Помимо конференц-связи: 4 технологии проведения совещаний, которые нужны каждой команде

Гостевой пост Элизы Кит , соучредителя Lucid Meetings.

Каждая команда встречается. Большинство проводят свои собрания так же, как их бабушки и дедушки, а также бабушки и дедушки их бабушек и дедушек. В записях о встречах, предшествовавших римлянам, описывается, как лидер разглагольствовал, кратко переговаривался между собой, а затем заканчивал безрезультатным бормотанием. Встречи не сильно изменились за тысячи лет.

Затем изобретение телефона освободило встречи от ограничений конференц-зала. PowerPoint и проекторы освободили нас от стопки печатных отчетов.

Что современные лидеры делают с этим прогрессом? Точно так же, как делали их предки, только теперь их речи искажаются по телефонам в конференц-залах.

Пришло время перенести то, как мы встречаемся, в современную эпоху.

Наряду с развитием технологий в прошлом веке мы увидели удивительные успехи в нашем понимании того, как мы можем лучше всего работать вместе в группах. Теперь мы знаем, как группы могут эффективно сотрудничать, внедрять инновации, мотивировать и совместно принимать решения. (Совет: слушать, как кто-то читает пункты списка, не так ли.)

Эти четыре типа расширенной технологии совещаний основаны на этих открытиях и позволяют вашей команде проводить более успешные совещания.

1. Видеоконференции

Видеоконференции каждый раз превосходят аудиоконференции. Большинство корпоративных команд имеют доступ к видеоконференциям и технологиям записи, но лишь немногие используют их.

Нам стало слишком комфортно прятаться в беззвучном режиме, когда мы вне поля зрения, вне пределов слышимости и можем направить свое внимание куда угодно. На самом деле, исследования показывают, что люди часто предпочитают встречи по телефону именно потому, что это означает, что им больше не нужно притворяться, что они внимательно слушают. Мы взяли низкое качество собраний наших предков и ухудшили его.

Для более качественных удаленных совещаний настройте и используйте хорошую видеоконференцсвязь.

Элси Кейт

Дополнительный совет: включите запись видеоконференции и для важных личных встреч.

Вы, наконец, нашли время, когда все топ-менеджеры могли встретиться по поводу вашего большого проекта? Настройте программное обеспечение для видеоконференций для записи этой встречи. Затем транскрибируйте аудио в текст. Вам не удастся легко снова собрать всех этих людей, и таким образом вы получите как можно больше подробностей за отведенное вам время. Вы сможете лучше сосредоточиться на обсуждении, и вам не придется так много работать, чтобы делать подробные записи.

Например, мы соединяем программное обеспечение Zoom для видеоконференций с камерой Meeting Owl , чтобы убедиться, что мы получаем хорошее 360-градусное видео текущего выступающего.

Это не значит, что заметки не представляют ценности. На самом деле, хорошее ведение заметок имеет решающее значение, поэтому командам необходимо:

2. Программное обеспечение для управления встречами

Программное обеспечение для управления собраниями упрощает для команд совместную работу над повесткой дня собрания и запись заметок о собрании. Команды, которые совместно документируют свои решения и следующие шаги во время встречи, более вовлечены, более эффективны и более привержены этим результатам.

Что еще более важно, системы управления собраниями показывают всем, как командам в вашей организации лучше всего проводить свои собрания.

Исторически сложилось так, что все учились проводить собрания, посещая собрания, а затем копируя то, что они видели, как делают другие. Таким образом, несмотря на то, что исследования выявили сотни блестящих методов объединения групп, большинство людей никогда не видели эти методы на практике. Они понятия не имеют, что возможно.

Система управления собраниями делает инструкции по собраниям доступными для всех. Никто не должен угадывать, что должно быть в повестке дня, как долго должна длиться встреча, как вести каждую часть обсуждения или что нужно записать. Система разъясняет все это, позволяя организации провести отличный процесс встречи, а затем быстро распространить его на каждого члена команды.

Teeming , BoardVantage и Lucid Meetings — все это примеры технологий в этой категории.

3. Визуальное сотрудничество и поддержка принятия решений

Где действие

Многие из наиболее эффективных, привлекательных и продуктивных методов проведения встреч используют нашу естественную способность визуально обрабатывать информацию. Команды могут легче видеть шаблоны, когда они могут перемещать данные, устанавливать связи и включать изображения.

Команды, разработавшие эти методы, использовали множество стикеров. После встречи они печатали все эти каракули и убирались в комнате, а это означало, что большинство команд сохраняли эти эффективные методы совместной работы для особых случаев.

Визуальное программное обеспечение для совместной работы и поддержки принятия решений делает стикеры цифровыми. Команды сотрудничают в режиме реального времени из любого места, и никому не нужно ничего вводить позже. Лучшие инструменты также обеспечивают преимущества, которые вы не можете легко получить, используя бумагу. Например, при сборе отзывов в инструменте поддержки принятия решений вы можете сделать каждый вклад анонимным, чтобы увеличить шансы на получение честных и полезных отзывов.

Примеры технологий включают MURAL , Stormz , GroupMap и iObeya .

4. Получение обратной связи и отслеживание эффективности

По нашим оценкам, только в США ежедневно проводится более 55 миллионов встреч . В среднем руководители проводят 72% своего времени каждую неделю на совещаниях.

Очень немногие организации отслеживают эффективность этого времени. Можете ли вы представить какой-либо другой бизнес-процесс, который потребляет такое количество ресурсов, но не отслеживается и не измеряется каким-либо образом?

Получение обратной связи и технология отслеживания производительности дают организациям представление об этих огромных инвестициях. Некоторые технологии автоматически рассчитывают стоимость совещаний на основе данных календаря, создавая четкие цифры, необходимые лидерам при принятии решений о том, как проводить собрания. Другие технологии используют ИИ для анализа отзывов о встречах, а затем, основываясь на эмоциях участников и исторических закономерностях, предсказывают, будет ли проект успешным или продажа, скорее всего, будет завершена.

К технологиям этой категории относятся MeetingQuality , Gong.io и Inspirometer .

Возможны лучшие встречи. Хорошие встречи требуют изменения того, как мы организуем и проводим эти встречи, что в прошлом означало, что вам нужно было много тренингов по фасилитации и свободное пространство на стене.

Уже нет. Благодаря этим четырем технологиям отличные встречи возможны для всех, кто работает из любого места.

***

Элиза Кит

Элиза Кит — соучредитель Lucid Meetings и автор книги « Где происходит действие: встречи, которые создают или разрушают вашу организацию» . Для получения дополнительной информации посетите сайт www.jelisekeith.com или www.lucidmeetings.com и свяжитесь с Элиз в Твиттере @EliseID8.