Лучшие практики для проведения онлайн-совещаний

Опубликовано: 2020-04-20

Многие компании используют онлайн-встречи как экономичное решение для проведения вебинаров, обучения и проведения конференций. Компании выбирают такие встречи отчасти из-за простоты внедрения и удобства. Кроме того, рынок переполнен инструментами, разработанными для удовлетворения потребностей малых, средних и крупных предприятий.

Виртуальные встречи обеспечивают эффективный способ повысить производительность организации и соблюдать правила социального дистанцирования, связанные с пандемией COVID-19. Чтобы обеспечить бесперебойную связь, вам необходимо выбрать идеальные технологии и программное обеспечение. Правильный выбор инструмента определяется типом передаваемой информации и участвующей аудиторией.

Специалисты рекомендуют оформлять презентацию, в том числе и данными, исходя из офисной среды. Презентация данных или информации для живой аудитории отличается от презентации для виртуальной аудитории. По этой причине вам следует избегать использования материалов живой встречи на видеомониторе для онлайн-встречи.

Виртуальная встреча ограничивает сферу взаимодействия с аудиторией. Встречи, проводимые в физическом месте, позволяют вам более непринужденно подходить к повестке дня и использованию материалов. С другой стороны, виртуальные встречи требуют соответствующей подготовки. Поэтому нужно планировать мероприятие заранее.

Вы должны доставить повестку дня участникам заранее. Кроме того, рассмотрите возможность создания мощных визуальных материалов, чтобы сделать ваше сообщение более привлекательным. Убедитесь, что наглядные материалы и материалы дойдут до участников до начала мероприятия. Получатели должны иметь учетные данные для входа в систему, URL-адреса и телефонные номера как минимум за 24 часа до встречи.

Это позволяет участникам убедиться, что все работает, как запланировано, или загрузить необходимое программное обеспечение. Во избежание сбоев также убедитесь, что участники входят в систему за 10–15 минут до начала собрания. Это позволяет проверить подключение.

Эксперты рекомендуют провести перекличку для проверки системы и пересмотра графика. Также очень важно предоставить офлайн-контактные данные, чтобы участник дискуссии мог связаться с вами в случае технических проблем.

Когда собрание транслируется одним докладчиком для большой аудитории, вы должны назначить роль фасилитатора коллеге. Фасилитатор оказывает столь необходимую помощь выступающему.

Онлайн-встречи во время COVID-19

По мере того, как коронавирус распространяется на все больше стран мира, онлайн-встречи стали важным решением для бизнеса и правительств. Виртуальные встречи позволяют участникам вести бизнес, соблюдая правила социального дистанцирования, вызванные пандемией.

Многие специалисты работают из дома; следовательно, необходимость проводить совещания виртуально. Эта новая реальность побуждает организации искать способы более эффективного использования инструментов конференц-связи. Инструменты онлайн-совещаний упрощают проведение конференций без перерывов.

Обручение

Чтобы повысить вовлеченность во время онлайн-встречи, вы должны сопротивляться искушению сразу приступить к задаче. Это ставит под угрозу построение отношений. Вместо этого вам нужно растопить лед, попросив участников представиться и кратко поделиться любой интересной информацией.

Этот подход повышает уровень вовлеченности, добавляя к встрече социальный элемент. Когда участники делятся чем-то личным, виртуальные процессы имитируют личное взаимодействие. С другой стороны, вам нужно предложить вопросы от группы до начала встречи.

Эти меры обеспечивают верный способ сохранить активность панели. Кроме того, рассмотрите возможность проведения опроса и запроса ответов в чате, чтобы получить обратную связь по конкретным вопросам. Частые вопросы облегчают поддержание личной связи с участниками. Однако избегайте задавать открытые вопросы, которые часто приводят к феномену тупика.

Оставайся сфокусированным

Онлайн-встречи предоставляют широкий спектр преимуществ, в том числе возможность подключения из любого места. Однако участники не должны посещать общественные места, чтобы не отвлекаться. Такие места, как залы ожидания в аэропортах и кафе, могут мешать участнику оставаться сосредоточенным. Окружающий шум может создавать проблемы даже в домашних офисах.

С другой стороны, эксперты советуют не втискивать слишком много тем или повесток дня в одну виртуальную встречу. Постарайтесь сосредоточиться на одной или двух темах и дайте группе отдохнуть перед тем, как представить новую тему. Каждый сегмент должен быть коротким (максимум 30 минут), чтобы участники могли оставаться внимательными во время обсуждения.

Всегда резервируйте время для ледоколов, чтобы разрушить любые социальные барьеры и создать оптимальную групповую атмосферу. Разрушение льда также позволяет людям лучше узнать друг друга, что способствует доверию.

Большинство личных ледоколов возможны виртуально. Можно сделать помолвку веселой, поделившись фотографиями или используя привлекательные виртуальные фоны для Zoom.

Виртуальный мозговой штурм

Такие мероприятия, как мозговой штурм и голосование, способствуют повышению вовлеченности. Вы можете приступить к этим действиям, используя широкий спектр специализированных инструментов. Всегда делайте процесс интересным, чтобы участники не устали и не заскучали. Вы всегда можете попросить их сделать перерыв и освежить мысли, прежде чем продолжить конференцию.

Создание эффективного способа вызова панели является важной частью проведения онлайн-совещаний. Подходящий метод зависит от используемой вами платформы конференции. Если на вашей встрече используется платформа только для аудио, подумайте о том, чтобы обратиться к технике часов. Этот метод предполагает присвоение участникам номеров на часах, которые вы будете использовать для знакомства.

При работе с платформой для видеоконференций вы можете вызывать участников по порядку на экране. В качестве альтернативы вы можете выбрать представление панели в алфавитном порядке.

Во время видеоконференции важно следить за движением глаз участников дискуссии. Быстрое движение глаз может быть признаком того, что участник читает, а движение рук может быть связано с набором текста. Также следите за скучающими выражениями и признаками умственной усталости.

Когда вы заметите, что человек отвлекся, вам нужно привлечь внимание всей панели. В конце встречи выделите время, чтобы оценить продуктивность конференции. Выделите проблемные области и найдите способы исправить недостатки.

Гибридные встречи

Если вы планируете проводить гибридные собрания с участием как виртуальных, так и живых участников, рассмотрите возможность найма мостового модератора. Эту роль может выполнять коллега, который присутствует на физическом совещании. Модератор следит за связью между живой и виртуальной панелью.

Важно обеспечить, чтобы онлайн-эксперты могли видеть, слышать и вносить свой вклад в процесс. С другой стороны, модератор должен информировать физических участников дискуссии о виртуальной группе. Самый простой способ достичь этой цели — показать лица удаленных участников на большом экране.

Многие участники дискуссии не читают протоколы собраний. Вы можете гарантировать, что все прочитают подробные документы, сделав их краткими и лаконичными. Многие участники дискуссии не читают протоколы собраний. Вы можете гарантировать, что все прочитают подробные документы, сделав их краткими и лаконичными с помощью этого образца. Это позволяет вашим коллегам узнать о темах, которые они могли пропустить во время онлайн-встречи.

В некоторых случаях специалисты не полагаются на информацию, полученную устно, поскольку это может привести к недопониманию. По этой причине рассмотрите возможность отправки краткого, лаконичного последующего электронного письма, в котором перечислены основные детали конференции.

Дополнительные соображения

Если участники не знакомы друг с другом, вы должны растопить лед, позволив каждому представиться. Это позволяет участникам чувствовать себя комфортно друг с другом. В свою очередь, благоприятная атмосфера повышает уровень продуктивности встречи.

Поощряйте руководителей команд растопить лед, поделившись с группой более легкими моментами. Кроме того, поощряйте совместное решение проблем во время онлайн-встречи. Эти типы сессий могут предоставить более простой способ заменить стандартные отчеты, которые мешают плавному ходу разбирательства.

Совместное решение проблем предполагает, что лидер выбирает тему для обсуждения участниками дискуссии. Группа работает вместе, чтобы узнать точки зрения и жизненно важную информацию. В результате становится проще формулировать инновационные решения для решения конкретных бизнес-задач.

Всем участникам должно быть предоставлено время, чтобы сосредоточиться на повестке дня. При этом вы помогаете повысить производительность во время сеансов решения проблем.

Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.