10 основных функций совместной работы в команде и в каких инструментах они есть

Программное обеспечение для совместной работы помогает сотрудникам понять свои обязанности и позволяет руководителям проектов отслеживать отчеты о ходе проекта.

Однако большинство команд не используют преимущества дополнительных функций совместной работы, предоставляемых этим программным обеспечением, таких как доски Канбан, контрольные списки, отслеживание времени и зависимости задач.

Эти и описанные ниже функции для совместной работы позволяют руководителям проектов вывести управление задачами на новый уровень и предоставить сотрудникам более рациональный и сбалансированный рабочий процесс.

На какие функции совместной работы должны обращать внимание руководители проектов?

Наиболее важными функциями совместной работы для менеджеров проектов являются те, которые в режиме реального времени предоставляют информацию о ходе проекта и общих рабочих процессах команды.

Перечисленные ниже функции улучшают роль руководителя группы как руководителя и упрощают общение с сотрудниками на индивидуальном, групповом и корпоративном уровне.

Подходящие онлайн-инструменты для совместной работы предлагают функции, которые позволяют руководителям проектов быстро устранять препятствия и балансировать рабочую нагрузку сотрудников. Они также информируют членов команды о своих долгосрочных и краткосрочных обязанностях.

Назначение задачи

Наиболее важной функцией совместной работы в команде, на которую следует обратить внимание, является создание и назначение задач.

Руководители команд могут разбивать большие проекты на несколько более мелких, более управляемых задач как на индивидуальном уровне, так и на уровне всей команды, что является одним из главных советов по повышению производительности.

Задачи могут быть созданы в формате контрольного списка «сделать», и сотрудники могут отмечать их по завершении. Создание подзадач внутри этих задач предотвращает упущение важных деталей.

Например, допустим, проект в целом «Праздник компании» и закреплен за отделом кадров (командой).

Некоторые задачи могут заключаться в обеспечении безопасности места, выборе развлечений, выборе даты и найме кейтеринговой компании. Одному конкретному сотруднику может быть поручена задача найти место с соответствующими подзадачами по проверке предела посещаемости места и внесению первоначального взноса за помещение.

Некоторые платформы для совместной работы позволяют назначать конкретную задачу только одному члену команды, что вызывает разочарование у менеджеров проектов. Руководителям групп, которые часто назначают задачи (не только проекты в целом), требующие сотрудничества между несколькими сотрудниками и командами, следует выбирать программное обеспечение, которое не ограничивает количество людей, назначенных для одной задачи.

В дополнение к стандартным функциям совместной работы группы назначения задач также рассмотрите программные инструменты, которые допускают зависимость задач. Это не позволяет сотрудникам работать над одной задачей или продвигаться вперед с планами проекта до завершения связанной задачи. Продолжая наш пример планирования мероприятия, приведенный выше, установка зависимостей между задачами означает, что члены команды не могут принимать решения о развлечениях, пока место проведения не будет обеспечено.

Отчетность о статусе проекта

После того, как сотруднику была назначена задача или подзадача, руководители групп должны контролировать общий прогресс, чтобы обеспечить соблюдение сроков.

Ищите функции совместной работы, которые позволяют членам команды обновлять ход выполнения задачи с помощью таких тегов, как «выполняется», «не начато», «зависло» или «ожидает утверждения».

Эти обновления позволяют руководителям проектов и другим членам группы быстро решить проблему, выполнить зависимую задачу или получить более полное представление о том, когда все будет завершено. Это повышает производительность и избавляет руководителей групп от необходимости постоянно проверять ход выполнения проекта, освобождая их для более важных задач.

Эти простые обновления статуса заменяют часы, проведенные в комнате для совещаний или телефонные звонки, обсуждающие проблемы или крайние сроки.

Интеграция с другим программным обеспечением для совместной работы

Независимо от того, насколько комплексным является инструмент для удаленной совместной работы, сотрудники и руководители проектов все равно будут использовать дополнительное программное обеспечение и инструменты для группового общения.

Хотя правильная платформа для совместной работы может заменить многие из этих инструментов, сотрудники чувствуют себя более комфортно, используя программное обеспечение, с которым они уже знакомы или просто предпочитают.

Чтобы избежать длительного обучения и разочарования сотрудников, убедитесь, что любое выбранное программное обеспечение для совместной работы интегрируется с основными приложениями и инструментами.

Среди популярных интеграций:

• Slack и альтернативы Slack
• Zoom и другое программное обеспечение для веб-конференций
• GSuite и Microsoft 365
• Гугл документы
• отдел продаж
• Скайп
• Gmail и Outlook
• мэйлчимп
• Запир
• Платформы социальных сетей
• Другие инструменты для совместной работы

Функции управления рабочим процессом

Более 25% американских сотрудников говорят, что они очень часто чувствуют себя переутомленными, но исследования также показывают, что средний офисный работник действительно продуктивно работает всего около 3 часов в день.

Функции совместной работы для управления рабочими процессами и контентом исправляют этот дисбаланс, показывая текущую рабочую нагрузку сотрудников, предстоящие сроки и многое другое. Это предотвращает выгорание сотрудников и их перегрузку заданиями, поэтому руководители проектов могут лучше распределять рабочую нагрузку между членами команды.

Это предотвращает выгорание сотрудников, а также помогает руководителям проектов оценивать продуктивность конкретных сотрудников.

Инструменты отслеживания времени также позволяют членам команды точно отслеживать, сколько времени ушло на выполнение задачи или проекта. Это делает установление сроков для будущих проектов гораздо более реалистичным.

Шаблоны проектов

Шаблоны проектов действуют как дорожные карты рабочих процессов, объединяя различные команды, руководителей проектов, отдельных сотрудников и даже клиентов или фрилансеров за пределами организации.

После того как руководители групп определились с конкретным форматом шаблона, им не нужно заново создавать один и тот же шаблон каждый раз, когда у них появляется новый план проекта. Одной из главных функций совместной работы, на которую стоит обратить внимание, является возможность сохранять шаблоны проектов для будущего использования.

Кроме того, гибкие платформы для совместной работы должны предоставлять ряд готовых шаблонов проектов для таких вещей, как маркетинговые кампании, способ создания обучающего веб-семинара, обновления веб-сайта и коммерческие предложения.

Какие функции совместной работы в команде повысят производительность сотрудников?

В то время как менеджеры проектов должны сосредоточиться на функциях совместной работы, которые упрощают мониторинг хода проекта, они также должны учитывать, какую пользу этот инструмент принесет сотрудникам.

Перечисленные ниже функции необходимы для повышения производительности сотрудников и совместной работы в целом.

Общие и личные функции обмена сообщениями

Успешное командное общение и совместная работа начинаются с инструмента обмена мгновенными сообщениями, который позволяет сотрудникам и менеджерам общаться друг с другом в режиме реального времени.

Функции обмена сообщениями должны включать:

• Каналы команды/проекта
• Прямые упоминания и теги
• Частные чаты
• Групповые чаты
• Публичные сообщения
• Закрепленные сообщения
• Цепочки сообщений
• История чата с возможностью поиска
• Возможности обмена файлами
• Общекорпоративная дискуссионная доска

Помните, что функции обмена сообщениями в чате могут быть либо родными для инструмента совместной работы, либо могут быть интегрированы с ним.

Хотя видеосвязь обычно не является встроенной функцией приложений для совместной работы, большинство из них интегрируется с такими инструментами, как Zoom и другими популярными альтернативами Zoom.

Общий доступ к файлам и редактирование в приложении

Возможность обмениваться файлами и редактировать их являются одними из наиболее важных элементов совместной работы в команде. Однако совместное использование файлов также часто вызывает множество проблем со связью, потерю времени и разочарование сотрудников.

Например, предположим, что ваша команда по управлению персоналом создает адаптационные документы для обучения новых сотрудников навыкам оператора колл-центра компании.

Общий доступ к файлам в приложении должен обеспечить централизованное вики-расположение для каждого файла, относящегося к этому проекту, например, сценариев коммерческих предложений и стандартов обслуживания клиентов. Без единого центра сотрудники будут тратить время на поиск нужных файлов в электронной почте или в истории сообщений чата.

Они также рискуют внести изменения в устаревшую версию этих файлов.

Контроль версий и управление документами при совместном использовании и редактировании файлов предотвращают это. Это гарантирует, что каждый член команды увидит самую последнюю версию файла, а также любые изменения в режиме реального времени.

Наконец, оцените объем хранилища, предлагаемый инструментами совместной работы, а также любые автоматические удаления файлов, которые происходят по истечении определенного периода времени.

Несколько представлений панели мониторинга

Хотя все инструменты для совместной работы предлагают определенный вид по умолчанию, важно, чтобы сотрудники могли настраивать и изменять эти представления в соответствии со своими визуальными предпочтениями.

Популярные виды панели мониторинга включают в себя:

• Канбан-доски
• Контрольный список/список дел
• Диаграммы Ганта / временная шкала
• Просмотр календаря
• Представление на основе местоположения

Организация задач

В дополнение к выбору предпочтительного представления панели инструментов члены команды также получат возможность настраивать способ организации задач.

Задачи с цветовым кодированием и тегами ключевых слов позволяют сотрудникам быстро фильтровать задачи, относящиеся к их конкретным проектам, а возможность расставлять приоритеты задач позволяет другим членам команды знать, какие задачи следует решать в первую очередь.

Задачи также могут быть организованы по срокам, общей стоимости, местоположению, расчетному требуемому времени и текущему статусу выполнения.

Уведомления в реальном времени

Несмотря на множество преимуществ удаленной работы, один из недостатков заключается в том, что такой уровень гибкости может засорить почтовые ящики, из-за чего важные уведомления могут быть скрыты. Кроме того, члены команды, работающие в разных часовых поясах и с разным графиком, затрудняют общение в режиме реального времени.

Настольные и push-уведомления для мобильных устройств упрощают работу из любого места и позволяют другим членам команды и руководителям проектов быстро утверждать или комментировать задачи, чтобы поддерживать рабочий процесс.

Каковы лучшие инструменты для совместной работы в команде?

Приведенные ниже инструменты имеют все основные функции совместной работы, описанные выше, а также уникальный интерфейс и настраиваемые параметры, которые будут решающим фактором в процессе вашего выбора.

Асана

Asana — это браузерный инструмент для совместной работы в команде, интерфейс которого в основном состоит из контрольных списков, задач и подзадач. Он позволяет пользователям отмечать друг друга в комментариях к задачам, устанавливать обновления статуса задачи и переключаться в представления Канбан или Ганта.

Цены и планы Asana идеально подходят для небольших компаний или компаний с ограниченным бюджетом, поскольку они предлагают лучший и наиболее полный бесплатный план из всех инструментов, которые мы профилировали.

Несмотря на то, что на проект могут быть назначены несколько пользователей, Asana позволяет одновременно назначать задачу только одному члену команды. Поэтому он не идеален для задач, требующих высокого уровня сотрудничества между несколькими сотрудниками. Он лучше подходит в качестве инструмента, помогающего отдельным сотрудникам отслеживать свои уникальные роли и обязанности в более крупных проектах.

Monday.com

Monday.com — это веб-инструмент управления проектами SaaS, предлагающий самый высокий уровень настройки проекта и интерфейса из всех вариантов в этом списке.

Пользователи могут просматривать задачи в форматах Kanban, контрольного списка, временной шкалы и календаря, используя при этом такие функции, как отслеживание времени, приоритизация задач и автоматизация рабочего процесса.

Однако цена Monday.com является предметом разногласий, поскольку это одно из немногих приложений для совместной работы, которое не предлагает бесплатный план. Это идеальный выбор для компаний с большим количеством сотрудников, которые одновременно выполняют множество подробных проектов.

Меньшие команды, вероятно, будут перегружены несколько чрезмерными функциями настройки.

Врайк

Wrike — это программное обеспечение для онлайн-управления проектами на основе доски, которое идеально подходит для проектов, требующих частого общения между руководителями проектов и сотрудниками.

Wrike лучше всего подходит для команд и руководителей проектов, которым необходимо предоставлять отчеты о ходе работы руководству, поскольку в нем есть отличные функции анализа данных и построения графиков производительности.

Однако доступ к некоторым важным функциям для совместной работы возможен только с надстройкой Wrike Proof, а это означает, что пользователям придется платить больше, чтобы комментировать задачи и работать в режиме совместной работы над документами в режиме реального времени.

Базовый лагерь

Basecamp — это платформа управления работой на основе канбан-доски, которая наиболее известна своей встроенной функцией чата в реальном времени и инструментом автоматической регистрации. Команды, которым требуется частое, но не слишком подробное общение друг с другом, получат наибольшую пользу от этого инструмента.

Однако в Basecamp отсутствуют важные функции совместной работы, такие как диаграммы Ганта, обновления статуса задач, комментарии к задачам и создание подзадач.

Поэтому он лучше всего подходит для небольших и средних команд, которым требуется четкое и лаконичное представление о предстоящих задачах и назначениях. Это также хороший выбор для проектов, требующих межведомственного сотрудничества, так как он позволяет создавать доски для команд и всей компании.

Трелло

Как и Basecamp, Trello также представляет собой решение для совместной работы на основе доски Kanban. Каждый проект состоит из доски для всей команды, которая затем заполняется карточками и контрольными списками для создания и мониторинга задач.

«Улучшения» или интеграции Trello позволяют пользователям дополнительно настраивать свои рабочие процессы с помощью дополнительных функций совместной работы, таких как отслеживание времени, диаграммы Ганта и обмен файлами.

Это особенно полезно для команд, которые хотят максимально автоматизировать свой рабочий процесс, поскольку его функция «Дворецкий» обеспечивает самый высокий уровень автоматизации задач по сравнению с любым другим вариантом в этом списке.

Однако простой интерфейс может не обеспечивать достаточного количества собственных функций для удовлетворения потребностей крупных предприятий с высокодетализированными проектами.

КольцоЦентральный Глип

RingCentral Glip — это программное обеспечение для управления задачами, предлагающее неограниченное количество пользователей, интеграцию и хранилище файлов, что делает его разумным выбором для больших команд.

Однако Glip от RingCentral не имеет самого большого количества базовых функций совместной работы из всех других инструментов, перечисленных здесь. Он не предлагает представления Канбан или Ганта, вместо этого предоставляя только форматы просмотра контрольного списка и календаря.

Тем не менее, это одна из редких платформ, которая имеет собственный инструмент для обмена сообщениями в чате, поэтому она хорошо подходит для компаний, которым требуется частое общение в режиме реального времени.

кликап

ClickUp предлагает наиболее полный список собственных функций совместной работы из всех платформ, которые мы упомянули в этом посте.

Он предоставляет представления Kanban, Gantt, календаря и контрольного списка, предлагая высокий уровень настройки интерфейса. Он также включает инструменты отслеживания времени, зависимости задач и функции определения приоритетов задач.

Единственным реальным недостатком использования ClickUp является то, что для обмена файлами и их редактирования требуется интеграция с Google Диском. Кроме того, трудно найти что-то плохое, чтобы сказать об этом.

Команды любого размера, нуждающиеся в постоянно бесплатном инструменте для совместной работы, который не ставит под угрозу предлагаемые функции, должны выбрать ClickUp.

Какие функции совместной работы предлагают инструменты управления рабочим процессом?

В приведенной ниже интерактивной таблице представлен четкий обзор функций и ограничений, предлагаемых вышеперечисленными инструментами совместной работы.

Какие инструменты совместной работы стоит использовать?

Наше исследование показывает, что Asana и ClickUp — лучшие инструменты для совместной работы с точки зрения функций и цены.

Они имеют высокие рейтинги удовлетворенности клиентов, удобны в использовании, идеально подходят для различных вариантов использования и обладают всеми необходимыми функциями совместной работы для оптимизации управления рабочими процессами.

Оба также предлагают комплексные бесплатные планы в дополнение к платным планам, которые позволяют дальнейшую настройку.

В дополнение к использованию инструментов совместной работы для подключения удаленных и локальных сотрудников подумайте, как программное обеспечение для веб-конференций позволяет общаться лицом к лицу между руководителями проектов, членами команды и клиентами.

Наш обзор популярных инструментов для видеоконференций может помочь вам узнать, что искать в платформе для видеозвонков и как такие функции, как совместное использование экрана, аудио VoIP и инструменты доски, принесут пользу вашей команде.

Мы дадим вам четкое представление о том, какие платформы стоит использовать, а какие следует оставить позади.