5 распространенных проблем делового общения (+решения)

Деловой ландшафт был одним из многих элементов повседневной жизни, который в 2020 году полностью перевернулся с ног на голову из-за пандемии COVID-19. Коронавирус вынудил почти всех сотрудников работать удаленно в обозримом будущем. Это неосознанно создало ряд проблем делового общения.

Многие рабочие места, где ранее существовали строгие правила в отношении сотрудников, работающих на дому, были вынуждены отказаться от этих прежних правил. Это поставило их на совершенно неизвестную территорию, а это означало, что компаниям пришлось научиться общаться так, как они раньше не знали. В этой статье мы рассмотрим некоторые распространенные проблемы бизнеса, вызванные пандемией коронавируса, и способы их решения:

• Отсутствие стандартизации
• Неправильное толкование и двусмысленность
• Отсутствие невербальных сигналов в письменном общении
• Быть чрезмерно связанным
• Отсутствие обратной связи

Отсутствие стандартизации

В обозримом будущем личные встречи останутся в прошлом. Технологии дали нам множество вариантов того, где эти коммуникации могут быть, но теперь проблема заключается в том, какие коммуникации должны быть и где. Вам нужно решить, когда и где вы общаетесь на разные темы. Отсутствие стандартизации может привести к разрозненности коммуникаций и путанице среди ваших сотрудников. В целом, это повредит повседневным операциям вашего бизнеса.

Лучший способ решить эту проблему — стандартизировать процессы коммуникации на рабочем месте для каждого канала. Разработайте четкие рекомендации относительно того, какой тип коммуникаций должен идти по каким каналам. Например, важные задачи должны быть задокументированы в электронном письме соответствующим членам команды.

Ваша межофисная система обмена мгновенными сообщениями, такая как Slack, должна быть зарезервирована для разговоров по конкретным проектам и разговоров о кулерах. Комментарии о взаимодействиях с клиентами должны быть зарезервированы для решения вашей команды по управлению взаимоотношениями с клиентами.

Жесткая стандартизация внутренних коммуникаций принесет вашей организации множество преимуществ. Во-первых, у вас будет официальный документальный след обо всех взаимодействиях. Нужно проверить комментарии вашего непосредственного подчиненного к их последнему проекту? Проверьте слабину. Хотите просмотреть необходимую информацию перед встречей с клиентом? Загляните в свою CRM.

Внедрение стандартизации внутренней коммуникации вашего офиса также поможет поддерживать порядок. Если ваша команда рассылает спам в Slack или по электронной почте с чем угодно, от соответствующей информации о клиентах до последних мемов, популярных в Твиттере, люди, скорее всего, начнут игнорировать поступающие сообщения. Обозначив, какие сообщения должны быть отправлены, ваши сотрудники будут точно знать, чего ожидать от каждого поступающего уведомления.

Неправильное толкование и двусмысленность

Возможно, самым большим преимуществом личных встреч является то, что контекст и мотивы слов, которыми обмениваются в разговорах, обычно довольно ясны. Это потому, что люди могут задавать дополнительные уточняющие вопросы в данный момент, если они им нужны. При письменном разговоре эта возможность теряется, и случаются недопонимания и сбои в общении.

Но поскольку личное общение было сильно ограничено из-за пандемии коронавируса, все больше людей выбирают внутрисетевые каналы связи, такие как Slack и электронная почта, для общения с коллегами. Это просто быстрее и эффективнее, чем координировать видео или телефонные звонки. Но те, кто получает слабину или электронную почту, могут не получать их в режиме реального времени. Это может привести к некоторым проблемам в четком общении и потенциально сложным разговорам.

Удобство этих каналов отлично подходит для занятого сотрудника, но имеет ряд недостатков. Легко неверно истолковать чьи-то мысли посредством письменного общения. Люди могут быть слишком напуганы или не иметь времени, чтобы отправить последующее сообщение и дождаться ответа. Таким образом, это означает, что иногда сотрудники действуют с двусмысленным или неправильно понятым представлением о том, в чем должна заключаться их задача.

Решение этой проблемы простое — посидите несколько минут с важным сообщением, прежде чем отправить его коллеге. Обеспечить ясность всех организационных коммуникаций является взаимовыгодным для всех вовлеченных сторон. Это особенно важно во время пандемии коронавируса, поскольку люди работают по разным графикам в разных часовых поясах.

Отправка расплывчатых и неясных сообщений коллегам может отвлечь вас от важных проектов, поскольку они могут в конечном итоге потребовать дополнительных действий. Чтобы избежать этого, обязательно проверяйте сообщения и, возможно, поручайте их сторонней проверке, если это уместно.

Отсутствие невербальных сигналов в письменном общении

Как и в случае с непреднамеренной отправкой двусмысленных сообщений, опора исключительно на письменные каналы связи обязательно вызовет некоторые проблемы со связью. Не имея возможности использовать сигналы тела, выражение лица или тон, коммуникаторы невероятно легко неправильно истолковывают чьи-то намерения. Отсутствие вербальных сигналов может особенно сбивать с толку в разговорах, в которых культурные различия являются фактором. Самый дружелюбный человек может вести себя иначе в письменной беседе, что может сильно раздражать некоторых людей.

Вы можете использовать несколько способов связи, чтобы ваше сообщение было отправлено тем же тоном, который вы хотели передать. Если вы хотите отправить более беззаботное сообщение, добавьте смайлик или восклицательный знак. Все больше предприятий начинают использовать смайлики в качестве инновационного инструмента делового общения . Это превратит сообщение из строгого в позитивное и ободряющее. Это убережет вас от того, чтобы непреднамеренно заставить коллегу задаться вопросом, недовольны ли вы им.

Конечно, вы всегда можете просто включить в сообщение то, что пытаетесь передать простыми словами. Это один из самых простых способов убедиться, что человек, которому вы отправляете сообщение, точно знает, что вы пытаетесь сказать.

Но самый эффективный способ избежать проблем, связанных с этим, — это перейти на видеозвонок. Поскольку пандемия коронавируса продолжает опустошать мир, личные встречи в настоящее время невозможны. Видеоконференции — следующая лучшая вещь. Это лучший способ эффективно сотрудничать с коллегами. Выражение лица и тон четко выражены во время видеозвонка.

Как мы сообщали ранее , «87% удаленных сотрудников говорят, что они чувствуют себя более связанными и вовлеченными в команды и проекты при использовании видеоконференций». Видеозвонки, несомненно, повышают эффективность делового общения.

Быть чрезмерно связанным

Источник: Джинерис

Поскольку в обозримом будущем почти каждый член рабочей силы будет работать из дома, границы между рабочим временем и личной жизнью сотрудников будут размыты. На протяжении всей пандемии регулярно сообщалось, что подавляющее большинство людей проводят больше времени в офисе, поскольку теперь он находится в их доме. Это означает, что сотрудники рискуют быть перегруженными.

Способность так легко перегружаться приводит к тому, что люди переутомляются. Благодаря гибкости, предлагаемой графиком работы на дому, многие люди чувствуют необходимость постоянно быть «включенными». Это означает, что они могут отправлять сообщения в нерабочее время.

Это может привести к тому, что люди, у которых ранее были установлены границы, почувствуют необходимость сделать то же самое. Работа за пределами обычного рабочего времени может привести к выгоранию, в результате чего сотрудники будут работать неэффективно. В конечном итоге это может негативно повлиять на ваш бизнес, и вовлеченность ваших сотрудников также пострадает.

Лучший способ избежать этого с вашими сотрудниками — установить основные правила. Дайте понять, что никто не должен работать сверх своего обычного рабочего времени. Поощряйте сотрудников отключать рабочие устройства после того, как они закончат работу на ночь — большинство сообщений могут подождать до следующего дня.

Отличный способ обеспечить выполнение этого сообщения для высшего руководства — следовать этим правилам. Сотрудники с меньшей вероятностью будут работать в нерабочее время, если не увидят, что их начальники делают то же самое. Постоянное обновление вашей организации гарантирует, что она будет работать в меру своих возможностей. В целом это будет способствовать здоровой командной работе.

Отсутствие обратной связи

Источник: Отличное место для работы

Здоровый и процветающий бизнес должен исследовать себя со всех сторон. Если руководство не будет запрашивать обратную связь от своих сотрудников, общение сотрудников между офисами станет неэффективным. Он должен течь в обоих направлениях, чтобы работать в пользу вашей компании. Сбор отзывов от сотрудников с помощью таких методов, как отправка опросов, показывает, как ваши сотрудники поживают в данный момент.

Обратная связь от ваших сотрудников сейчас важна как никогда. Хотя пандемия коронавируса бушует по всему миру уже большую часть года, разные люди по-разному реагируют на нее. Некоторые люди могут только сейчас чувствовать стресс и беспокойство ситуации. Реакция ваших сотрудников на пандемию будет постоянно меняться.

Регулярная обратная связь — единственный способ получить представление о том, как работают ваши сотрудники в данных обстоятельствах, и что вы можете сделать, чтобы поддержать их. Эта информация может помочь вам опередить сотрудников, теряющих мотивацию к усердной работе.

Обратная связь также дает вам представление о том, как работает руководство. Вы можете не знать, что то, что вы делаете, не работает, если только ваши сотрудники не сообщат вам об этом. Реагирование на эту обратную связь и корректировка процессов в будущем — единственный способ улучшить вашу работу.

Вывод: хорошее общение сделает сотрудников счастливее

Пандемия коронавируса изменила облик офиса на обозримое будущее. Работа в офисе уже никогда не будет прежней. Сложившаяся ситуация означает, что вашей компании придется постоянно меняться, чтобы избежать серьезных проблем с коммуникацией. На этом пути будут неровности, но найдите время, чтобы решить общие проблемы со связью, которые могут возникнуть.

Тот факт, что лицо вашего офиса в наши дни выглядит иначе, не означает, что ваши удаленные работники не могут быть счастливы . Как мы сообщали ранее, 90% удаленных сотрудников хотят продолжать работать по гибкому графику до конца своей карьеры. Удовлетворяя потребности своих сотрудников, вы сделаете их счастливыми, что в долгосрочной перспективе принесет огромную пользу вашему бизнесу.