зависимости от самого процесса, вот несколько основных принципов, которым необходимо следовать:

Убедитесь, что вы правильно поняли рабочий процесс

Прежде чем внедрять автоматизацию, вам необходимо полностью понять рабочий процесс и существующую вокруг него систему.

Важно понимать, что стоит автоматизировать рабочий процесс только тогда, когда он уже эффективен . Автоматизация неэффективного рабочего процесса также усилит его неэффективность, что в долгосрочной перспективе может привести к обратным результатам.

Крайне важно сначала отобразить рабочий процесс с помощью программного обеспечения для отображения рабочего процесса, чтобы вы могли видеть весь процесс с высоты птичьего полета. При правильной визуализации с помощью карт рабочего процесса вы можете быстро определить узкие места и избыточность, чтобы максимально оптимизировать рабочий процесс.

Проверить на согласованность

Автоматизированный рабочий процесс будет согласовываться с окружающими бизнес-процессами.

Помните, что все рабочие процессы в вашем бизнесе уникальны, поэтому при автоматизации рабочего процесса вы должны убедиться, что он не нарушает другие процессы и их соответствующие входы и выходы.

Сосредоточьтесь на самых маленьких шагах, шаг за шагом

Важно понимать, что вам не нужно автоматизировать все этапы рабочего процесса сразу. Это может привести к тому, что процесс автоматизации станет слишком дорогим. Вы можете частично автоматизировать рабочие процессы, а при необходимости разбить проект автоматизации на несколько этапов.

Автоматизированный рабочий процесс = более простой рабочий процесс

Сосредоточьтесь на простоте: автоматизация рабочего процесса направлена на то, чтобы сделать его проще, а не сложнее, чем раньше. Оцените рабочий процесс после его автоматизации. Если это требует больше человеческого наблюдения, чем вмешательства, то что-то не так.

Убедитесь, что он масштабируемый и гибкий

Ваши рабочие процессы и бизнес-процессы будут развиваться, поэтому убедитесь, что технология автоматизации достаточно универсальна, чтобы адаптироваться и следовать эволюции вашего бизнеса.

Онбординг

Автоматизированный рабочий процесс достигнет максимальной эффективности только тогда, когда ваша команда поймет, как правильно его использовать. Чем лучше ваша команда понимает бизнес-процесс, тем лучше автоматизация будет работать и интегрироваться с другими процессами. Опять же, важно составить карту рабочего процесса, чтобы каждый в вашей команде мог адекватно понять, о чем идет речь.

Преимущества автоматизации рабочего процесса

Вашему бизнесу нужна автоматизация рабочих процессов? Здесь мы обсудим некоторые ключевые преимущества, которые автоматизация рабочих процессов может принести вашему бизнесу:

Улучшенная экономическая эффективность

Вероятно, самым важным преимуществом внедрения автоматизации рабочих процессов является снижение затрат. Автоматизация рабочего процесса может значительно помочь сократить ваши операционные расходы (особенно затраты на персонал) и повысить рентабельность.

Например, вероятно, намного дешевле запускать автоматизированное программное обеспечение 24 часа в сутки 7 дней в неделю, чем нанимать трех сотрудников для выполнения трех разных смен. Кроме того, ни для кого не секрет, что работники-люди неизбежно допускают ошибки, которые в долгосрочной перспективе могут дорого стоить. Устранение этих ошибок может в конечном итоге сэкономить вашему бизнесу много денег.

Улучшенная производительность

Автоматизация может освободить ваших ключевых сотрудников от избыточных административных задач, таких как выставление счетов и выставление счетов. Если мы сможем автоматизировать эти задачи, мы сможем позволить этим сотрудникам сосредоточиться на своих компетенциях и внести больший вклад в достижение целей вашей организации.

Больше контроля над вашими рабочими процессами

Автоматизация — отличный способ установить контроль над всеми вашими бизнес-процессами. Почему? Любой автоматизированный рабочий процесс, по сути, всегда находится под вашим контролем и всегда документируется. Вы получите четкие записи, которые могут сказать вам, что было выполнено.

Улучшите моральный дух и производительность сотрудников

Распространенной проблемой при внедрении автоматизации является то, что сотрудники и менеджеры опасаются, что автоматизация может взять на себя функции сотрудников. Однако, хотя автоматизация действительно может сократить количество смен сотрудников и даже устранить некоторые роли, она может помочь улучшить моральный дух существующих сотрудников, предоставив им больше возможностей для использования своих основных компетенций и развития целеустремленности.

Конечные слова

Автоматизация рабочих процессов может значительно способствовать успеху организации на многих различных уровнях. Кроме того, если в прошлом автоматизация бизнес-процессов была очень дорогой, когда предприятия должны были вкладывать средства в дорогостоящую установку решений автоматизации на месте, в настоящее время различные облачные решения доступны по цене.

Однако ключ в том, чтобы убедиться, что ваш рабочий процесс уже эффективен , прежде чем вы его автоматизируете. Наличие расширенного решения для управления рабочими процессами может помочь обеспечить эффективность и прозрачность всех ваших рабочих процессов.

Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.