8 преимуществ транскрипции конференц-связи + лучшие решения

Хотя инструменты делового общения, такие как обмен мгновенными сообщениями в чате и программное обеспечение для видеозвонков, стали новой нормой на рабочем месте, еженедельные конференц-связи по-прежнему являются краеугольным камнем делового общения.

Недавние исследования показывают, что средний сотрудник посещает не менее пяти телефонных конференций каждую неделю.

При таком количестве совещаний, в которых участвуют географически разные члены команды, несколько внутренних отделов, а иногда и клиенты, отслеживание того, что происходило на каждой телефонной конференции, становится сложной задачей.

Программное обеспечение для расшифровки конференц-связи использует искусственный интеллект и НЛП для автоматической расшифровки ваших совещаний в режиме реального времени — это означает, что у вас будет письменная запись ваших конференц-звонков, на которую можно ссылаться и делиться с другими. Кроме того, больше нет необходимости привлекать расшифровщиков на аутсорсинг.

Но почему вы должны использовать высококачественные инструменты транскрипции звонков и какие платформы лучше всего рассмотреть?

Читай дальше что бы узнать.

Оглавление

• Каковы преимущества транскрипции конференц-связи?
• Каковы лучшие услуги транскрипции конференц-связи?
• Тринт
• Выдра
• Соникс
• Счастливый писец
• Программное обеспечение для записи звонков с функциями транскрипции

Каковы преимущества транскрипции конференц-связи?

(Источник изображения)

Есть несколько очевидных преимуществ инструментов бизнес-транскрипции.

Знание того, что в будущем будут записи, на которые можно будет ссылаться, означает, что больше не нужно яростно делать записи во время встречи, больше внимания уделяется звонкам и ответственности как перед сотрудниками, так и перед клиентами.

Когда вы сможете извлечь больше пользы из своих личных и онлайн-совещаний — и когда вы сможете легко вернуться к тому, что вы на них обсуждали, — вы также сможете сократить количество необходимых вам встреч.

Учитывая, что 45 % членов команды говорят, что они перегружены еженедельным объемом совещаний на работе, чем меньше совещаний — и чем они эффективнее — тем лучше.

Но есть много других причин, по которым наличие расшифровок ваших телефонных конференций является огромным преимуществом. Ниже мы обсудим, насколько могут помочь стенограммы.

Быстрый поиск важной информации

Конференц-связь — это эффективный способ мозгового штурма, обновления или обучения целых отделов, а также проведения важных встреч с клиентами и высшим руководством.

Но учитывая, что в среднем телефонная конференция длится от 45 до 60 минут, необходимость прослушивания записей для поиска конкретной информации может отнять массу драгоценного времени (не говоря уже о том, чтобы вызвать бесконечное разочарование).

Расшифровка ваших звонков позволяет легко найти точную точку разговора, к которой вам нужно вернуться. Вы можете использовать панель поиска для поиска по ключевым словам или использовать функцию обнаружения говорящего для сортировки по говорящему человеку.

Это не только экономит время, но также означает, что важные детали, особенно действия и задачи, требующие последующих действий, не будут упущены из виду.

Улучшенное SEO сайта

SEO, сокращение от Search Engine Optimization, — это то, что помогает повысить рейтинг веб-сайта вашей компании в результатах поиска и увеличить количество посещений сайта людьми, которые с наибольшей вероятностью купят ваш продукт или услугу.

Учитывая, что почти 70% всех онлайн-опытов начинаются со входа в поисковую систему, такую ​​​​как Google или Bing, SEO играет огромную роль в успехе вашей компании.

Один из способов улучшить вашу SEO-стратегию — загрузить транскрипцию на веб-сайт вашей компании. Такое чтение более длинного контента не только удерживает посетителей на вашем сайте дольше (увеличивая ваш рейтинг SEO), но также дает возможность включить больше ключевых слов на ваш сайт.

Кроме того, потенциальные клиенты узнают, как именно работает ваша компания.

Уникальный подход к оценке сотрудников

Аналитика звонков и ключевые показатели эффективности позволяют получить важную информацию о поведении и производительности сотрудников.

Менеджеры могут видеть количество звонков, которые оператор принимает в день, сколько он пропускает, сколько времени проводит на телефоне и другую важную информацию.

Но сами по себе данные редко рассказывают всю историю.

Просмотр расшифровок совещаний дает более субъективный взгляд на ваших сотрудников и собирает детали, которые просто не могут быть получены с помощью одних цифр.

Например, представитель службы поддержки клиентов может иметь более низкую скорость решения проблем с первого звонка, чем вам хотелось бы, но он может постоянно делиться отличными идеями и давать важные отзывы во время встреч. Стенограммы звонков — это эффективный и уникальный способ выявить лидеров в вашей компании, которые в противном случае могли бы остаться незамеченными.

Точно так же вы можете использовать стенограммы, чтобы увидеть, кто не высказывается, чтобы вы могли побудить их поделиться своими идеями в будущем или оценить, настолько ли они вовлечены, как им нужно.

Повышенная прозрачность

Примерно 66% сегодняшних потребителей говорят, что прозрачность бренда является одним из главных факторов, на который они обращают внимание, решая, с кем вести бизнес.

Когда у вас есть общие расшифровки звонков, вы можете легко отправить их по электронной почте заинтересованным сторонам, членам совета директоров, клиентам и другим сотрудникам. Это не только улучшит репутацию вашей компании, но и позволит вашим потребителям почувствовать себя более ценными и вовлеченными в вашу повседневную деятельность.

Такой уровень прозрачности позволяет предотвратить или быстро устранить недопонимание.

Конечно, прозрачность и соответствие идут рука об руку.

Соответствие отраслевым нормам и правовая защита

В зависимости от конкретной отрасли, в которой вы работаете, по закону ваша компания может быть обязана записывать и предоставлять расшифровки всех ваших конференц-звонков. Это особенно распространено в финансовой и юридической отраслях, а также на некоторых репортажных и журналистских платформах.

Но даже если вы не обязаны расшифровывать свои звонки, это обеспечивает отличный уровень правовой защиты.

Например, клиент утверждает, что вы предоставили ему устный договор, пообещав ему, что проект будет стоить определенную сумму денег или будет завершен к определенному сроку. Теперь клиент утверждает, что вы не выполнили свою часть сделки, хотя вы знаете, что никогда не давали обещаний, которые, по их словам, вы выполняли.

Чтобы избежать потенциальных судебных исков, штрафов или бесконечных переговоров с клиентами, все, что вам нужно сделать, это показать клиенту стенограмму (и, если потребуется, также предоставить саму запись).

Просто убедитесь, что вы знакомы с законами о записи звонков в вашем штате, прежде чем вы решите записывать и расшифровывать звонки с третьими лицами.

Доступность

В современном мире важно, чтобы ваши рекламные материалы, веб-сайт, видеовстречи и многое другое были максимально доступны.

Расшифровывая свои деловые звонки и конференции, вы гарантируете, что те, кто глух или не может посещать собрания из-за инвалидности, могут по-прежнему участвовать.

Но дело не только в доступности для людей с ограниченными возможностями.

Плохой доступ в Интернет из-за местоположения или провайдера может привести к тому, что видео- или аудиоконференции будут прерывистыми, что приведет к тому, что участники упустят ключевую информацию. Стенограмма помогает заполнить пробелы и убедиться, что все находятся на одной странице.

Помните, что некоторые люди просто лучше учатся и запоминают, читая, чем слушая. Те, кто может «отключиться» во время телефонной конференции, могут иметь лазерный фокус при просмотре стенограмм. Хотя это может показаться мелочью, использование различных стилей обучения может оказать большое влияние на удовлетворенность сотрудников и общую производительность.

Стенограммы также обеспечивают доступность, предоставляя сотрудникам и клиентам, которые не смогли прийти на первую встречу, возможность просмотреть то, что обсуждалось.

Кроме того, поскольку они могут выполнять поиск по ключевым словам, те, у кого нет времени на чтение всей стенограммы, могут легко найти разделы, наиболее соответствующие их интересам.

Более подробная информация о клиентах

Помимо предоставления руководству информации о сотрудниках, стенограммы также являются отличным способом узнать больше о ваших клиентах.

Просмотр стенограмм встреч с клиентами или даже внутренних встреч с вашей командой по исследованию рынка поможет вам понять повторяющиеся болевые точки клиентов, желаемые продукты или услуги и то, что они ожидают от вашего бренда.

Эти стенограммы также могут дать ценную информацию, когда речь идет о прогнозировании тенденций, демографических данных клиентов, улучшении ваших продаж и обучении сотрудников.

Для целей архивирования

Наконец, стенограммы телефонных конференций помогут вам разработать надежную документацию и архивы компании.

Эти стенограммы могут быть просмотрены должностными лицами, отвечающими за соблюдение нормативных требований, консультантами, высшим руководством, а также во время проверки в конце года или на заседаниях совета директоров. Ваши сотрудники могут сами оценивать свою работу, читая стенограммы и определяя свои сильные и слабые стороны.

Также легко мгновенно обмениваться заметками о встречах и основными моментами по запросу, извлекая их прямо из стенограммы.

Кроме того, размеры файлов расшифровки обычно намного меньше, чем у видеофайлов, поэтому их загрузка в облако или на ваш веб-сайт займет гораздо меньше места.

Лучшие услуги транскрипции конференц-связи?

Ниже мы расскажем о некоторых из самых мощных программ для записи звонков, в том числе:

• Тринт
• Выдра
• Соникс
• Счастливый писец

Тринт

Trint — это программное обеспечение для транскрипции аудио на основе искусственного интеллекта, которому доверяют The Washington Post, Airbnb, Nike и Associated Press.

Он использует автоматическое распознавание речи (ASR) и обработку естественного языка (NLP), чтобы обеспечить быстрое выполнение транскрипции и обеспечить точность транскрипции на 99%. Функция транскрипции в реальном времени позволяет транскрибировать речь в текст всего за 3 секунды на 15 различных языках. Эти стенограммы в реальном времени работают с несколькими форматами потоковой передачи, включая RTSP, RTMP и HLS. Легко проверить правильность расшифровки, прослушав ее аудиозапись, когда слова появляются на экране.

Trint также поставляется с инструментом для создания словарного запаса, который позволяет пользователям создавать списки пользовательских фраз и слов, которые транскрипция AI может не уловить. Обычно они включают в себя такие вещи, как имена сотрудников, торговые марки, жаргон и жаргон компании, различное написание слов и многое другое. Это означает меньшее количество ошибок в стенограммах.

Инструменты редактора упрощают редактирование расшифровок, исправление ошибок и опечаток, имена говорящих и многое другое. Пользователи могут находить и заменять слова, зачеркивать их, приостанавливать и выделять с помощью инструмента редактирования. Кроме того, клиенты часто упоминают о простоте использования в обзорах и отзывах.

Другие функции включают в себя:

• Транскрипция на 31 языке
• Имена спикеров
• Добавляйте комментарии, выделения и пометки к стенограммам
• Стенограммы с возможностью поиска
• Рабочие области, чтобы только пользователи с разрешениями могли получать доступ к расшифровке или редактировать ее
• Настраиваемые временные коды для соответствия исходному файлу
• API и интеграция с Zoom, Zapier и Adobe Premiere Pro
• Сертификация соответствия ISO 27001 и PCI DSS
• Загружайте стенограммы в виде файлов .mp3, .aac, .mp4, .avi, .mov, .wma и .wav.
• Экспорт расшифровок в файлы форматов .docx, .txt, .stl, .html, .cvs и других форматов.
• мобильное приложение для айфона

У Trint есть бесплатная пробная версия и три платных плана: индивидуальный, командный и корпоративный. Цены не публикуются на веб-сайте Trint.

Подходит для: Trint — это удобный инструмент для новостных организаций и отдельных журналистов, которым почти ежедневно приходится расшифровывать часы интервью и встреч. Это означает, что он также идеально подходит для удаленных команд с большим объемом еженедельных совещаний, которые часто публикуют или обмениваются стенограммами совещаний (раз в неделю или чаще).

Выдра

Otter.ai — это помощник и инструмент транскрипции на базе AI и Ambient Voice Intelligence, которому доверяют The Verge, Колумбийский университет, IBM, Dropbox и ProPublica.

Одной из его основных функций является сводка основных моментов, которая помогает пользователям отслеживать действия и ключевые выводы встречи. Каждый пользователь может выделить наиболее важные части совещания непосредственно в расшифровке стенограммы, что устраняет необходимость в заметках. Выбранные каждым пользователем основные моменты передаются всем участникам собрания в режиме реального времени и автоматически синхронизируются. В конце каждой конференции участники получают сводку из выделенных заметок, которую можно прочитать или поделиться.

Пользователи могут обмениваться записями телеконференций в прямом эфире и/или после собрания в частном порядке по электронной почте или с помощью общей ссылки.

Он также интегрируется с Google G Suite и Microsoft Office 365 для синхронизации с вашим бизнес-календарем и предоставления списка участников, повестки дня и названий собраний.

У Otter есть три доступных плана: Basic, Pro и Business. Базовый план бесплатный, план Pro — 8,33 доллара США за пользователя в месяц, а план Business — 20 долларов США за пользователя в месяц. У него также есть бесплатная пробная версия платных планов.

Все планы Otter, включая бесплатную версию, имеют следующие функции:

• Транскрипция в реальном времени
• Приложения для смартфонов iOS и Android
• Запись и воспроизведение на скоростях 0,05x, 1x и 2x
• Транскрипция в реальном времени
• Идентификация говорящего
• Поиск по ключевым словам
• Генерация сводных ключевых слов и облаков слов
• Редактируйте, выделяйте, комментируйте и добавляйте изображения к стенограммам
• Экспорт аудио и текстовых файлов (формат TXT)
• Синхронизация облачных записей Zoom
• Организуйте стенограммы по папкам

В таблице ниже показаны различия между тремя планами и дополнительными функциями.

Подходит для: Otter особенно популярен в сфере образования, особенно в связи с тем, что дистанционное обучение становится все более распространенным явлением. Студенты используют его для просмотра лекций и заметок, а специалисты в области образования могут проверять работу преподавателей. Это также идеально подходит для компаний в различных отраслях, которым нужна бесплатная учетная запись с записью потребностей для коротких встреч. Кроме того, это хороший выбор для тех, кто использует видеоконференции Zoom, но нуждается в дополнительных функциях транскрипции.

Соникс

Sonix — это программное обеспечение для автоматической транскрипции, которое, согласно их веб-сайту, было независимо проверено как наиболее точная служба транскрипции в реальном времени.

Инструмент особенно известен своей расширенной интеграцией с популярными платформами веб-конференций. Он интегрируется с:

• Увеличить
• Идти на встречу
• Гугл встречи
• Cisco WebEx
• КольцоЦентральное
• Команды Майкрософт
• Синие джинсы
• УберКонференция

Sonix также имеет расширенные возможности транскрипции, обмена аудио и видео — это означает, что вы можете поделиться чем-то большим, чем просто транскрипцией.

Пользователи могут легко выделять видео- или аудиоразделы для создания небольших клипов, загружать URL-адреса полных стенограмм на свой веб-сайт или использовать встроенный медиаплеер, который можно настроить в соответствии с вашим веб-сайтом. Медиааналитика позволяет отслеживать ваши просмотры, количество загрузок и многое другое. Кроме того, вы можете легко делиться стенограммами в Twitter, Instagram, LinkedIn и Facebook.

Для лучшей организации пользователи могут создавать настраиваемые папки с определенными разрешениями, выполнять поиск отдельных расшифровок по словам, создавать собственные метки и даже искать все сохраненные расшифровки по слову или фразе.

Это также уникальный инструмент, поскольку он предлагает автоматические скрытые субтитры для видеозаписей, что делает его доступным вариантом.

Sonix предлагает бесплатную пробную версию, которая включает 30 минут бесплатной транскрипции. Он имеет три платных плана, в том числе один с оплатой по мере использования. Все планы Sonix включают в себя такие функции, как:

• Более 40 языков транскрипции, включая диалекты и акценты
• Редактор в браузере
• Маркировка динамиков до 6 динамиков
• Стенограммы с возможностью поиска
• Пользовательские папки и файлы
• Пословные метки времени
• Примечания и комментарии в стенограмме
• Сшивание аудиофайлов с существующей расшифровкой
• Пользовательский словарь
• Экспорт расшифровок в такие форматы файлов, как MS Word, DOCX, TXT и PDF.
• Экспорт субтитров (форматы SRT, VTT)
• Мгновенно делитесь клипами и общими ссылками на расшифровку стенограммы
• Встроенный медиаплеер
• Публикация только готовых расшифровок
• SSL и двухфакторная аутентификация

В таблице ниже приведены различия между планами Standard, Premium и Enterprise.

Лучшее для: Sonix — отличный выбор для малых и средних предприятий, которым лишь изредка требуется расшифровка совещаний, и поэтому они получат наибольшую выгоду от плана с оплатой по мере использования. Он также идеально подходит для тех, кто ищет многофункциональное решение для транскрипции, позволяющее встраивать как аудиозаписи, так и стенограммы непосредственно на ваш веб-сайт. Это делает его хорошим вариантом для интернет-магазинов, ведущих подкастов, студентов и юристов, а также компаний с сильным присутствием в социальных сетях.

Счастливый писец

Happy Scribe — это программное обеспечение для автоматической транскрипции и инструмент для создания субтитров, которому доверяют более 300 000 клиентов, включая BBC, USA Today, ООН и Forbes.

Одной из самых полезных функций является функция помощника по корректуре. Вместо того, чтобы читать всю стенограмму в поисках потенциальных ошибок, эта функция автоматически отмечает, где программа изо всех сил пыталась правильно идентифицировать слова. Он также имеет расширенный инструмент пунктуации для автоматического определения того, где должны быть включены запятые, точки, вопросительные знаки и точки. Happy Scribe также автоматически вставляет разрывы абзаца при обнаружении нового говорящего.

Чтобы получить первый черновик часовых записей, требуется менее 20 минут, в дополнение к автоматическим живым транскрипциям.

API Happy Scribe интегрируется с многочисленными сторонними приложениями, в том числе:

• Слабый
• Дропбокс
• Google Таблицы и Google Документы
• Запир
• Трелло
• Ютуб и Вимео
• Воздушный стол
• Коробка
• Gmail

Happy Scribe предлагает бесплатную пробную версию и представляет собой план с оплатой по мере использования (это означает, что нет многоуровневых планов, только дополнительные часы записи/транскрипции). Вы можете приобрести отдельные часы или установить приращения на 1 час, 25 часов. , 50 часов или 75 часов. У ваших часов нет срока действия, и вы можете настроить автоматическое пополнение счета, когда ваш баланс становится низким.

Другие функции, включенные в план Happy Scribe:

• Подсветка текста
• Комментарий к стенограммам
• Цветовое кодирование
• Регулируемая скорость записи воспроизведения
• Найдите и замените слова
• Управление тайм-кодом
• Персонализированный словарь
• Встраиваемый проигрыватель транскриптов
• Обмен ссылками
• Транскрипции доступны более чем на 119 языках.
• Групповой доступ и совместная работа над стенограммами
• Экспорт расшифровок в форматах PDF, Plain Text, Interactive HTML и Microsoft Word.

В таблице ниже указаны цены за час.

Подходит для: Happy Scribe лучше всего подходит для малого и среднего бизнеса, который ищет инструмент для транскрипции с гибкой структурой ценообразования, который обеспечивает хорошее командное сотрудничество при транскрипции. Компании, которым нужны встраиваемые аудиозаписи с субтитрами и транскрипциями на разных языках, также выиграют от Happy Scribe.

Программное обеспечение для записи звонков с функциями транскрипции

Транскрипция конференц-звонков — это простой способ повысить продуктивность совещаний, отслеживать действия и новые идеи, а также защитить свою компанию в случае возникновения юридических проблем.

Программное обеспечение для записи звонков записывает как телефонные звонки один на один, так и встречи больших групп и часто включает услуги записи транскрипции. Как и в случае с приложениями для транскрипции, пользователи могут мгновенно просматривать, делиться и редактировать эти записи транскрипции.

Хотите узнать больше?

Наше простое руководство для понимания платформ записи звонков поможет вам узнать о лучших инструментах на рынке, о том, что искать в провайдере и какие функции выделяются.