Счета за служебный телефон: навигация по скрытым платежам и причины для рассмотрения VoIP

Предприятия всегда стремятся сэкономить деньги, где они могут. Лучше всего начать с изучения расходов по вашему счету. Легко упустить из виду сумму денег, которую ваша компания тратит на обслуживание стационарных и сотовых телефонов. В связи с тем, что пандемия коронавируса заставляет деловой мир полагаться на VoIP для бизнеса, чтобы оставаться на плаву, выбранная вами телефонная услуга сейчас важнее, чем когда-либо.

Телефонные звонки — это наиболее распространенный способ, с помощью которого новые клиенты впервые взаимодействуют с компанией, и телефоны по-прежнему используются для поддержки клиентов. Учитывая эту необходимость, провайдеры телефонной связи часто чувствуют себя комфортно, взимая различные сборы, которые могут значительно увеличить стоимость вашего ежемесячного счета.

Некоторые платежи могут взиматься за услуги, которыми вы редко (или никогда) не пользуетесь, в то время как другие неоднозначно называются «сборами за обслуживание» и всеми любимыми налогами. Нет предела уровню творчества, который демонстрируют некоторые поставщики бизнес-телефонов, находя способы заработать деньги на своих клиентах. Если вы еще не тщательно проверили счет своей компании, есть большая вероятность, что вы платите больше, чем необходимо.

Если вы не в курсе, сколько традиционные телефоны обходятся вашему бизнесу, мы набросали несколько указателей на предметы, на которые вы, возможно, захотите обратить внимание в следующий раз, когда придет ваш счет. В этой статье мы рассмотрим следующие разделы:

• Как уменьшить счет за телефон
• Посмотрите на свой существующий телефонный счет
• Рассмотрите функции, которые вам нужны
• Подумайте, что еще вы можете получить от современного VoIP-решения
• Просмотрите свой выбор

Как уменьшить счет за телефон

Ваш счет может быть необходимым деловым расходом, но это не значит, что он должен стоить вашей компании руки и ноги. Эта стоимость может быть особенно жесткой для владельцев малого бизнеса. Одна вещь, которую следует учитывать, — это общая стоимость эксплуатации вашей текущей телефонной системы. Вы можете найти эту стоимость, добавив стоимость покупки телефонной системы к стоимости ее эксплуатации.

После того, как вы определили эту стоимость, вы можете решить, стоит ли того, что вы заплатили за свою телефонную систему для бизнеса, и то, что вы в настоящее время платите за ее эксплуатацию. Вы можете сравнить эту цену с вашим текущим счетом каждый месяц. Таким образом, вы сможете увидеть, какой аспект вашей настройки следует изменить.

Посмотрите на свой существующий телефонный счет

Самый простой способ узнать, насколько вы должны сократить расходы, связанные с вашим телефонным обслуживанием, — это просмотреть свой существующий счет. Например, провайдеры обычно предлагают скидки на различные пакеты, и это может снизить административные расходы вашей компании за счет объединения счетов в один платеж.

Так создается впечатление, что вы экономите деньги. Однако это также приводит к более сложному счету, в который провайдеры могут втиснуть дополнительные сборы, которые в противном случае были бы невозможны с более простым счетом.

FCC зашла так далеко, что создала страницы часто задаваемых вопросов, охватывающие такие темы, как зубрежка телефонных счетов, чтобы помочь информировать людей о привычке телефонных компаний производить несанкционированные платежи. Агентство отмечает, что чем больше ваш счет начинает походить на счет по кредитной карте, тем больше вы должны беспокоиться о том, платите ли вы справедливую сумму.

«Обман является отличительной чертой зубрежки. Зубрежки часто полагаются на запутанные счета, чтобы обманом заставить потребителей платить за услуги, которые они не санкционировали или не получали, или которые стоят больше, чем предполагалось потребителем… FCC подсчитала, что зубрежка нанесла ущерб десяткам миллионов американских домохозяйств».

Вы, вероятно, испытали шок, получив свой первый счет от новой услуги. В первоначальном предложении телефонной компании, вероятно, не упоминались расходы на налоги, дополнительные сборы или то, что вам будет выставлен счет за месяц вперед по первому счету (провайдеры иногда взимают плату с даты установки, а также в следующем месяце по первому счету).

Телефонные компании, как правило, должны платить налог с продаж, поэтому неудивительно, что они взимают его со своих клиентов. Тем не менее, вы должны убедиться, что собранный процент действительно соответствует вашим местным налогам с продаж и не завышен.

С другой стороны, надбавки и другие подобные элементы являются полностью субъективными и могут предоставить больше возможностей для маневра при обсуждении вашего счета.

Вот некоторые пункты в вашем счете, на которые вы должны обратить пристальное внимание:

• Перемещаемые линии — они используются в традиционных телефонных линиях PSTN и позволяют вашему бизнесу обрабатывать несколько вызовов одновременно, чтобы ваши клиенты не сталкивались с сигналами «занято». Это недешево, так как может стоить вашему бизнесу до 30 долларов за строку. Важно отметить, что вы можете получить ту же функциональность от IP-системы без каких-либо дополнительных затрат.
• Обслуживание проводов — опять же, это пункт, специфичный для стационарных телефонов. Это плата, связанная со стоимостью электропроводки в вашем офисе.
• Плата за междугородние и междугородные звонки. Ничего не поделаешь, если вашему бизнесу приходится совершать большое количество междугородних и бесплатных звонков. Но вы можете сократить эту стоимость, переключив эти коммуникации на электронную почту или систему IP-телефонии.
• Пользователи и добавочные номера. Традиционные телефонные системы взимают плату не только за переходящие линии, но и за каждую необходимую вам линию. Обратите внимание, что провайдеры также обычно взимают плату за каждого пользователя, поэтому здесь стоит сравнить цены для разных провайдеров.

Некоторые обвинения будут зафиксированы в камне, но у вас может быть небольшое пространство для маневра. Если есть определенная плата, которая кажется вам слишком высокой, стоит обратиться к вашему провайдеру и попытаться договориться.

Рассмотрите функции, которые вам нужны

Следующим шагом к сокращению затрат, связанных с вашим счетом, является рассмотрение всех функций, которые вам нужны в вашей телефонной системе. Независимо от того, находитесь ли вы в системе PSTN или IP-телефонии, вы часто можете попасть в дорогостоящие контракты, если объедините функции, которые не используете.

Важно учитывать функции, которые вам нужны в вашей телефонной системе, чтобы вы могли найти план, который требует, чтобы вы платили только за то, что вам нужно. Вот некоторые основные и жизненно важные функции, которые следует учитывать при выборе вашего следующего поставщика телефонных систем.

Переадресация звонков — это базовая функция, которая гарантирует, что ваши клиенты смогут связаться с вами, несмотря ни на что. Поэтому, если вы делите свое время между работой в офисе и дома, вы можете переадресовывать звонки со своего рабочего номера на мобильное устройство. Многие провайдеры VoIP, такие как RingCentral, предлагают удаленную переадресацию вызовов в качестве базовой функции, поэтому вы можете переадресовывать вызовы на лету, чтобы всегда быть на связи.

Добавочные номера — в традиционной телефонной системе PSTN добавочный номер — это еще один телефонный номер, который физически подключен к основному номеру. Чем больше проводов вы сделаете, тем дороже это будет стоить. IP-системы делают это виртуально, и многие из них предлагают определенное количество расширений, встроенных в базовые планы. Например, Grasshopper предлагает индивидуальный план за 26 долларов, который включает до трех расширений.

Удаленная поддержка . Несомненно, придет время, когда вам понадобится обслуживание вашей телефонной системы. Но поскольку пандемия коронавируса продолжает удерживать подавляющее большинство сотрудников на удалении, может оказаться невозможным, чтобы посторонний сотрудник вошел в ваш офис, чтобы проверить вашу установку.

Поиск поставщика услуг телефонной связи, предлагающего удаленную поддержку, в наши дни является более реальным вариантом. Nextiva предлагает систему удаленной поддержки для предоставления этого предложения своим пользователям.

Безлимитные звонки . Благодаря пандемии телефонные звонки сейчас важны как никогда. Поскольку личные встречи, по сути, прекратились, ваш бизнес, вероятно, проводит еще больше времени по телефону. Таким образом, телефонная система, которая предлагает вам неограниченное количество минут для звонков, должна быть главным приоритетом. Многие провайдеры IP-телефонии предлагают безлимитные звонки, в том числе Vonage Business.

Журналы вызовов. Журналы вызовов — отличный способ изучить производительность ваших сотрудников, особенно вашего отдела продаж, и оценить опыт, который вы предоставляете своим клиентам. Журналы вызовов могут предоставить вам ключевые сведения, такие как дата и время вызова, продолжительность, идентификатор вызывающего абонента, а также был ли вызов принят или отправлен на голосовую почту.

Это базовая функция, которую могут предложить многие провайдеры. 8×8 обеспечивает регистрацию истории вызовов, возможность управлять журналами вызовов и показателями журнала вызовов в рамках своих планов.

Подумайте, что еще вы можете получить от современного VoIP-решения

Учитывая, что ваша компания, скорее всего, уже платит за широкополосное подключение к Интернету и, возможно, даже построила полноценную интрасеть, при переходе на IP-услугу возникнут минимальные трения и значительная экономия. Никакого дополнительного оборудования не требуется, за исключением, возможно, IP-телефона.

Большинство компаний берут около 20 долларов в месяц за линию VoIP для бизнеса, которая включает в себя все, что вы ожидаете от стандартной телефонной линии (приветствия голосовой почты для бизнеса, ожидание вызова и т. д.), а также длинный список функций, которые обычно не включены в стандартную телефонную линию. традиционные телефонные предложения или вообще недоступны.

Вы можете рассчитывать на расширенные функции от любого выбранного вами провайдера VoIP. Вот некоторые из них, на которые стоит обратить внимание:

IVR — размещенный IVR (интерактивный голосовой ответ) — это телефонное меню и система маршрутизации, которая предлагает интерактивное меню для вызывающих абонентов, чтобы направить их в нужный отдел. Поскольку это интеллектуальная система, IVR может выполнять задачи, связанные с ответами вызывающих абонентов «да/нет» или номерами. Эта функция выкупает время и производительность ваших сотрудников, а также сокращает время ожидания ваших клиентов.

Автосекретарь — эта функция может помочь заменить роль администратора в вашей организации. Таким образом, вместо того, чтобы требовать от ваших абонентов сначала поговорить с администратором, чтобы их перевели на нужную сторону, им просто нужно будет набрать номер, связанный с добавочным номером правильного отдела. Как и в случае с IVR, эта функция также может сэкономить время и деньги вашей организации.

Видеоконференции . Большинство провайдеров VoIP включают другие способы связи в свои тарифные планы. Видеоконференцсвязь — один из самых популярных вариантов. Это просто функция, которую телефонная система PSTN не может вам предоставить.

Функции видеоконференцсвязи для некоторых тарифных планов IP-телефонии позволяют даже сотням участников присоединиться одновременно, что максимально приближает вас к личной встрече компании во время пандемии.

Мобильное приложение . У большинства провайдеров VoIP-телефонии есть собственные приложения для софтфонов, позволяющие принимать деловые звонки на ходу. Приложения часто позволяют вести видеочат и обмениваться SMS-сообщениями в дополнение к традиционному голосовому вызову. Обычно вы можете переключаться между средствами связи, при этом информация из предыдущих разговоров сохраняется на каждом из ваших устройств.

С усилением тенденции к унифицированным коммуникациям VoIP также обеспечивает большую централизацию ваших бизнес-операций в целом. Большинство платформ VoIP поддерживают интеграцию с внешними платформами, такими как Salesforce, что позволяет консолидировать средства связи и другие приложения в одном месте. Это связано с длинным списком преимуществ, которые мы недавно описали в нашем руководстве для начинающих по унифицированным коммуникациям.

Просмотрите свой выбор

Если ваша телефонная служба не предоставляет ничего, кроме гудка, и вы платите за это более 20 или 30 долларов в месяц, ваш бизнес, вероятно, будет намного лучше с пакетом VoIP от любого количества провайдеров. Вот разбивка пяти лучших провайдеров VoIP для бизнеса согласно рейтингам сотен пользователей GetVoIP:

Вывод: VoIP — лучший способ сократить расходы на телефонную связь в офисе

Несмотря на все творческие способы, с помощью которых телефонные компании раздувают свои счета, и на все способы, которыми вы можете договориться о более низкой ставке, VoIP может быть самым простым способом сэкономить деньги на телефонных услугах вашего малого бизнеса.

Облачные коммуникационные платформы не только дешевле, чем традиционные телефонные услуги, но и предоставляют широкий спектр функций, которые могут оказать значительное влияние на эффективность работы и общую эффективность способности компании общаться внутри компании, а также с клиентами.