Оставайтесь организованными, оставайтесь продуктивными — как найти лучшее решение для командной работы

На данный момент решения для управления проектами и совместной работы очень похожи на решения для группового обмена сообщениями. Если ваша команда не использует его, вы можете упустить огромный прирост производительности, но вариантов тоже пруд пруди. Просто взгляните на наш список альтернатив Basecamp, и ваша голова может уже закружиться от вопросов, и нам пришлось сократить наш список, чтобы сосредоточиться на наших любимых вариантах.

Теперь, когда мы говорим об инструментах для совместной работы, мы не обязательно имеем в виду только командный обмен сообщениями. Эти решения для совместной работы, больше похожие на управление проектами, задачами и файлами, обычно объединяют старые практики с современной презентацией.

Между приложениями на основе списков или стилем доски и визуально ориентированными вариантами, с такими решениями, легко заблудиться в вариантах. И это даже после того, как вы признали, что приложение для совместной работы является подходящим инструментом для вашей команды. Некоторые из вас, читающие это, все еще могут даже задаться вопросом, стоит ли вообще вкладывать деньги. Итак, давайте выясним — почему ваша команда должна использовать решение для совместной работы, и как тогда выбрать, какое из них лучше?

Почему ваша команда должна даже беспокоиться?

Я уверен, что первый вопрос, который задают все, будет заключаться в том, зачем их команде вообще беспокоиться об одном из этих приложений для управления и совместной работы. В конце концов, предприятия десятилетиями функционировали без компьютеров, и даже с компьютерами нам не нужно было какое-то «приложение» для управления нашими проектами. Мы можем просто использовать доски для отслеживания текущих проектов и задач, мы можем использовать каталоги для управления нашими командами, мы можем использовать заметки на наших мониторах, чтобы напоминать нам о задачах, или просто планировать все в календаре.

Конечно, у нас есть ручка и бумага или, по крайней мере, какая-то методология, стоящая за нашей организацией. Как и в случае с командными сообщениями, до этого были телефоны и электронная почта, или просто человеческое взаимодействие и личные беседы. Кроме того, мы все еще видим причину использовать эти приложения для обмена сообщениями в нашей повседневной работе и даже в личной жизни.

Решения для совместной работы такие же — они заменяют наши старые методы одним централизованным приложением, которое помогает нам всем управлять. Эти приложения могут помочь нам изменить то, как мы работаем, на новый уровень эффективности: будь то простой список текущих задач и тех, кому они назначены; или панель инструментов для всей команды, чтобы отслеживать текущий прогресс месячного проекта, или даже совместное рабочее пространство для совместного использования и редактирования документов в режиме реального времени.

Способы нашей работы меняются, все работают удаленно, команды рассредоточены, документы и файлы постоянно используются совместно, а проекты со временем развиваются. Разве у нас не должна быть методология для нашего безумия, столь же гибкая, как и наша новая рабочая жизнь?

Преимущества перед традиционными методами

Итак, основная идея состоит в том, чтобы заручиться решением — как правило, облачным веб-приложением, — которое поможет вашей команде оставаться организованной, быть в курсе последней информации и совместно работать над проектами, чтобы выполнять работу лучше, быстрее и даже проще.

Звучит здорово, но как именно веб-приложение поможет вам сделать это лучше, чем календарь, ручка и немного бумаги? Что ж, почти каждое решение немного отличается по способу организации вашей команды и их совместной работы, но все они основываются на одних и тех же базовых концепциях.

• Эффективное сотрудничество на ходу

Одним из самых больших преимуществ здесь является мгновенная информация, доступная в любом месте в любое время. Поскольку эти решения встроены в облако и вокруг него, как и другие ваши бизнес-приложения, вы можете использовать их где угодно. Мобильные приложения, настольные приложения или даже просто веб-доступ доступны в любом месте, где у вас есть компьютер и подключение к Интернету, и все остается точно таким, каким оно было в последний раз, когда вы его оставили.

Вместо того, чтобы оставлять свою книгу планирования в офисе или рисовать на доске все, что вы не можете взять с собой, планирование всей вашей организации, управление задачами, планирование и совместная работа хранятся в облаке; и платформа идет туда, куда вы идете. Всегда будьте в курсе того, что делает ваша команда, их прогресс и даже сотрудничайте или делегируйте полномочия в режиме реального времени.

• Повышение гибкости бизнеса

Благодаря постоянно обновляемому пакету для совместной работы, доступному на ходу, ваша команда всегда может быть готова решить проблему или препятствие по мере их появления. Вместо того, чтобы просто бросить этот черновик на стол начальника или отправить электронное письмо и ждать ответа, приложения для совместной работы позволяют мгновенно обмениваться файлами или обновлениями с мгновенными предупреждениями и уведомлениями для принимающей стороны.

Уже одно это должно помочь улучшить время отклика и гибкость вашего бизнеса с помощью одной лаконичной платформы, с помощью которой можно обмениваться обновлениями, отправлять и даже редактировать черновики или реагировать на критические изменения в проектах. Все доступно на мобильных платформах, что еще больше помогает укрепить эту маневренность и гибкость.

• Консолидация решений

Ваша команда вполне может создать методологию отслеживания прогресса и совместной работы, не зависящую от облачного приложения. Электронные таблицы Excel могут отслеживать проекты, общие таблицы Google можно даже использовать для последовательного отслеживания проектов для нескольких команд. Но тогда каждый должен обновлять свои календари индивидуально или использовать электронную почту или даже приложение для обмена сообщениями в команде, чтобы обмениваться файлами и черновиками — или перетаскивать их в папку для сброса.

Но затем вам нужно написать кому-нибудь по электронной почте, чтобы спросить об обновлении или исправлении, и электронная почта будет скрыта, а файл будет удален из почтового ящика. Дело в том, что с таким количеством различных решений трудно оставаться в курсе всего, и время тратится впустую, просто пытаясь прыгнуть через обручи. Не было бы намного проще, если бы было всего одно решение, позволяющее отслеживать все в одном месте со встроенной связью?

• Улучшите процесс, сэкономьте время

В конце концов, все это работает вместе, чтобы помочь сэкономить ваше деловое время. Улучшив весь процесс совместной работы и управления задачами, вы сможете тратить меньше времени на микроуправление. Благодаря решению для совместной работы каждый член команды может получать уведомления одновременно, все календари обновляются мгновенно и одновременно, все участники конкретного проекта могут одновременно получать одни и те же обновления или уведомления, а файлы остаются объединенными и легкодоступными. .

Весь смысл в том, чтобы сэкономить время, и этого можно добиться, улучшив взаимодействие вашей команды и выполнение работы с помощью процессов, которые помогают установить эти решения.

На что ваша команда уже полагается

Если вы решили, что одно из этих решений вам подходит, то отлично. Теперь вам просто нужно понять, как найти правильное решение, которое лучше всего подходит для вашей команды. Как и в нашем руководстве по переходу на унифицированные коммуникации, лучше всего начать с изучения того, что у вас уже есть. Скорее всего, ваша команда уже использует для общения электронную почту или даже групповые сообщения, а совместная работа осуществляется во время неформальных встреч в переговорных комнатах, быстрой электронной почты или онлайн-чата.

В конце концов, это будет зависеть от того, в какой отрасли находится ваш бизнес и какая работа выполняется. Но в целом вам следует взглянуть на то, на что уже опирается ваша команда:

• Как команды узнают, над чем они работают?
• Как все узнают, какие задачи им поручены?
• Каков существующий процесс отслеживания и завершения работы?
• Каков процесс сотрудничества и обмена черновиками или идеями?
• Как файлы передаются, совместно используются и редактируются?
• Как управляются календари и планируются встречи?

Отсюда лица, принимающие решения, должны попытаться провести инвентаризацию существующего оборудования или программного обеспечения, используемого для совместной работы, будь то электронная почта, обмен сообщениями, телефонные звонки, видеоконференции или конкретные решения, такие как Drop Box для обмена файлами или Google Docs для редактирования документов. Понимание того, какие инструменты необходимо заменить, поможет принять окончательное решение.

Поймите, что нужно вашей команде

Командное сотрудничество для крупного предприятия будет выглядеть совсем иначе, чем для малого и среднего бизнеса. Если вы ищете корпоративное решение, хорошей отправной точкой будет наша прямая статья, сравнивающая Cisco WebEx Teams и Microsoft Teams, два крупнейших имени в программном обеспечении для совместной работы корпоративных команд. Для компаний всех размеров не все работают одинаково, и не каждое решение обеспечивает совместную работу и управление проектами одинаково. В зависимости от решений, процессов или приложений, которые ваша команда уже использует для совместной работы, решение, выбранное для каждой команды, может отличаться.

Создание инвентаризации или общего представления о том, как ваша команда уже работает, поможет сфокусировать решение на решении, которое лучше всего соответствует тому, что ваша команда уже делает или должна сделать. Отсюда лица, принимающие решения, могут расставлять приоритеты для разных подходов или даже для разных функций, предлагаемых решениями — этот список приоритетов может помочь отфильтровать этот список покупок.

Для краткости наиболее распространенные функции совместной работы и управления проектами включают:

• Текстовое, списочное управление проектами. Basecamp известен своей направленностью на «список», которая позволяет пользователям создавать текстовые списки проектов и задач. Иногда чем проще, тем лучше.
• ИЛИ визуальное, ориентированное на доску управление проектами. Это больше похоже на то, что делает Trello, организуя p проектов и задач в визуальные «карточки», которые предлагают много информации с первого взгляда.
• Лента активности, чтобы увидеть, кто над чем работает.
• Автоматические уведомления по электронной почте об обновлениях
• Создавайте и делитесь пользовательскими календарями, которые можно синхронизировать одновременно.
• Углубленное управление проектами — дифференциация между большими проектами, меньшими задачами и еще меньшими подзадачами. Некоторые решения не настолько глубоки в организации.
• Настраиваемые информационные панели — ежедневные, еженедельные или ориентированные на проект «Информационные панели», которые обеспечивают общее представление о проекте и его ходе.
• Живой обмен файлами и редактирование для совместной работы

Как только вы поймете, что ваша команда уже использует, и какие новые функции или функции они могли бы улучшить, вы можете приступить к поиску правильного решения.

Сравнение ваших вариантов

Знать, что нужно вашей команде, — это только полдела. Вторая половина состоит в том, чтобы взять эту информацию и поискать лучшее решение. С таким большим количеством предложений на рынке и отсутствием невероятной дифференциации, просмотр их всех может занять очень много времени и быть ошеломляющим. Когда мы пытаемся составить список наших любимых решений, мы обычно сосредотачиваемся на нескольких ключевых аспектах. Цена важна, но не единственная часть головоломки.

• Включенные характеристики и функции

Я коснулся этого выше, но стоит упомянуть еще раз. Не все приложения созданы одинаковыми, и основное отличие, которое вы заметите, заключается в подходе и представлении. Например, Basecamp в основном основан на тексте и списках, тогда как Trello использует «карточки», чтобы помочь визуально организовать ваши проекты и совместную работу. Basecamp терпит неудачу и не позволяет пользователям добавлять «подзадачи», в то время как Asana позволяет пользователям углубляться и добавлять столько подзадач, сколько им нужно.

Некоторые решения будут включать в себя календарь или даже встроенный обмен сообщениями, а другие — нет. Вот почему важно знать, на что уже опирается ваша команда, чтобы найти решение, которое не имеет пробелов в функциях и остается знакомым для команды.

• Интеграции и гибкость

Помимо встроенных возможностей и функций, еще одним не менее важным аспектом является возможность построения решения. Интеграция, основанная на самой важной аббревиатуре 2017 года, заключается в добавлении совершенно новых функций и функций.

Обычно интеграции позволяют нам подключать одно существующее решение к другому — для совместной работы в команде и управления проектами, что может означать добавление в вашу CRM для хранения соответствующей информации или интеграцию, скажем, Basecamp в Slack, чтобы все обновления вашего проекта помещались в Slack room вместо того, чтобы электронные письма загромождали ваш почтовый ящик.

• Пользовательский опыт и простота использования

В конце концов, если решение сложное, запутанное, сложное или просто трудное в использовании, ваша команда не захочет переходить на другое. Последнее, что вам нужно, это потратить все это время и деньги на исследования, исследования и покупку решения, чтобы никто даже не беспокоился. Чтобы предотвратить крики о том, что «старый способ был намного проще», пользовательский опыт должен иметь очень высокий приоритет.

Если ваша команда привыкла к спискам, то оставайтесь с решением, основанным на списках, зачем добавлять визуальные эффекты и информационные панели, которые все равно никому не нужны? Понимание того, как ваша команда работает в настоящее время, и какие инструменты они уже используют, в сочетании с периодом тестирования помогут определить лучшее решение. Эти приложения обычно имеют пробные версии или гарантии возврата денег, так что используйте их.

• Цены и ограничения

Как и в случае любого серьезного бизнес-решения, стоимость является абсолютной серьезной проблемой. Если решение слишком дорогое, и ваша команда не может обосновать включение, они не беспокоятся. Однако важнее то, как продаются приложения и решения. В моделях на основе подписки невероятно распространено «уровень» разных пакетов для разных размеров команды или ценовых категорий. Важным аспектом здесь является то, что разные уровни обычно имеют разные ограничения.

Таким образом, базовый план может разрешить 10 пользователей, но ограничивает ваши «команды» до 2, а ваши «проекты» до 5, для гипотетического примера. Обратите внимание на стоимость, а также на то, что именно вы получаете за эту стоимость.

Собираем все вместе

После сбора всей необходимой информации и формирования понимания того, как работает ваша команда, самое время приступить к поиску. Конечно, самый очевидный способ — просто поискать лучшие решения в Google. Базовый документ Word или электронная таблица Excel могут помочь отслеживать все соответствующие варианты, которые вы найдете, или помочь организовать различные приоритеты.

Это похоже на то, что мы в GetVoIP делаем при организации страниц наших провайдеров, таких как наш список решений для совместной работы, или даже некоторые из наших сообщений, таких как Лучшие альтернативы Basecamp, на которые я ссылался в начале.

Попробуйте перед покупкой

Было бы полезно составить текущий список функций, которые нужны или нужны вашей команде, и использовать его для формирования контрольного списка для запуска каждого отдельного решения — это также может помочь отслеживать различные ограничения ценообразования для различных функций.

Однако, в конце концов, настоящим испытанием является проверка решения. Пробуйте разные решения в течение недели или двух за раз или назначьте две команды для двух разных решений и выслушайте их мнение после периода тестирования. Вы можете быть удивлены, насколько больше они успевают за такой короткий период времени.