10 лучших телефонных систем с автосекретарем в 2020 году

Одна из наиболее важных статистических данных по обслуживанию клиентов от Bain and Company гласит, что компании, которые обеспечивают превосходное обслуживание клиентов, увидят, что их доходы вырастут на 4-8%. VoIP для бизнеса предоставляет уникальные возможности для маршрутизации вызовов и повышения качества обслуживания, доставляя абонентов в нужное место. Помните, у вас есть всего около семи секунд, чтобы произвести впечатление, так что считайте это.

Лучшие телефонные системы с автосекретарем — это полезный способ быстро представить ваш бренд звонящим и упростить первоначальное взаимодействие с клиентами.

Что такое автосекретарь?

Автосекретари — это программные инструменты, которые компания использует для ответа на входящие телефонные звонки. Иногда их называют виртуальными регистраторами или автоматическими регистраторами. Эти системы не позволяют клиентам вешать трубку за счет более эффективной маршрутизации вызывающего абонента. Помимо переадресации вызовов, автосекретарь предоставляет звонящим такую ​​информацию, как часы работы и местонахождение предприятия.

Многоуровневый автосекретарь — это когда предварительно записанное сообщение дает звонящему дополнительные возможности после выбора отдела. У них также есть возможность отправлять клиентов на голосовую почту или голосовую почту агента.

Как настроить автосекретаря

Процесс настройки лучшей телефонной системы автосекретаря будет зависеть от вашего провайдера — у некоторых есть готовые варианты преобразования текста в голос, а другие требуют, чтобы вы создали свои сценарии и аудиофайлы. Например, изучение того, как настроить автосекретаря Dialpad с помощью их руководства, — это совершенно другой процесс, чем интерфейс перетаскивания Jive для разработки пути клиента.

Вот краткое руководство по настройке программного обеспечения автоматизированного оператора через панель управления:

1. Определите метод управления вызовами для вашего автосекретаря — должны ли звонки направляться автосекретарю, на который секретарь не может ответить? Или это должны быть все звонки?
2. Назначьте телефонный номер оператору и добавьте любые дополнительные номера, которые будут использоваться оператором.
3. Создавайте приветствия и пункты меню, либо вводя их для преобразования текста в речь, либо записывая их для будущей загрузки в систему.
4. Запишите сценарии ответа автосекретаря на голосовую почту.
5. При необходимости добавьте группы администраторов. Они перенаправляют входящие вызовы определенным пользователям перед попаданием в автосекретарь.
6. Решите, будет ли опция оператора. Это настроит систему так, чтобы она принимала «0» или другую цифру на клавиатуре в качестве способа по умолчанию связаться с секретарем или автоответчиком.
7. Настройте часы работы.
8. Настройте расписание для дневного и ночного режима.
9. Настройте поздравления и расписания на праздники.
10. Настройте параметр тайм-аута. Это либо повторит приветствие, либо направит вызов секретарю, если вызывающий абонент не отвечает на подсказки.
11. Сохраните ваши настройки.

В целом система обычно включает в себя настройку потока вызовов либо через портал, либо через номер дозвона с использованием одной из конечных точек, находящихся в вызывающей системе. Большинство систем просят вас ввести или записать начальное приветствие, а также приветствия для рабочих часов, праздников и каждого отдела. Вас также попросят ввести конкретные номера телефонов или добавочные номера для каждого отдела. Некоторые системы включают набор добавочного номера первого уровня, что позволяет пользователям набирать добавочный номер сразу, без необходимости просматривать все меню.

Вот как выглядит настройка Dialpad:

Вот как выглядит настройка перетаскивания Jive:

Разница между автосекретарем и IVR

Пытаясь понять разницу, лучше всего рассматривать автосекретарей как упрощенную автоматизированную систему, а интерактивные системы голосового ответа (IVR) — как более чувствительный и настраиваемый метод маршрутизации вызовов. Это не умаляет достоинств автосекретарей — они полезны для маршрутизации звонков в нужный отдел. Автосекретари — это более простой способ автоматизации маршрутизации вызовов — даже самые лучшие телефонные системы с автосекретарем не обеспечивают возможности самообслуживания или администрирования опросов, как система IVR.

Надежная система автосекретаря является базовой линией для многих провайдеров VoIP. Это хорошо работает для тех предприятий, которым не нужны функции распознавания голоса и оплаты счетов. Хотя автосекретарь менее сложен, он имеет такие функции, как дневной и ночной режимы. При настройке дневного и ночного режима в вашем бизнесе все вызовы могут звонить по номеру четыре раза, а затем отправлять вызов автосекретарю. При включении ночного режима по прошествии определенного времени вызовы будут автоматически направляться автосекретарю, поскольку нет доступных агентов.

Как и в случае с IVR, ваши сценарии автосекретаря — это ваше средство общения с клиентом. Последнее, что вам нужно, — это плохой поток автосекретаря, который расстраивает клиента при его маршрутизации.

Лучшие телефонные системы с автосекретарем

Какой автосекретарь лучше всего подходит для вашей организации? Почти каждый провайдер VoIP предоставляет ту или иную форму автосекретаря, связанную с их телефонной услугой, но вот наш список систем, которые легко настроить или которые выделяются для малого бизнеса.

КольцоЦентральное

В RingCentral есть многоуровневый автосекретарь, который может оказаться полезным для компаний с большим объемом входящих звонков. Эта функция автосекретаря доступна во всех планах, и ее даже можно опробовать во время бесплатной 15-дневной пробной версии RingCentral. Цены на планы варьируются от 24,99 до 44,99 долларов в месяц, и есть несколько альтернатив RingCentral, которые следует учитывать, если в этих планах отсутствуют функции, необходимые вашему бизнесу.

Другие важные особенности RingCentral:

• Круглосуточная поддержка клиентов
• Автоматическая запись звонков в Office Premium и выше
• Интеграция с Salesforce в Office Premium и выше

Nextiva

Nextiva — поставщик решений для делового общения, предназначенных для индивидуальных предпринимателей и небольших команд. Планы, которые они предлагают, рассчитаны на пользователя в месяц и варьируются от 35 до 55 долларов. В каждом плане есть опция автосекретаря, но профессионально записанное приветствие начинается с плана Pro. Это идеальное значение для предприятий, переходящих на облачные коммуникации, но если какой-то конкретной функции не хватает, рассмотрите альтернативы Nextiva.

Другие важные особенности Nextiva:

• Безлимитные SMS в Pro и выше
• Приложения для мобильных телефонов доступны в версии Pro и выше
• Интеграция CRM с Salesforce и Zendesk

Кузнечик

Grasshopper — еще один провайдер, который предоставляет VoIP-решения для индивидуальных предпринимателей и малых предприятий. В Grasshopper есть автосекретарь, который предоставляет записанные сценарии для ответа на ваши входящие звонки. Компания также имеет профессиональную студию озвучивания за дополнительную плату. Если вы предпочитаете, чтобы звонки принимал живой человек, в Grasshopper также есть опция живого виртуального секретаря. Тарифные планы Grasshopper варьируются от 29 до 89 долларов в месяц.

Другие важные особенности Grasshopper:

• Настольные и мобильные приложения со всеми планами
• Доступна интеграция с Gmail
• Транскрипция голосовой почты включена во все планы

Вонаж

Vonage предлагает конкурентоспособные планы для малого бизнеса или предприятий. Компания хорошо конкурирует с конкурентами, предлагая трехуровневые планы, а также функции a la carte, которые лучше соответствуют вашим потребностям. Цена Vonage Business Cloud составляет от 19,99 до 39,99 долларов, и все планы включают автосекретаря. Однако, если вы ищете многоуровневого автосекретаря, вам понадобится премиум-план или выше.

Другие важные особенности Vonage:

• Интеграция с Salesforce и Microsoft Dynamics
• Защита от спама для всех входящих звонков
• Доступна запись разговоров в масштабе всей компании

8×8

8×8 — для компаний с большим количеством входящих международных звонков. Цены на планы 8 × 8 варьируются от 25 до 55 долларов за пользователя в месяц. Каждый план поставляется с автосекретарем, а также мобильными и настольными приложениями. Однако автосекретарь не информирует звонящих о текущем времени ожидания, что делает его оптимальным для компаний с небольшим объемом звонков. Несколько лет назад мы создали видео, в котором подробно описан процесс настройки сопоставления клавиш автосекретаря для 8×8.

Другие важные особенности 8×8:

• До 10 ГБ медиа-хранилища (записи звонков или совещаний)
• Безлимитные звонки в 47 стран
• Доступ к дозвону по имени справочника

3CX

Телефонная система 3CX для бизнеса включает в себя цифровую секретаршу и выделяется тем, что позволяет записывать в различных форматах аудиофайлов, таких как WAV, PCM, 8 кГц, 16 бит и моно. Их параметры меню и подменю для настройки оператора довольно обширны с такими вариантами выбора, как «подключиться к очереди», «перевести на голосовую почту» и «отправить вызов в приложения потока вызовов». Всего при настройке этого аспекта вашей маршрутизации у вас есть 10 вариантов того, как направлять вызывающих абонентов.

Другие важные особенности 3CX:

• Поддержка HD-видеоконференций
• Поддержка нескольких моделей офисных настольных телефонов.
• Идентификатор вызывающего абонента, удаленная переадресация вызовов и тарификация в зависимости от количества одновременных вызовов.

Оома

Ooma предоставляет автосекретаря при настройке учетной записи. По умолчанию автосекретарь для Ooma, которого они называют виртуальным секретарем, настроен с включенным преобразованием текста в речь. Это означает, что вы выбираете приветствие, а компьютерный голос читает его вызывающему абоненту. Панель управления также позволяет записывать аудиофайлы, поэтому, если у вас есть секретарь, который является вашим типичным первым контактным лицом, это хороший вариант.

Автосекретарь Ooma предоставляет членам команды средство для удаленной проверки голосовой почты на мобильном телефоне. Ознакомьтесь с нашим руководством по ценам на офисы Ooma, чтобы узнать больше.

Другие важные особенности Ooma:

• Мультизвонок для одновременного звонка на несколько устройств
• Расширенная блокировка вызовов
• Базовая станция Ooma Office соединяет существующие аналоговые телефоны с сетью VoIP.

Phone.com

Phone.com выделяется в индустрии VoIP, поскольку включает один местный или бесплатный номер с несколькими бизнес-планами. Автосекретарь также включен в их планы Base, Plus и Pro, а его самый низкий план стоит всего 12,99 долларов в месяц. Phone.com провел специальные вебинары для тех, кто хочет настроить автосекретарь. Его цена ставит его в ту же нишу, что и Grasshopper, поэтому он был показан в нашем противостоянии Grasshopper и Phone.com.

Другие важные особенности Phone.com:

• Телефонные номера тщеславия
• СМС сообщения включены
• Неограниченные пользовательские расширения

Джайв

Недавно мы рассказали о Jive PBX и телефонной системе для бизнеса, а также об их редакторе плана нумерации для маршрутизации вызывающих абонентов. Редактор Jive использует систему перетаскивания, которая распространяется на функции автосекретаря. С телефонной системой VoIP вы быстро решаете, что происходит, когда вызывающий абонент связывается с вашим автосекретарем, что сокращает время обработки и снижает вероятность случайного неправильного маршрута.

Другие важные особенности Jive:

• Маршрутизация вызовов по расписанию и функции контакт-центра
• Найди меня/следуй за мной
• Поддержка смартфонов для Android, iOS и Windows Mobile

Клавиатура для набора номера

В последнее время в Dialpad появилось несколько новых разработок, которые помогают проиллюстрировать их приверженность предоставлению своим клиентам мощных функций. Автосекретарь Dialpad настраивается через браузер, поэтому внесение незначительных изменений выполняется на большинстве устройств. Автосекретарь доступен на каждом уровне панели набора номера.

Другие важные особенности Dialpad:

• Возможности колл-центра
• Запись звонков на уровне Pro и выше
• Виртуальные телефонные номера в 50 странах

Являются ли телефонные системы с автосекретарем альтернативой IVR?

Прежде чем выбрать поставщика автосекретаря из нашего списка, поймите, что он не может делать все. Решение IVR лучше для вашей организации, если вам нужно:

• Варианты самообслуживания для клиентов
• CSAT (опросы удовлетворенности клиентов)
• Меню, доступные с помощью голосового ответа

Автосекретари выделяются тем, что их легко внедрить в любую офисную среду — они сокращают время ожидания и помогают клиентам добраться до нужного отдела. Их также следует учитывать малым предприятиям, которым не нужны слишком сложные меню для своих клиентов.

Если вам нужна более подробная форма маршрутизации вызовов, узнайте больше о системах IVR — у нас есть подробные списки и ответы на часто задаваемые вопросы для ведущих поставщиков, а также информация о важнейших функциях.