Автоматизация бизнес-процессов и ее влияние на эффективность предприятия
Опубликовано: 2022-01-13В каждой компании есть сотни внутренних задач, которые выполняются вручную. Области структурированы для выполнения своих задач и задач независимо от времени, которое требуется, или выполняемых функций. Так почему бы не запустить автоматизацию процессов и цифровую трансформацию?
Столкнувшись с постоянной эволюцией рынка и меняющимися тенденциями, компании должны отложить задачи, которые тратят время и ресурсы на автоматизацию процессов.
В наше время кажется странным, что мы говорим о компаниях, выполняющих объемные процессы вручную, но это не так. 69 % организаций по всему миру не перешли на цифровую трансформацию, возможно, из-за незнания или страха перед инновациями.
Правда в том, что компании, которые не автоматизируют процессы, тратят слишком много времени на задачи, которые они могли бы решить с помощью технологий.
Что такое автоматизация бизнес-процессов?
Когда мы говорим об автоматизации бизнес-процессов, мы имеем в виду технологию для выполнения повторяющихся задач или процессов в бизнесе. Такое использование позволяет минимизировать затраты, повысить эффективность и оптимизировать все более сложные операции.
Цифровая трансформация во многом связана с автоматизацией; описывает оптимизацию бизнес-процессов с помощью новых технологий.
Автоматизированные процессы повышают эффективность, создают разумные стандарты и в конечном итоге помогают организациям экономить время, деньги и ресурсы. Он также организует повторяющиеся крупномасштабные задачи, поскольку они более доступны для машин и приводят к максимальной прибыли организации.
Знаете ли вы, что команды тратят почти 20 % своего времени на задачи, которые мы могли бы автоматизировать, такие как анализ операционных данных и просмотр отчетов о состоянии? По этой причине руководители поняли, что автоматизация процессов стала тенденцией, и работают над ее внедрением.
Например, агент по продажам, который звонит и связывается с большой клиентской базой, выиграет от использования системы управления и автоматизации, которая устанавливает звонки, создает напоминания и автоматически обновляет календарь или базу данных клиентов. Тот же пример применим и к областям продаж или технической поддержки, учитывая их особенности.
Но не думайте, что автоматизация приносит пользу только в некоторых областях. Автоматизация процессов наиболее эффективна для межфункциональных аспектов, охватывая весь бизнес и интегрируя приложения. Далее в этом руководстве вы познакомитесь со всеми преимуществами автоматизации процессов.
Как инструменты автоматизации бизнес-процессов меняют рабочее место
Каждая компания должна провести тщательный анализ, чтобы понять свои собственные потребности и, таким образом, внедрить автоматизацию в тех областях, которые сообщают о наибольшей выгоде.
В этом руководстве мы выбрали наиболее распространенные на рынке виды автоматизации процессов.
1. База знаний
Этот тип автоматизации процессов приобрел актуальность на рынке. Миллениалы все чаще используют поисковую систему, чтобы найти ответы, прежде чем звонить клиенту. Кроме того, Econsultancy обнаружила, что 51% клиентов предпочитают техническую поддержку через базу знаний, поскольку она более интерактивна и проста в использовании.
Точно так же 67% клиентов-миллениалов за последний год повысили свои ожидания в отношении обслуживания клиентов (включая внедрение новых инструментов, таких как базы знаний), а 78% переместили свой бизнес в другое место после всего лишь одного неудачного опыта обслуживания клиентов.
Реальность такова, что клиенты изменили свои потребительские привычки и предпочитают инструменты, которые позволяют им быть более независимыми.
2. Забота о себе
Журнал Forbes выявил, что 40% клиентов предпочитают самообслуживание человеческому общению, так как им удобнее решать свои проблемы наедине и они не хотят показаться «глупыми» в своих вопросах.
Self — это стратегия, которая использует цифровые каналы для клиентов, чтобы размещать заказы, отвечать на их вопросы и обращаться за помощью или обслуживанием без помощи представителя.
Это система обслуживания клиентов, которая использует искусственный интеллект и предлагает потребителям автономию, гибкость и эффективность.
В этот момент вы можете подумать, что мы имеем в виду базу знаний, и между ними нет никаких различий. Однако самообслуживание идет гораздо дальше, поскольку оно фокусируется на опыте клиента.
3. Управление взаимоотношениями с клиентами
Когда мы говорим об автоматизации процессов в компании, мы не можем забыть одну из великих звезд этой категории: CRM в продажах.
В руководстве по CRM в продажах мы определяем такое программное обеспечение как «технологический инструмент, который отвечает за организацию всех данных о клиентах в одном месте и позволяет вашей команде по продажам автоматизировать административные задачи, организовывать процессы, а также оптимизировать и управлять конвейером».
Определение ясное и точное. В нем рассматриваются несколько нюансов и указывается, что CRM является удобным инструментом, помогающим торговым представителям в повседневной работе.
4. Многоканальное внимание
Омниканальность — это стратегия, которую вы можете использовать, чтобы предоставить своим клиентам качественный уход и обслуживание.
Говорить об омниканальной автоматизации — значит говорить о других видах автоматизации процессов. Он подпадает под эгиду, в которой каждый оптимизирует время сотрудников и улучшает качество обслуживания клиентов.
Многоканальные стратегии облегчают автоматизацию бизнес-процессов, и когда все каналы хорошо интегрированы, пользователи получают выгоду от использования того, что лучше всего соответствует их потребностям в данный момент.
Учитывая типы автоматизации процессов, упомянутые выше, мы можем увидеть некоторые особенности многоканальности и ее важность для перехода к цифровой трансформации. Каждый из них играет фундаментальную роль в многоканальной стратегии для оптимизации времени и ресурсов бизнеса.
5 причин, почему ваш бизнес должен автоматизировать свои операции
Автоматизация процессов дает ряд преимуществ компаниям, которые ее внедряют. Априори мы можем думать, что больше всего выиграют сотрудники и рабочие группы, которые будут избегать некоторых задач, требующих много времени.
Но правда в том, что организация и клиенты также выиграют. Вот семь преимуществ автоматизации процессов.
1. Повышение производительности
Мечта всех менеджеров — повысить производительность команды, не увеличивая рабочее время и не инвестируя дополнительные ресурсы. Некоторые задачи требуют ненужных усилий и могут повысить производительность за счет автоматизации.
Например, специалистам требуется в среднем 18 минут, чтобы найти документ вручную, что составляет от 20% до 40% их времени, и они тратят 50% своего дня на поиск информации.
Представьте, чего они могли бы добиться, автоматизировав эти процессы!
Действительно, рабочим группам лучше посвятить свое время другим видам деятельности, таким как улучшение обслуживания клиентов и внимания, а также наличие свободного времени в течение дня для проведения обучения или расширения своих знаний.
60% подразделений компании могут сэкономить 30% своего времени за счет автоматизации бизнес-процессов. Это улучшение отразится на повышении производительности, поскольку у них будет больше времени, чтобы сосредоточиться на выполнении поставленных задач.
2. Шаг к цифровой трансформации
Цифровая трансформация может показаться сложной и невыполнимой задачей для организаций, которые не идут по этому пути. Тем не менее, автоматизация процессов может стать фундаментальным шагом к внедрению культуры непрерывной трансформации, которая позволит вашей компании сократить время, затрачиваемое на выполнение административных задач, и сосредоточиться на улучшении других аспектов.
В принципе можно будет автоматизировать ручные процессы, требующие более широкой доступности ресурсов и смены курса в связи с их спросом. Как только возникнут некоторые различия, будет проще автоматизировать процессы, чтобы лучше использовать время вашей команды.
3. Более понятные процессы
Автоматизация требует определенной ясности и понимания каждого процесса в компании. Если вы не знаете людей, ответственных за выполнение процессов и связанных с ними задач, вы не сможете эффективно спроектировать и автоматизировать свой рабочий процесс.
Картирование процессов может служить учебным ресурсом и разъяснять всем сотрудникам. Информация, полученная в результате анализа автоматизированного процесса, может показать разрыв между тем, как он происходит в настоящее время, и его окончательной версией.
4. Более гибкие процессы
Это похоже на избыточность, но одним из замечательных результатов автоматизации процессов является упрощение. Четкая подотчетность, анализ результатов, настраиваемые уведомления, ценная информация и более быстрое выполнение работ позволяют легко избавиться от второстепенных действий и сосредоточиться на улучшении задач, добавляющих ценность.
5. Отчеты о выполнении заданий
При автоматизации процессов также ведется учет всех деталей конкретной деятельности. Мы можем предоставить эту информацию, чтобы продемонстрировать соответствие во время внутренних аудитов или оценок.
5 лучших решений для автоматизации бизнес-процессов для различных отраслей
Основными преимуществами автоматизации операций являются снижение затрат, повышение производительности, доступности, надежности и производительности.
1. Снижение затрат
Автоматизация имеет множество преимуществ, и это одно из основных. Каждый бизнес сталкивается с международным давлением, требующим увеличения его прибыльности. Одним из способов достижения этого является снижение затрат. Но сокращение возможностей ЦОД негативно сказывается на всей компании.
Программное обеспечение для автоматизации — это более инновационный и лучший подход к сдерживанию и снижению затрат. Наиболее важная возможность, которую он представляет, заключается в повышении качества обслуживания клиентов (конечных пользователей) при систематическом снижении затрат.
Руководство часто упускает из виду этот потенциал экономии. Большинство современных серверов имеют низкие эксплуатационные расходы, а это означает, что общая стоимость владения ниже. Стоимость операционного персонала может достигать 71% от общей стоимости.
2. Повышение производительности
Вторым важным преимуществом автоматизации процессов и задач является значительное повышение производительности. По мере роста потребностей организации в технологиях производительность становится важной проблемой. Как правило, поскольку в некоторых областях бизнеса были инструменты для повышения их эффективности и производительности, ИТ-операции отходили на второй план.
Распространение программного обеспечения для повышения производительности настольных компьютеров привело к значительным достижениям в офисной среде и среде управления персоналом. Но вместо того, чтобы облегчить нагрузку на ИТ-специалистов, распространение ПК означает, что они должны делать больше.
Чем больше люди используют компьютеры, тем больше они требуют от системы. Больше пользователей создает больше заданий, а выход на печать увеличился, несмотря на сокращение количества печатных отчетов.
Несмотря на тенденцию к онлайн-транзакциям и системам клиент/сервер, пакетные рабочие нагрузки продолжают расти. Пакетные задания по-прежнему потребляют большую часть процессорного времени, а в крупных компаниях задания постоянно открываются.
3. Доступность
Доступность — третье важное преимущество автоматизации процессов. Бизнес все больше зависит от компьютеров. Люди ведут ежедневные дела через онлайн-системы: загрузка заказов на покупку, резервирование, инструкции по сборке, заказ на доставку, и этот список можно продолжить. Если компьютер недоступен, страдает компания.
Несколько лет назад компьютер был недоступен в течение нескольких часов. В наш век, когда объемы облачных вычислений высоки, выход из строя критически важных систем может стоить миллионы долларов упущенных продаж и нанести ущерб репутации компании.
4. Надежность
Производительность — очевидное преимущество автоматизации. Тем не менее, надежность – это настоящая жемчужина в короне. Это краеугольный камень любого хорошего отдела ИТ-операций, и без него вы создаете путаницу, хаос и недовольных пользователей.
ИТ-операции требуют двух противоположных наборов навыков: с одной стороны, оператору нужны высокотехнические навыки, такие как понимание сложностей операционной системы и анализ и решение проблем по мере их возникновения. С другой стороны, этот же человек должен довольствоваться нажатием кнопок и загрузкой бумаги.
Автоматизированные процессы гарантируют, что задания не будут забыты или запущены не в последовательности, вы вводите правильные данные, и выполняется любая необходимая специальная обработка.
5. Производительность
Пятое преимущество автоматизации процессов связано с заметным улучшением производительности. Каждая компания хочет, чтобы ее среда работала как чистокровная.
Несмотря на то, что достижения в области вычислений делают их быстрее и дешевле с каждым годом, требования всегда заставляют их работать на полную мощность и в конечном итоге превышают уровень возможностей, которыми обладает вычислительная инфраструктура. Это заставляет многие компании хотеть улучшить производительность своих систем.
Два варианта повышения производительности: обновить оборудование или купить новую систему. И оба варианта дорогие. Также можно настроить и настроить систему, чтобы она работала лучше, но для этого требуется работа высококвалифицированного специалиста, который обычно не доступен 24 часа в сутки.
И как только мы настроим систему для данной рабочей нагрузки, конфигурация перестанет быть оптимальной, если рабочая нагрузка изменится. Программное обеспечение для автоматизации может решить эти проблемы и помочь повысить производительность системы.
Заключение
Автоматизация процессов стала тенденцией, и компании должны адаптироваться, чтобы избежать вылета на рынок. Конечно, у каждой организации есть свои приоритеты, но нельзя отрицать, что технологии — это средство оптимизации многих задач и повышения производительности команд.
Подумайте о том, как цифровая трансформация произвела революцию в выполнении ручных операций и свела к минимуму человеческий фактор. Определение процессов, которые необходимо автоматизировать, необходимо для переопределения пути компании к цифровой трансформации. У сотрудников будет больше времени для более сложных и важных задач, а организации получат преимущества.
Есть какие-нибудь мысли по этому поводу? Дайте нам знать внизу в комментариях или перенесите обсуждение в наш Twitter или Facebook.