Облачная ERP: полное руководство для подражания

По мере того, как компании интегрируют свои системы вместе и растут, становится популярным размещение важного программного обеспечения в облаке. Именно здесь облачная ERP сияет и может быть ценной для бизнеса.

Облачные системы включают в себя приложения, службы и ресурсы, доступ к которым можно получить через Интернет, а не через локальные серверы данных. ERP означает планирование ресурсов предприятия, которое представляет собой системы управления, включающие различные услуги, помогающие бизнесу, такие как производство, цепочка поставок, бухгалтерский учет, интерпретация данных, маркетинг и другие.

Размещение этих систем в облаке может помочь повысить эффективность работы, автоматизировать аналитику и отчетность, а также улучшить бизнес-функциональность.

• Определение облачной ERP
• Как это работает?
• Типы
• Преимущества облачной ERP
• Недостатки облачной ERP
• Как выбрать лучшее облачное программное обеспечение ERP
• Стратегии внедрения облачной ERP
• Облачная ERP для малого бизнеса
• Разница между локальной ERP и облачной ERP

Что такое облачная ERP?

Облачная ERP помогает автоматизировать и повысить эффективность связи и совместной работы с командами по всей компании. Это помогает преодолеть разрыв между этими командами, поскольку системы оптимизированы для легкого доступа. Это создает согласованное представление со всеми командами в бизнесе, предоставляя им доступ к перспективным данным, которые могут помочь в решении их задач.

Позволив этой системе жить в облаке, это может освободить локальные серверы данных в компании для другой информации, которая является более важной и конфиденциальной для бизнеса. При использовании облака это может позволить сотрудникам получать удаленный доступ к этим системам в любое время, что дает им преимущество при быстром принятии обоснованных решений.

Как работает облачное программное обеспечение ERP?

Облачная ERP работает как услуга, которая помогает предприятиям предоставлять своим сотрудникам доступ к программным приложениям, которые работают с общими ресурсами в Интернете. Это система, которая помогает командам лучше общаться по процессам и оптимизировать операции для бизнеса в целом. Все предприятия обычно имеют свое собственное специализированное программное обеспечение, уникальное для них, однако наличие универсальной и доступной для всех сотрудников ERP-системы может иметь важное значение.

Кому следует перейти на облачную ERP?

Улучшение своего бизнеса всегда важно и должно быть приоритетным, однако не все процессы подходят для всех команд. Облачная ERP в целом дает множество преимуществ практически для любого бизнеса.

Онлайн-система ERP эффективна для предприятий, которые концентрируют большую часть своего дохода на технологиях. Поскольку система ERP является онлайновой, это обеспечивает потенциальный рост и экономически эффективные решения для бизнеса. Пока интеграция облачной ERP помогает с точки зрения затрат, эффективности и планирования соответствующим образом, она может быть выгодна для большинства компаний.

Типы облачных ERP

Для облачных ERP компания может реализовать полностью онлайн-сервис. Проходя через третью сторону, другая компания будет предоставлять приложения для использования бизнесом. Это обеспечит бизнес уникальными приложениями, которые лучше всего подходят для работы.

Другой тип облачной ERP — это гибрид, реализующий локальную и облачную ERP вместе, чтобы получить лучшее из обоих миров. Это может быть полезно для компаний, которые уже внедрили локальный план и хотят перенести некоторые ресурсы в облако в зависимости от своей работы и команд. Это также полезно для команд, у которых достаточно ресурсов, чтобы внедрить и то, и другое, и при этом быть рентабельным для своей компании.

Что такое облачная ERP-система

При внедрении облачной ERP-системы важно тщательно ее спланировать, поскольку ее добавление в бизнес-экосистему не является простым выходом из определенных бизнес-аспектов. Окупаемость инвестиций в облачную ERP-систему может быть невероятно выгодной, однако для этого требуется хорошо продуманный план игры с учетом целей.

Наличие систем, доступных через Интернет и удаленно, — это один аспект, к которому нужно привыкнуть, однако изучение всех этих приложений — это еще одна область, которую необходимо решить. Привлечение товарищей по команде к идее облачной интеграции также может быть тем, что следует обсудить в компании. Самое главное, наличие плана управления организационными изменениями важно для подготовки сотрудников к этим изменениям в работе.

Что такое облачное программное обеспечение ERP?

Будучи облачным программным обеспечением, доступ к которому осуществляется через Интернет, сама услуга больше не предоставляется локальными серверами компании. Поэтому для получения доступа будет использоваться SaaS (программное обеспечение как услуга).

Существует множество различных облачных ERP-решений, доступных для бизнеса. Самое важное различие между ними заключается в том, что все они обслуживают различные аспекты своих систем или приложений. Наличие лучшего программного обеспечения не гарантирует успех компании.

Хотя каждая система имеет свои сильные и слабые стороны, важно определить, в чем они заключаются и как они влияют на эффективность компании. В конечном счете, настройка этого программного обеспечения для обслуживания вашего бизнеса предназначена для повышения организованности и производительности. В зависимости от бизнеса и его операционной структуры, для успеха компании требуется разное программное обеспечение. Изучение лучшего программного обеспечения приведет к ценному взгляду на интеграцию и важность облачной ERP.

Преимущества облачной ERP

Облачная ERP имеет множество преимуществ при правильном внедрении в бизнес.

• Экономическая эффективность

  Работа с системой в облаке обычно дешевле, чем создание локального сервера данных, поскольку за эту услугу не взимается предоплата. Платежи производятся методом подписки (обычно ежемесячно), поэтому им проще управлять.

• Снижение стоимости ИТ-поддержки/инфраструктуры

  В дополнение к меньшим первоначальным затратам на интеграцию системы сокращение ИТ-персонала также поможет сократить расходы. Услуга управляется сторонним поставщиком, что снижает потребность в ИТ-персонале в этом отделе.

• Только необходимые ресурсы

  При рассмотрении конкретной облачной ERP важно учитывать, какие приложения требуются для бизнеса. Когда они будут найдены, это поможет использовать ресурсы, которые необходимы компании, и не платить за то, что не нужно.

• Одна платформа/Доступность

  Интегрируя все службы и приложения на одной облачной платформе, сотрудники могут легко получить доступ ко всем службам в одной области, что снижает потребность в дополнительных программах или программном обеспечении. Это также может помочь создать центральную базу данных, позволяющую командам получать информацию о других командах и эффективно работать вместе.

• Улучшение качества продукции

  В конечном итоге интеграция системы для повышения эффективности приведет к повышению качества услуг и продуктов. Это стратегия, которая может помочь команде работать вместе и развивать мониторинг своей работы в режиме реального времени. Это поможет упростить управление всеми системами и обеспечить рост их продуктов и услуг.

• Автоматизация аналитики

  Получение и понимание данных жизненно важно для успеха бизнеса, поскольку они дают им понимание и взгляд на свою работу. Благодаря облачной ERP доступ к приложению для помощи с аналитикой может помочь всем командам понять свои обязанности и работать над улучшением своей работы. Это приведет к повышению эффективности и улучшению работы внутри команд и, в конечном счете, в бизнесе.

• Создание мобильной рабочей среды

  Будучи невероятно важным в 2020 году и далее, предоставление сотрудникам удаленного доступа к инструментам очень ценно. Наличие мобильной рабочей системы, доступной в любом месте, может помочь объединить команды в любом месте в любое время.

• Круглосуточный доступ

  Помимо удаленной работы, наличие доступа к этому программному обеспечению в облаке означает, что не требуется подключение к локальным серверам данных. Работа может выполняться круглосуточно и без выходных с командами по всему миру, что дает больше возможностей для достижения успеха.

• Улучшение взаимодействия с пользователем

  При внедрении этой услуги в компании потребуются учебные занятия, чтобы все освоили эту новую систему. После полного обучения будет легче обучать новых сотрудников, а также понимать рабочий процесс каждой команды. Это приведет к созданию большего количества лидеров и даст каждому представление о работе каждой команды.

• Безопасность

  Это преимущество можно увидеть с обеих сторон, однако самое большое преимущество доступа к этим системам через облако заключается в том, что они не будут доступны на локальных серверах данных. Наличие обоих может помочь хранить определенную информацию в разных местах, создавая различное чувство безопасности с возможностью кибератаки. Хранение информации в облаке может быть безопасным, а не на локальных серверах.

• Восстановление

  Помимо безопасности, возможность восстановления данных в облаке при возможности локальной атаки также может быть полезной. Рассмотрение облачной ERP в качестве системы резервного копирования может быть полезным для компании с большим количеством конфиденциальной информации.

• Обновления

  Оптимизируя SaaS через стороннего поставщика, компании не нужно будет обрабатывать какие-либо обновления приложений или программного обеспечения на своей стороне. Это может помочь отметить одну вещь в длинном списке задач и сосредоточиться на обучении этим новым обновлениям, чтобы оставаться в курсе их обслуживания.

Проблемы в облачной ERP

Облачная ERP также имеет множество проблем.

• Постоянная стоимость

  Хотя в краткосрочной перспективе метод на основе подписки дешевле, в долгосрочной перспективе он может оказаться дорогостоящим. Поскольку услуги постоянно обновляются, существует вероятность увеличения затрат, а также сохранения определенной стоимости в течение более длительного периода времени.

• Меньше контроля

  Поскольку программное обеспечение управляется сторонним поставщиком, если возникнут проблемы с их стороны, это также повлияет на компании, которые их используют. Из-за меньшего контроля над простоями, плохими обновлениями и системами поддержки это может привести к снижению эффективности, что в конечном итоге может нанести ущерб бизнесу, и не по его вине.

• Тренировки

  Обучение сотрудников новым навыкам всегда является положительным и важным аспектом бизнеса, однако обучение сотрудников системе, которая не была создана на месте командой, которая знает их потребности, иногда может оказаться сложной задачей. Важно знать, какую систему вы используете, и привлечь экспертов по этой системе, чтобы создать более легкую среду для обучения сотрудников.

• Варианты настройки

  Большинство облачных ERP можно настроить; однако вариантов, как правило, меньше, чем при создании на локальном сервере данных. Поскольку эти услуги предоставляются третьей стороной, у них будет больше контроля над тем, какие параметры можно настраивать, а какие нет.

• Проблемы соответствия

  Некоторые предприятия из-за соответствия требованиям не могут хранить или размещать конфиденциальную информацию в облаке, поэтому такой вариант подходит не для всех компаний.

• Соглашение с работником

  Наличие большого ИТ-персонала может оказаться полезным не только для внутреннего успеха, но и для увеличения должностей в компании. Убедиться, что вся компания/все команды согласны с облачной ERP, важно для морального духа команды и удержания сотрудников.

Как выбрать лучшее облачное программное обеспечение ERP

Существует множество различных облачных ERP-систем, доступных для бизнеса. Самое приятное в разнообразии заключается в том, что компании имеют возможность выбирать компании, которые предоставят им лучший сервис, уникальный для их бизнес-потребностей. Некоторые из них обеспечивают лучшую безопасность, а некоторые предоставляют больше приложений, которые могут помочь оптимизировать рабочие процессы.

При проведении исследований различных ERP-решений лучше всего составить список приоритетов, чтобы сузить круг наиболее подходящих для бизнеса.

( Также читайте: 3 ERP-системы для развития вашего бизнеса)

Стратегическое планирование внедрения облачной ERP

Важно спланировать внедрение Cloud ERP до запуска, чтобы не тратить время и ресурсы. Важно взвесить преимущества и недостатки внедрения этой системы.

Важно учитывать разные затраты на размещение локальной системы программного обеспечения и наличие онлайн-системы ERP. Некоторые предприятия могут извлечь выгоду из гибрида обоих или могут извлечь выгоду только из одного в зависимости от размера бизнеса и операций.

Чтобы правильно внедрить онлайн-систему ERP в бизнес или команду, важно, чтобы все команды и партнеры были в курсе этого обновления. Независимо от того, является ли это новым для компании или распространяется по всей компании, важно быть прозрачным в отношении процесса.

Выявление ключевых лидеров в командах может помочь правильно внедрить облачную ERP-систему. Ключевые руководители могут помочь в обучении других членов команд, если система обучения еще не внедрена.

Облачные ERP-решения для малого бизнеса

Для многих малых предприятий переход на облачную ERP-систему может оказаться чрезвычайно выгодным. Путем оптимизации программного обеспечения ERP для небольшой команды это может помочь каждому получить представление и понимание не только других команд, но и компании в целом.

Это объединит все команды и улучшит организацию, так как операции будут легко доступны для всех. Когда команды знают рабочие процессы и системы друг друга, это может помочь им лучше сотрудничать и повысить эффективность друг друга.

Хотя это более дешевый вариант, чем локальный сервер данных на месте, ежемесячная стоимость подписки на систему ERP все же может быть слишком высокой для малого бизнеса. Существует несколько бесплатных программных систем ERP, поэтому малые предприятия должны воспользоваться ими и развивать свой бизнес, прежде чем расширяться дальше.

В дополнение к поиску более дешевых или бесплатных услуг, для компаний важно проявлять должную осмотрительность, исследуя эти программные услуги. Не существует идеально подходящей ERP-системы для всех компаний, поэтому важно изучить то, что необходимо, и принять во внимание возможную стоимость подписки. У большинства ERP есть бесплатная пробная версия, поэтому важно отметить их и воспользоваться ими, если они доступны.

Что такое локальное программное обеспечение ERP?

Программное обеспечение On-Premise ERP — это, по сути, частное облако, основанное на локальных серверах данных. С локальными серверами данных вероятность кибератаки снижается, поскольку источник информации и ресурсов более безопасен. Кроме того, локальное программное обеспечение обычно более настраиваемое, поскольку система реализуется внутри компании.

Локальная ERP по сравнению с облачной ERP

При рассмотрении вопроса о внедрении облачной ERP важно учитывать различия между облачной и локальной ERP.

При использовании локальной ERP-системы можно создать больше модулей, чтобы помочь различным командам легко выполнять свои обязанности. Наличие собственных сервисов, доступных локально, помогает конкретным командам работать точно на своих позициях.

Системы ERP, к которым можно получить доступ локально, также можно настраивать, поскольку ERP, как правило, требуют постоянных обновлений по мере роста бизнеса. Поскольку локальные ERP-системы, как правило, предназначены специально для команд, это может упростить обновление систем и удовлетворить уникальные потребности их команд.

Локальные ERP, как правило, требуют крупного авансового платежа, в то время как облачные услуги обычно оплачиваются по подписке. Некоторые поставщики обычно предлагают комбинацию этих двух методов; однако обычно видно, что облачные услуги требуют меньше денег авансом.

В дополнение к более крупным авансовым платежам, локальные ERP-системы требуют ИТ-персонала и инфраструктуры, что увеличивает общую стоимость системы. Доступ к SaaS осуществляется в облаке и сторонним поставщиком, поэтому предприятиям самим не нужно будет финансировать эту часть своей системы.

Безопасность является основным отличием обоих типов услуг. Локальные серверы данных более безопасны, так как ими управляет сама компания, и никто другой не будет иметь к ним доступа. Облачные ERP, поскольку доступ к ним осуществляется через Интернет, считаются более уязвимыми для кибератак, поскольку со стороны компании меньше контроля. Внутренние системы также подвержены атакам, однако это также связано с ИТ-персоналом и инфраструктурой компании.

Последние мысли

Есть много преимуществ и проблем при рассмотрении облачной ERP. Наиболее важной частью является поиск правильного программного обеспечения, которое наилучшим образом соответствует потребностям компании. Будь то локальные серверы данных в помещении или использование сторонних программных сервисов, поиск лучшего метода для бизнеса поможет командам повысить производительность и принести больше прибыли бизнесу.

Бизнес SaaS — это тоже бизнес, поэтому важно выбрать правильного партнера, чтобы создать отношения, которые принесут пользу обеим сторонам. Обе компании стремятся улучшить свои собственные услуги и программное обеспечение, и это можно сделать вместе. Как только правильное партнерство будет найдено, эффективность и производительность возрастут в геометрической прогрессии.

***

Мигель Побре — внештатный создатель контента из Портленда, штат Орегон. Он окончил Орегонский университет со степенью бакалавра гуманитарных наук в области журналистики и дополнительной специальностью в области делового администрирования. Помимо писательства, Мигель увлекается фотографией и дизайном. Свяжитесь с ним в LinkedIn.

Другие полезные ресурсы:

Лучшие инструменты интеграции корпоративных приложений для ERP

Лучшие SaaS ERP-системы для малого бизнеса