Лучшие советы и рекомендации по Microsoft Teams

Опубликовано: 2022-12-30

Это был чертовски трудный год для гибридных рабочих. В 2022 году многое изменилось, от массовых увольнений технических специалистов до множества новых удаленных рабочих мест по всей стране, и это не может быть более верным для всеми любимой платформы для совместной работы: Microsoft Teams.

За последний год Microsoft Teams добавила в свою платформу широкий спектр новых возможностей и функций, повысив производительность, облегчив командное общение и даже добавив немного удовольствия на рабочем месте. На самом деле, на платформе так много новых дополнений, что мы хотели, чтобы наши читатели были полностью в курсе того, что вы можете делать с Microsoft Teams.

В этом руководстве мы рассмотрим некоторые советы и рекомендации, благодаря которым Microsoft Teams стала такой популярной платформой для совместной работы в деловом мире.

  • Поиск веток сообщений
  • Живые переведенные субтитры
  • Короткие видео сообщения
  • Функция «картинка в картинке»
  • Интеллектуальное резюме
  • Интеграция электронной подписи
  • Игры для работы
  • Джазовая музыка
  • Горячие клавиши
  • Фильтровать сообщения
  • Не беспокоить

Облегчение командной коммуникации

Цель программного обеспечения для веб-конференций, такого как Microsoft Teams, — оставаться на связи с вашей командой, что может объяснить название. Впоследствии появилось множество функций, направленных на облегчение общения, будь то видеовстречи или потоки сообщений.

Вот несколько советов и приемов, как это сделать:

Поиск веток сообщений

Как может подтвердить любой сотрудник, который использовал платформу обмена сообщениями, такую ​​как Slack, важность возможности находить ранее отправленные сообщения не имеет себе равных. Если вы пытаетесь отследить ссылку, которую потеряли, или вам просто нужно узнать, как называется эта конкретная кампания, отслеживание архивных сообщений не должно быть проблемой.

Команды Microsoft поняли это, поскольку в сентябре платформа выпустила обновление , которое позволило пользователям сделать еще один шаг и искать полноценные цепочки сообщений, поэтому вы можете видеть все обсуждаемое, а не одно сообщение. Это дает гораздо больше контекста, когда дело доходит до поиска сообщений, и может гораздо эффективнее поддерживать связь между членами команды.

Живые переведенные субтитры

Движение за гибридную работу сделало возможным работу из любого места в деловом мире. Впоследствии многие менеджеры использовали это в своих интересах, нанимая сотрудников из других стран, чем их собственные. Однако это может создать некоторые языковые барьеры, которые могут помешать вам поддерживать открытые линии связи в вашей команде.

К счастью, технологии развиваются достаточно быстро, и эта проблема не должна беспокоить пользователей Microsoft Teams, поскольку платформа теперь предлагает живые переведенные субтитры во время встреч. Полностью программная система обеспечивает быстрые и в основном точные переводы, поэтому общаться с коллегами по всему миру будет проще, чем когда-либо.[/vc_column_text]

Подписи Microsoft Teams Live с переводом

Короткие видео сообщения

Практически каждое исследование в сфере бизнеса говорит о том, что будущее за видео. От TikTok до Zoom среда становится все более популярной для всего, от развлечений до общения. Хотя Microsoft Teams уже некоторое время предлагает видеоконференции, иногда требуется более современный и творческий способ оставаться на связи.

Именно поэтому платформа добавила возможность отправлять и получать видеосообщения прямо на платформе. Эта функция, получившая название «Видеоклипы», позволяет пользователям записывать короткие видеоклипы для объяснения процессов или предоставления важной информации для проекта. Он в основном предназначен для гибридных рабочих групп, у которых может не быть расписания для проведения коротких совещаний по мелким деталям.

[/vc_column][/vc_row]

Повышение производительности

Хотя обеспечение эффективной коммуникации, безусловно, важно для таких платформ, как Microsoft Teams, конечно, не повредит, если повысится и производительность. В конце концов, Microsoft Teams позиционирует себя больше, чем просто инструмент для видеоконференций, так что еще он может сделать, чтобы дать вашей команде немного больше, когда дело доходит до производительности?

Оказывается, совсем немного! На самом деле причина, по которой Teams так широко используется предприятиями, заключается в том, что они предлагают функции, выходящие за рамки общения и облегчающие реальную работу сотрудников. Вот несколько способов использования Microsoft Teams для повышения производительности.

Функция «картинка в картинке»

Находитесь ли вы в офисе или работаете дома, видеозвонки стали частью вашей повседневной жизни. Как, вероятно, согласятся многие сотрудники, не каждая отдельная видеоконференция требует вашего полного внимания, а это означает, что выполнение небольшой работы во время затишья может действительно повысить вашу производительность. К сожалению, некоторые платформы для видеоконференций затрудняют доступ к другим приложениям или сайтам во время встречи.

Но не Microsoft Teams! Благодаря недавнему обновлению приложение Microsoft Teams на iPhone и iPad поддерживает функцию «картинка в картинке », поэтому вы можете получить доступ к другим приложениям во время собрания. Он даже предоставляет регулируемое окно, поэтому вы можете точно выбрать, сколько места на экране занимает ваша видеовстреча.

Интеллектуальное резюме

Сила искусственного интеллекта неоднократно использовалась для повышения производительности в бизнесе. Microsoft Teams ничем не отличается от других, предлагая множество автоматизированных интеллектуальных функций, призванных помочь вашей команде работать более эффективно. Одним из них является интеллектуальное подведение итогов совещаний, которое предлагает сводку после совещания на основе ИИ, предоставляемую всем участникам.

Выпущенный в октябрьском обновлении , в котором представлен широкий спектр улучшений Teams, интеллектуальный подведение итогов все еще находится в зачаточном состоянии, подытоживая все на всем собрании, а не выделяя конкретные важные аспекты. Тем не менее, учитывая темпы обновления Microsoft Teams, мы предполагаем, что эта функция станет весьма полезной в ближайшие месяцы.

Интеграция электронной подписи

Мы все знаем, что вход и выход из различных учетных записей — это огромная трата времени, когда дело доходит до повседневных дел. Фактически, в Microsoft Teams раньше была интеграция с дизайном, которая позволяла пользователям подписывать онлайн-документы, которые требовали от пользователей входа в учетную запись каждый раз, когда они ее использовали.

К счастью, это уже не так, так как недавнее обновление решило проблему, позволив пользователям входить в систему каждые 30 дней, а не каждый день. Конечно, это может показаться незначительным, но эти крошечные улучшения сайта могут иметь большое значение, когда речь идет о повышении производительности.

Веселиться

Работа не всегда должна быть связана с работой. Поскольку баланс между работой и личной жизнью становится все более и более важным для сотрудников и работодателей в 2022 году, поиск способа вовлечь вашу команду вне работы может иметь большое значение для удержания лучших талантов и повышения производительности.

Microsoft Teams предназначен не только для проведения собраний и выполнения работы. Платформа создана для того, чтобы объединять сотрудников за рамками рабочих проектов, чтобы создать культуру, в которой люди действительно хотят работать. Вот как Microsoft Teams приносит немного удовольствия на рабочем месте.

Игры для работы

Если вы когда-нибудь играли в ледокол в начале встречи, вы знаете, что существует острая необходимость в обновленных стандартах веселья. Платформы для видеоконференций могут предоставить вам функцию видеочата для общения с вашей командой, но это не значит, что это действительно может сделать ваши игры увлекательными.

Что ж, Microsoft Teams на самом деле может сделать ваши игры увлекательными, поскольку предоставляет четыре собственных прямо на платформе. Правильно, Microsoft Teams недавно запустила новую функцию под названием Games for Work , которая предлагает Minesweeper, Solitaire, Wordament и IceBreakers, которые доступны непосредственно на платформе, и в них можно играть с коллегами.

Игры Microsoft Teams для работы

Джазовая музыка

Единственное, что может быть хуже, чем быть задержанным, — это делать это в тишине. В телефонных звонках звучит музыка ожидания, в лифтах есть музыка лифта, и, к счастью для пользователей, в Microsoft Teams тоже есть музыка ожидания!

Все верно, ноябрьское обновление позволяет администраторам добавлять музыку для удержания в Microsoft Teams, которая будет активироваться при передаче вызовов между сотрудниками. Это может показаться невеселым, но постарайтесь не танцевать, когда эти живые джазовые ритмы начинают качаться из динамика вашего ноутбука в перерывах между встречами.

Базовая функциональность

В Microsoft Teams так много всего, что можно легко забыть о некоторых основных функциях, встроенных в платформу. Чтобы дать вам немного больше информации о том, что Microsoft Teams может вам предложить, вот несколько основных советов по функциональности, которые помогут вам использовать платформу в полной мере.

Горячие клавиши

В 2022 году сочетания клавиш встроены практически во все платформы, которые вы только можете себе представить; вам просто нужно выяснить, какие из них работают для вас. Вот некоторые из наиболее полезных сочетаний клавиш для Microsoft Teams:

  • Поиск : Ctrl + E
  • Начать новый чат : Ctrl + N
  • Выключить камеру : Ctrl + Shift + O
  • Отключить звук встречи : Ctrl + Shift + M
  • Открыть фильтр : Ctrl + Shift + F
  • Включить размытие фона : Ctrl + Shift + P

Есть намного больше, но это хорошая отправная точка. Для получения дополнительной информации о сочетаниях клавиш для Microsoft Teams посетите веб-сайт, чтобы просмотреть полный список.

Фильтровать сообщения

Платформы обмена командными сообщениями великолепны, но с большими командами они могут стать немного громоздкими. В конце концов, не каждый член команды должен быть вовлечен в каждое отдельное общение, и именно здесь фильтрация сообщений может быть действительно полезной.

Подобно Slack, Twitter и многим другим платформам, Teams использует символ «@», чтобы пользователи могли помечать и фильтровать сообщения для конкретных целей. Просто введите символ и начните писать имя человека или группы, и вам будет предоставлен раскрывающийся список вариантов для ваших сообщений.

Не беспокоить

Никто не хочет быть доступным для сообщений в любое время. Иногда требуется небольшое время простоя, чтобы приступить к работе и закончить работу, и именно здесь может пригодиться изменение настроек ваших уведомлений.

В отличие от вашего телефона, Microsoft Teams не имеет специального режима «Не беспокоить», поэтому, если вы хотите получить немного конфиденциальности, вам придется перейти на страницу настроек и временно отключить уведомления. Однако не забудьте установить ограничение по времени, так как вы не захотите пропустить ничего важного, что появится позже на неделе.