Руководство покупателя по инструментам планирования конференц-залов

Солидная часть нашего рабочего времени тратится на встречи и конференц-залы, чтобы сотрудничать и добиваться цели. Характер конференц-залов позволяет создать открытое пространство для продуктивного сотрудничества между группами любого размера. Но случалось ли, что ваша команда случайно назначала две встречи в одной комнате без четкого понимания того, кто, где и когда будет? Или ваша встреча была прервана стуком в дверь с вопросом, сколько еще пробудет ваша команда, или даже наткнулись на «занятый» конференц-зал, в котором никого не было?

Без четкого графика и организации можно легко столкнуться с неудобными конфликтами в расписании. Конечно, все это можно было бы сделать на бумаге, через цепочки электронной почты или комнату Slack, предназначенную для планирования конференц-зала, но что, если бы существовало решение, которое работает так же, как другие ваши приложения для совместной работы? К счастью, с появлением облачных решений кажется, что каждая возможность воспользоваться преимуществами гибкой, всегда подключенной платформы реализуется — даже для планирования конференц-залов.

Так что же это?

Инструменты планирования конференций — это в значительной степени просто гибкие облачные платформы для всей вашей команды, позволяющие бронировать, планировать, отменять, обновлять или отслеживать доступность и расписание конференц-залов. Эти решения обычно включают приложение «домашняя база», в которое вводится информация, например, какие конференц-залы находятся в здании, какие конференц-залы заняты для какой встречи и как долго.

Планирование стало проще
Поскольку они основаны на облаке, к этим приложениям можно получить доступ с вашего телефона, компьютера или планшета в любой момент времени, пока устройство подключено к Интернету. Вы также сможете видеть одну и ту же точную информацию независимо от того, на какой платформе вы открываете приложение или в какое время суток. Эти «домашние» приложения также позволяют интегрироваться со многими популярными приложениями-календарями, чтобы ваша команда могла действительно не отставать от графика и никогда не пропускать важные встречи или изменения в расписании. Таким образом, вы можете просто планировать комнаты прямо в своем календаре при создании мероприятия, и это обновит ваше решение для планирования конференц-залов, чтобы отображать правильную информацию о времени и месте.

Преобразование в умный офис с умными конференц-залами
Но помимо установки приложения на рабочий компьютер или мобильный телефон, вторым аспектом инструментов планирования конференц-залов является возможность интеграции с аппаратными дисплеями за пределами каждого конференц-зала.

С некоторыми первоначальными вложениями ваша команда может оборудовать каждую конференц-зал в офисе планшетом iPad или Android, чтобы отображать всю информацию о расписании, настроенную в ваших приложениях, например расписание на весь день, какие встречи будут в этой комнате, какие текущие о предстоящем совещании или почти любую другую информацию, которую ваша команда считает актуальной. В этом снова проявляется сила облака, когда все ваши устройства отображения подключены к сети, а ваше решение для планирования конференц-залов обновляет информацию на лету и удаленно, даже если вы застряли дома или в метро. поздно. Таким образом, любой, кто подходит прямо к двери вашего конференц-зала, может просто взглянуть на установленный дисплей и быстро узнать, используется ли помещение и когда оно освободится.

Каковы преимущества?

1. Планирование конференц-зала стало проще

Благодаря единой централизованной платформе, которая напрямую и аккуратно интегрируется с любым календарем, с которым вы уже знакомы, эти инструменты призваны сделать процесс планирования и контроля графика относительно простым. Больше не будет дней поиска пустой комнаты или раздражающих перерывов, отвлекающих вашу команду от настенных дисплеев возле каждого конференц-зала. С некоторыми решениями пользователи могут даже зарегистрироваться, чтобы объявить о своем присутствии, или, если ваша команда заканчивает раньше, приложение может быть мгновенно обновлено, чтобы показать комнату как свободную. И, конечно же, поскольку все это основано на облаке, вы можете оставаться в курсе событий из любого места, даже удаленно.

2. Повышение производительности

Эффективность является абсолютным ключом к производительности. Сокращение времени простоя и устранение ограничений или головных болей, связанных с поиском потерянной информации, — это пустая трата времени. Благодаря одному решению для обработки всей информации о расписании конференц-залов в облаке ваша команда может быть уверена, что все актуально и правильно. Установленные дисплеи позволяют очень легко быстро узнать расписание дня или найти свободную комнату, а меньшее количество перерывов означает отвлекающие факторы и время простоя. Некоторые программные решения даже позволяют пользователям обновлять, изменять или бронировать конференц-зал непосредственно с настенного дисплея, а члены команды могут регистрироваться, когда они прибывают, чтобы вы знали, кто отсутствует, до начала собрания.

3. Использование облака

Как и все облачные приложения, эти решения для планирования конференц-залов в полной мере используют облачную сеть, которую они используют, обеспечивая постоянную информацию независимо от того, где и как вы подключаетесь. Пока ваше устройство подключено к Интернету, вы сможете войти в систему и посмотреть последнее расписание или внести любые необходимые изменения. Если ваша команда решит воспользоваться всеми преимуществами и интегрировать аппаратные дисплеи за пределами конференц-залов, использование облачной сети является абсолютным ключом к тому, чтобы система такого типа работала. Даже ваши удаленные работники будут в курсе, а администраторы могут удаленно вносить любые изменения в аппаратные дисплеи. Благодаря облаку, если встреча заканчивается, а комната открывается, просто обновите информацию на дисплее или на телефоне, и все остальные в вашей сети сразу узнают об этом.

Определение ваших потребностей

Конечно, с каждым решением приходит конкретный вариант использования или сценарий, который оно пыталось решить. Однако в случае с этими инструментами планирования конференц-залов почти любая команда, которая полагается на собрания и имеет большое количество комнат, которые могут выиграть от надлежащего управления и планирования, может в полной мере воспользоваться преимуществами. Конечно, если ваша команда невелика, а ваш офис ограничен всего одним или двумя конференц-залами, то это программное обеспечение может показаться немного ненужным. Тем не менее, я бы сказал, что даже если вы небольшая команда с одним конференц-залом, решение такого рода может принести пользу вашему офису — таким образом, нескольким командам не нужно конкурировать или беспокоиться о том, кто находится в комнате.

Лучшим вариантом использования решения для планирования конференц-залов, скорее всего, будут крупные организации с большими командами. Независимо от того, есть ли в вашем офисе всего 5 или 100 конференц-залов, любой инструмент, который ваша компания может использовать для организации и синхронизации всего офиса, поможет значительно сократить время простоя. Если у вас много людей и не очень много комнат, эти решения могут творить чудеса, сокращая количество прерываний или открывая последнюю минуту в конференц-зале B. Если ваша команда большая и у вас много конференц-залы, эти решения помогут вашей команде быть в курсе событий и знать, где и когда быть.

На что обратить внимание при покупке?

1. Совместимость устройств

Конечно, в случае с облачным решением было бы лучше использовать решение, доступное на максимальном количестве устройств. Будь то планшеты (как Apple, так и Android), настольные компьютеры как ПК, так и Mac, а также телефоны Android и Apple — вы не должны исключать значительную часть своей рабочей силы от использования нового решения. Офисы с BYoD сделают все возможное, чтобы выбранное ими решение было доступно на максимальном количестве платформ.

2. Поддержка аппаратного дисплея

Хотя эти решения предлагают надежное приложение для простого планирования и организации информации в облаке и на ходу, реальная мощь заключается в оснащении ваших конференц-залов этими аппаратными дисплеями. Как и в случае с поддержкой устройств, поиск решения, которое поддерживает эти аппаратные дисплеи, должно занимать первое место в списке, а также такое, которое поддерживает самое большое количество дисплеев — будь то iPad разных поколений или планшеты Android разных стилей.

3. Комплектное оборудование

Это может быть немного сложнее, но некоторые решения могут предлагать комплекты оборудования со своим программным обеспечением, чтобы сделать процесс внедрения одним магазином. Цена покупки 20 совершенно новых iPad может быть высокой сама по себе, не говоря уже о монтажном оборудовании или чехлах, необходимых для правильного размещения дисплеев за пределами каждого соответствующего конференц-зала. Некоторые провайдеры могут захотеть добавить комплект оборудования с подпиской на свои услуги.

4. Расширенная аналитическая отчетность

Сбор данных — это мощный ресурс, который можно использовать для улучшения или устранения любых проблем или болевых точек. Некоторые платформы в полной мере используют информацию, которую вы загружаете в решение, например, время планирования, наиболее часто используемые помещения, стандартную продолжительность встреч, и предоставляют доступ к этой информации, чтобы сформулировать более четкое представление о том, как действительно повысить производительность и сократить время простоя.

5. Настраиваемые дисплеи и настройки

Если все, что эти аппаратные дисплеи делают, это просто показывает название конференц-зала, время и занято ли помещение, ту же работу можно было бы выполнить с гораздо менее интенсивным решением. Однако, если ваш дисплей полностью настраиваемый и настраиваемый, то это открывает новый мир возможностей — отображайте расписание всего дня, участников встречи, краткую аннотацию об обсуждении, все, что ваша команда может счесть важным. Некоторые решения даже позволяют администраторам блокировать функции на этих дисплеях планшетов, чтобы случайно ничего не изменить.

6. Интеграция стороннего календаря

Благодаря возможности прямой интеграции в одно из многих популярных приложений-календарей, решения для планирования конференц-залов плавно войдут в вашу повседневную рабочую жизнь, снабжая вашу команду необходимой информацией в нужном месте, чтобы Тодд не пропустить эту встречу, потому что он забыл проверить свой второй, запланировав конкретный календарь.