Лучшие практики для эффективного управления данными
Опубликовано: 2021-05-19Данные важнее, чем когда-либо, для компаний любого размера. К сожалению, слишком многие предприятия не обрабатывают свои данные должным образом или не используют их так, как могли бы. По словам Ривери, «всего 3% данных корпоративного бизнеса соответствуют стандартам качества, а 60-73% данных никогда не используются для каких-либо стратегических целей» и «только 20% организаций, инвестирующих в управление информацией, добьются успеха до 2022 года».
Если вы хотите, чтобы ваш бизнес рос и процветал, вы должны начать с эффективного управления своими данными. Внедрение некоторых базовых стратегий управления данными поможет вашему бизнесу не только в краткосрочной перспективе, но и на годы вперед. Ниже вы можете найти несколько лучших практик, которые можно внедрить в свой бизнес для эффективного управления данными.
Знай свои пределы
В первую очередь нужно оценить собственные знания и способности. Чем больше данных использует ваш бизнес, тем больше знаний вам нужно о том, как ими управлять. Если это не то, в чем заключается ваш опыт, возможно, вам лучше нанять кого-нибудь извне, чтобы помочь вам.
Например, предположим, что ваша компания отслеживает запасы с помощью электронной таблицы Excel. Через некоторое время эта электронная таблица может стать настолько большой, что из нее будет трудно извлечь полезную информацию, особенно если вы новичок. В этом случае вы можете захотеть работать с бизнесом, который предлагает консультации по Microsoft Excel. Если в вашем бизнесе есть большие электронные таблицы Excel, и вы чувствуете, что можете получить от них больше, наем услуги, которая поможет вам, может стать достойным вложением.
Потратьте время, чтобы проанализировать свои сильные стороны, а также сильные стороны любого другого члена вашей команды. Если нет никого с обширным опытом управления данными, возможно, пришло время либо нанять кого-то, у кого он есть, либо кому-то, кто хочет узнать об этом больше. Наличие в вашей команде человека, способного эффективно улучшить ваши системы управления информацией, облегчит многие задачи в будущем.
Заранее определитесь со своими целями
Следующей важной практикой управления данными является раннее определение ваших целей. Вы должны учитывать все, чего вы пытаетесь достичь, собирая и анализируя эти данные. Вы пытаетесь улучшить свои маркетинговые усилия? Производительность сотрудников? Удовлетворенность клиентов? У вас может быть столько целей, сколько вы хотите, но работайте над тем, чтобы сделать их конкретными и подробными. Принятие решения о целях поможет вам сконцентрироваться на всех других усилиях по управлению данными в согласованном направлении.
Ищите правильные инструменты
Лучший способ улучшить свои методы управления данными — это использовать правильное программное обеспечение. С помощью правильных инструментов управления данными вы можете повысить эффективность, защитить свои данные и получить более подробную информацию. На рынке существует множество инструментов управления данными, поэтому вам следует потратить время на изучение нескольких вариантов. Если есть возможность, воспользуйтесь бесплатными пробными версиями, чтобы лучше понять, какие инструменты лучше всего подходят для вас.
При изучении ваших вариантов важно, чтобы вы получили что-то безопасное. Последнее, чего вы хотите, — это нежелательного вторжения в вашу систему данных или того, чтобы что-то случилось с вашими важными данными. Это особенно актуально, если вы храните конфиденциальную информацию о своих клиентах или сотрудниках, поскольку утечка может иметь катастрофические последствия для вашей компании. Передовые методы обеспечения безопасности данных — это отдельная тема, поэтому потратьте некоторое время на то, чтобы узнать о них как можно больше.
Сосредоточьтесь на качестве данных
Слишком много предприятий имеют много некачественных данных. Результатом является неэффективная система, в которой требуется слишком много времени, чтобы найти то, что вы ищете, или полученный анализ ненадежен. Таким образом, вы должны сделать приоритетом сосредоточиться на качестве ваших данных. Это означает ввод только тех данных, которые вам нужны, проверка их полноты и регулярное удаление устаревших данных.
Для этого вам нужно создать некоторые стандарты того, что вы считаете высококачественными данными. Затем вам нужно представить эти стандарты своей команде и убедиться, что все следуют им при вводе данных. Также может помочь нанять команду по контролю качества данных, которая будет регулярно проверять вашу информацию или внедрять какое-либо программное обеспечение для контроля качества данных. Что бы вы ни решили сделать, дополнительные усилия по обеспечению качества данных, скорее всего, займут больше времени, но в долгосрочной перспективе это даст лучшие результаты.
Сделайте данные легко доступными для нужных людей
Чтобы ваш бизнес работал эффективно, нужные люди должны иметь доступ к нужным им данным в нужное время. Например, если ваш коммивояжер не может получить доступ к базе данных клиентов на ходу, ему будет трудно работать наилучшим образом. Внедрите систему, в которой ваша команда сможет безопасно получать удаленный доступ к данным. Обычно это включает в себя создание имен пользователей и настройку разрешений для каждого пользователя. Кроме того, не забудьте ограничить доступ только тем, кто в нем нуждается, так как предоставление доступа слишком большому количеству людей представляет угрозу безопасности.
Наличие системы восстановления
Как бы вы ни были осторожны со своими данными, все равно может случиться что-то плохое. Возможно, произошел сбой жесткого диска или вирус начал удалять данные в облаке. Какой бы ни была причина, отсутствие информации даже на короткое время может стать проблемой. По словам Датто, даже час простоя может стоить до 8 000 долларов для небольшой компании, 74 000 долларов для средней компании и в общей сложности 700 000 долларов для крупного предприятия. Вот почему важно иметь систему восстановления.
Хорошая система восстановления регулярно создает резервные копии данных в безопасном месте. В нем также рассказывается, как восстановить данные с помощью этой резервной копии и как возобновить работу вашего бизнеса в кратчайшие сроки. Создайте систему восстановления сейчас, включая все шаги, которые вы будете выполнять для восстановления данных, и надейтесь, что она вам никогда не понадобится.
Регулярно пересматривайте методы управления данными и оборудование
Наконец, последняя лучшая практика — регулярно пересматривать свои текущие методы и искать улучшения. Со временем меняются ваши потребности в данных и среда вокруг них. Например, может наступить время, когда используемое вами облачное хранилище перестанет быть надежным или безопасным. Регулярно пересматривая свои текущие методы, вы можете быстро обнаружить неэффективность и внести улучшения до того, как они окажут негативное влияние на ваш бизнес слишком долго.
Поскольку данные играют такую важную роль в большинстве предприятий, важно эффективно управлять ими. Вышеупомянутые передовые методы являются хорошей отправной точкой и должны помочь вам настроить среду, в которой ваши данные будут эффективными, быстрыми и безопасными. Оттуда вы можете внедрить больше лучших практик, основанных на ваших конкретных потребностях, и продолжить поиск стратегий, которые помогут вам расти в будущем.
Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.